企业文书档案管理.ppt

1、贯彻企业档案规范做好企业文档工作，伴随着前言、企业改革、发展，外部要求，如：公司改革，不管财产权多元化还是内在需求，如：科学决策，资源配置优化，严格管理等，是企业完整、正确、系统和有效的文档信息支持和证明规范制定对规范新时期企业档案工作具有重要意义。 作为企业档案工作体系的企业文档工作，如何在工作中贯彻、理解规范精神和内涵，以此为契机，在实践中运用规范，办事儿企业文档，是我们广大文档工作者所考虑的问题。 一、认真学习规范，深入理解其精神和内涵，规范具有以下特点：1 .规范提出了资产观、信息观等创新观念。 规范首次将企业档案定义为企业知识资产和信息资源的重要组成部分2 .规范的制定体现了系统论的

2、思想。 一方面，“领导风格”和“全员参与”两个管理原则有突出的表现和要求，而规范从文件工作的多方面进行了规定，强调了系统内各要素整体发展的重要性。 在规范上提出要求，为各企业的选择性使用提供了空间。 二、认真理解规范精神，查清托说唱乐不足，在实践中贯彻规范运用；(一)在规范中吸收资产观、信息观等新思想、新观念，应用文件档案管理实践，创新开展工作。 树立资产观，资源观是文档收集、整理、鉴定等基础办事儿。 做好档案工作是企业重要资产的高度，注重档案采集、整理、财产权变更中档案处理等基础工作。 跳出文件，看文件，把文件作为企业重要资产，建设企业知识资源，把这些个理念体现在以下具体工作环节： 1、转换

3、收集环节、观念，从收集内容的丰富性、来源的通用性、职业多样性、收集方式的灵活性收集范围来看，档除收集一般工作产生的档案外，还应注意收集规范规定的以下内容的档案和资料：7.4.2.1所属单位在财产权变动后本公司所拥有的档案。 7.4.2.2根据财富管理权限领取没有人资格的所属公司的文件。 1、收集环节、7.4.2.3必要时收集宣传报道本公司的新闻消息资料。 7.4.2.4可以根据研发和市场竞争的需要收集有关企业经营范围的资料。 7.4.2.5可视需要向社会、退休人员征集文件、资料。 从收集到的档案化文件的出处来看，不仅要收集在本公司内部制作的文件，还要注意收集由本公司引进的项目工程、采购设备等接

4、收到的文件。所属机构以及参与企业应该向本公司提交的文件本公司参与的合作项目工程，合作机构应该根据需要向本公司提交从收集的运营商来看，除了收集纸制文件外，还应重视信息化环境中产生的电子文件、缩略图等新运营商的文件。 1、收集环节从档案化时间来看，照常每年档案化一次，除此之外还针对特殊情况下发生的文件，采用灵活多样的收集方式。 规范规定：7.3.3.3财产权生产户口、质量认证、资质信用、合同协议、知识资产权等文件，应随时档案化7.3.3.5电子书的逻辑档案化，物理档案化应与相应的门或内容的其他载体档案化时间一致。 7.3.3.6录音带、摄影图片及底片、胶片、实物等载体格式的文件工作完成后，必须及时

5、档案化，或与相应内容的纸张载体档案化时间一致。7.3.3.7更新、补充的文件、企业内部机构的变更和干部员工的调动、离港时应清算的文件、企业资产和财产权变更过程中制成的文件、其他活动中制成的文件等，应当随时档案化。 2、鉴定环节对企业资产应从高责任的角度出发，以慎重的态度做以下工作：首先设立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会(或小组)，负责确定档案的保管期限和期限的档案鉴定。 文件的保管期限，必须根据文件对企业、国家和社会所具有的现实和今后的工作的检查、证明书的作用，以及历史的研究价值来决定。 对于过期没有保存价值的文件，登记记账本，填写作废登记簿，得到企业法定代表

6、人的批准进行监督作废。 撕毁清单永久保存。 3、作为开发利用的一环，不仅要把文件作为企业的资产来收集、保管，还要处理文件保密和开放的关系，满足企业知识产权保护的要求，从维护企业效益的角度，加强文件检索系统的建设，采用多种方式，开发文件信息资源，及时有效“重视满足企业各项活动的证据、责任和信息等方面的需要，运用现代技术和管理方法，通过资源的整合和开发，为企业的研发、生产、经营和可持续发展提供有效的服务”，提高企业资产的高附加值、价值和资产的运营能力，提高企业的核心竞争力。 4、适应工作模式、现代企业投资主体多元化的新形势，创新工作模式，管理文档。 以资产关系为纽带，实施统一指导、统一制度、统一标

7、准、统一管理。 改变传统的单一工作模式，掌握“资产关系”的主线，使资产延伸到哪里，文件工作延伸到哪里，文件档案管理不出现真空。 二、认真理解规范精神，查清托说唱乐不足，在实践中贯彻运用规范，(二)树立系统观，促进文书工作的总体发展。 1 .根据规范，采取了很多措施，文件的办事儿。 企业档案工作规范对企业档案工作的组织建设、工作制度、业务建设、档案信息化、档案设施、设备等多个方面，做了详细的规定，提出了标准化的要求，我们可以对照规范的要求查阅托说唱乐，各项短板工作逐一完善，就能真正提高文档工作(二)树立系统观，促进档案工作总体发展。 2、树立责任意识，处理与各业务部门的关系，提高文件工作质量和效

