会计软件第1章-第1节.ppt

1、,会计软件操作,一、教学目标：会计软件是财务会计类专业的主干专业课，其任务是使学生了解会计软件的基本知识,掌握会计软件的基本操作方法，熟练掌握运用会计软件处理日常会计业务的基本能力，培养学生运用会计软件处理实际财务工作问题的综合能力。 二、教学内容：会计软件应用概述、财务软件的安装、总账系统、会计报表系统、工资核算系统、固定资产系统。 三、时间分配： 教学周数：17 周 周 学 时： 4 学时 总 学 时：68 学时 理论教学： 34学时 实践教学：30学时 机 动： 4 学时 四、考试方法： 双百分制，理论与实践分别考核，都要达到合格标准。,第1章 会计软件应用概述,知识目标：了解会计电算化

2、、会计软件和会计信息系统的概念，掌握会计信息系统的构成要素。 能力目标：学会会计电算化的实施与管理。,第1章 会计软件应用概述,1.1 会计电算化概述 1.1.1会计电算化的概念 1.1.2会计电算化的作用 1.1.3会计电算化的发展 1.1.4会计电算化的实施与管理,1.1.1 会计电算化的概念,电算化是应用电子计算机处理经济事务的过程的通俗、笼统的称呼。而会计电算化则是应用电子计算机处理会计业务的通俗、笼统的称呼。“会计电算化”一词是1981年中国会计学会在长春召开“财务、会计、成本应用电子计算机专题讨论会”上正式提出来的。现已成为电子计算机在会计工作中应用的代名词。 会计电算化是电子计算

3、机和现代网络通信技术在会计业务处理工作中应用的简称。具体地讲，是指利用计算机程序编制会计软件，并利用会计软件代替手工进行记帐、算帐、报帐，以及对会计信息进行分析和利用的工作过程。 目前，会计电算化，已经成为一门融会计学、管理学、电子计算机技术、信息技术为一体的边缘学科。其主要任务是研究如何在会计实务中应用电子计算机及其对会计理论的影响，以更好地发挥会计的职能作用。,1.1.2 会计电算化的作用(简答),会计电算化，对于提高会计核算的质量、促进会计职能转变、提高经济效益和加强经济管理等方面都有十分重要的作用。 1减轻财会人员的工作强度，提高会计工作的效率 2促进会计工作的规范化，提高会计工作的质

4、量 3促进会计工作职能的转变 4促进财会人员素质的提高 5促进会计自身的不断发展 6提高企业管理现代化水平,1.1.3 会计电算化的发展,1.1.3.1 国外会计电算化发展概况 电子计算机诞生于二十世纪四十年代中期，开始时主要应用于科技计算。随着电子技术和信息技术的发展，开始逐步进入管理领域。自二十世纪五十年代起，一些工业发达国家开始在会计领域应用电子计算机，使一直沿用了半个多世纪的以穿孔卡片为输入方式的会计机器渐渐消失了。电子计算机逐渐成为会计数据处理的主要工具。由于当时计算机硬件价格很贵，程序设计十分复杂，使用不便，体积庞大，只有少数技术人员才能掌握、操纵计算机。因此，会计电算化发展较慢，

5、仅限于一些单项核算、计算业务的处理，如工资计算、库存材料收发管理等数据量大、计算简单且重复次数多的经济业务。以模拟手工核算方式为主，其主要目的是代替手工的繁重劳动，提高处理效率。 自二十世纪五十年代后期至六十年代，随着电子技术的发展，电子计算机性能越来越强，管理系统资源的操作系统和高级程序设计语言也开始出现并逐渐完善。这一阶段，单项数据处理开始逐渐向综合数据处理转变。除了完成基本的帐务处理等核算任务外，开始较系统地处理并提供企业生产经营决策过程中所需要的会计信息。简单的记帐、算帐的“簿记系统”被带有一定管理、分析功能的电算化会计信息系统所代替。同时，注重会计系统内各子系统的数据共享。,二十世纪

