第十章 会计档案.ppt

1、第十章 会计档案,本章考情分析及要求本章主要讲述了会计档案的概念、内容、归档、保管及其查阅、销毁等规定。考试中这部分分值比较低，题型有单选题、多选题、判断题，分值一般在24分之间。通过这章的学习要求掌握会计档案的种类、保管要求、保管期限、会计档案的查阅和复制以及会计档案的销毁。,一、会计档案的概念和内容,（一）会计档案的概念 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计核算专业材料，它是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。,（二）会计档案的作用 （1）反映作用 （2）史料作用 （3）查证作用 （4）监督作用,（三）会计档案的种类及分类方法 （1）会计档案的种类按会计工作性质分：公司、

2、企业会计档案；预算会计档案；银行会计档案。按管理期限分：永久会计档案和定期会计档案。 （2）会计档案分类方法年度形成分类法：即把一个年度内形成的会计档案分为凭证、账簿、财务报告和其他四大类，然后分部组成若干保管单位。适用于企业、事业单位。年度机构分类法：即把一个年度内形成的会计档案按机构分开，然后在机构内再按凭证、账簿、财务会计报告和其他四类分别组成保管单位。适用于各级财政、税务等部门和所属单位较多的大型企业。,（四）会计档案的内容 会计档案的基本内容具体包括以下四大类： 1、会计凭证类，包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证。 2、会计账簿类，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡、辅

3、助账簿、以及其他会计账簿。 3、财务会计报告类，包括月度、季度、年度财务会计报告和其他财务会计报告。 4、其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料（如存贮在磁性介质上的会计数据和财务数据统计资料等）、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。,二、会计档案的归档 （一）会计档案的归档和保管要求 根据财政部、国家档案局联合发布的会计档案管理办法，各单位对会计档案的归档和保管应做到： 1、各单位每年形成的会计档案，都应由会计机构按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。 2、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位

4、会计机构保管1年。期满之后，应由会计机构编制移交清册，移交本单位的档案机构统一保管。,3、移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，不得随意拆封。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。 4、交接会计档案时交接双方应当办理交接手续： （1）移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册。 （2）交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人监交。 （3）交接完毕后，交接双方经办人员和监交人员应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。,5、未设立档案机构的单位，会计档案应当在会计机构内部指定专人

5、保管，但出纳人员不得兼任会计档案的保管工作。 6、对会计档案应当科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便，同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。 7、采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印的纸质会计档案。,8、单位变更以后的会计档案应视不同情况进行归档保管： （1）单位终止：单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或者财产所有者代管或者移交有关档案馆代管。 （2）单位分立：单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位

6、分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或者移交档案馆代管，各方可以查阅、复制与其相关的会计档案。,单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存。单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按照规定办理交接手续。 （3）单位合并：单位合并后原单位解散或者一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位（存续方）统一保管。单位合并后原各单位仍然存续的，其会计档案仍应当由原各单位保管。,（二）会计档案

7、的归档程序 1、对会计档案进行整理立卷。各单位每年形成的会计资料，年度终了，应由会计人员按不同要求对其进行整理并装订立卷。 2、对会计档案进行编制卷号。会计档案整理立卷后，会计机构首先要按不同要求对各类会计档案编制卷号。 3、编制保管清册。对会计档案编制卷号后，会计机构应当编制会计档案保管清册，将会计档案的名称、种类、卷号、数量、起止日期、应保管期限等一一登记入册，并一式二份。,三、会计档案的保管期限 会计档案的重要程度不同，其保管期限也有所不同。 各种会计档案的保管期限，根据其特点，分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了

8、后的第一天算起。 会计档案管理办法规定了我国企业和其他组织等会计档案的保管期限，如表,四、会计档案的查阅和复制 各单位应建立健全会计档案查阅、复制登记制度。各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。具体来说，应做到以下几个方面： （一）各单位保存的会计档案为本单位提供查阅利用，不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。,（二）外部人员查阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经本单位负责人批准后，方可办理查阅手续；单位内部人员查阅会计档案

9、时，应经会计主管人员或单位负责人批准后，办理查阅手续。 （三）办理查阅手续时，查阅人应认真填写档案查阅登记簿，将查阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归档等情况登记清楚。 （四）查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、标记、拆散原卷册，也不得抽换。,五、会计档案的销毁 会计档案保管期满需要销毁的，由本单位档案机构提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定和审查，编制会计档案销毁清册。会计档案销毁清册是销毁会计档案的记录和报批文件，一般应包括：会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁日期等。单位负责人应当在会计档案销毁清册上签署意见。,销毁会计档案时，应由

10、单位档案机构和会计机构共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。 对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及到其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，由档案部门保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 会计档案销毁册，应由单位档案部门永久保存。,【例题1】银行存款余额调节表、对账单是会计档案，但不是原始凭证。（） 【例题2】各单位保存的会计档案不得借出，特殊情况下经单位负责人批准，办理有关手续，可以调阅或复制。（）,【例题3】保管期满，不得销毁的会计档案有（）A.未结清的债权债务原始凭证B.正在建设期间的建设