计划申报培训课件2011-10-25.ppt

1、,如何规范化、合理化、制度化、高效化做好计划申报工作,培训单位：装备处计划审计科,培训人：秦亚军,第一讲 1、仓储系统现状,目前，仓储系统好比近亲繁殖的产物，已经严重制约了我们计划申报、审核的工作效率，主要存在以下两个问题：1、设备树不合理，同类的设备存在不同的设备树中。 2、物资名称、规格型号、计量单位不规范、不完善、不统一。正是由于这两个看似很小问题，导致了仓储系统中一物多树、一物多码现象较为突出，造成的直接后果就是库存增加，有的甚至导致闲置、报废。出现这两个问题的主要原因：,1、仓储系统开发初期对设备树的建立没有明确标准，参与人员缺乏专业技能。 2、物资使用部门对物资的使用需求不明确，对

2、新增物资的物资名称、规格型号、计量单位不能按规范标准进行书写，有的物资名称甚至使用的俗语，规格型号中提供的技术参数不统一，有的参数提供不全，有的提供太多，这样就导致在物资信息查询时不能正确搜索。 3、计划审计科在审核计划时没有按标准进行审核，只考虑计划能够提交，而不注重与其他流程的衔接。,2、对策,1、对仓储系统进行全面梳理，重建系统设备树，规范物资名称、规格型号、计量单位，统一技术参数和书写格式。目前电气、自动化已基本结束，设备已逐步展开。 2、新增设备编码的计划，申报单位严格按系统中已存在同类物资的名称、规格型号、计量单位书写方式进行申报，明确需求。,3、进一步加强计划申报、审核的培训和考

3、核，用制度来规范行为。 注：为使计划申报人员更好地了解和学习仓储系统，已经要求软件开发部门在计划申报人员的账户中增加了查看物资信息的功能，以便申报人员在计划申报时能看到已梳理的同类物资的书写方式。（不具备功能性操作的权限）,第二讲、计划审核过程控制,1、计划审计科计划审核的原则：紧紧围绕公司降本节支、节能减排的战略目标，充分合理协调利用资源，坚持：1、利用闲置和帐外物资；2、合理调剂库存；3、三个月全公司的领用量，六个月申报单位的领用量。 误区：计划申报单位片面认为计划审计科就是要砍计划，计划申报就像菜市场的讨价还价。,2、计划审计过程中进行协调的闲置物资、帐外物资，使用单位要及时领用，这部分

4、物资物资库不做领用控制，其他各部门均有权领用 3、每批次计划提交完毕后，计划审计科会将计划审计过程中存在的问题，计划取消或数量减少的信息及时发送到计划申报员的邮箱，计划申报人员要同时将这些信息向条线负责人汇报，对存在异议的要在三日内反馈到计划审计科，沟通协调确定是否继续按原计划申报。,注：目前软件开发部门正在研发新的仓储管理系统，在新的仓储管理系统中会增加计划变更（包括采购过程中的型号变更）、计划审计简报、物资调拨的确认功能，这样会给大家提供诸多的便利，但在新的系统没有投运前，必须延续原先的操作模式。 4、物资库存时间较长，或因其他部门急需使用,非计划审计科调剂的库存物资，由使用单位自行与计划

5、申报单位协调，可以通过原使用单位签字或通过永钢在线调拨系统审批，方可领用，领用后建议由原申报单位申报计划，主要有以下几个优点：1、一般产品的质保期最多为一年，如果长时间不用，一旦使,用时超过质保期出现质量问题，无法进行索赔；（电子产品、橡胶制品等容易受潮变质）2、原申报单位申报计划后，在领用时无需再到新的申报单位签字确认。3、原使用单位申报最新的同类产品。 5、二级库物资调剂流程，使用单位开具领料单，到物资拥有部门二级库领用，月底由二级库将领料单送物资总库进行资金转移。 6、计划申报时发现需使用的编码处于禁用状态，申报部门要及时与计划审计科联系启用，但启用时必须规范、标准。,第三讲、考核细则解

