第九章秘书信息工作11-11-30.ppt

1、第九章秘书信息工作是人们开展秘书历史研究时，除文字、文书工作确定秘书的起源和沿革外，将历史上的智囊团、师爷、幕僚、佐臣自然视为古代秘书。 说明了人们对这样的质量跟踪是否完全有道理，秘书提出想法，想办法，捡起功能不足的认识。 这实际上认识到秘书处在信息工作中的重要作用。 将信息工作融入其他工作，在信息工作中推进其他工作的开展，是秘书目前正在开展工作的特征之一。 据说在先的秘书有眼睛和耳朵的作用，是仔细听仔细看的事情。 这还不是一盏茶，把秘书在工作中听到或看到的加工整理作为对引导者决策管理有价值的参考，并且这个价值越来越高是秘书对信息工作的要求。 一、信息的含义、特征、一、信息的含义目前在国内外有

2、很多不同的说法。 一般来说，信息是事物发展变化的规律及其对事物运动状态的客观反映和正确表现，是对不同载体对客观事物的描述、传达，即对不同变动事物的知识。 狭义的信息是通过一定的物质载体反映的新的有用的知识。 广义信息是客观描述各种事物的运动特征和变化。 课堂讨论，1 .报纸、广播、电视台、网际网络等新闻消息可能是情报，那么广义还是狭义？ 2 .气象信息是广义信息还是狭义信息？ 一、信息的含义、特征、二、信息的特征信息是物质的一般属性，而不是物质本身。 关于一般信息，(1)具有客观性这一特点。 信息是事物特征和变化的客观反映。 因为事物的特征和变化是客观存在，不会转移人的意志，所以反映这种客观存

3、在的信息同样具有客观性。 一、信息的含义、特征、2、信息的特征(2)时效性。 他们得到信息的目的是利用，能够及时地传达，只能利用适合需要者的信息。 信息的价值是及时向更多的用户传达，创造更多的物质财产。 信息流通的话价值就会丧失的情况很多。 因此，信息必须有新的内容、新的知识，“新”、“快”是信息的重要特征。 一、信息的含义、特征、2、信息的特征(3)无限性。 人类生活接触的所有空间，都在不断地产生信息，秘书写的文章是信息，宇宙天体传来的光波也是信息。 随着时间的流逝，信息无限发展，客观世界是无限的，因此信息也是无限的。 一、信息的含义、特征、2、信息的特征(4)传达性。 传输是信息的一个元素

4、，也是信息的明显特征，应当有效地传递信息，不传递就没有信息，信息失去了有效性。 同样，传递的快慢会严重影响信息的效用。 一、信息的含义、特征、2、信息的特征(5)开发性。 把信息作为资源来看，它是用不完的，用不完，可以不断地探索，挖掘。 从信息记载的内容来看，从客观事物的复杂性和事物间的相互关联来看，反映事物本质和非本质的信息很好地交织在一起，而且受历史和人们的认识能力的限制是免不得的，因此需要发展。 从信息的价值出发，可以利用信息开发新材料和新能源。 新材料和新能源的开发不仅依赖于信息的利用，而且新材料和新能源得到一盏茶观和有效利用，也依赖于信息。 二、秘书的信息工作，一、秘书的信息工作这里

5、所说的信息工作，特别是秘书取得、加工、传达、积累、利用信息的一系列活动。 秘书部门是各级领导机关的办公机关，也是上启下、各方面沟通的信息中心。 对引导者来说，也是参谋、助手、耳目。 秘书部门的这些个职能，两者都得不到信息。为领导工作提供全面、准确、对路的信息是秘书的义务。 学者们认为，发展信息中人们的活动总和就是信息工作。 秘书对信息所做的发表、收集、集中、筛选、分析、综合、报告、利用和种子文件等活动的总和被认为是秘书的信息工作。 随着人们对信息的重视，信息工作在秘书工作中占有非常重要的位置。 邓小平曾经说过，管理工作的人没有信息，鼻子不通，眼睛和耳朵不灵。 他所说的“管理的办事儿人”，是引导

6、人，是做决策的人。 对于秘书来说，我们的情报工作在某种程度上决定了引导者和决策者的正误与水平。 在经济工作中，经济信息、商业信息，甚至企业和组织的生命。 21世纪是中国在世界上崛起的世纪，预计中国的政治、经济、文化等今后将在世界更大的舞台上活动。 “知己知彼，百战不殆”秘书的情报工作，也一定要以世界为范围。 因此，职业和手段现代化是秘书信息工作的新课题。 二、秘书信息工作，二、秘书信息工作特征秘书信息工作特征，取决于秘书工作围绕信息的特点。 (一)普遍性。 信息的“随时随地”“随地”决定了信息工作的普遍特征。 对于秘书来说，在信息采编的工作中，除了职务以外，对工作有用的最新变化信息都是我们收集

