《有效的时间管理》PPT课件

1、有效的时间管理 Effective Time Management,课程安排,人生只有30年 从25岁到55岁是实际有效的年龄，所以人一生只有黄金的30年。如果5年有一次重要的机遇，一生也只有6次，你能够抓住几回？ 一年只有30天 一年有525600秒，8760小时，365天，52周，12个月，4个季度。 无效工作时间共114天：52周X2周末=104天；10天公共假日 可能有效工作时间：365-114=251 实际可能有效工作时间：251X30%（8小时工作制）=76天 实际有效工作时间：76天X50%（工作效率）=38天 实际发生的工作时间：38天-8天（个人休假病假）=30天,80-20

2、定律,80%的价值来自于20%的活动（少数关键性的努力） 剩余的20%的价值来自于另80%的活动,20%,80%,时间,价值,20%,80%,80-20定律,80%的业务，来自20%的客户 80%的阅读，来自20%的书籍 80%看报时间，用于20%的版面 80%的电话，来自20%的客户 80%的时间，观看20%的电视节目 80%的生产量，来自20%的生产力,设定工作目标,策略性时间与个人绩效管理,人生计划（30至50年） 3年（中期）、5年（中长期）、10年（远期） 年度计划 季度计划 月度计划 周计划 日计划,理解时间管理四象限,时间管理矩阵：,紧急,高,低,重要,低,不要被所做的C与D象限

3、的事所误导,集中精力与那20%的高价值的事情,世界上80%的事情是属于C和D象限的,要时时重温你的工作优前顺序,分组讨论（8分钟）,每项限列出3个例子，你认为分配在每项限的时间比例多少合适,重要,不重要,紧急,不紧急,策略性的规划完成期限,亲自处理,： 危机处理 急迫的问题 有期限限制的任务,： 规划，防患未然 改进效率 建立人际关系 发现新机会 休息，娱乐,简化授权,： 不速之客、推销电话 某些电话，会议 某些信件与报告 必要不重要的问题,能推就推,： 琐碎的杂事 某些电话，信件 浪费时间的事 有趣的活动,分析管理你的事务,急,重,轻,缓,分析管理你的事务,结 果 ： 有远见 平衡 纪律 自

4、制 少有危机,优先 计划 安排,设定优先项BC,A类 必须做的 这些是最重要的项目。其中有些会直接影响到管理目标、重要顾客要求、关键的期限及成功或发展机会的达成情况，它们才是最高的挑战。 B类 应该做的 这些是中等价值的条目，他们可以对我们的工作绩效有帮助，但不是最必备或最关键的内容 C类 可以做的 这些是相对价值较低的条目，这些活动是属于C与D象限的，在时间有限的情况，根据需要，你可以取消，推迟或重新计划它的实施,处理重要的任务,将任务分解成小块，然后围绕它安排你每天的工作时间 设定具体的完成期限 专心致志，以结果为导向进行相关活动 灵活安排你的“巅峰时刻”，在你体力与脑力最充沛和清醒的时间

5、段做最重要最有需要的工作 有时你无法单独完成任务时，请及时寻求协助。,处理不是很重要的任务,忽略它 授权别人做 把它们集中起来，用相对零散的工作时间去完成,设定长期计划的工具,主要日历 行动工作薄,短期计划制定工具,周计划 日计划 会议计划 个人备忘录,制定每周计划的步骤,设立每周目标 详细罗列为达成目标所须做的具体任务和行动 对于每个任务和行为，确认要花费的时间 根据重要和紧急四象限原则，确定每个任务中的行动优先顺序 确定在周内的哪一天开始你的每个任务,每周计划工作表 周数： 目标： 2.,制定美日计划的步骤,回顾你的周计划 制定一个“每天待做事项”的清单，并养成习惯 安排特定的时间做事：

6、阅读时间/思考时间/电话时间/任务回顾时间 对活动的优先顺序设定 记录约会安排 合并相关的活动 预留缓冲时间 留意你的能量周期 每天早晨回顾你的清单，在工作中根据实际情况进行增减,管理办法 针对一个工作日而言,A型事务 每天应完成几件有 难度的任务,B/C型事务 占用我们主体时间,D型事务 应注意控制安排,立即行动/日事日毕,预留完成时间（紧迫不重要） 设定完成期限（重要不紧迫）,有空再做（对工作有帮助） 干脆取消（对工作无帮助）,态度/习惯,计划/期限,克制/说不,每日计划工作表,制定会议计划,会议的目的是什么？ 什么时候，在哪时举行会议？ 有哪些人参加会议？ 会议议题是什么？ 所有参加者都

7、了解会议议程吗？ 有哪些信息是会议所需要的？是否需要特殊的设备？ 会议的成果是什么？,会议计划,准备个人备忘录,它包括不同格式的 工作表格，如： 年计划 月历 每周记录页 每日记录页,时间管理的核心不是管理时间，而是管理自己！,消灭“时间杀手”,常见的“时间杀手”,个人因素 无组织的 不会说“不” 个人拖延 缺乏兴趣和热情 疲惫的 无计划性的 与工作无关的闲谈,环境因素 访客 电话 垃圾邮件 等待的浪费 无关的会议 危险因素,避免“时间杀手”的小技巧对付“不速之客”,办公室关闭，不与接待 站着进行交谈 把来访者带到公共区域 不进行眼神交流 相对无计划造访，更鼓励提前预约 如有必要，设定专门时间

8、接待无计划性的造访活动，并让其它人知晓,避免“时间杀手”的小技巧有效控制电话时间,紧扣主题使电话沟通内容紧扣主题，简单精炼，避免不相关的讨论 设置“安静时间”找他人的协助 为提高效率，不妨在适当的时候用多人电话会议，提高效率 每天预留一定的时间集中处理要回复的电话 充分及有技巧的利用电话留言系统 打电话前，好好盘算一下大这个电话的目的和方法 学习掌握电话留言技巧，简单且清晰,避免“时间杀手”的小技巧缺乏焦点或组织混乱的解决方法,整理桌面使之整洁有序 在桌面上放置文件收发盒 建立较规范的文件系统 标识化你的抽屉 一次处理一个文件 养成一个记时间日志的习惯（可以了解你的时间花在何处，怎么养成一个心的工作习惯和行为计划的实施）,如何避免“时间杀手”,和同事协作：接听电话 利用等待的时间完成短期任务，如定制计划和打电话等。 减少周期时间 消除不必要的任务或步骤 合并某些任务和步骤 在一个阶段内，同时进行多个任务/步骤 更新优化任务或步骤 接受更有效率的方法 增强自身与下属的工作技能,练习：找出你的时间怎么浪费了？目标：找出你生活或者工作中的时间都怎么浪费了？,可能的原因：,解决方案：,Yesterday is a canceled check. 昨天