第一章 商务秘书概述.ppt

1、,商务秘书,1,1.平时成绩（30%） -出勤、学习态度（40%）+课堂参与（60%） 2. 作业完成情况（40%） 3.期末考试（ 30%） -由教师评定 考试时间：18周,成绩评定,第一章 秘书概述,秘书的含义 秘书的工作 商务秘书的职业状况,4,你印象里的秘书是什么样子？,5,你是不是认为，要当元帅的士兵不一定是好士兵。 小时候，妈妈如果让你去小店买盐，再去帮爸爸拿东西，饭烧好了还要喊爷爷吃饭，你是不是习惯先很好计划一下，再有条不紊完成呢？ 当你工作的时候，你是不是说“上帝保佑，又到星期一了”？ 当你考虑一个问题没有答案时，能换个角度思考吗？ 小时候，你能不能看一天的蚂蚁搬家。 你是不是

2、更喜欢让别人拿主意，你照着完成呢？ 你无意中知道了别人的一个秘密，你总是能很好地保密吗？ 你从小就很喜欢和别人打交道，并且深的别人喜欢。 你是否在做好一件事情之前，就开始很好地考虑后面的事情。 上学时，是否尝试过骑自行车长途旅行？ 小时候你的朋友如果比你出色很多，你并不嫉妒，相反你会帮助他做的更好。 当你成功地完成一件事情后，功劳却记在别人头上，而你从不会在意。 你从小就是个热心肠的人，喜欢到处张罗。 说真的，你觉得自己虽然不是一个作家但是文笔还不错。 你从小很细致，做事情一丝不苟。 你喜欢和比你强的人在一起，并不觉得有压力。 你有一项了不起的本事，那就是很善于弥补别人或者事情的不足。 你从小

3、就会揣摩爸爸妈妈的心思 ，因此他们也总是夸你是个很懂事的孩子。 你的口才不错。 你是不是总在看有什么事情需要做，不等人说，就主动完成。,6,1.1 秘书,1.1.1 秘书历史演变 古代：秘密藏书 民国时期：南京临时政府，设立秘书处 80年代：开始秘书学研究 90年代：秘书职业规范化,7,1.1.2 秘书的含义,秘书：是从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。 商务秘书：在工商企业中从事文字处理、行政事务，为管理者提供商务性质辅助工作的人员，其承担着为领导和管理层决策服务的重要职责。,8,1.1.3 秘书的分类,横向分类 按服务对象不同：公务秘书、私人秘书。

4、 按单位性质不同：党政秘书，企业秘书，商务秘书。 按工作内容不同：行政秘书、机要秘书，文字秘书，事务秘书，会议秘书，公关秘书等。 纵向分类（层次） 初级、中级、高级,9,1.1.4 秘书职业化,服务对象多元化 业务工作专门化 商务秘书女性化 资格认证制度化,您好,10,案例讨论-给领导创造再次决策的机会,一天上午，某公司经理突然收到一封非常无礼的信，信是一位与公司交往很深的代理商写来的。经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，让秘书记录自己口述的回信：我没有想到会收到你这样的来信，尽管我们之间已经有那么长时间的往来，但是，事到如今，我不得不中止我们之间的一切交易，并且按照惯例，我要将这件事公之于

5、众！信得内容大致是这样，经理命令秘书立即将信打印寄走。 假设你就是这位秘书，对于经理的命令，你会怎么做？,11,1.2.1秘书工作内容与形式 办文：主要围绕文书、文件、文字材料开展的工作。 办会：包括会前的筹划和准备、会中的组织和服务、会后的善后和落实。 办事：主要分信息工作、技术工作和日常行政事务工作。,1.2 秘书工作,12,案例讨论,案例1：某日上午约十一点左右，天骏公司总经理秘书高明正在办公室起草文件，接到李总电话。李总说下午两点有重要客人来访，客人喜爱龙井茶，叫行政部准备一下。于是高明叫新来的秘书小娜去通知行政部的人准备。小娜一开始打电话给行政部，没人听，于是就亲自去行政部通知，不久

6、就回来了。下午下班前，李总把高明叫到办公室臭骂一顿，问为什么不给客人泡龙井，只上普通的袋装茶。高明回来后问小娜是怎么回事。小娜说，她去行政部时，那里没人，她就在负责接待的人桌面上留下便条。高明说：“既然负责接待的人员不在，你为什么不能自己准备一下给客人用的龙井茶？”小娜脱口说：“我是秘书，不是泡茶的！”这话不久就传到老总那里，几天后，小娜被解雇了。 请问，小娜做错了吗？如果你是小娜，你会怎么处理这件事？,13,案例2：小琳是北京万通机械股份有限公司总裁办的秘书。由于机械加工行业的利润率越来越低，所以，公司决定开发系列纳米产品，以形成新的利润增长点。这天，公司召开临时董事会，讨论投资纳米产品项目

