物流单据、表单管理2015-7-20

1、九、物流文件、单据、报表管理规范1.目的为规范本部门的表格管理，防止滥用和误用表格，确保物资依法进出，账目一致、真实、登记正确、清晰、字迹工整、妥善保管、文件传递及时、签发文件分类准确，特制定本管理办法。2.适用范围适用于物流部所有作业岗位涉及的各类报表统计、物流设备设施管理的作业记录等相关表格。3.责任3.1岗位操作人员：负责保管本岗位的使用文件和表格，并做好记录；3.2组长：负责管辖范围内各岗位作业文件和表格的编制和变更；3.3职能科长：负责编制管辖范围内所有岗位的文件(包括程序文件和操作文件)和表格；负责审核本科部门的操作文件和表格，并监督操作文件和表格的执行；3.4文员：负责物流部所有

2、文件和表格的标准化管理、文件编号管理、文件保存、发放、回收、销毁和登记。3.5物流部长：负责审批与各物流部门相关的文件和作业单。程序文件3.6包装部门交接人员：负责整理产品进入包装的入库单；产品包装报表统计和文件整理；3.7包装主管负责包装产品的入库填写；3.8仓库管理员负责整理移交文件；3.9打印机负责尾箱文件的管理。3.10仓库管理组长负责仓库进出的周报和月报统计，以及所涉及文件的整理；负责运输报告的统计及文件的整理和保管。3.11物流部负责人负责物流财产报表的统计及文件的整理和保管。4.物流部文件和表格的管理内容4.1文件分类4.1.1行政文件：a)物流和仓库管理程序文件；b)部门作业指

3、导书；c)其他行政文件(如各种管理制度、岗位职责及相关证明文件)；d)记录表格。4.1.2技术文件：a)批量生产工艺卡(工艺)文件；b)国家和企业标准；c)部门制定的服务规范、质量控制规范、技术标准、检验规范和管理规定。4.1.3外部文件：a)公司外部的法律、法规和标准；b)客户或供应商提供的合同、协议、商务通信文件、安全或质量保证文件等。4.2受控文件和非受控文件4.2.1文件可分为“受控”和“非受控”两类：a)“受控”文件是指由公司和部门控制并可更改的文件。作为变更通知版本，当文档发生变更时，可以追溯到所有用户，并且文档发生变更以确保其当前的有效性；b)“非受控”文件是指不需要更改和控制的

4、外部文件和公司文件(包括用于投标、客户异地使用和其他特殊分发的文件、生产计划和其他具有时效性并自动失效的文件)。为了在不通知的情况下更改版本，公司仅保证其在发布时有效，并不跟进和维护。4.2.2受控文件应加盖“受控”印章，分发时应进行分发登记，并注明分发编号(如质量部编号为1号)。非受控文件应经授权人员批准后发放，仅用于发放登记，不得注明发放编号。当公司受控文件作为非受控文件发布时(如投标和客户非现场使用)，应加盖“非受控”印章。4.3文件形式文件可以采用任何形式或类型的媒体，如纸张、硬拷贝、电子媒体等。docu的详细分类各部门在起草工作标准文件时，应根据要求编制部门使用表。使用前起草的文件和

5、表格应由部门主管审核，部长批准，并根据程序文件的规定进行编码和管理，并提交给物流员，物流员负责从质量部获得文件编号并统一实施。表格独一无二，物流员应登录“物流表格汇总表”和档案管理台账进行归档。见附表2附表二文件和表格的编制和审批职责分工文件和表格的类型编制人员审计同意编译内容管理文件类制定公司和部门层面的管理文件技术文件类制定产品质量标准作业文件类制定工作指令作业表单类起草操作需要控制的记录表统计表格类公司和部门需要掌握生产统计报表的编制等信息质量表单类;制定产品质量标准和质量要求控制表物流设备形式;物流设备管理表及台账备注：1 .职位用符号表示：“组长”、科长”、部长“、客户”和相关部门”

6、2.所有文件和表格必须按要求编制，纳入相关内容，并按编制审批权限进行审批交物流员登记，物流员在投入使用前交质量部编号。4.5.2各种表格应按要求进行管理：根据物流部的要求形成管理清单，并根据实际情况进行登记。(1)填写内容应详细、准确、完整，字迹清晰，不得随意涂改。(二)事实记录应当经指定的负责人签字认可；(3)需要传递或上报的各种表格应及时处理。(4)表格的保存期限和保管管理见附表3。附表3物流部表格管理清单不表单名称操作要点表单填写人使用单位文件分类方法精加工周期保存期文件媒体在哪里保存表单责任人评论第一单元第二单元第三单元第4单元1操作移交清单二维码系统操作螺纹、表面处理、热处理、外包收

