文秘理论及礼仪.ppt

1、1/30,第一章 文秘概述,2/30,第一节 文秘及文秘工作,3/30,文秘（一）,（一）文秘概念 随着科学经济高速发展，文秘专业已经成为二十一世纪中国经济发展十大需求专业之一。那么什么是文秘呢？文秘是指经过学习、掌握公关与文秘专业的基本理论与基本知识，熟悉现代文书学，文秘学的原理和方法，具有较强的写作能力，能熟练的从事文书、文秘事务工作，能进行文章写作，文学编辑和新闻写作，有较强的公关能力。,最终能胜任企事业单位的文员、文秘和行政助理等文职性工作。文秘职业以后的发展是做行政、人力资源或者后勤方面的经理，或是负责自己熟悉部门的工作。,4/30,文秘（二）,（二）文秘的类别 初级文秘 1、影响力

2、和辅助作用 中级文秘 高级文秘 公关型 参谋型 2、素质、能力、职责 秀才型 专业型 事务型,5/30,文秘工作（一）,文秘的工作内容比较复杂，简单归纳起来包括以下十项：,一是文书处理和撰制。在日常工作中，肯定需要各种各样的摆设工作，于是有的工作就需要有书面摆设工作，文秘人员时时要起草各种文件，做到规范化。 二是调查研究。每件工作的进行都必须事先有调查，进行反复的研究，做到“知己知彼，每次打仗都不会失败。”,6/30,文秘工作（一）,三是信息工作。现代的社会是信息社会，面对大量的信息，文秘人员要学会如何哄骗和筛选信息为自身服务，而不是成为信息的被动负担者，空有大量信息却无从下手。 四是文书立卷

3、和档案办理工作。每个公司都有大量的文件，如何合理的进行档案办理，方便档案的随时查阅和调用，是文字文秘的职责地点。文字文秘必须懂得档案学的常识，对档案合理的摆设，做到档案整理的科学性。 五是会务工作。会议是现代社会生活、政治生活中一种时常的广泛的活动形式。开会，同人们瓜葛极为密切；而组织摆设会议，则同文秘部门、文秘工作人员的瓜葛极为密切。,7/30,文秘工作（一）,六是信访工作。公司与其它公司有业务交往，时时有人员来访，文秘人员就要做好接待工作。问清楚有没预约，有预约的问清是找哪位负责人。如果没有预约的，要了解有何事，找何人。如果单位的领导不方便见客，要懂得如何处理回绝来访之人。 七是查办工作。

4、在工作落到实处中，作为领导的文秘，需要协助领导做好跟进和落到实处的工作。并随时向领导反映工作的进度，以便领导了解整个工作的具体情况。 八是印信工作。印鉴是一个单位的重要标志，具有非常重要的作用。文秘人员要保管好所负责的印鉴。文秘人员还要做好信件交往的整理和搜集工作，有疑难题目的必须及时向领导反映。,8/30,文秘工作（一）,九是行政事务办理。文秘人员既然助手，也是办理人员，要协助领导做好平时的办理工作。 十是机要保密工作。因为文秘人员所接触的事情有些涉及秘要工作，那作为文秘人员就要有强烈的责任心和较高的思想觉悟，做好保密工作，防止秘要的泄露。,9/30,文秘工作（二）,文秘平时工作比较繁琐，作

5、为一名文秘我们应在头脑中形成一种清晰的工作程序，根据ABCD方法，合理安排，高效的完成任务。,10/30,第二节文秘的职业礼仪,“礼仪是加在他的一切别中美德之上的一层藻饰，使它们对他具有效用，为他去获得一切和他接近的人的尊重和好感；没有良好的礼仪，其余一切就会被人看成骄傲、自负、无用和愚蠢。” 英国哲学家约翰洛克,11/30,接打电话的礼仪,12/30,拨打电话,在时,13/30,接听电话,14/30,接电话注意事项,1.遵循“响不过三”的原则； 2.接起电话要自报家门，注意礼貌用语； 3.要做好电话记录，并能认真核对记录， 5W1H原则； 4.一般不在以下三个时段给别人打电话： 上午8：00

6、之前，晚上10：00以后，以 及三 餐之间； 5.不能一边行走一边接打电话。,15/30,名片礼仪,名片是一个人身份的象征，当前已成为人们社交活动的重要工具。因此，名片的递送、接受、存放也要讲究社交礼仪。 在社交场合，名片是自我介绍的简便方式。交换名片的顺序一般是：“先客后主，先低后高”。 当与多人交换名片时，应依照职位高低的顺序，或是由近及远，依次进行，切勿跳跃式地进行，以免对方误认为有厚此薄彼之感。,16/30,递送名片的方法：,递送时应将名片正面面向对方，双手奉上。眼睛应注视对方，面带微笑，并大方地说：这是我的名片，请多多关照。名片的递送应在介绍之后，在尚未弄清对方身份时不应急于递送名片

7、，更不要把名片视同传单随便散发。,17/30,接受名片,接受名片时应起身，面带微笑注视对方。接过名片时应说：“谢谢”，随后有一个微笑阅读名片的过程，阅读时可将对方的姓名职街念出声来，并抬头看看对方的脸，使对方产生一种受重视的满足感。然后，回敬一张本人的名片，如果身上未带名片，应向对方表示歉意。在对方离去之前，或话题尚未结束，不必急于将对方的名片收藏起来。,18/30,名片的存放,接过别人的名片切不可随意摆弄或扔在桌子上，也不要随便地塞在口袋里或丢在包里。应放在西服左胸的内衣袋或名片夹里，以示尊重。,19/30,文秘的职业形象设计（一）,头发,面部,口腔,指甲,体味,袜子,仪容,20/30,形象

8、修饰自测表,头发 耳朵 眼镜 牙齿 口气 指甲 体味,不遮掩面孔，发型好；头发清洁，无头屑；修剪鼻毛和耳毛； 清洁； 合适，镜片干净；胸前不要挂眼镜； 光亮、洁白整齐； 清新（无异味）； 干净； 香水、须后水等用量适当,21/30,服饰礼仪,服饰礼仪在情景录象中常有涉及，大家记住一点，一般到公司上班，男的应穿西服或公司统一工作服，女性应穿职业套装或公司统一工作服，这里只讲一下西服礼仪的几点注意事项：,22/30,1.要拆除衣袖上的商标 2.要熨烫平整 3.要系好纽扣“扣上不扣下”（系上面两粒或中间一粒） 4.不卷不挽 5.要慎穿羊毛衫“只允许穿一件V领，薄型羊毛衫” 6.要巧配（鞋、袜、公文包等） 7.要少装东西,23/30,文秘的职业形象设计（二）,（一）举止谈吐 1、规范的姿态 （1）站立有精神、挺拔 （2）坐相稳重、端正 （3）行走步伐轻松敏捷 2、规范的表情 （1）微笑 （2）目光 3、规范的手势,24/30,站姿：精神、挺拔,25/30,坐姿：稳重、端正,26/30,27/30,走姿：轻松、敏捷,28/30,文秘的综合素质要求（一）,（一）文秘的职业道德 1、爱岗敬业，忠于职守 2、埋头苦干，任劳任怨 3、谦虚谨慎