档案管理培训ppt课件

1、企业档案管理实务讲师：黄龙宝2015年10月1日。学习目的：了解档案管理的基本知识，学习掌握档案管理技能，将档案管理与工作相结合，为工作提供帮助。要求：上课保持安静。请随意浪费你的时间。积极配合课堂实践。在当今的经济社会中，随着法律法规的不断完善和全民法律意识的不断提高，希望通过法律程序维护自己的合法权益或寻求公正的陈述已经成为一种普遍的流行行为。企业作为社会经济运行的活跃主体，无论是否愿意，通常都来自于企业发展过程中形成的档案，而“举证责任倒置”的分配原则几乎将企业的举证责任推到了极限。因此，说企业档案的使命关系到企业的生存并不是危言耸听。让我们分享以下案例：3 .例如，案例1中，一家建筑企

2、业与业主签订了一项长达13公里的跨海大桥的施工合同后，就失去了调整最终结算价格的重要补充协议，因此在后来的诉讼中要求拖欠工程款，本应因价格调整而支付的8000万元工程款也就失去了。点评：企业与外界经济交流过程中签订的各种合同，尤其是根据实际情况增加的补充协议和变更协议的丢失，使得企业在合同履行过程中被推到被告席，必然败诉，甚至遭受巨大的经济损失。一、第四、二、七案：“长城”酒类商标侵权纠纷原告：中国粮油食品(集团)有限公司(以下简称中粮)被告：北京嘉鱼东方酒业有限公司被告：南昌喜糖酒业副食品有限公司被告：秦皇岛鸿盛酒业有限公司案“长城图”是原告中粮使用的注册商标，被国家工商行政管理局认定为驰名

3、商标。原告认为被告利用“嘉鱼长城”商标制造和销售各种酒类，造成了巨大的经济损失，因此向法院提起诉讼。权利要求1经审理，法院认为，原告的长城是由文字和数字组成的，但相关公众将带有长城文字的佳誉长城商标的酒类产品与原告的产品混淆，或与原告的产品在来源上有特定的联系，就足够了。被告的“嘉鱼长城”商标使用了原告“长城”商标中最显著的书写要素，侵犯了原价1000万元。企业自主创新核心技术原始档案的泄露或丢失，可能对企业造成灾难性的打击。近年来，在中国，掌握企业技术的高级技术人员跳槽、泄密的现象非常普遍。这无疑是企业发展中的一大隐患。它总是威胁着企业的发展。更为严重的是，大多数企业自主创新核心技术的原始档

4、案往往分散在企业技术人员手中。一旦这些原始文件随着技术人员的流动而丢失或转移给竞争对手，企业不仅可以继续保证自己拥有这一核心技术，更重要的是，由于原始文件的丢失，它们被视为侵犯知识产权的被告，被竞争对手起诉，企业要么付出巨大的代价换取这一技术的使用。否则从现在开始，这项技术将无法使用。6.云南代课老师没有因为25年的教学经验而跳越50米高的瀑布自杀。7.档案证明他们是代课老师。资料来源：2011年1月31日。不久前，内蒙古自治区教育厅发布了关于1985年以前参加教育的代课教师和民办教师的通知。根据通知要求，所有合格的代课教师和私人教师都在1985年前被解雇。赤峰林西县档案馆迎来了档案检索的高峰

5、。为了确认代课教师的身份和教龄，代课教师从各种各样赶到县档案馆教师查阅档案的范围主要集中在1950年至1985年保存在教育局的文件和会计档案。仅在20天内，300多名代课教师和私人教师来到县档案馆寻找相关文件。通过县档案馆工作人员的耐心阅读和搜索，从教育局的档案中找到了300多卷代课教师和私人教师的档案材料，并为181人提供和分发了400多份辅助材料。与此同时，没有找到文件的老师得到了回答，并指出其他线索或解决办法。县档案馆扎实而认真的工作赢得了社会各界的一致好评，老师们称赞：“这些东西几十年前就被档案馆保存得很好，为我们提供了证明身份和享受相应生活待遇的依据。非常感谢！”摘自2010年12月