6、七十年代，计算机技术迅猛发展，计算机网络的出现和数据库管理系统的应用，形成了应用电子计算机的管理信息系统，企业管理中全面应用了电子计算机，各个功能系统可以共享储存在计算机上的整个企业生产经营成果数据库。电算化会计信息系统成为管理信息中的一个主要部分，企业、公司的最高决策也借助计算机系统提供的信息，提高了工作效率和管理水平。 二十世纪八十年代，微电子技术蓬勃发展，微型计算机大批涌现，进入了社会各个领域包括家庭在内。信息革命逐渐成为新技术革命的主要标志和核心内容，人类进入了“信息社会”。微型电子计算机不仅受到大、中型企业的欢迎，也受到小型企业的青睐。它促使各部门把小型机、微型机通讯线路相互联结，形

7、成计算机网络，提高了计算和处理数据的能力，取代了大型电子计算机。这一时期占主导地位的是分布式处理方式。 二十世纪九十年代，一方面大、中、小型电子计算机仍在飞速发展。另一方面，微型计算机的普及和推广，微机网络的出现，系统软件不断改进提高，硬件价格的为断下降，给会计电算化带来了新的希望。微型计算机开始走入中、小企业的会计业务处理领域，并得到迅速普及。并随着第四代语言的出现和不断完善，电算化会计信息系统开始友好、方便地面向用户、面向普通财会人员。财会人员不再视电子计算机为高深莫测的计算工具。,1.1.3.2我国会计电算化基本情况,我国会计电算化工作起始于二十世纪七十年代，从我国会计电算化工作的开展程

8、度、组织管理和会计软件开发等因素分析，会计电算化可分为三个主要阶段： 1.缓慢发展阶段(1983年以前) 我国第一台电子计算机诞生于1957年，从那时开始到1983年，我国计算机的应用一直比较缓慢。二十世纪80年代开始引进一批计算机，同时也开发了国产微型计算机，特别是国产微型计算机的质量不断提高，价格不断下降，为会计电算化的发展创造了条件。但在当时电子计算机还被认为是神密的、一般人碰不得的东西，对财会人员来说更是如此。电子计算机在财会领域的应用还未引起各级领导的重视，科技人员也视“会计”为只发发工资的简单工作。当时的电子计算机主要应用物科技领域。 这个阶段，我国电算化会计主要还是进行理论研究和

9、实验准备工作。1979年财政部拔款50万元，用于长春第一汽车制造厂会计电算化试点工作。1981年8月在财政部、第一机械工业部、中国会计学会的支持下，中国人民大学和第一汽车制造厂联合召开了“财务、会计、成本应用电子计算机问题讨论会”，会上把电子计算机在会计中的应用简称会计电算化。这次会议是我国电算化会计理论研究的一个里程碑。 分析这一阶段我国电算化会计发展缓慢的原因，主要有以下三条：一是会计电算化的专业人才奇缺；二是设备缺乏；三是还没有引起各级领导对电算化会计的重视。,2.自发发展阶段(19831987年) 为了迎接新技术革命的挑战，1983年国务院成立了电子振兴领导小组，从此我国电子技术的发展

10、进入一个新的阶段。从1983年下半年起在全国掀起了一个应用计算机的热潮，特别是微型计算机在国民经济各个部门都开始得到了广泛的应用，使电算化会计的开展成为可能，然而，应用计算机的经验不足，理论准备与人才培训不够，跟不上客观形势发展的需要，在电算化会计过程中因组织工作的滞后造成了许多盲目的低水平重复开发，浪费了许多人力、物力和财力。所以，我们称这个阶段为自发发展阶段。 3.有组织、有计划的稳定发展阶段（1987年至今） 1987年后，我国电算化会计进入了一个大发展阶段。随着经济体制改革的不断深化，企业管理现代化的程度越来越高，越来越多的领导和财会人员认识到实现会计电算化的重要性。同时，微机的大量生