7、的问题。由于大多数董事过去都是从事机械加工的，对“纳米”没什么了解，所以，尽管技术总监用原子、电子负荷等理论解释了好久，大家仍然感到有些云里雾里。眼看着会议陷入僵局，总裁有些坐不住了，这时，坐在他身后负责会议记录的小琳悄声问他是否可以让自己解释一下什么是纳米。总裁马上点头，于是，小琳用非常通俗的语言解释了什么叫做纳米、纳米产品的功效会议收到了预期的目的。会议结束时，总裁宣布让小琳负责公司整个纳米项目的协调工作。小琳的表现让总裁和公司的其他董事对她刮目相看，但对小琳来说，这实际上是水到渠成的事。 小琳是英语专业的硕士毕业生，半年前来到总裁办工作，平时也只是打杂，如接电话、取文件、写通知等。但是她

8、并不认为自己是大材小用，感到委屈，她认为如果自己连“杂”都打不好，领导是不会把更重要的工作交给自己的。过去她对“纳米”也没多少了解，上个月的一天，总裁让她到四楼的研发部取份材料，说自己刚给技术总监打过电话。技术总监给她的是一份公司开发纳米产品的可行性报告。她习惯性地仔细阅读了自己经手的材料，看完可行性报告之后，她预感到公司有可能要进行这方面的投资，于是，她开始注意收集有关“纳米”的材料。她不仅注意收集信息，而且还充分利用自己工作上的便利条件，在与研发部打交道时，注意跟有关人员“套磁”，如经常开开玩笑说说笑话，向他们请教有关纳米方面的一些问题。见总裁办秘书向自己讨教，工程师们自然诲人不倦。久而久

9、之，小琳不仅积累了丰富的纳米知识，而且还与从事纳米产品前期研发的工程师们建立了良好的关系。这样，当总裁让她负责协调整个项目时，她早已胸有成竹了。 从此案例中你有什么感想？,14,1.2.2 秘书工作的特点,从属性 是现代秘书工作最根本的属性和特点。 主动性 从秘书工作方法看，必须具有主动性。 事务性 秘书工作绝大多数都是具体的事务工作。 综合性 秘书机构是综合办事机构，秘书工作也就具有鲜明的综合性。 机要性 指秘书工作的机密性和重要性。,15,1.2.3 秘书工作的要求,准确性 迅速性 务实性 保密性,16,1.2.4 秘书工作的作用,枢纽作用 秘书部门的地位是承上启下，联系左右，沟通各方的枢

10、纽。 参谋助手作用 秘书工作的参谋助手作用，贯穿在秘书人员辅助领导工作的整个过程中。 形象作用 秘书人员在工作中的一举一动、一言一行以及办事风格，都代表本单位的形象。,17,人数庞大，达百万之众 从专业水准上区分 2006年版秘书国家职业标准将这一职业分为四个等级，分别为五级秘书、四级秘书、三级秘书和二级 秘书。 2005年全国商务秘书（CBSC）专业资格考试将商务秘书认证等级分为 ：初级商务秘书、商务秘书、高级商务秘书 。 从任职层次上划分 前台文员-行政文员-行政助理-行政主管-总经理助理 行政文员-总经理秘书-部门主管（部门经理）,1.3商务秘书职业状况,18,湖南八开贸易有限公司-招聘

11、前台文员,职位描述： 岗位职责： 1、起草和修改报告、文稿，录入文字、复印文件及收发传真；2、电话接听、转接、记录、反馈；3、管理档案、通讯录等文件资料；4、负责日常办公用品采购、发放、登记管理，办公室设备管理；5、订阅年度报刊杂志，收发日常报刊杂志及交换邮件；6、员工考勤统计及外出人员管理。 任职资格：1、文秘、行政管理等相关专业中专以上学历；2、熟悉办公室行政管理知识及工作流程，熟悉公文写作格式，具备基本商务信函写作能力，熟练运用OFFICE等办公软件；3、工作仔细认真、责任心强、为人正直，具备较强的书面和口头表达能力； 4、形象好，气质佳，年龄在20-30岁，女性。,19,佛山市顺德区骏

12、杰金属材料有限公司-行政文员招聘,职责和要求 一、岗位职责：1、负责前台接待事务； 2、文档资料整理存放，通知发放； 3、协助完成办公资产、办公用品与杂物的采购、维护和管理，统计行政费用的使用情况； 4、统计员工考勤，按月上报相关部门； 5、协助组织公司各种活动和会议； 6、宣传公司安全保卫、消防、卫生等条例，协助上级定期检查。 二、任职要求： 1、性别不限，2028岁，大专及以上学历； 2、工作认真、有责任心，较强的沟通协调以及语言表达能力； 3、熟练使用office办公软件，一年以上相关工作经验，有文体特长者尤佳。,20,21,佛山市顺德区百莱威工程塑料有限公司-招聘行政主管,岗位职责：1