6、读,为加强对公司物资计划的统一管理，规范物资计划申报流程，确保各分厂、部门科学合理地申报计划，充分体现计划申报的严谨性和预见性，提高分厂、部门申报计划的一次性通过率，增强制度执行力，依据计划申报审核管理办法,制定了2012年度的计划审计管理考核细则,1、事故件、专用件每月定期提交计划。 *不按时提交，扣0.5分/次 解读：通用件、一次性领用超过上限一半的常备件，可以随时申报计划，事故件、专用件纸质版和电子版必须在每月3日、18日下班之前提交。计划审计科必须在每月10日、25日前提交采购。 2、使用单位计划申报时需规范物资名称、规格型号或图号、材质、单位、数量、技术要求、质量标准、加工范围或外协

7、要求、供货范围。 *计划申报不规范、物资名称、规格型号不全或提供参数完整，扣0.5分/次,解读：典型的需求不明确，物资名称俗语、土话连篇，严重制约了采购时间，这一现象建筑公司尤为严重。技术条线同一图号中不同型号的物资混在一起，影响了入库和配送。 3、对非事故件需填写物资入库后计划使用日期。 *非事故件未填写入库后使用时间的，扣0.5分/次； 解读：计划的本质就应该有预知性，每类物资都有正常的使用周期，不能片面地以物资长时间的积压来增强备件的保险系数。同时会影响质保期的索赔。,4、在计划单的备注栏内必须填写物资用途，对申报数量超过3件/套物资，需在备注内注明备用件数量和检修件数量（检修件是指到货

8、后马上领用的物资）。 *申报数量超过3件套物资未注明备件数量和检修数量的，扣0.5分/次；检修件不及时领用的，扣0.5分/次。 解读：目前计划中提供的几用几备虚假严重，有些其实全是备件，申报数量多会导致分厂领用资金压力。 5、对申报的同类物资采购未完结还需申报的，需在备注栏内注明申报原因，对不注明,的按照重复申报处理。 *申报同类物资采购未完结，又未说明原因的，扣1分/次。 解读：对自己申报的计划要进行跟踪，如果计划长时间未到货，可以联系采购人，不能单一依据库存情况来判断是否申报计划。特殊情况必须有明确的原因。 6、外协修理类计划可以随时申报，设备类修理必须在计划单备注栏内注明存在问题、需修理

9、内容及范围，电气类修理必须详细填写外协修理信息表，随计划一起交计划审计科。 *修理项目不明确、计划与信息表内容不符,、不同时提交计划审计科的，扣0.5分/次。 解读：修理件必须进行诊断，明确修理范围。计划单和信息表要同步，电机外协修理计划提前和滞后的现象尤为突出。 7、项目技改用设备物资以订货设备及技术要求格式申报计划，计划申报时需注明申请单位、项目名称、项目编号、设备名称、型号规格、数量、技术要求及说明、要求供货范围、设备制造、验收的技术质量标准、售后服务及技术文件方面的要求、安装服务要求、交货日期、交货地点等内容。订货设备技术要求经技术负责人、项目负责人、公司,主管领导审批后提交给计划制定

10、员。 *项目、技改用设备物资提供信息不全、审批流程不规范，扣0.5分/次。 解读：项目申报计划过程中经常出现订货设备技术要求粗略，技术参数不全，对设计院的图纸不能正确解读。 8、各计划申报单位将计划输入仓储系统的同时，打印一份文本版的物资计划单按计划审核流程签字确认后交计划审计科，图纸、订货设备技术要求等资料必须同时提交，计划提交时间以文本版提交时间为准。 *申报计划电子版与文本版内容不符，扣1分/次；图纸、订货设备技术要求等不与,计划同时提交，扣0.5分/次。 解读：与考核细则1相同。 9、对特殊物资如绝缘靴、传真机、录像机、彩电、对讲机、空调、打印机、音响设备、监控设备、灭火器及其它固定资