6、30日第2098号第二版，第8页。档案与我们密切相关。从我们出生的那一刻起，我们每个人都有一生的档案命运。例如，你的出生证明是你的第一个文件！它客观地记录了你来到这个世界的几乎所有情况：出生时间、性别、体重、健康状况、你是否自然分娩、父母的情况、你分娩婴儿的医院、医生、家庭住址，甚至你的脚印。至于你成长过程中的照片或DV，各种学历证明、日记或工作笔记、工作经历证明、各种奖状、病历、结婚证、银行存折、社会保险手续，甚至买房、买车、购物、借条、商业贷款等手续。经过整理和保存，它们是您的个人文件，也可以称为家庭文件。国家、社会、学校和其他任何单位的活动都形成了各种各样的文件，具有保存价值的文件成为档

7、案。9，第1部分：档案基础知识，10，1。发展概述，1 .在人物出现之前：绑绳子，刻契约。在文字出现之前，人们用绳结雕刻来记忆事物和表达意思。所谓打结是指在绳子上打各种结来表达不同的意思。雕刻是指在骨头、木头、竹子或其他材料上作出各种形状的标记，用来记录某一事实或作为有关各方之间的一种信任。它可以说是档案的前身，11、档案的起源，而中国现存最早的档案是在3500多年前的甲骨档案中产生的。它之所以是一个具有严格意义的文件，原因如下：1 .完整清晰地记录历史；2.集中保管。3.可供搜索和使用；12.(2)在文字时代，随着文字的出现，在原始公社衰落和私有制出现的时候，具有科学意义的文件就产生了。历史

8、载体的演变：甲骨文、电子、石、音像、纸、竹简、帛书、13、(3)历史档案名称的变化，夏、商、周、西周、东周(春秋、战国)、秦、西汉、新王朝、宣汉、东汉、三国时期(魏、蜀、吴)、金(西晋、东晋)、南北朝(宋、齐、梁、陈)、北朝(北魏、东魏)、夏、商：书、周档案概述，广义：档案定义，档案是指从事政治、军事、经济、科学的国家机关、社会团体和个人。企业档案的定义是指企业在生产、经营、管理等各种活动中形成的，对国家、社会和企业具有保存和利用价值的各种形式的历史记录。15，文件定义分析，(1)文件的来源：从创建者看来源：机构，组织和个人，(2)文件的内容涉及到社会生活的各个领域和方面，以及(3)文件的保存

9、条件是历史文献备查。(1)档案有条件地由文件转化而来。一个完整的文档可以变成一个文件。有三种情况：1 .文件的内容需要立即完成，并且已经完成。2.文件的内容需要长期执行(处理)，但只要文件处理程序完成，它也被认为是一个。3.你不需要具体处理它。你只需要完成文书工作。从这个角度来看，文件是档案的先导，档案是文件的归宿。(2)具有一定参考和利用价值的文件可以成为档案。从这个角度看，文件是档案的基础，档案是文件的本质。(3)按照一定规则保存的文件最终可以成为档案。档案是档案的要素，档案是档案的组合。18、从档案的载体来看，有甲骨文、石头、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘、u盘、云等等。有三种基本表达方式

10、：文字、图像和声音；记录方法：手写、剪切、打印、摄影、录音、录像等。就档案名称而言，古代有诏令、诏书、书名、纪念册和卡片，现代有命令、通知、咨询和介绍。当代人有计划、报告、要求指示、答复、会议记录等。就类型而言，有文件档案、科技档案和专题档案。档案形式分析，19，20，档案属性分析，信息属性(资源)，知识属性，原创性，真实性和普遍性，21。具体而言，档案是生产建设的参考依据，档案是政治斗争的必要工具，档案是科学研究的可靠资料，是宣传教育的生动资料，档案是维护国家、集体和个人合法权益的法律凭证。总之，档案的功能可以概括为：凭证和参考的作用。文件功能分析，凭证功能和参考功能，22，企业文件保管期限

11、表，23，第二部分：文件管理实践，文件工作“八个环节：文件收集(集中)文件识别(细化)文件整理(系统)文件统计(计划)文件编目(差异)文件检索(归纳)文件保管(安全)档案的可视化图表，编目，收集，存储，识别，检索，提供和利用，活动，集中，系统，细化，安全，归纳，服务，统计，分类，区分，计划和档案工作I，25，收集，文件装订，文件分类归档号的准备、编目和打包共享的原则可以最大限度地减少文件的副本数量和存放场所，提高文件的保密性和安全性，降低管理成本。 分类归档原则：及时分类、整理、编辑和传递，科学归档，提高管理质量和效率。一、文件管理的原则27、1、文件的收集和整理，文件的收集，即把分散在职能部