11、产和财会软件的开发研制成功也给电算化会计创造了物质条件。在这种新的情况下，不少部门、行业、地区的电算化会计工作有了显著的发展，并取得了可喜的效果。特别是近几年来，会计核算软件的研制水平有了很大的提高，商品化会计软件市场已初步形成。这就大大促进和方便了电算化会计的进一步发展。据财政部的调查分析，截至1992年底我国全民所有制单位中，开展电算化会计的单位约有40%左右。特别是铁道、银行、海关、电力等部门的电算化会计工作，已达到了相当完善的水平。财政部会计软件市场的发展与管理课题组曾就各功能模块使用情况进行了调查，统计资料表明：账务处理、报表编制、工资核算等功能模块应用得较好，应用率分别为67、85

12、、87，其他功能模块应用不够理想；全国实行会计电算化的单位约有10，完全脱账率仅为2一3%；从内部管理制度来看，约有50的单位未制定任何相应的管理制度。,经过二十年来的实践、探索，我国会计电算化事业取得了很大的发展。主要表现在以下几个方面： 对会计电算化工作有了一个比较全面系统的认识； 加强了会计电算化工作的管理和引导； 会计电算化工作更加普及； 商品化会计软件市场初步建立； 锻练和培养了一批会计电算化应用人员。,会计电算化发展的不足主要表现在如下几个方面： 1、会计电算化应用面还不广，会计软件利用程度不高。从总体上看，目前应用计算机处理会计业务的主要是大中型企业，还有一定比例的小型企业、商业

13、、科研单位仍然是手工操作；在已应用计算机的单位中，会计软件的使用情况又不大相同。现仅从各功能模块的使用情况、脱账率以及单位内部控制和管理制度等方面来说明。财政部会计软件市场的发展与管理课题组曾就各功能模块使用情况进行了调查，统计资料表明：账务处理、报表编制、工资核算等功能模块应用得较好，应用率分别为67、85、87，其他功能模块应用不够理想；全国实行会计电算化的单位约有10，完全脱账率仅为2一3%；从内部管理制度来看，约有50的单位未制定任何相应的管理制度。 2、财务管理电算化进展不快。我国大部分财务软件是在以核算为主的指导思想下开发的，是把计算机用于会计处理，从而代替手工计账、算账、报账，是

14、以事后核算为主要内容的财务软件，它是原有手工计账状态下的防真。在激烈的市场环境下，企业越来越重视管理和效益；瞬息万变的市场竞争，也使得财务管理由以事后核算为主向以事前预测、事中控制、事后分析方向转变。单纯以事后核算为主的财务软件不能实现财务管理的电算化，影响了电算化提高管理的水平、辅助财会人员管理和决策等作用的发挥，已明显不能满足现代企业经营管理的要求。 3、会计软件不能适应改革开放的要求，软件质量有待提高。随着改革开放的深入发展，我国的国际经贸活动也更加频繁，对外业务大量产生，这就要求电算化会计信息系统具有税法处理、币别转换、报表合并等业务功能，满足世界各国的要求，服务于全球用户。现在，我国

15、电算化会计信息系统还未具备这些功能。 4、专业人员的缺乏。会计电算化不仅需要具有应用技能的人员，更需要大批专业人员，如系统分析员、系统设计员、程序设计员、系统维护员、系统管理员等，而企业现有的人员远不能满足工作的需求。目前从事会计电算化工作的人员绝大多数是由原来的会计人员经过短期培训上岗的。他们熟悉会计业务，但对计算机知识一知半解，在使用软件的过程中遇到一点问题，就不知所措，需要软件维护人员来动手解决。,1.1.4 会计电算化的实施与管理 1. 会计电算化的实施过程 会计电算化的实施，也就是单位建立会计电算化的整个过程，是一项复杂的系统工程。在整个系统的实施过程中，包括会计电算化工作的规划，会

16、计信息的建立与管理，人员的分工与培训，各种制度的建立与实施等众多内容，都必需采用系统工程的方法与原理去安排组织，这样才能使企业会计电算化工作顺利正确地进行。 (1)会计电算化工作的组织与计划 实现会计电算化是一项系统工程，涉及对内对外方方面面的工作，需要较多的人力、物力和财力，因此，必须成立实施会计电算化的组织机构，由单位领导或总会计师担任领导，指挥或指导会计电算化工作。财务部门承担会计电算化的具体组织和实施工作。 为了保证会计电算化工作的顺利实施和有效开展，必须制定一个详实的发展规划，并制定具体的分布实施计划，对一定时期内开展的具体工作作出安排。工作计划主要包括实行会计电算化的可行性论证分析