11、产类物资申报计划时需附新增设备申请单。 *计划内容与新增设备申请单不符，扣1分/次；新增设备申请单与计划未同时提交，扣0.5分/次。 解读：已经发生过多起新增设备申请单与计划单不符，以及新增设备申请单与计划不同时提交，使用单位催要物资的现象。而且容,易导致新增设备申请单遗失。 10、对生产条线申报的大修物资需提供经职能处室、总调办审核的大修申请单，申请单内需有大修的计划时间。 *大修物资未提供大修申请单，扣0.5分/次。 解读：公司每年年底会有年度检修大纲，大修的设备属于检修件，采购的紧急程度与正常备件也有不同。所以申报单位在计划单备注栏内必须提供大修计划来源。 11、申报计划附图需符合图纸绘

12、制规范要求，图纸必须由技术负责人签字确认,所有,物资计划的附图必须按机械图纸标准进行绘制，动力设备、自动化设备按电气制图标准绘制；图纸中有更改的必须由技术负责人对更改的部份进行签字确认。对申报的计划原则不得采用附实样形式表达，需对实样进行测绘、明确技术参数后附图申报计划，图纸一式两份。 *图纸不规范、未经职能部门审核确认的，扣0.5分/次。 解读：职能部门是公司的技术权威部门，审核过程中可以从多方面统筹考虑。,12、如有特殊情况需申报急件计划时，除按照一般计划申报格式申报计划外，还需注明导致急件的原因，由申报单位主管领导签字确认，职能处室、公司主管领导或装备处处长审核后提交计划审计科。 *申报

13、急件未注明原因的，扣0.5分/次。 解读：目前急件的库存比较突出，急件控制不力。 13、已上报的计划不得随意更改，如确有特殊原因需更改，必须填写计划变更单，注明变更内容、变更原因。由单位主管领导、职能处室审核后方可变更。,*未按流程进行计划变更的，扣0.5分/次。 解读：已提交采购的计划，计划审计科无权随意变更，必须以申报单位提供的计划变更单为依据。物资计划变更单使用到现在，还有单位未按标准格式填写。 14、有权限新增物资编码的部门，在接到计划单后，首先在仓储系统内选用合适的物资编码，需新增物资编码的，必须将清单发送至计划审计科对应计划审计员，由计划审计科启用新的物资编码后返回相应部门。 未利

14、用系统中可利用编码，随意新增编码，扣0.5分/次。,解读：目前这一权限只有项目管理处有，无编码的必须电子版发送到计划审计科，有编码未利用的进行考核。 15、对计划审计简报内容有异议的，必须在三个工作日内反馈到计划审计科。 *异议信息未及时反馈影响生产的，扣3分/次。 解读：计划审计简报内容要及时与条线负责人沟通，不能等出现问题后相互推诿。 16、同一年度内出现的重复性问题。 *加倍考核 17、计划审计、采购过程中需确认的参数，必须在一个工作日内回复。,*超过一个工作日，扣0.5分/日 解读：计划审计和采购过程中由于客观原因需要变更的内容，分厂确认周期太长，影响正常采购。（新仓储系统会增加网上确认功能） 18、每月备件小结电子版按标准格式于29日前发送到计划审计科。 *未标准格式，扣0.3分/次；未按时提交，扣0.5分/次。 解读：需要写备件小结分厂，必须以统一的格式，各条线汇总到一起，便于统计。,19、利用闲置物资。 *奖励0.2-分/次 解读：闲置物资包括账上闲置物资和帐外物资，同时必须通过计划审计科备案。 20、计划申报人员变更必须通知装备处计划审计科。 *未通知装备处计划审计科，扣1分/次。 解读：现在有些单位计划申报人员变动的随意性严重，造成申报时问题突出，同时计划申报员变更后必须对账户进行修改。 21、各单位计划申报人员参加计划审计科组织的培训活动。 *无故缺席计