30时间管理.ppt

1、MTP中层管理技能提升训练,主讲：谢 斌,MTP中层管理技能提升训练（基础班）,课程须知,【课程名称】MTP中层管理技能提升训练（基础班） 【课程背景】MTP（英文全称Management Training Program， 原义为管理训练计划）是美国企业管理研究机构与世界10余家著名跨国公司的企业管理人员合作，为有效提高企业管理水平而研究开发的一套训练课程。 【培训课时】12课时（2天） 【培训对象】副经理级以上管理人员,MTP中层管理技能提升训练（基础） 第三章,主讲：谢 斌,时间管理,时间对每个人来说都是公平的， 我们该如何更有效地管理时间， 让工作变得更有价值， 让生活变得更加幸福！,

2、5,目录,一、引言 二、时间管理的盲点 三、时间管理的原则及运用 四、结束语,一、引言,7,一、引言,什么是绝对平均、不用花费、被每个人无偿使用的稀缺资源？ 是时间！ 可是，在使用完全一样多的时间时，不同的人却有不同的结果：有效率的人，一天做了两天的事；低效率的人，一天的事情却做了好几天；还有的人，工作杂乱无章，毫无计划，整天东一榔头西一锤头,8,一、引言,在工作常遇到以下的问题：,电话又响了！这个来电话，那个来电话，急事的、请示的、投诉的、朋友聊天的都是不得不不接的电话。可是，手头上正在写的一个计划，一个上午了，还没写几个字 工作毫无计划，或者计划赶不上变化，或者做的计划从来没有兑现过。工作

3、由着性子，想干什么就干什么，想到哪里就到哪里，想怎么干就怎么干。结果，事没少干，手头上的工作却越来越多，越干越乱，越干越没有章法了 办事拖拖拉拉。昨天的事拖到今天，今天拖到明天，明天拖后天，不检查工作进度，不规定完成期限，吹毛求疵。结果常常时间比预计的要长，导致重要的工作一拖再拖，别的部门也不得不停下来等进度。 工作不抓重点，眉毛胡子一把抓。重要的工作不去做，不重要的工作却抓住不放，经常是捡了芝麻丢了西瓜,二、时间管理的盲点,10,二、时间管理的盲点,如果你还停留在被动时间操作上，如果你的时间每天安排的满满的、效率不高；如果你感觉时间真的不够用，请你对自己的工作时间做以下的分析： 你的时间到底

4、是属于谁的？ 你有什么样的时间使用模式？ 时间不够用你想办法解决了吗？ 你愿意这样一直持续下去吗？,11,二、时间管理的盲点,在对自己时间管理过程中，常会有以下几点的盲点：,（一）忙就好 （二）“时间管理有多大用” （三）“身不由己 （四）“江山易改，本性难移”,12,二、员工时间管理的盲点,（一）忙就好,许多员工，过于注重活动本身，过程本身，却不太注重时间效果，往往认为自己“尽职尽责”了，而不注重求得结果，往往认为自己正确地做事了，忙碌了，却忘记事情对于组织目标的意义。 这种忙忙碌碌的员工一般不轻易改变他们自己的行为和习惯模式。但是有时从一开始计划或目标就错了，却因不能及时发现和改变而不能适

5、应变化。 这种人，只不过是有一定计划而已，离出色的时间管理还有很大的差距。,13,二、时间管理的盲点,在这种观念下进行工作的人，大多被时间所控制。他们认为自己把握不了时间的脚步，只能让时间牵着自己的鼻子走，他们不愿意接受新的管理观念、新的管理技巧；他们不相信有什么办法能够对时间实施控制；他们固守着自己的一套理念。,（二）“时间管理有多大用”,14,二、时间管理的盲点,像中层经理往往受制于外界环境，总会觉得自己没有时间，时间是掌握在上司、下级、同事、客户的手里，自己要为上司的命令去工作，要为下属的主意想办法，哪里有时间和精力去进行时间管理，能够让时间按照自己的意志去行事呢？ 这样下去的后果是中层

