有效时间管理

1、有效时间管理 -开发事业部人力资源团队兴趣学习小组课件,赵常鳌 2007年9月,引 言,弹指间 三十载 童趣犹酣 两鬓已苍白 浪淘沙 显自然 时不我待 与诸君共勉,引 言,匆 匆 朱自清 燕子去了，有再来的时候；杨柳枯了，有再青的时候 桃花谢了，有再开的时候。但是聪明的，你告诉我，我们 日子为什么一去不复返呢？是有人偷了他们罢：那是 又藏在何处呢？是他们自己逃走了罢：现在又到了哪里呢？ 我不知道他们给了我多少日子；但我的手确乎是渐渐 虚了。在默默里算着，八千多日子已经从我手溜去；像针 上一滴水滴在大海里，我的日子滴在时间的流里，没有 音，也没有影子。我不禁头涔而泪潸潸了。,引 言,去的尽管去了

2、，来的尽管来着；去来的中间，又 怎样地匆匆呢？早上我起来时候，小屋里射进两三 斜斜的太阳。太阳他有脚啊，轻轻悄悄地挪移了； 我茫茫然跟着旋转。于是洗手的时候，日子水 盆里过去；吃饭的时候，日从饭碗里过去；默默 时，便从凝然的双眼前过去。我觉察他去的匆了， 伸出遮挽时，他又从遮挽着的手边过去，天黑时， 我躺在床上，他便伶伶俐俐地从我身上跨过从我脚 边飞去了。等我睁开眼和太阳再见，这算又溜走了 一日。我掩着面叹息。但是新来的日子的影又开始 在叹息里闪过了。,引 言,在逃去如飞的日子里，在千门万户的世界里的我 能做些什么呢？只有徘徊罢了，只有匆匆罢了；在 八多日的匆匆里，除徘徊外，又剩些什么呢？过去

3、 的日子如轻烟，被微风吹散了，如薄雾，被初阳蒸 了；我留着些什么痕迹呢？我何曾留着像游丝样的 痕迹呢？我赤裸裸来到这世界，转眼间也将赤裸裸 回去罢？但不能平的，为什么偏要白白走这一遭 啊？ 你聪明的，告诉我，我们的日子为什么一去不 复返呢？,目 录,一、时间管理的名言 二、时间管理的问题 三、时间管理就是自我管理 四、时间盘点 五、时间管理的原则 六、时间管理的三个方法,一、时间管理的名言,一、时间稍纵即逝，失去的时间永远 无法追回； 二、我们都有相同的时间，真正的价值在于我们利用它做什么事情； 三、我们只有176个小时来完成每个月的目标，只有2112个小时来完成全年的目标； 四、只要时间一流

4、逝，我们就一无所获； 五、让某个人损失了时间就等于偷了他的金钱； 六、你损失了你的时间，就等于抵押了你的未来； 七、时间是你最有价值的资源；生命有限，时间有限。,二、时间管理的问题,1.我是否用尽面订下一套明确的远期、中期、与近期目标? 2.对于下星期所想从事的工作我是否已有清晰的概念? 3.在一个工作日开始之前，我是否已编妥该工作日之工作次 序? 4.我是否以事实之重要性而非以其紧迫性作为编排行事优先 次序的依据? 5.我是否把注意力集中于目标而非集中于程序，又是否以绩 效而非以活动量作为自我考核之依据? 6.我是否在于富于效率的时间内做重要的事? 7.我今天会否为达成远期、中期、或近期目标

5、做过某些事? 8.我是否每天都保留少量的时间做计划，并思考与我的工作 有关的问题? 9.我是否善用上下班的时间? 10.我是否故意减少中午的食量，以免在下午打瞌睡?,二、时间管理的问题,11.我是否对自己的作息时间做松驰的安排，以令自己拥有时间应 付突发的危机及意外事件? 12.我是否尽量将工作授权他人处理? 13.我是否将具挑战性的工作以及具例行性的工作都授权他人处理? 14.我是否根据“权责相称”之原则从事授权? 15.我是否一意遏止部属对他们感到困难或不耐烦的工作进行“反权”? 16.我是否有效地利用部属之协助以令自己对时间获致较佳之掌 握，而同时避免令自己成为浪费部属时间的瓶颈? 17