7、的对象，在其他人眼里，秘书的言行也是在某些方面发布和传达信息。 因此，对秘书来说，信息工作始终处处长，二是秘书的信息工作，二是秘书的信息工作特征(2)紧迫性。 这取决于信息的时限性和非消耗性。 信息工作优秀的秘书不仅信息获取量大，而且准确率高，信息处理周期短。 所谓紧急性，就是要求秘书做好情报工作又快又准确。 同样的信息，如果别人比我们利用得快，信息可能会对我们失去价值。 即使是同样的信息，因为人们可以共享，我们失去了时间上的好处。 因此，迅速准确地为引导者和决策人员提供信息，是“管理的办事儿人”的耳目，是决策科学的重要保障，是秘书做好“辅助管理”的重要保障。 二、秘书信息工作，二、秘书信息工

8、作特征(3)开拓性。 这取决于信息可开发性的特点。 信息能否开发，关有木有在于秘书的信息业务的开拓性。 更进一步地说，他是否是秘书开拓英勇的、善于开拓的人。 20世纪80年代中期，中共中央办公厅在北京牌召开的部分省区市、中央部门秘书长、办公厅主任座谈会上，温家宝同志首次提出“高层信息”概念。 他在进一步做好信息工作，为一盏茶发挥办公厅参谋助手的作用的演说中，指出：“信息的开发和处理，可以分为两个层次，初级信息是既存网络上的信息，也是向各地、各部门提交资料的初加工，领导机构可以用它来了解动向，但仅此而已掌门人水平的信息，是总结原始信息，综合分析，在此基础上提出的对策意见和处理方案，也包含经过调查

9、研究对其中问题所写的深刻资料。 初级信息是信息工作的基础高级信息是初级信息的开发和深化具有更大的参谋咨询作用。 在实际工作中，两者相辅相成，不可偏废。 努力发展，及时向引导人提供高水平的信息，是秘书信息工作的重要特征。 这有两个意义。 一是秘书信息内容的开发，即初级信息向高级信息的转换一是信息载体现代化和信息加工手段现代化，是秘书开拓性信息工作的重要保证。二、秘书信息工作，3 .秘书信息工作的作用(1)辅助引导者准确决策信息是决策的基础和依据。 决策领导风格的过程实际上是信息的处理过程。 (2)协助引导者科学管理的科学管理本质：按照一定的目标，有效地控制一个管理系统。 进程各方面信息引导者的信

10、息处理发出指令管理系统达到既定目标，二、秘书信息工作、秘书信息工作的作用(3)拓展引导者和秘书思路控制信息社会现代引导者的“信息饥饿”。 秘书自身也需要通过信息工作拓展视野和思路，提高信息捕获能力、创新思维能力、分析判断能力、综合概括能力、参谋咨询能力和应用创作能力。 (4)提高秘书工作效率的秘书部门和秘书人员的大部分工作，如公文、处理公文、制定档案化、调查、开会等，实质上处理信息。 (3)秘书处在信息办事儿基本方案中，秘书处在信息办事儿中，信息内容多种多样，信息工作形式也多种多样。 打电话，就可以收集信息，公开信息，从网上找到必要的资料，也是收集信息。 也可看出秘书处的所有工作都是以信息为中

11、心进行的。 因此，秘书处掌握正确的信息工作处理程序至关重要。 1信息采编这是信息采编、修订、预备整理的阶段。 对秘书来说，这一阶段的基本要求是收集方面广泛。 但是，在有限的秘书工作范围和工作时间内，面对无限的信息世界，“广”是一个相对的概念。 这要求秘书的极限分辨率很强。 如果判断正确，广泛收集的信息中“含金量”就会大幅度提高。 为了提高信息的“含金量”，秘书必须首先作为信息采编工作中“建构网际网络”的一环，确立秘书的信息渠道。 例如，信息人员的配置、信息定期会议制度和信息交换制度的明确化、信息网站的建立、计算机网络的联络的实现等，是秘书工作中确立信息渠道的方法。 上级信息、内幕消息、社会信息

12、、历史信息、国际信息、秘书、引导者、同行信息、秘书信息采编网、信息采编8频道、各种信息2信息分析。进行信息的识别、分析和筛选，确定信息的价值，明确或确定信息的存储格式，并把它及时参与到其他信息的综合利用中。 秘书在这个阶段对工作的要求是分析准确，信息价值评估准确，综合处理快。 3信息加工信息从初始状态到具有可用性，必须经过加工处理。 使信息加工能够识别、筛选、集成、分析和创建捕获的原始信息，并将其用作完整和有用的信息材料。 信息加工是工作的过程，也是创造性思维活动的加工成果是科学方法和智力劳动的结晶，具有比原始信息更大的使用价值。信息加工的方法、a .归纳法：筛选合并同类主题信息的这种方法便于

