时间管理与统筹安排ppt课件

1、工作的统筹安排技巧 时间管理,2007年6月20日,1,案例分析,人物：小张及其同事、客户 地点：某软件公司，我们称为A公司（小张的雇主/工作场所） 事件：小张的一天,某个星期一的上班途中，小张突然记起明天就是妈妈的生日了， 应该送妈妈一份礼物。打开钱包发现没带多少钱，便在写字楼下的银行提了款。 照例，电梯口又是挤满了赶着上班的人。 A公司每周一上午9点例会，时针指向9的那一刻，小张冲进了位于15层的会议室。 一般来说，课内例会时间安排15分钟，主要议题是汇报每个员工上周工作情况 以及本周计划；如遇特别重大/紧急问题，需要员工提前做好准备和计划，在例会上 信息共享、分析、讨论之后，再决定解决方

2、案。 由于小张没来得及先到自己座位上取需要在会上讨论的资料，此时， 只得是一边平息紧张情绪，一边飞快地在脑海中搜索汇报“信息”。 马上轮到小张发言了，还好，总算想到了一些情况： 上周曾去拜访了三家公司 本周需要“出现场”解决新安装软件运行问题的有四家公司 刚想松口气，突然想起10天之前课长安排的给B公司写的新产品导入书的事情 还没说呢。这份导入书的内容需要技术课补充一些数据，可是，到现在小张还没拿到 任何相关数据呢！ 小张赶紧给课长就导入书的事情作了汇报，表示自己会抓紧时间 尽快完成。,2,案例分析,到此时，小张心里 稍觉安定。 不对，事情好像还没有完；想起来了，上周三，公司大客户中的C公司的

3、负责人 曾在小张外出访客户时就产品问题打过“投诉电话”，为此还要求给他的报价 降两个百分点。于是就这一重大事件，小张又继续地“汇报”“解释” 。 9点15分的时候，会议结束。自知问题严重的小张神色紧张地回到了位于写字楼 14层的座位上。不假思索，抓起电话就拨通了C公司负责人的号码, 接线的秘书小姐说负责人正在开会，不便接听，而且不太清楚会议什么时候能结束。 小张很是郁闷，想着今天无论如何得找到C公司的负责人解释解释，脑子里想着C公司 的事情，不觉之间，又过了5分钟。 9点20分，小张猛然警觉：还没拿到技术课数据呢！于是从座位上一跃而起，冲进电梯间来到了16层的技术课 。不巧的是，掌握着新产品数

4、据的小王外出学习，午后返回。 9点35分小张在返回自己座位途中又被会计部门的D抓住，因为小张的差旅费报销有 问题，需要重新填写单据。由于心事沉重，情绪不安，小张一连写了5遍才得以离开。 10点整，小张总算回到自己的座位上，边从抽屉里拿出记事本边确认今天的日程安排并 启动电脑。检查收件箱的时候发现有15封新邮件，其中有一封来自C公司的负责人， 言辞激烈：“我公司现在正在讨论是否要将与贵公司的贸易额减半”等内容着实令 小张看后脸色发白，马上又给C公司的负责人打了电话，对方依然不在。 C公司是A公司手头的50多家客户中营业额占前五位的公司，是非常重要的客户。小张 认为自己应该直接和C公司的负责人见面

5、并道歉，于是跟周围的同事嘟囔了一句 “今天忙死了，真够呛”，就飞奔出办公室跑向C公司。,3,案例讨论,小张身边发生的事情似曾相识？ 小张究竟遇到了什么问题？ 如果把小张换作是你， 你会怎么安排接下来的工作呢？,请大家思考,4,企业员工的时间统计情况,有关专家对一些企业做过“员工工作时间内的活动跟踪调查， 在保密的情况下，把他们的工作情况记录下来，然后进行分析和统计， 得出一些惊人的结论,5,调查显示,我们似乎永远挣扎在掂量工作和生活的孰轻孰重的两难之间,职场中管理层的人员渡过私人时间的状态,无心安静 享用午餐,每两周末 必得加班,每个周末 必得加班,A,B,C,6,什么是时间,时间的定义： 从

6、过去，通过现在，直到将来， 连续发生的各种各样的事件过程所形成的轨迹,时间的特征 绝对公平性 不可再生性 不可逆转性 不可替代性 不能停滞性 不可伸缩性,7,时间管理理论发展的几个阶段 - 1,三“代” 说,备忘录 以便笺/ 核对 为特征,目标/计划 日历/登记簿 强调效率,计划 排序 控制,记下 要办 的 事情,随身 携带 各种 便条,办完 划掉,责 任 感,明确 价值观,目 标,甄别 优先 重点,制定 长期 中期 短期 目标,计 划,时 间 表,承诺 期限,使用 各种 手册,四“代”说 取三“代”之精华而去其不足，基础为“重要性”模式 更加顺应潮流又有所超越的要事第一,8,时间管理理论发展