6、.我是否采取某些步骤以防止一些无用的资料及刊物摆置在我的 办公桌上并占用我的时间? 18.当我有所选择时，我是否尝试以电话或亲身到访的形式去处理 事情，而只有在无可避免的情况下才利用书面的形式沟通? 19.除了在例外情况下，我是否尝试在下班后把工作置之不理? 20.倘若有需要加班，而且可自由选择加班时间，我是否宁可提早 上班而不延迟下班?,二、时间管理的问题,21.我是否迫使自己迅速地作出一些微小的决策? 22.我是否在获致关键性资料的第一时间即从事决策之制定? 23.对对循环性的危机，我是否经常保持警觉，并采取遏止之行动? 24.我是否经常为自己及他人定下工作的完成时限? 25.最近我会否终

7、止任何毫无益处的经常性工作或例行性活动? 26.我是否在口袋中或手提包中，携带一些物件，以偶然 空余时间 (如在排队时，在等候室中、在火车上，或在飞机上)取出处理? 27.当我面对许多需要解决的问题时，我是否应用(80/20原理”(即 指只掌握20%的重要问题，而不受80%的不重要的问题所羁绊)以 对付之? 28.我是否真正能够控制自己的时间?我的行动是否取决于自己， 非取决于环境，或他人之优先次序? 29.我是否试图对每一种文件只作一次的处理? 30.我是否积极地设法避免常见的干扰(如访客、会议、电话等)之 持续妨碍我每天的工作?,二、时间管理的问题,31.我是否尝试面对现实，思考现在需要做

8、的事情，而非缅怀过去 之成败或担心未来之一切? 32.我是否将时间的货币价值铭记于心中? 33.我是否腾出一些时间为部属提供训练? 34.我是否尽量将电话集中在一起?在打电话之前是否先准备好有关 的料? 35.我是否拥有一套处置各类文件的系统? 36.我是否有时采取“门户封闭”政策以免工作受到他人之干扰? 37.在一天工作完了时我是否自问：那些工作无法按原定计划进行? 无法按原定计划进行的原因何在?以后如何补救? 38.在我筹备会议之前，我是否先探寻取代会议的各种可行途径? 39.开会时我是否讲求技巧以增进会议的效率与效能? 40.我是否定期检视自己的时间支配方式以确定有无重蹈以往的各 种时间

9、陷阱?,三、时间管理就是自我管理,1、时间管理的本质就是要能够主动、有效控制时 间，让时间为你服务，而不是整天追赶着时间的脚 步，来也匆匆去也匆匆，对时间没有计划、没有管 理、没有思考，在时间面前充满了被动和困惑。 只要养成有效的时间管理的行为模式，从理念和 态度上对时间进行重新的管理和界定，一定会成为 时间的主人。,三、时间管理就是自我管理,2、浪费时间的根本原因在于自己，在时间管理的过程 中，经常有自己各种各样的想法和习惯性的操作，形成和构 筑了时间管理的盲点，主要盲点有： （1）忙就好。过于注重活动本身，过程本身，不大注重 时间效果。 （2）“时间管理能有多大作用”。 （3）身不由己。员

10、工没有属于自己的时间，永远被动地 为他人服务，永远处于一个事务性的操作过程中。 （4）“江山易改，习惯难移”。很多的失败和错误源于习 惯和旧有的模式限制，由于不愿改变或认为本性难移，就一 直放纵和任其发展，结果使得你无法成为一个完全成功人 士，难以达到人生的极至。,四、时间盘点,1、对时间进行分析，我的时间价值几何？ 哪些时间是必须花的？哪些时间是不必花的？哪些时间是可花可不花的？ 别人是如何浪费了我的时间？如何排除？ 我是如何浪费了别人的时间？如何避免？ 我的时间运用与目标是否接近？ 我处理事情的顺序是 处理事情真的要花那么长的时间吗？能否缩短？ 哪些事是非常紧急，需要马上处理的？ 哪些事是

11、十分重要的？ 我是否进行了充分的授权？ 我的高效益活动有哪些？ 我的低效益活动有哪些？ 每次会议都是必须的吗？ 每次公出效益如何？ 每次会见都是必要的吗？ 都是哪些因素干扰着我？,四、时间盘点,2、时间价值分析 （1）成本价值法：年薪与工作时间之比计算。假如每周工 作5天，每天工作7小时，一年工作242天，货币单位为人 民币元。,四、时间盘点,2、时间价值分析 （2）收入价值法：用销售目标（年销售额或年利润额）与 工作时间之比计算。,四、时间盘点,时间管理的启示： （1）个人的每一天、每一小时、每一分钟都有很大价值。 （2）金钱是一分一分挣来的，是在每一分钟、每一小时、每一天的努力工作中挣来的

