2文件工作管理.ppt

1、文件工作管理,主要内容,一、文件工作管理概述,广义上，既指公务文件，也指私人文件。 狭义上，主要是指机关、组织制成和发布的具有固定格式和文件版头的正式行文。,是指各机关单位为了办理公务而形成的文件材料。是公文文书或公务文件的简称。,文件,公文,一、文件工作管理概述,文件是人类社会活动中为处理事务的需要，而直接形成并使用的具有规范体式和法定效用的信息记录。,纸张,感光材料,磁性材料,文件的 媒体,计算机,文件的功能,文件的效用,2,1,现实执行效用,历史效用,按使用范围分：通用公文专用公文 按行文关系分：上行文 下行文 平行文 秘密程度：秘密文件 普通文件 公布文件 办理时限：特急件 急件 平件

2、 发文机关性质：官方文件 非官方文件 公文内容性质：规范性公文 指挥决策性公文 报请商洽性公文 公布知照性公文 记录性公文,文件的主要类别,二、文件工作及其基本任务,文件工作也叫做公文处理，就是对公文的创制、处置和管理，即在公文从形成、运转、办理、传递、存贮到转换为档案或销毁的一个完整周期中，以特定的方法和原则对公文进行创制加工、保管料理，使其完善并获得功效的行为或过程。,科学地组织机关的文书工作，有条理地、安全地运转公文，完整地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为机关领导工作服务。,文件工作的基本任务,创制公文,传递公文,办理公文,处置办毕公文,管理公文,文件工作的内容,文

3、件工作的地位,文件工作是公务活动的组成部分,文件工作是机关实现管理职能的必要条件,文件工作是国家档案事业的基础,文件工作的原则,集中原则,法制原则,精简原则,高效原则,【案例1】 亨利福特的文件观念,【案例2】 省经济委员会机关公文运转工作情况,第二节 文件工作的组织,一、文件工作的组织形式,集中型,分散型,复合型,除文件的创制、办理以外，其它的处理环节都集中在机关的中心机构进行。,由机关的中心机构和各业务机构的文书部门与文书工作人员分工进行，各负责一部分公文处理工作。,一个机关中同时采用集中型和分散型两种形式组织文件管理工作。,二、文件工作机构,设置文件管理的各种专门机构,设置文件管理的综合

4、机构,在比较大的机关里，在中心机构下面还设有专门负责文件工作的某项任务的机构。,在一些较小的机关或基层组织，一般就由综合部门直接监管文件的制作、传递、处理、存储工作，仅在办公室内设一两个专职或兼职的文书工作人员。,【案例3】 某专业银行总行公文处理工作情况,【案例4】 秘书上书公开信 领导办文请守规,文件运转过程控制,文件质量控制,文件数量控制,文件传递过程控制,控制,【案例5】 注办注发非小事 收文发文责任清,一、文件运转过程控制,稳定文件运转秩序的控制措施,控制文件运转方向的主要措施,控制文件运转速度的措施,1,2,3,第三节 文件运转过程与传递过程控制,1完善本机关的组织体制，优化工作环

5、境。 2建立健全尽可能精细、实用的程序、制度。 3严格按规定的程序组织文件运行。 4注重发挥关键性文件办理环节的稳定作用。 5完善管理性环节的控制功能。 6综合协调各种矛盾关系。 7充分发挥各种随文图表的动态控制作用。 8加强保密与安全防范。 9稳定文件工作人员队伍。,稳定文件运转秩序的控制措施,1,1合理划分机关内设机构的职能，并使其高度明确、高度稳定。 2完善岗位责任制。 3提高判定公文运转方向的各种例行“决策性”活动的程序化水平。 4建立主动鉴别来文质量的机制。 5建立灵敏有效的反馈机制。 6根据实际情况的变化，及时调整公文运转方向。 7正确选择公文运转路线的结构形式。 8使公文运转指令

6、明确化。,控制文件运转方向的主要措施,2,1强化“过滤”机制。 2采用浓缩综合等加工处理方式。 3主动补正一部分来文中的错漏。 4积极提倡以简明、规范的语句签批公文。 5积极提倡和发展应用“速简信函”、“通稿信函” 和表格式、提纲式公文。 6对工作人员进行科学培训。 7使参与公文办理的工作人员，特别是各级领导者掌握科学安排时间的基本方法和技巧。 8选择速率较高的公文传送方式。 9有效控制公文运转方向。 ,控制文件运转速度的措施,3,1确保公文传递方向的正确。 2尽可能采用层次少、短捷便利的公文传递路线，发展直接行文。 3广泛利用公共邮电系统和专门邮电系统提供的各项公文邮递和电信传递服务方式。