13、、协助制定、监督、执行公司行政规章制度；2、组织公司办公费用的计划、办公用品的购买、管理和发放工作；3、做好办公室人员考勤和处理各种假期；4、管理公司的公共卫生环境工作；5、发放日常福利、节日福利；6、购买、管理和维护公司的日常用品和固定资产；7、协助上级制定行政、总务及行政管理工作发展规划和计划；8、协助审核、修订行政管理规章制度，进行日常行政工作的组织与管理；9、协助高级管理人员进行财产、内务、安全管理，为其他部门提供及时有效的行政服务；10、考核和指导行政部工作人员的工作并给予指导；11、协助承办公司相关法律事务；12、参与公司经营事务的管理和执行工作；13、会务安排；14、完成直属上司

14、交办的临时性工作。岗位要求：1、大专及以上学历，行政管理等相关专业；2、女性，外形气质佳、健谈、富有带动力、渲染力，谈吐举止大方得体，32岁以下；3、至少2年以上团队管理、行政管理经验；4、优秀的沟通协调能力；优秀的公文写作能力；熟练应用办公自动化软件；5、工作积极主动，责任心强，条理性佳；6、具备高度的职业道德。待遇：1基本工资3000元以上，具体面议。待遇模式为基本工资+团队绩效提成+补贴；2每半年可根据表现，评定工资或职位的晋升。,22,佛山市南海区金大顺五金制品有限公司 -招聘总经理助理,总经理助理具体要求： 工作内容：1、协助总经理制定战略计划、年度经营计划及各阶段工作目标分解；2、

15、起草公司各阶段工作总结和其他正式文件；3、协助总经理对公司运作与各职能部门进行管理、协调内部各部门关系，尤其是业务部门间的日常工作关系以及事务处理，必要时可单独召集业务沟通会议或工作会议；4、跟踪工厂生产经营目标达成情况，提供分析意见及改进建议；5、在公司经营计划、销售策略、资本运作等方面向总经理提供相关解决方案； 工作要求：1、同等职位两年以上工作经验；2、有较强的管理能力、财务经验者优先。,23,案例分析 谁的功劳,刘处长秘书李浩然是北大中文系的高材生，写得一手好文章。前几天，他按照处长要求，完成了一篇工作总结，获得了全公司的一致好评。知道内情的人都说这是李秘书的功劳，李浩然得悉后，严肃的

16、说：“不能这么说，我只是写了个草稿，最后还是处长定的稿。”,24,分析与评述,秘书是为领导服务的，是领导的参谋和助手，但只是起辅助作用。领导在做最后的决策前，会让秘书做前期的工作。有时，秘书的工作能力强，完成领导教给的任务比较到位，无须领导做更多的修改就采用了，但这不等于是秘书的意志，因为这是由领导拍板的，就此已转化为领导的意志，而最终为此负责的也是领导。,25,案例分析 朋友与原则,赵青是经理办公室秘书，负责办公用品的领用以及款项的报销。周一，赵青正在电脑上忙碌，她的好朋友研发部的张然走进了办公室。张然提出让赵青报销本月吃饭和打的的钱，顺便领两箱A4的纸。公司规定周二才能领用和报销，因此赵青

17、让张然隔天再来。张然不依，把报销票据推到赵青面前，赵青拿起票据一看，上面没有领导签字，感到十分为难。面对不达目的不罢休的张然，赵青妥协了，用自己掌握的领用现金给她报了帐，又从库里拿了两箱纸给张然，张然满意地走了。 在上述案例中，赵秘书犯了什么错误？你怎么看待公司报销和领用物品的规定？作为秘书，应该如何处理公事和私事之间的关系？,26,分析与评述,公司对于办公用品的领用一般都有专门的秘书负责，目的是既保证供应，又防止浪费。为了提高办事效率，不过多的占用秘书的时间。再者，规定秘书掌握一些零用现金，目的是方便小额的报销。但是同时也规定，报销和领用办公用品必须要有部门领导的签字才能有效，秘书见签字才能办理。赵青碍于情面，为自己的好朋友破坏公司的规定，是十分失职的。,27,案例讨论 怎样与不愿意与你共事的人合作,1，五一国际劳动节快到了，安装公司办公室主任交给参加工作不久的秘书小 陈 出黑板报的任务。但是由于小陈既不会画画也不会写美术字，为此从另一办公室现选调了一位美术功底较好的小杨负责版面排版工作，小陈专门负责组稿、改稿工作。小杨是美术科班出身 ,画画写美