8、率。 首先要加大规范的宣传贯彻力度，使引导者理解和重视文件工作，使各形成部门明确各自的职责，自觉地与文件部门配合。 其次，文档人员积极干预文件生成全过程，提出档案管理原则和质量要求，加强对文件全过程的监控，加强对文件生成前道工序的控制，保证档案化文件的完整、准确、系统，其编制材料有利于长期保存。 (二)树立系统观，促进档案工作总体发展。 3、树立标准意识、规范意识。 规范首次将企业档案工作建设整体纳入体系，形成框架管理标准，规范的实施使档案工作从过去的行政管理办法转变为规范的要求。 文档档案管理的业务标准和规范主要有：分段(2004)4号文国有企业文档资料的档案化方法、GB/T 9705文档格

9、式、DA/T 22档案化文件整理规则、GB/T17678.1 CAD电子文献盘存储、档案化和档案管理请求、GB，(1)企业号文件的存档范围规范中，以附录a的形式，以企业文件的档案化范围为例。 附录是在工业企业管理实践的基础上制定的，对冶金行业也有很大的参考价值。它体现了现代企业发展的新特点，补充了许多现代企业在工商管理活动中生成的材料，在我们目前的冶金文件分类规则中，举例说明了文件档案化范围的良好补充。三规范贯彻中的一些具体业务问题。 与冶金文件分类规则相比，附录有以下特点： 1、体现了经营活动在企业实践活动中的重要性，将工商管理类放在各种文件的掌门人上，细分了产品销售环节档案化资料的内容，列

10、举了合同管理。 2 .追加了企业财富管理活动产生的文件，如企业房地产、土地文件、企业产权变动产生的文件、对外投资产生的文件、多种工商管理产生的文件、国外工程项目管理产生的文件。三规范贯彻中的一些具体业务问题。 3、附录表示企业档案在诚信经营、保护知识资产权、维护自身形象方面的需求得到满足，增加了信用管理发生的文件，以及企业知识资产权管理发生的文件，以及企业文化建设方面的文件。 4 .增加了一些重要资料作为档案化范围。 例如，单位编辑的出版物样本和定稿，反映了本公司活动的报纸和广播稿。三规范贯彻中的一些具体业务问题。 (二)保管期限问题。 与治金档案分类规则不同，不采用永久、长期、短期的区分方法

11、，分为永久、定期(10年、30年)的具体年限尺标识牌。 反映了本公司的主要职能活动和历史情况，反映了本公司、国家和社会有长期利用价值的文件作为永久保管的本公司的一般工作活动，在一定时间内对本公司的各项工作有参考利用价值的文件定期保管。 各种文件的保管期限的规定，其特征是体现了对企业资产管理活动中发生的文件的重视，如房地产、土地、对外投资、企业产权变动中的文件材料，经常被永久保管。三规范贯彻中的一些具体业务问题。 (3)推进档案化文件整理规则问题。 该规则是为了适应档案管理信息化的新形势而产生的，其目的是简化整理，深化检索”。 它具有以下特点： 1、打破以文件量为整理单位的做法，以“件”为整理单

12、位，进行装订、分类、编号、目录、装箱，简化整理过程。 是“件”，不是“卷”单位，而是三规范贯彻中的几个具体业务问题。 2、其序列在分类方案的最下位范畴内，按事由结合时间、重要性水平等排列。 3 .增加了类似于档案化章节的项目。 编号时，在文件的掌门人页上端的空白处按档案化章，填写相应的内容。 在档案化章中，设有全宗号、年度、保管期限、品目等必要项目，还设有机构(问题)等选项。档案化章风格、三规范贯彻中的几个具体业务问题。4、品号分室编号、馆编号。 整理档案化文件和入馆时分别制作。 房间号码在分类案的最下位类别内，按照文件的排列顺序从“1”开始被标签条。 5 .与旧的文件整理方法相比，档案化文件

13、目录、档案化及备注表有所变更，具体可看到以下图及摄影图片。档案化文件目录查询样式、档案化文件目录查询、档案化文件目录查询复盖样式、三个规范中的几个具体的业务问题。 6、执行文件归档整理规则，要结合企业自身的特点。 另一方面，各企业的信息化程度虽然各不相同，但规则是针对机关文件情况制定的，企业文件资料来源广泛，机关部门不单纯。 例如，行政工资介绍信、审计文件、违纪文件等，如何进行鉴定所有的这些个问题都需要根据规则进一步考虑，进一步细分。 因此，在贯彻实施时，必须结合自己文件资料的特点，重新制定实施细则，否则就没有操作性。三规范贯彻中的一些具体业务问题。 (4)电子文件的档案化问题。 必须重视电子文件的档案化。 规格要求：8.2.1电子文件档案化要求和功能必须包含在文件产生式系统中。 企业各情报系统生成的文本、图形、图像、数据等类型的电子文献的档案化范围，必须参照纸质文件的档案化范围进行确定。 音频、网络视频、多媒体等类型的电子文件和数据库的档案化范围必须根据相关的规定和需要进行决定。 8.2.2企业各情报系统制作的电子文件的数据库元数据、背景信息以及制作非通用电子文件格式的软件等必须与电子文件一起档案化。三规范贯彻中的一些具体业务问题。 8.2.4电子文件必须经过鉴定、整理、审查后档案化。 有关组织、认证和档案化电子文件的要求，请参见GB/T 17678.1和GB/T 18894