17、、组织机构建立、实施电算化的软硬件条件准备、人员培训、管理制度的建立、实施步骤等内容。,(2) 配备计算机硬件和系统软件 硬件配备方式的选择 根据单位规模的大小和会计业务量的大小，来选择不同的硬件配备方式。会计电算化初期或核算简单的小型企事业单位可选用单机结构；会计业务量大、地理分布集中的大中型企事业单位可选用多用户结构；中小型企事业单位，待会计电算化工作深入后，可沿用文件服务器(FS)网络结构；大型企事业单位可逐步建立客户机/服务器(C/S)网络结构直至浏览器/Web服务器(B/S)网络体系。高档客户机/服务器网络结构和浏览器/Web服务器(B/S)网络体系是会计信息系统比较理想的硬件结构。

18、 硬件性能指标的要求 应根据单位实现会计电算化对硬件的要求情况和财力情况，选择与本单位会计电算化工作规划相适应的计算机机种、型号和相关的网络及打印设备等。对于实行垂直领导的行业、大型企业集团，应尽量做到统一，为以后实现网络化在硬件技术支持方面打好基础。就一般情况而言，单机系统的配置为，CPU:P3.0以上；内存：256M以上；硬盘：80G以上；配置软驱、光驱、VGA彩色显示器；打印机：针式或喷墨打印机。, 系统软件的配置 对于单机结构系统的，可选用Windows9X/Windows NT/WindowsXP系统。 对于采用多用户结构系统的，可选用UNIX或XNIX系统。 对于采用客户机/服务器

19、网络结构或浏览器/服务器网络结构系统的，可采用Windows NT/WindowsXP系统，IE5.0以上浏览器。 (3)配置财务软件 财务软件的来源主要有通用商品化财务软件、开发财务软件和通用与开发财务软件相结合三种渠道。商品化财务软件是指经过评审通过的用于在市场上销售的通用财务软件，具有通用性、合法性和安全性的特点。开发财务软件是指单位根据财务工作的特点，组织人员自行开发或与外单位联合开发或请开发单位定点开发的财务软件。通用与开发财务软件相结合是指对于通用性比较好的部分模块，一般使用商品化财务软件，而对于本单位特殊要求的核算和管理功能，在商品化财务软件不能满足需要的情况下，自行开发，然后利

20、用商品化财务软件提供的接口，将他们联结起来。,一般来说，在开展会计电算化初期应尽量选择商品化通用财务软件，会计业务比较简单的企事业单位(小型企业和行政事业单位)应以选择通用财务软件为主。大中型企业、事业单位会计业务一般都有其特殊要求，在取得一定会计电算化工作经验以后，也可根据实际工作需要，选择定点开发方式，以满足本单位的特殊要求或采取选择通用财务软件与定点开发财务软件相结合的方式。 (4)培训会计电算化人员 会计电算化工作是一项技术含量较高的工作，不仅需要会计、计算机专门人才，更需要既懂会计又懂计算机技术的复合型人才。企事业单位会计电算化人员的培训可分初级、中级和高级三个层次：大部分会计人员要

21、通过初级培训，掌握计算机和会计核算软件的基本操作技能；一部分会计人员要通过中级培训，能够对计算机系统环境进行一般维护，对财务软件进行参数设置，以及对会计核算信息进行简单地分析和利用；一少部分会计人员要通过高级培训，能够进行财务软件的分析和设计。,(5)计算机代替手工记账 用计算机替代手工记账是指会计业务手工处理方式向计算机处理方式的过渡阶段，即脱离手工会计核算过程。主要工作是：初始设置与原始数据录入、试运行和甩账验收。 初始设置与原始数据录入 l整理手工会计业务数据。重新核对各类凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符；整理各账户余额；清理往来账户和银行账户；确保会计数据的完整与准确。 l建立会计