7、的几个阶段 - 2,I.公鸡型,II.仓鼠型,III.北极熊型,IV.狼群型,V. 熊猫型,记录时间和事件 当日事当日毕 被各种时间所控制,在追求社会公益的前提下 追求自己的人生价值 工作=享受 消费=创造 倡导 在创造团体利益的同时，一定要 追求个人利益，实现团体/个人 利益的均衡,团队精神 追求集体利益 忽视个体幸福,有计划/追求效率 缺乏目的性 更加忙碌,强调自我价值观/目标 追求自身利益最大化 缺乏团队观念,五“代”说,9,时间的四个象限的界限和关系,I 、重要紧急II、重要不紧急 III、不重要紧急IV 、不重要不紧急,有关时间管理的一些原理和方法-2,10,有关时间管理的一些原理和

8、方法 - 4,ABC分析法（优先原则）确定先做什么，接着做什么，再做什么？,首先完成重要/必要的工作 按照工作的轻重缓急来完成任务 每次只专注于一项工作 在规定的时间之内更高效率的完成任务 在现有条件下实现所确定的目标（合理配置资源） 授权他人协助你完成（他人能够胜任）的工作 纳期结束之前（比如：一个工作日）完成最重要的事情,价值相对较低但所占份额最大的常规文书档案往来信函等,可以部分授权他人协助完成的也很重要的工作,只能由专人团队（不能授权他人）完成的最重要工作,11,有关时间管理的一些原理和方法 4 续,时间利用的价值分析,工作的价值,实际花费的时间,非常重要的A类工作,重要的B类工作,次

9、重要的C类工作,A类占 65%,B类占 20%,C类占 15%,C类工作 花费65% 的时间,B类工作 花费20%,A类 只用了15%,12,优先原则,我们任务是 将重要的事情 放在首要的位置上,有关时间管理的一些原理和方法 - 5,13,I 、重要紧急II、重要不紧急 III、不重要紧急IV 、不重要不紧急,类工作马上做,类工作马上做或安排日程或者授权他人去做,类工作授权出去 或者不做,学习运用时间管理的原理和方法,14,目标-计划-优先原则,目标是衡量一个人的行为尺度 目标使我们明确为什么做事 目标使我们集中精力于重中之重 如果没有目标，即使时间计划和工作方法再完美也是无济于事 如果我们不

10、在事情开始之前确定行为的终极目标 那么我们的行为只能是混沌一片 只有给自己设定好了目标， 才能在繁杂的事务中保持清醒的头脑 有了目标，即使压力再大，也会遵照正确的方法， 整合自己拥有的资源充分发挥自己的能力，完成工作,目标,15,笛卡尔的原理： 所有大一些的目标、措施等等，都可以被分割成若干部分,要点,书面目标/项目 将整个工作分割成若干部分 根据优先原则、按照时间先后顺序，将各部分进行排序 完成各部分工作，对成果进行检验,目标的细分,16,计划,把目标进行详细规划，确定具体行动步骤和完成期限 计划就是为了实现目标而做好准备 计划就是为了赢得时间,一定要做书面计划 书面计划可以减轻记忆的压力

11、文字可以产生自我激励的效应 书面计划可以更少分散我们的注意力，督促尽早完成工作 各项任务一目了然 提升成就感 更好地预测自己的有效时间 更自信的抗拒干扰,17,给妈妈买生日礼物 到银行取钱 周一的例行会议 员工的例行报告 公司的“新产品导入计划书” 需要收集的数据信息、资料 财务小王要小张重新填写差旅报销单 公司的投诉及降价要求 需要给重要客户打的电话 急于找的人不在 各种各样待阅读处置的邮件、信息 急于电话联络“支持系统”的同时，却无法找到关键人员 突然想起来的拜访或者（还有）不请自来的造访,回过头来看看小张到底遇到了些什么？,18,I 、重要紧急II、重要不紧急 III、不重要紧急IV 、

12、不重要不紧急,如果你是小张 案例讨论回答三,请把小张的工作重新分配一下,19,谁偷走了我们的时间,来自上司的干扰 来自同事的干扰友邦的援助 来自下属的干扰随时地指导 来自朋友的干扰不请自来 来自自己的干扰工作安排/沟通/电话,职场人士的时间黑洞,20,如何抵御干扰,学会判断是哪些因素对我们产生了干扰,是否经常有人打扰/中断你的工作 是否清楚别人打扰你的目的 目标、程序、制度是否分明 紧急、突发状况是否经常出现,目标清晰 职责明确 抓住重点 确定/优化工作流程-PDCA-报联相 拉动部门之间的配合,学习如何排除来自各方的干扰,21,时间管理的关键 如何选择、支配、调整、驾驭我们在单位时间里所做的