7、货人螺纹、表面处理、热处理、外包接收和包装部门日期排序每天分类和整理3个月的手册电子长期纸张/电子包装科移交官员2提货单请用户根据表格签名并确认仓库保管员，物流司机仓库管理部、三方物流、财务、客户日期排序每天分类和整理3年纸仓库管理部门金融三方物流顾客仓库保管员和会计3数量产品加工程序卡质量部负责材料的摆放，按流程进行确认和盖章，并在发货人员收货时确认加工工艺卡没有丢失检查员确认产品合格并密封包装车间、成品仓库日期排序每天分类和整理15年电子学质量部门检查员4手术卡更换申请表产品加工工艺卡的遗失由交接员申请，由质量部重新发放包装移交官员包装科日期排序随时3个月纸质量部门成品检验员5返工移交表库

8、管员应根据返工作业指导书的要求填写返工交接单仓库管理员包装车间，需要返工的责任部门日期排序每天分类和整理3个月纸包装车间责任部门仓库管理部门维修部门的交接或工匠6每周交付产品缺失零件需求计划仓库保管员根据每周的发货计划统计本周丢失的零件，并将信息传递给物流计划员和包装计划员仓库管理员包装规划师、物流规划师日期排序每周组织3个月电子学包装科物流规划仓库管理员7包装产品选择的生产能力参考表包装部门准备好包装计划包装科移交干事包装计划随时长期无限寿命电子学包装科包装计划员10包装车间零件生产设备的分配明细包装部门准备好包装计划包装部门主管包装计划随时长期无限寿命电子学包装科包装计划员11人员和机器的

9、关键部件清单包装部门准备好包装计划包装科/仓库管理科科长包装计划随时长期无限寿命电子学包装科仓库管理部门包装计划员12包装计划包装计划员根据每周交货计划制定包装计划包装计划员包装车间日期排序每天分类和整理1周纸包装车间包装计划员13产品选择计划包装计划员根据每周交货计划制定选择计划包装计划员机器选择部分日期排序每天分类和整理1周纸机器选择类和人工选择类14产品包装计划和跟踪表包装计划员跟踪包装计划的实施领导者包装车间日期排序每天分类和整理1周纸包装科包装计划员15产品选择计划和跟踪表包装计划员跟踪选择计划的实施领导者包装科日期排序每天分类和整理1周纸包装科包装计划员16材料箱使用对照表在生产过

10、程中，操作人员根据材料箱管理规定，提前准备好生产仪器操作员包装科随时纸后勤部操作员17分度盘选择对应表更换产品时，操作人员根据刻度板选择对应表选择相应的刻度板进行安装和生产操作员机器选择的班次随时长期无限寿命纸包装科领导者18检查机器选择的剩余产品确认表生产或更换产品前，操作人员应根据机器选择的剩余产品计数确认表进行现场清理操作员机器选择的班次随时长期无限寿命纸机器选择车间领导者19设备检查参考书生产前，操作人员应根据设备点检参考书的要求进行点检操作员机器选择的班次随时长期无限寿命纸设备科机器选择的班次操作员20设备每日检查表生产前，先确认设备，操作员每天检查设备并记录操作员机器选择的班次日期

11、排序每天分类和整理1年纸设备科机器选择的班次操作员21图像加网机校准灵敏度记录启动后操作员生产的第一件产品的确认操作员机器选择的班次日期排序每天分类和整理3个月纸包装科机器选择的班次操作员22产品检验记录表操作人员检查产品后应及时做好记录操作员包装科日期排序每天分类和整理1年纸质量部门检查员23包装标签使用登记表谁打印，谁注册操作员包装科日期排序每天分类和整理3个月纸包装科标签印字机24成品入库单产品包装完成后，主管将填写收据文件包装站负责人成品仓库日期排序每天分类和整理3个月纸仓库管理部门仓库管理员25退货和换货申请表责任单位应根据实际情况，按退换货管理规则的要求填写客户投诉、物流计划员、销

12、售人员成品仓库日期排序随时1年纸仓库管理部门仓库主管26检验表格库管员根据发货和退货的实际情况填写并提交质量检验单。仓库管理员成品仓库日期排序随时3个月纸质量部门检查员27报废订单成品废品应由成品检验员填写仓库管理员根据交货计划在二维码系统中操作仓库管理员成品仓库日期排序每天分类和整理3个月纸仓库管理部门仓库管理员31材料箱移交清单库管员应根据客户或我公司对集装箱回收的需要，在第三方物流集装箱交接表上双重签字仓库管理员物流公司日期排序每天分类和整理3个月纸仓库管理部门物流公司仓库管理员32物流部快速申请表负责人根据发货紧急情况填写物流部特快专递申请表，并报责任部门领导审批责任人成品仓库日期排序每周组织3个月纸仓库管理部门责任部门仓库管理员33领料单用户按要求填写申请单，经部门领导批准后，从指定的图书馆领取用户各种货物的仓库日期排序每周组织3个月纸各种货物的仓库仓库管理员34物流需求计划物流计划员是根据客户需求准备的物流计划员卫生管理部、物流部日期排序每月组织一次3个月电子学物流部规划科物流计划员35产品交付进度跟踪统计台账物流计划员跟踪实际的交货情况物流计划员物流部规划科日期排序每周组织3个月电子学物流部规