7、4注意根据公文的时效以及收发双方间的距离及各自的实际交通通信条件选择具体的公文传递方式。 5用于公文传递的各种电信设备应有较高的传信率。,二、文件传递过程控制,控制文件传递速度的措施：,6注意传递系统中各通道间的协调，消除“瓶颈”。 7合理安排公文传递次序。 8以统一、鲜明的标志表明公文在传递速度方面的要求。 9实事求是地标注公文保密等级。 10严格控制公文的形成数量，提高公文自身的质量。 11积极采用报刊行文、汇编政报公报等快速、公开的公文传递形式。 12确保公文传递的可靠性。,二、文件传递过程控制,控制文件传递速度的措施：,第四节 文件数量控制,决定文件形成量的主要因素,控制文件形成量的主

8、要方法措施,判定公文形成必要性的一般标准,决定文件形成量的主要因素,【案例6】 文件数量的增长如此惊人,控制文件形成量的主要方法措施,旨在满足正常文件需求抑制不正常需求的方法措施,旨在使人们的文件需求正常的方法措施,旨在使人们的文件需求正常的方法措施,1全面提高各级各类工作人员的素质，改善工作作风，树立正确的公文信息观； 2放权简政，简化机关管理职能； 3合理设置机构，规定科学的管理控制幅度； 4高度明确各机构的责任权力和相互关系； 5实施科学分工，使各机构、各级各类工作人员明确自己的任务； 6扩大程序化决策的范围； 7提高计划工作的水平； 8避免越权指挥经常化； 9明确规定每一项工作行为的性

9、质； 10明确确定行文制度和标准。,旨在满足正常文件需求抑制不正常需求的方法措施,1准确掌握本机关及其他有密切公文往来机关对公文信息的正常需求； 2强化公文处理工作机构的权威性； 3以法律法规和客观需要为依据； 4坚持数枝笔签批，一枝笔注批的制度； 5确立有效把握发文时机的机制； 6重视对发文规格、行文方式的把握； 7以建立信息一体化管理体制； 8建立公文成本控制观念和制度； 9全面提高公文质量； 10严格“份数”控制； 11严格遵守行文规则发。,1动机不端正的公文 2无实质性内容的公文 3“份外”公文 4没有实际效用的公文 5功能可被其他工作方式更有效替代的公文,判定公文形成必要性的一般标准

10、,应禁止形成的公文的基本范围：,1纯手续性的转发件 2可联合行文的单发件 3可合并行文的独发件 4机关内部各机构间的正式公文 5可被会议记录替代的会议公文 6领导者的一般性讲话，特别是未经本人审阅的讲话 ,判定公文形成必要性的一般标准,应尽量减少的公文的基本范围 ：,第五节 文件质量控制,一、文件质量特性与质量标准,文件质量特性,经济性,可靠性,适用性,时效性,文件自身的质量标准,文件质量标准,合法,求实,合体,简明,准确,规范,完整,清晰,耐久,严谨,文件工作的质量标准,文件质量标准,合法,及时,适时,有效,简便,低耗,可靠,保密,安全,有序,1强化全员质量意识，确立质量第一思想，更新公文质

11、量控制观念。 2加强领导，完善公文处理工作机构的质量控制职能。 3加强教育培训，全面提高各级各类工作人员的素质。 4科学分工，明确岗位质量责任。 5稳定公文处理工作人员队伍。 6建立灵敏有效的公文质量信息反馈机制。 7提高公文标准化程度。 8提高公文处理工作程序化水平。,二、提高文件质量的措施,9简化公文，简化工作过程，简化程序手续。 10强化“过滤”能力。 11对关键性工作环节采取“多重保险”措施。 12保持公文运转量的大致均衡。 13严格审核监督、加强检验。 14加强质量考核，奖优罚劣。 15配置性能优良的设备工具。 16强化公文的成本控制。 17努力改善本机关的工作环境。 18创造更有利的办公环境条件。,【案例7】 李主任的困惑,【案例8】 简化职能，减少层次,【案例9】 为什么有如此大的差别？,第六节 文件工作的综合协调,一、文件工作综合协调的原则,原则,权威性原则,分层协调原则,全局原则,客观公正原则,沟通原则,服务性原则,二、公文处理工作综合协调的主要方式,三、文件工作综合协调的内容与方法,1收发公文时，双方易因其中一方拒收一部分公文产生矛盾。 2分办工作中易出现的矛盾，主要是在机关内部分工不明或公文内容特殊时，内部机构争要或拒办一部分公文。 3批办公文时容易形成的矛盾，主要是集体批办时领导者之间不能达成一致意见。 4承办中涉及的内外关系最为复杂，容易