12、门和各单位内部个人手中的文件和资料，按规定集中存放。收集是为了解决文件形成后的分散状态与集中利用要求之间的矛盾。它是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节，是实现档案集中统一管理的重要基础内容。文件和档案有什么区别？文件是文件的前身，文件是文件的目的地。档案与数据的联系与区别？直接描述和反映本单位形成的书面材料/参考.综合管理公司综合系统档案管理细则1.doc，28，1。文件和法律机关或组织经过一定的处理程序后以一定的形式出现。2.档案是文件和资料(包括技术人物、电影、照片等)。(一)单位在公务活动中形成的，具有调查利用价值的。文件与档案的区别，29，文件格式：标题，部门代码，年号和序号。除了

13、全面的报告和总结，正式格式：是一篇文章。结束格式：发证机关(签名或签字):机门、人员、发证时间和最后一次发证时间，文件格式，30，纸张要求：国际标准A4纸(210*297)，发文公文纸张要求3360公文纸头(上白边)为：37毫米1毫米；预留(左白边)是28MM1MM毫米排版要求：正文标题为方正小方松20，仿宋GB23123。一级标题为黑体字3号，二级标题为楷体字GB 2312号，页码为宋体字4号，段落格式为23-30磅。打印需要：双面打印，正确的页码和左侧装订。一、公文的格式要求，31、1、上级发文2、单位发文3、下级发文、单位或部门管理过程的记录或资料1、文件和资料应完整、完整，并准确反映本

14、单位各项活动的历史特征。2.文件材料的规格和书写材料的要求。3.视听资料归档要求。文件材料的归档范围，各类文件材料的归档要求，32，1。科研档案归档时间：成果鉴定后三个月内归档；2.设备档案归档时间：安装调试后三个月内归档；3.基本建设档案归档时间：各施工承包商应在项目单位竣工后三个月内向建设单位归档项目文件；4.会计档案归档时间：每隔一年向档案馆移交一次；5.业务档案归档时间：从动态到静态的转换；6.其他文件的归档时间：活动结束后归档。提交时间：33。2.对归档文件进行整理和编目，以解决档案凌乱状态和系统检索之间的矛盾。它是对收集到的零散、不系统的文献资料进行分类、组合、整理和编目，使整理后

15、的档案能够反映历史活动的真实面貌，便于保存和利用。档案整理是根据文献资料在来源、内容和形式上的历史关系，对档案进行系统分类、组合、整理和编目的工作。对归档文件进行装订、分类、排列、编号、编目和包装以使其有序的过程。34岁。文件的标准化整理和编目、最终卷的调整和卷内文件的排列、文件标题的准备、卷内文件编号、文件目录的填写、卷内检查表的填写、文件封面的填写、文件的装订、文件目录的编制。文件整理应充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于存储和利用。排序原则，36，排序方法，装订：按件装订分类：年份-组织(问题)-存放期编号：文件首页顶部的归档章(所有权号、年份、存放期、零件号)编目：按件

16、包装：按零件号顺序包装，37。收集、文件装订、文件分类、文件整理、编档编号。文件管理流程图2:38，如何对文件进行分类，一般分类方法有a，时间分类：1)年度分类：2)期间分类：1)组织分类：2)作者分类：3)对应分类：39，如何对文件进行分类，C，内容分类1)技术分类2)文件分类3)媒体分类d，形式分类1)文件类型分类2)载体形式分类3)形状规格分类，40，企业文件分类方案，41，企业文件分类方案，42， 现代企业档案管理表，43，数据手册替换页，规格：A4尺寸：31027360，材料：纸张尺寸：30722030毫米，46，就公司人力资源而言：文件编号jwzhrd 2015001-序号，文件编目规则，年，项目名称，部门，公司名称，综合管理公司综合系统档案管理细则1。医生。整理单元一般应该是“自然件”，也就是说，单个文档是一个“件”。1、原始文