22、科目体系。会计科目体系是会计核算的基础，必须按要求建立会计科目体系并进行编码。 l统一证、账、表的格式。要全面考虑各类会计资料的规范性格式，分清必须修改与必须保留的内容，使重新确认的会计账、证、表的格式更适于计算机处理。 l规定操作过程和核算方法。会计电算化后其核算过程自动化程序很高，要求预先确定同一模块内和不同模块间数据传递的次序。重新确定各种会计核算方法，充分体现计算机的优点。, 试运行 电算化会计信息系统正式使用之前，必须与手工并行运行一段时间，以检验其是否达到预定目标，软件是否有缺陷或错误，以及系统的合法性、安全性、可靠性等。这一阶段称为试运行阶段。 会计核算软件，无论是自己研制或是购

23、买的，一般在开发时已对软件的功能及有关性能进行了测试和鉴定。但是，首先，这些测试一般是采用数据模拟方式，与单位实际会计业务相差很远；其次，对一些通用软件，大量的初始化定义工作如成本核算、报表编制等，都由用户定义，也难免出现差错；此外，会计软件是一种待殊软件，使用时要确保万无一失。因此，会计核算软件必须经过试运行才能投入正式作用。 试运行阶段的主要任务：一是检验两种方式下核算结果的一致性；二是检查新的电算系统是否能充分满足要求；三是完善各项会计电算化管理制度。 试运行的起始时间应放在年初或季初等特殊会计时期，按照财政部的规定试运行时间要达到3个月以上。试运行阶段，通过手工业务和计算机业务两种方式

24、下的数据对比，主要检查各种核算方法的正确性、检验会计科目体系的正确性和完整性、考查操作熟练程度、纠正业务处理流程错误。并行期间的会计档案应以手工方式下会计档案为主，计算机的会计档案为辅。如果计算机与手工核算结果不一致，要查明原因，纠正错误。, 计算机替代手工记账的审批 当电算化会计信息系统经过一定时期的试运行，达到有关要求规定，就应甩掉手工，由计算机完成会计核算工作。财政部在“会计核算软件管理的几项规定中规定，替代手工记帐必须具备以下条件： 单位获得“会计工作达标单位“证书。 采用的会计核算软件已通过评审。 与手工并行运行三个月以上，保存有完整的与手工核算相一致的数据。 配有专门或主要用于会计

25、核算工作的计算机可计算机终端，并配有指定的专职或兼职的上机操作人员。 有严格的操作管理制度，包括操作人员工作职责和工作权限；预防记帐凭证等数据未经审核而输入计算机的措施；预防已输入计算机的记帐凭证未经复核而登帐的措施；必要的上机操作记录制度。 有严格的硬件、软件管理制度，包括保证机房设备安全和计算机正常运转的措施；会计数据和会计软件安全保密的措施；修改会计核算软件的审批、监督制度。 有严格的电算化会计档案管理制度。 各单位替代手工记帐的审批，分别由以下单位办理： 地方各单位由同级财政部门或其授权单位审批。 国务院直属单位由国务院各业务主管部门批准，年末一次汇总，报财政部备案。 军队各单位的审批

26、权限由总后勤部财务部规定。 申请单位应提交以下资料：有关会计电算化的内部管理资料；计算机会计科目代码和其它有关代码及编制说明；试运行简况及输出的帐、证、表样本。,2会计电算化的管理 (1)建立岗位责任制 实现会计电算化的单位，要建立会计电算化岗位责任制，要明确每个工作岗位的职责范围，切实做到事事有人管，人人有专职，办事有要求，工作有检查，这是建立会计电算化岗位责任制的原则。按照会计电算化工作的特点，各单位可根据内部控制制度的要求和本单位工作需要，对会计岗位的划分进行调整和设立必要的工作岗位。会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。两者可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，各岗