12、。 （3）要计算出个人的时间价值。 （4）规划好个人的时间，要将宝贵的、有限的时间用在可以产生最大效益的活动上。,四、时间盘点,3、时间清单分析。 盘点每天（或每周或每月）的法定工作时间都是怎样用掉 的。可以运用时间清单分析表进行分析。,四、时间盘点,分析一下一位销售经理的工作清单,四、时间盘点,经过上表分析，发现几个特点： （1）销售经理的重要工作是在快下班时才做的； （2）销售经理被分心和干扰的事项较多，有来自 下属、同级、外部等，时间大约2小时； （3）销售经理被完全不被干扰的时间很少，只有 30分钟； （4）销售经理最有效率的时间是上午9点，却没有 得到充分的利用； （5）在工作效率低

13、的时候向上司汇报工作，由于 准备不充分和精力不集中，效果不令人满意。,四、时间盘点,4、工作清单分析,四、时间盘点,四、时间盘点,6、工作重要性分析,四、时间盘点,7、高效益活动分析,四、时间盘点,例：,四、时间盘点,时间管理启示： （1）优先做高效益活动。 （2）根据活动效益高低安排工作顺序和时间，以保证高效益活动的进行。 （3）尝试评价自己前三项高效益活动。 （4）高效益活动的衡量有三个指标。一项活动对于目标（职务）贡献越大，做的必要程度越大，花费时间越少，这项工作效益就越高。,四、时间盘点,8、授权分析,四、时间盘点,9、会见分析,四、时间盘点,10、会议分析,四、时间盘点,10、会议分

14、析,分析： （1）会前准备情况： 有无会议计划、目标、议程，用时安排？ 时间和地点是否恰当？ 参加人是否适当和必须？ （2）会议过程 是否准时开会？为什么？ 是否跑题？ 是否按计划进行？ 秩序是否正常？ 是否有人中途出去？ 是否按时结束？,四、时间盘点,10、会议分析,分析： （3）会后 有否会议纪要？发给与会者否？ 会议决议的执行情况 会议必要性评估 时间管理启示： 利用好会议时间（中层经理用于会议时间约占工作时间的20）； 事先评估开会的必要性； 以简明的书面形式通知会议； 严格会议纪律； 确认会议规则，以免浪费时间。,四、时间盘点,10、会议分析,分析： （3）会后 有否会议纪要？发给与

15、会者否？ 会议决议的执行情况 会议必要性评估 时间管理启示： 利用好会议时间（中层经理用于会议时间约占工作时间的20）； 事先评估开会的必要性； 以简明的书面形式通知会议； 严格会议纪律； 确认会议规则，以免浪费时间。,四、时间盘点,11、出差分析,四、时间盘点,11、出差分析,分析： （1）出差的必要性 必须亲自出面：谈判、签订协议等； 可去可不去：协同拜访、各种行业座谈会等； 可顺便前往：致谢、看望等； 可用电话或其他方法：合作的设想、提出建议等。 （2）用时情况 途中：交通的不可预见性，必须提前时间； 办事情用时； 办事情后剩余用时。 浪费时间的顺序是：办事情后剩余时间途中时间办事情时间

16、。 时间管理启示： 合理安排出差线路； 合理安排出差时间； 剩余时间回公司。,四、时间盘点,12、干扰因素分析,四、时间盘点,12、干扰因素分析,干扰因素分类 突发性干扰：不速之客、电话干扰、突然约见、经常救火； 拖延性干扰：缺乏自律、文件杂陈、工作拖延、不会说不、想干的事太多、条理不清、计划不周、无效会议。 突发性干扰是影响中层经理工作时间的最大障碍，干扰顺序为： 下属、上司、同事、客户、朋友、自己 大 小 突发性干扰,时间管理启示： 通过对干扰因素排序，找出最需要克服的因素； 在拖延性干扰中，最需要克服的是“缺乏自律”； 在突发性干扰中，最需要克服的是“突然约见”；,五、时间管理的原则,1

17、、80/20原则 20的工作占整个工作80的价值，集中80的精力要做20的工作，投入20的精力做另外80的工作。 如何运用这一原则 （1）将每天的工作全部列出； （2）对所列工作按价值（80和20）分类； （3）时间和精力（80和20）分配； （4）工作价值（80和20）分类； 运用这一原则，可以避免面面俱到、完全主义和平均分配时间和精力等误区。,五、时间管理的原则,2、目标ABC原则 A：必须做的； B：应该做的； C：不值得做； 如何运用这一原则 （1）ABC的优先顺序一般通过比较确定； （2）ABC的优先顺序是可以改变的； （3）需要对ABC工作计划顺序进行调整优化；,五、时间管理的原则