6、经理永远没有属于自己的时间，永远被动地为他人服务，永远处于一个事务性的操作过程中。,（三）“身不由己”,15,二、时间管理的盲点,这些障碍都是长期行为习惯养成的，有的已经严重地影响了个人的成长和发展，影响了公司及部门的效率。其实有很多的失败和错误都是由于习惯和旧有的模式限制着我们，由于不愿意改变或认为本性难移，就一直放纵和任其发展，结果使你无法成为一个完全成功的人士、达到人生的终极。 而有的人由于善于捕捉变化和掌握自己的命运，他们凡事都掌握主动，从来都是他们操纵着生活和控制着时间，他们是自己命运和时间的真正主人。,（四）“江山易改、本性难移”,三、时间管理的原则及运用,17,三、时间管理的原则

7、及运用,时间在使用过程中，确实存在着一些不可抗拒的原则，如果我们了解并遵循这些原则，就会使时间很好地为我们所用；如果不知道、不遵循时间管理的原则就会盲目地将时间浪费。,时间管理具有以下五个原则：,80/20原则,目标ABC原则,第二限工作法,计划原则,习惯原则,18,三、时间管理的原则及运用,假如工作项目是以某价值序列排定的，则80%的价值来自于20%的项目，而剩下的20%的价值则来自于80%的项目。 当然有可能会稍微多一些，有时也可能会少一些，但是如果你认真去实践这个原则，你会发现这个原则是正确的。,（一）80/20原则,所谓80/20原则是：,19,三、时间管理的原则及运用,80%的销售量

8、来自于20%的客户； 80%的电视时间用来收看20%的你最喜欢的电视节目； 80%的电话是由20%的外人打进来的； 80%的请假是20%的员工请的； 80%的阅读时间用在20%的报刊和杂志上。,（一）80/20原则,我们经常会发现以下一些现象：,20,三、时间管理的原则及运用,案例：,你一天的工作有15件事项要完成，依据80/20的原则，其中只有3件事实需要你80%精力和时间完成的，这样你就可以取得80%的价值，也就是最大的价值。所以你要认真地挑选价值80%的3件事项，然后就去做。而其他的12件事可以慢慢去做或没有时间就不做，因为这八项工作所取得价值，远远低于你所挑选的3个项目的价值。,（一）

9、80/20原则,21,三、时间管理的原则及运用,步骤一：将每天的工作全部列出,步骤二：对工作进行如下的分类：,如何运用呢？,（一）80/20原则,22,三、时间管理的原则及运用,步骤三：时间和精力的分配,（一）80/20原则,23,三、时间管理的原则及运用,例：依据80/20原则安排某经理一天的工作,1例会 2审阅文件、资料 3辅导下属 4与财务经理讨论费用预算问题 5会见客户 6准备工作总结 7向营销总监汇报工作,8、与人事经理谈奖金问题 9、准备招聘计划 10、处理应急事项 11、接听电话并处理 12、老总召见 13、 聊天等沟通关系,（一）80/20原则,24,三、时间管理的原则及运用,

10、步骤四：工作价值的分类,（一）80/20原则,25,三、时间管理的原则及运用,步骤五：时间和精力分配,（一）80/20原则,26,三、时间管理的原则及运用,下面是按照一般做法和按照80/20原则处理不同事物的结果：,接听所有电话 会见所有客户 阅读所有文件 出席所有会议 接受所有下属意见 每天做完所有工作 结果：忙碌,由秘书过滤接听电话只处理重要电话 只会见占销售量80%的20%的客户 只批阅80%信息量的20%的文件 只听取20%下属80%的建议 出席起80%作用的20%的会议 结果：充裕,效果体现,（一）80/20原则,我们会认为所有的电话都是重要的，平等对待销售量不同的客户等等。按照80