27、位人员要保持相对稳定。 基本会计岗位 基本会计岗位可分为会计主管、出纳、会计核算各岗位、稽核、会计档案管理等岗位。 电算化会计岗位 会计电算化岗位是指直接操作、管理和维护计算机及会计软件的工作岗位，实行会计电算化的单位要根据计算机系统操作、维护、开发的特点，结合会计工作的要求，划分会计电算化会计岗位。大中型企业和使用大规模会计电算化系统的单位，可设置如下岗位及职责：,电算主管：负责会计软件运行环境的建立，以及各项初始化工作；负责会计软件的日常运行管理工作，监督并保证系统的有效、安全、正常运行。可由会计主管或总会计师兼任。 软件操作：严格按照专职会计人员提供的数据进行录入，录入完毕进行自检核对工

28、作；负责打印输出记账凭证、账簿、报表和进行部分会计数据处理工作以及数据备份工作；严格按照软件操作说明进行操作。一般由基本会计岗位人员兼任。 审核记账：负责对输入计算机的会计数据进行审核，以保证其合法、正确和完整；登记机内账簿；对打印输出的账簿、报表进行确认。可由主管会计兼任。 电算维护：负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。此岗位在大中型企业中应由专职人员担任。在一般小型单位中可由计算机操作水平较高的会计人员兼任。 电算审查：负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。此岗位可由会计稽核人员兼任。 数据分析：负责对计算机内的会计数据进行分析。由岗位可由会计主管兼

29、任。 档案管理：负责磁盘或光盘等数据、程序，打印输出账表、凭证等各种会计档案资料的保管工作，做好数据及资料的安全保密工作。,(2)会计电算化操作管理制度和软硬件维护制度 操作管理主要是通过对系统的日常管理，保证系统正常、有效地运行。 操作权限的内容 电算主管员一般具有最高的权限；软件操作员应严格按照特定的权限进行操作，凭证输入人员和审核记账员不能是同一人；电算维护员必须按有关的维护规定进行操作，除了系统维护员之外，其他人员不得直接打开数据库文件进行操作，不允许随意增删和修改数据、源程序和数据库文件结构；软件开发人员、专职电算维护员和档案保管员不允许进行系统性的操作。 操作规程的内容 操作员在上

30、机操作前后，应进行登记，填写姓名、上机时间和操作内容；操作人员的操作密码应注意保密，不能随意泄露；操作人员必须严格按操作权限、操作步骤和方法进行操作，不得擅自上机操作；每次上机完毕，应及时做好所需的各项备份工作，以防发生意外事故。 硬件和软件维护制度的内容 其内容包括：保证机房设备安全和电子计算机正常运转的措施；会计数据和会计核算软件安全保密的措施；修改会计核算软件的审批和监督制度。,(3)会计档案管理制度 电算化会计档案管理制度包括会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度。制定基层单位的会计档案管理制度，应针对会计电算化系统的特点和依据会计档案管理办法和会计电算化工作规范进行。 电算化

31、会计档案，包括采取磁盘、光盘等介质存储和纸介质存储两种形式。可采取以一种形式为主另一种形式为辅或者两种形式并重的方法管理，保存期限按会计档案管理办法的规定执行。 用磁盘、光盘等介质存储会计数据的管理要求 l 不再定期打印输出会计账簿，应征得同级财政部门的同意； l 保存期限同会计档案管理办法规定的书面形式的会计账簿、报表； l 记账凭证、总分类账、现金和银行存款日记账仍要打印输出； l要按照有关税务、审计等管理部门要求，及时打印输出有关账簿和报表； l 重要会计档案应备双份，并存放在不同地点； l采用磁盘、光盘等介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于介质损坏造成会计档案丢失；

32、 l大中型企业应采用磁盘、光盘、缩微胶片等介质存储会计数据，尽量减少用软盘存储会计档案； 存有会计信息的磁性介质及其他介质，在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并留有副本。,打印输出会计数据的管理要求 l在由原始凭证直接录入计算机并打印记账凭证的情况下，记账凭证上应有录入人员、稽核人员、会计主管人员的签名或盖章，收付款记账凭证还应由出纳人员签名或盖章，打印生成的记账凭证视同手工填制的记账凭证； l单据手工事先做好记账凭证录入记账凭证，然后进行处理的情况下，保存手工记账凭证与机制凭证皆可，采用打印输出机制会计凭证代替手工会计凭证，应按规定进行手工审核及签章； l计算机与手工并行期间，可采用计算机打印