13、深入理解和研究引导者的某些方面的问题。 b .浓缩法。 在保证信息量不变的基础上，将长信息压缩为短信息。 动态信息通常很短，调查、经验等信息材料也可以很长。 c .纵深法。 “打碎砂锅听到底”。 沿着纵向，进一步，作为一头地一头地，一环深入阐明问题。 d .扩张法。 补充不完整的原始资料，使之成为完全有用的信息材料。 电子比较法。 纵向比较横向比较组合两个比较。 这种方法联托拉斯鲜明，印象深刻。 f .转换法。 把抽象的内容转换成人们容易理解的事例。 该方法之一是要求变换对象之间的比较性，其二是要求变换对象易于理解。 g .尺格拉夫。 一目了然，使用方便。 h .切断法。 多用于动态信息的加工

14、。系统要求您确定、适当选择和剪切信息主题。 4信息利用是信息业务的核心阶段，终极目的。 如果信息不可用或利用价值低，围绕信息的所有工作都是无意义的，可以取得更多的成果。 秘书工作中，信息的利用最重要的是向有关引导者和有关管理部门提交有价值的信息报告。 引导者和有关部门利用秘书提供的信息，辅助决策，参考政策，掌握基础情况。 信息的利用包括采取适当的传输形式，及时向相关组织和人员分发、传播利用，采取适当的记忆形式，存储信息，形成信息中心、信息库，使相关组织和人员能够阅览。 无论信息起到怎样的作用，只要它对引导人和有关部门“有用”，秘书的信息工作就有意义。 用途越大意义越大。 因此，在这个阶段要求秘

15、书：留心信息的综合利用。 一条单个信息的使用远不如多条信息的聚合处理之后的使用。 这就是中央发出的“高水平情报”。 a .本级引导者了解情况，为正确的决定、指导工作提供信息b .为上级引导者了解情况，为正确的决定、指导工作提供高水平的信息c .为下级机构和下级机构提供信息。 秘书机构提供情报服务必须满足“四性”的要求a .有较强的目标b .内容有多样性c .必须在时间上把握及时性d .提供信息的隐秘性一盏茶留心。 5 .信息反馈这是信息的适用程度，信息工作的利益效率，有问题的考察阶段。 完善的信息工作，不在意回种子文件环节，它是检验信息工作的重要环节，也是把握信息利用程度、效率水平的过程，是更

16、新信息工作的基础。 进行信息反馈，重要的是信息工作目标的量化。 质量、效率标准决定于工作的第一，可以分析信息反馈。信息反馈(正反馈和负反馈)、信息反馈可憎：不担心喜讯、秘书情报系统、信息传递、领导风格决策实施、种子文件反馈情报系统、以上五个环节、周与再星空卫视运动是秘书信息工作的基本过程。 这个计程仪程序可以用以下简单的图表示。 (四)信息工作在秘书工作中的地位和作用，秘书部门是机关、机关的综合工作机构，为各级引导者提供服务。 引导者工作离不开信息，信息贯穿引导者工作的全过程。 秘书部门为领导工作提供服务的重要内容之一是提供情报服务。 领导工作的过程一般是决策、实施、军队指挥、控制、协调。 在

17、这整个过程中，秘书工作必须为引导者提供情报服务。 首先，必须为领导风格决策提供情报服务。 决策是领导风格中最重要和最基本的一环。 信息是决策的基础和依据。 从某种意义上说，引导人决策工作是信息的处理工作。 科学预测、确定决策目标、制定决策方案的过程是收集信息、利用信息、分析信息、综合处理信息的过程。 秘书部门不是决策人，不参与决策，但必须为引导者决策提供服务，为引导者决策提供及时、准确、有参考价值的信息。 其次，在引导人做出决策后，实施决策时，必须及时准确地传达决策信息。 也就是说，必须传达引导人的决定、方针、政策和意图。 这是自顶向下的信息传达，需要由秘书部门进行，要求正确地表达领导机关的决

18、策。 最后，在引导者进行军队指挥、控制、协调以达成决策目标的过程中，必须提供种子文件反馈信息。 所谓信息反馈，是将输出的信息与作用对象进行比较，再发送结果，影响信息的再输出的过程。 回种子文件在控制论中是一个重要的原理。 反种子文件是系统调节控制的基本形式。 实施决策、进行军队指挥、控制、协调的过程，即种子文件背后协调的过程。信息反馈分为信息输出、作用结果模糊、再输出三个阶段。 输出的信息是与作用对象比较的结果被再发送，该结果也是重要的信息，被称为回种子文件信息。 在领导风格中，种子文件反馈信息对实现正确的军队指挥、控制和协调非常重要。 此外，回种子文件信息对决策也很重要。 这是判断、验证决策是否正确的主要尺度，也是不断修改、不断调整决策以符合客观现实的主要依据。 三、高级信息开发，(一)高级信息的特点和作用初级