11、/20原则我们就会有目的地去分配时间爱你，进行分类，找寻最佳点。,一般做法,按照80/20原则,27,三、时间管理的原则及运用,（二）目标ABC原则,在最有价值的那些项目旁边，表上大写的A字，在稍低价值的项目旁边标上大写的B字，在价值最低的项目旁边标上C字。,目标ABC原则是：,简单地说，目标A、B、C原则就是首先要将工作目标分成三类：,A=必须做的,B=应该做的,C=不值得做,28,三、时间管理的原则及运用,如何使用呢？,例：一个销售部的经理的工作范围是十分广泛的，他要负责筹划一种产品或一类产品的市场销售计划，他要确立销售目标、做预算计划、策划广告和实地销售等。,根据目标ABC原则将销售经理

12、的工作分为：,A=准备资料向营销总监汇报 撰写招聘计划 讨论和计划费用预算,B=核定文件和资料 处理紧急事项 少量的辅导下属,C=不必要的部门会议 会见不重要的客户 与人事部的奖金问题讨论,（二）目标ABC原则,29,三、时间管理的原则及运用,注意事项,1、A、B、C的优先序列一般是通过比较确定的，A项与B、C项对照以后，他们的重要性就会逐步显露出来。 2、计划A、B、C的优先顺序是可以改变的，今天看来重要的事项明天可能就变得不那么重要，反过来也是一样，今天不那么重要的事项明天就很可能变成重要的事项了。 3、在实际中可能出现这种情况：在计划中属于C项，用两个小时的时间去完成它就可以取得上司和同

13、事的满意，但为了把这项工作做得更好、更出色，为了加深上司和同事对你的认识和理解，你可能花费4个小时的时间去完成它，使这项工作就上升到了B项。 4、设定一项工作的A、B、项，究竟是项，还是、C项，要根据在这件事项中所花费的时间的多少对你的工作、职位等带来影响的大小来具体确定。,（二）目标ABC原则,30,三、时间管理的原则及运用,（三）第二象限工作法,在实际工作中，许多工作都可以从两个方面分析：,有些工作是需要特别紧急处理的，因此优先顺序的原则就是紧急在前；有些事不太紧急或不紧急的，可以往后缓一缓推一推，因此根据优先顺序原则就是不紧急在后。,例：某销售经理某天工作紧急程度划分,第一个方面：紧急程

14、度,31,三、时间管理的原则及运用,工作也可以按照重要程度来划分，对于重要的工作要花费较多的时间和精力去做，对于不太重要或不重要的工作不必去做或只花费很少时间去做。显然，优先顺序原则就是重要在前，不重要在后。,例：某销售经理某天工作重要程度划分,（三）第二象限工作法,第二方面：重要程度,32,三、时间管理的原则及运用,所有的工作都既有紧急程度的不同，同时也有重要程度的不同。根据这两个维度，我们可以将工作分解到四个象限里。,紧急,不紧急,重要,不重要,（三）第二象限工作法,33,三、时间管理的原则及运用,如何运用呢？,第象限：既紧急又重要的事项,某某经理要处理客户的投诉。当遇到既紧急又重要的事项

15、，就需要他根据自己的工作经验和指示技能来处理顾客的投诉，不使事情扩大化，又要使顾客对你的解释或处理结果能够接受和满意。,（三）第二象限工作法,说紧急是指必须马上就要做的事项；说重要是指对公司、部门或者个人有重大影响的事项。,例：,34,三、时间管理的原则及运用,一般情况下，重要的事项都是可以在一定的时间内完成的，一般有较充足的时间安排，能处理得很好。但是在事务处理过程中，由于每天忙于琐碎的事务，经常把重要的事项搁置起来或认为反正还有的是时间，结果是做了次要的事将重要的事项一直推到最后一刻，不仅时间上非常仓促，工作质量和效果也不能得到满意。,（三）第二象限工作法,第象限：重要但不紧急的事项,35

