万户OA启动会.ppt

1、ezOffice协同办公系统项目启动会议，会议内容，第1章，实施步骤，1，项目实施步骤，第2章，项目实施计划，1，总体目标意义原则：实现内部沟通、信息发布、行政办公、协同办公管理和知识管理的协同办公系统。实现“资源共享”、“知识共享”、“信息发布与查询”、“文件管理”、“建立企业信息业务数据库”的基本要求和目标。解决非现场办公工作中存在的问题；实施管理功能，如任务批准、分配和监控；实现知识和信息的集中管理；让我们的员工摆脱传统的办公环境，愉快地工作，享受网络化办公的乐趣。本项目总体设计基于原部颁规定，适用于万虎易初办公有限公司企业办公自动化协同办公系统建设项目，主要实施范围：公司各职能管理部门

2、实现企业“资源共享”、“知识共享”、“信息发布查询”、“行政办公审批流程”、“文件档案管理”等基本网络电子办公需求和目标。二、项目实施范围，为万虎易办事有限公司企业办公自动化协同办公系统项目顺利完成项目计划目标，构建完善的万虎易办事网络电子办公协同系统应用平台；双方项目负责人特别决定成立双方项目管理实施小组，负责严格控制项目实施过程和风险周期，确保企业协同办公系统的平稳、快速、高效运行，做好项目实施过程中各项工作事项的重大决策、论证、分析和检查的协调处理工作。每个项目团队结构成员的职责如下：3 .项目成员的组织结构和职责，31，000 ezOffice项目团队结构，32，000网络项目团队结构

3、，3.3。项目领导小组，职责描述：展示双方企业最高管理层对项目的持续支持，把握项目的总体方向和重点，批准项目的阶段性和整体可交付成果；监控项目整体进度，全力支持项目所需的各种资源，确保项目有良好的外部环境；授权双方项目经理负责项目的日常运营和管理，并负责双方项目经理的工作考核；按时参加项目安排的定期研讨会和简报会。负责审查和批准里程碑成就，做出决策，协调不一致的业务和系统问题。3.4。项目经理组，职责描述：统筹安排项目计划，协调项目资源，划分任务，根据项目领导小组的授权，负责项目的日常管理活动，定期评审项目的阶段性和整体可交付成果，并签署阶段性完成报告；全面负责项目解决方案的设计、实施和验证，

4、项目团队成员的日常管理和工作安排，以及项目团队成员在项目工作中的绩效评估；负责报告和总结每个里程碑节点，组织周会等重要研讨会和简报会，领导项目组所有成员确保项目交付质量，总结公司流程优化建议。3.5。关键业务用户组，职责描述：接受项目实施团队成员的调查和访谈，准备提供部门流程文件、表单数据和功能需求计划；评估具体实施方案的可行性和可操作性；负责审核和确认项目调查过程中的所有记录和文件；促进负责任的应用项目的实施。3.6 .项目实施团队，职责描述：接受项目经理的领导，全力配合项目经理和团队中的其他同事开展工作，并保证有时间参与项目；参与项目调研(请参考需求调研部门人员需求调研的内容范围)、方案设

5、计、系统配置、系统实施测试等具体实施工作，根据项目经理的周项目计划或临时工作安排，负责各自的工作内容和成果，在规定的时间内高质量完成工作，并在每周五下班前配合项目经理核实本周的工作进度。协助填写项目任务管理表，在参加相关活动(会议、培训、讨论等)前充分准备材料。)，积极参与会议讨论，并根据会议安排负责整理项目相关文件。根据文件和资料管理的要求，每周五上午，各项目组成员将各小组整理出的新增资料内容提交给项目经理统一汇总，并对项目申请推广培训进行跟踪落实。根据当前合同要求。项目总体实施周期在15个工作日内，包括产品功能应用需求调查、系统安装和部署、需求实现和用户培训。各关键时间控制节点见项目实施进

6、度表。4.项目实施周期计划，4.1。项目实施周期计划，4.2。项目需求研究内容，1。知识管理：规章制度管理、新闻发布、发布与维护、权限审批；2.工作流程：流程分类、人员管理、行政管理、流程规范梳理、表格和表格、流程审批、流程处理和检查；3.公文管理：公文接收流程、公文审批和分发；4.综合办公室管理：日程、计划、任务报告、每周工作日志等。5.1。项目周会，5。项目沟通与协调进度报告管理机制，5.2重大问题确定协调会议，单位主页信息管理工作流程，文档管理，文件管理，内部邮件论坛，第三章，EZOFFICE协同办公系统功能介绍，3.1。系统主页，在线捕获的行业趋势，文件处理提醒，最新信息，3.2。知识