18、,3、第二象限工作法 （1）定义 第一个方面：紧急程度 第二个方面：重要程度 第一象限：既紧急又重要的事情； 第二象限：重要但是不紧急的事项； 第三象限：紧急但不重要的事项； 第四象限：不紧急和不重要的事项。 （2）四象限原理解析,五、时间管理的原则,3、第二象限工作法 （2）四象限原理解析,五、时间管理的原则,4、计划原则 所谓计划，就是事先对时间 进行全面规划，以提高时间的利用效能。 计划原则： 必须事先对工作做出计划 必须按照计划去执行、实施 必须了留出处理不可预计事务的时间,五、时间管理的原则,5、养成习惯 要知道什么是好的时间管理习惯； 不良惯需要改变，好的习惯可以养成； 时间管理是

19、一种可以改变的习惯，不良的习惯是无意中形成的，良好的习惯可以在有意中养成。,五、时间管理的原则,5、养成习惯 例： 1、不良习惯 工作效率低，办事拖拉； 时间观念差，工作时磨磨蹭蹭； 工作时眉毛胡子一把抓，经常找不到主次； 经常被电话、不速之客干扰，任由发展，不会说不，喜欢推迟和延误工作； 上班时间不紧凑，晚上加班干； 什么事情都愿意管，认为自己很忙才好； 愿意下属多请示、多汇报才有权威； 没有目标，没有计划，人云亦云； 零碎时间被随意打发掉，不会利用零碎时间； 没有时间安排表； 不会休息，不会娱乐，没有空闲。,五、时间管理的原则,5、养成习惯 例： 2、一些好习惯 每天花30分钟做计划； 有

20、书面的代办单、日计划、周计划、月计划； 下属都了解你的工作习惯和时间习惯； 每周都将工作排出优先顺序； 能在高效的时间里做完重要工作； 授权形成了一种工作风格和管理方式； 已养成对付干扰的工作作风； 有明确的生活和工作目标； 保证一天内有一段时间不受干扰； 会有效利用零星时间； 充分利用电脑等现代办公设备； 文件柜或办公桌整洁、条理清楚； 在固定的时间里处理往来的函件； 尽量将无用的文件处理掉； 能使美军爱你工作善始善终，避免头绪多而乱； 除非万不得已才召开会议； 常年使用工作效率手册； 只有养成习惯，时间管理才有效。,六、时间管理的3个方法,时间的杀手： 电话干扰； 不速之客； 无效会议；

21、没有计划； 条理不清； 经常救火； 无效授权或不授权； 想干的事太多； 无效沟通； 拖延； 职责不明确； 不会说不； 工作搁置； 个人混乱，缺乏个人管理。 以上最严重的是：不做日计划或不执行日计划；时间掌握在别人手里；会议管理。,六、时间管理的3个方法,时间管理方法1：日计划 （1）原则：必须每日做日计划；必须执行日计划；必须书面表达；每天花15分钟。 （2）日计划五个步骤：列出工作任务；估计工作需要的时间；预留机动时间给意外的工作；决定优先顺序；事后的检查。 （3）日计划的制定需防止和克服两种倾向：流水帐法；备忘录法。,六、时间管理的3个方法,时间管理方法2：会议管理 会议常见问题： 开会开

22、成了例会，会前不制定计划和预期结果，经常开一些没有任何目的的会议； 没有会议议程，对会议没有控制和决策； 开会时间和地点不当，与会者和会议内容很少或者无关联； 会议过多过滥，或者会议缺乏有效的沟通，与会者三三两两进场； 偏离会议主题和议题，经常偏离话题，会议没有有效控制； 无明确规则； 要求不相关人员陪会； 会议没有收集到相关资料； 没有做出相应决策； 不按时结束会议； 会议纪录不备份； 会后没有有效的监督和实施。,六、时间管理的3个方法,时间管理方法2：会议管理 会议常见问题分类： （1）无目标或目标不清：没有界定问题就马上开会；例会；没有界定某一个问题本次会议能否解决；主题太多；某些会议只需要在两三个当事人之间相互交流就可以解决，结果却没有做这样的安排，反而拿到经理的会上去解决。 （2）无会议规则： 常见的会议规则： 事先将会议通知（目的、内容、时间）发给每位参会人员； 守时； 与会期间不得大声喧哗、私下聊天、当众接手机、外出办事等； 与参加会议人员结合，安排恰当的会议时间； 超过1小时的会议，要有正式的书面通知、清楚的日程表及相关资料； 准时开会和结束会议； 参会人员