16、,三、时间管理的原则及运用,第象限：紧急但不重要的事项,销售经理要为下属解决客户投诉问题，上司找了解工作等是紧急的事项。下属不停地请示工作让你做决定，不断地“救火”、危机处理使将自己绑在了每日的紧急事项上，电话、会议、来访等基本上也属于这一象限。,既不重要也不紧急，那就可以不用去做。,（三）第二象限工作法,例：,第象限：不重要和不紧急的事项,36,三、时间管理的原则及运用,注意事项：,1、合理地将自己的工作按紧急和重要程度划分到不同象限中。 2、先做或者将大部分时间和精力用于做属于第二象限的工作。 3、许多第一象限的工作，实际上也是由于没有按照第二象限工作法去做而产生的，并注意纠正。 4、不要

17、被第三象限中一些工作的假象所迷惑。 5、根据第二象限的工作制定计划。 6、80%的时间做第二象限的工作；20%的时间做其它象限的工作。,（三）第二象限工作法,37,三、时间管理的原则及运用,（四）计划原则,所谓计划：,就是事先对时间进行全面规划，以提高时间的利用效能，充当时间的主人。计划地目的就是帮助自己获得清楚地想法，以便获得清晰地行动。,简单的说，计划原则就是：,必须事先对工作作出计划,必须按照计划去执行、去实施,必须留出处理不可预计事务的时间,38,三、时间管理的原则及运用,计划依据时间可分为：日计划、周计划、月计划 不管是日计划、周计划还是月计划，都要落实在纸上； 不要一次做的计划太多

18、，也不要想的太多，要充分考虑到一些无法预知的情况； 要考虑所花费的时间，计划地目标不要太笼统。,如果不去执行计划，什么样的时间管理的原则和方法都是没有用的。,（四）计划原则,必须制定计划,必须执行计划,1,2,39,三、时间管理的原则及运用,下面具体对日计划进行说明：,（四）计划原则,日计划有5个步骤：,列出工作任务,估计工作需要时间,预留机动时间给意外的工作,决定优先顺序,事后的检查,40,三、时间管理的原则及运用,周计划、月计划所列出的工作任务 前一日未完成的工作任务 新考虑到的工作任务 其他的工作任务,（四）计划原则,日计划第一步：列出工作任务,在每日日计划表格相应栏目中填上第二天或当天

19、想要完成的工作任务，那么这些工作任务里面包括：,41,三、时间管理的原则及运用,在每个工作任务后面，记下估计需要完成的时间，通过计算得出总时间：,（四）计划原则,日计划第二步：估计所需要的工作时间,42,三、时间管理的原则及运用,如果一天的工作时间按照8小时来算，意味着在计划当中所控制的时间不得超过5个小时，也就是日计划是对5个小时进行的计划，那么另外3个小时可以作为机动时间处理突发性事件。,（四）计划原则,日计划第三步：保留弹性工作时间,保留机动时间，不能将工作排得满满的，安排工作任务的时间不得超过60%的总时间，要用40%的机动时间去处理突发事情。,例：,43,三、时间管理的原则及运用,如果排出的第二天工作任务很多，预算也超过了预定的5个小时，那么就要通过优先顺序的方法来把工作需要的时间压缩在、限定在5个小时以内，并且在这5个小时内对工作排出优先顺序，首先要有时间保证属于当天最为重要的时间。,（四）计划原则,日计划第四步：决定优先顺序,44,三、时间管理的原则及运用,每做一件事情后就在该工作事项后面打记号，表明这件事已做，并且做完了。如果不能再每天之内完成当日最重要的工作，那么就会导致工作会被多次拖延，在以后的工作当中就变成了又紧急又重要的工作了。,（四）计划原则,日计划第五步：事后检查,45,三、时间管理的原则及运用