7、信息管理，各职能部门收集的相关信息通过系统的动态管理，网站向外界发布和服务政府信息；通过子门户、子权限和个性化管理所有内部知识信息；信息知识分类，信息知识查询，模板，多栏目和政府门户网站同步发布，整合标准，统计方法，信息知识统计，栏目报告，3.3。业务流程管理实现了办公流程的标准化，包括文件发布流程、报表审批流程、人员管理流程、采购流程、年度(月度)计划审批流程等。通过办公自动化系统实现自动化操作；内部文件流转自动化，可以根据文件的不同状态自动进行下一步操作，并决定由谁负责；它可以为企业实现从简单到复杂的各种业务流程定义，如公文流转、网上行政办公审批、网上申报等；实现工作执行的透明性，方便任务

8、执行状态的查询和管理者与员工之间的互动；实现组织内的协同工作。规范流程执行，降低培训成本，明确审批权限。每个职员不再需要记住流程是如何进行的，流程会根据权限自动进入下一步，这有助于企业降低系统执行的难度，降低培训成本。3.4 .收发文件审批管理用户可以定制各种流程，收发文件流程等。并以图形方式显示出来。同时，可以对流程中的数据进行统计分析，并且可以关联与流程相关的人员、客户和文档。使正式文件的发送和接收更简单、更方便论坛：拉近员工与基层员工和领导的距离，建立一个畅所欲言的交流平台。短信：既可以作为短信平台，也可以作为系统短信提醒平台。短信设置可以设置哪些模块可以打开短信提醒，谁可以每天发送多少

9、条短信，可以累计发送多少条短信。专业的实施服务团队严格遵循千家万户独特的实施方法，经验丰富的实施经理提供多种形式的培训，确保项目绩效。第四章是项目实施的成功经验。从规划和选择到实施和应用，协作软件部署的整个过程充满了挑战和曲折。主要风险是什么？缺乏规划：没有明确的项目实施规划，盲目设定在线目标导致在线风险增加；实施计划：不遵循实施总体计划，随意变更和延期；实施范围：不确定性或频繁变化会增加实施风险；需求范围：不确定、个性化的需求泛滥，导致需求风险增加；项目推广：项目团队的实施和推广是否有效；项目推广中的人为阻力；领导者重视它：领导者在实施过程中对它不够重视，甚至使用或推广它；资源风险：是否有足

10、够的人员和时间来完成实施，以及硬件和网络等资源是否存在差异。4.1。协同办公软件实施的风险，协同办公软件协作(OA)的实施方法是一项长期而艰巨的组织行为变革的挑战，应该有一个长期的战略规划，应该分三个阶段进行规划：通用应用阶段、深化应用阶段和集成应用阶段，循序渐进。根据我们的经验，我们建议至少应规划三个阶段：第一阶段：通用应用阶段。第一阶段的任务是确保快速启动，并尽快建立新的组织级协作习惯和模式。现在你知道这个速度非常重要，所以你必须准确地确定第一阶段的需求。如果你不控制它，你可能会不经意地设定太多的目标，最糟糕的是每个部门都有它。第二阶段：深化应用阶段。即使在同一个单位，也不是每个部门都有相

11、同的管理水平，应用的深度也会不同。流程复杂的部门领导注重流程梳理和效率，注重堆积如山的文档中的文档管理，注重知识快速变化中的知识管理。第三阶段：在集成应用阶段有了共同的使用习惯和部门深化应用后，集成应用将在第一阶段后1-2年开始，如访问不同的系统应用、业务集成和其他企业的集成、个性化需求的实现。万虎项目成功实施的经验，完整的实施计划：办公自动化应该有一个长期的战略计划，实施一个长期而艰巨的组织行为变革，它应该规划为三个阶段：通用应用阶段、深化应用阶段和集成应用阶段，这三个阶段是渐进而有序的。签署实施总体规划：充分沟通实施节奏、任务、分工等。形成可执行的实施总体计划，作为进度检查的基础。签署实施任务书：就项目启动进行沟通，确认实施范围，签署备忘录或实施任务计划。签署需求研究报告：讨论并确定研究范围和需求边界；根据技术协议或需求调查报告，作为需求和申请的主要参考，并作为验收报告的依据。签署变更确认书：当实施范围、实施计划、申请要求和人员发生变化时，签署变更确认书。专业实施团队和方法：建立专业实施团队，利用成熟的实施方法，制定适用的实施计划和方案。万虎项目成功实施的经验，领导者的积极参与：领导者可以参与项目实施中的推