公文写作与处理的基本知识.ppt

1、公文写作与处理的基本知识 侯培森 二OO六年七月,一、什么是公文 二、为什么要学习公文写作 三、中心公文处理流程 四、公文写作与处理中常见错误 五、如何写好常用公文 六、几种常用公文写作要点 七、领导讲话稿写作要点,一、什么是公文 公文即公务文书，是党政机关、人民团体和企事业单位处理公务时使用的书面材料，又称为文件。 行政机关公文是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，也称法定公文。,公文的作用： 传达贯彻方针政策、发布行政法规规章、 请示回答问题、指导商洽工作、报告情 况、交流经验。,公文的特点： 鲜明的政治性； 法定的权威性； 严格的规范性：文体、格式、固定用语

2、； 明确的公共性。,公文的主要分类： 按行文关系：上行、下行、平行 按内容：有指导性、报请性、批答性、 周知性、商洽性； 按制发角度： 收文与发文 内部与外部公文 按保密程度：一般、秘密、机密、绝密,公文的行文原则： 按隶属关系行文； 按行文关系选择适当文种； 按程序、流程处理公文。,据国家行政机关公文处理办法规定，行 政机关常用公文有： 命令（令）、决定、公告、通告、通知、通 报、议案、报告、请示、批复、函、会议纪 要等十三种。,常用的公文类型： 国家行政机关公文： 通知、通报、报告、请示、批复、函、会 议纪要； 普通公务文书： 简报、调查报告、工作计划、工作总结、 规章制度、电话记录、贺电

3、（信）、慰问 信、请柬。,二、为什么要学习公文写作 公文写作是国家公务员、企事业单位行政人员必备的基本能力，也是公共卫生专业人员需要掌握的基本技能。这是因为： 专业性质、承担任务所决定； 单位、部门所处位置的要求； 建设国家队的需要； 体现工作能力与水平。,公文写作反映一个单位的思想作风、精神面貌、工作能力、业务水平和办事态度，各级领导和全体工作人员必须重视公文写作，以高度的政治责任感、科学的态度、严谨的作风认真对待。,要充分认识公文写作与处理在开展疾控与公共卫生工作中的重要作用，认真学习和掌握公文写作的知识和技能，做为提高疾控与公共卫生工作水平、加强国家队建设的重要内容。,三、中心公文处理的

4、流程,中国疾控中心发文流程图,根据领导指示、会议决定、工作需要，确定发文,部门拟稿，部门负责人审稿并签字,中心办公室负责人核稿,中心领导签发,送交有关部门会签,中心办编制发文字号、 打印初稿,拟稿人校对，打印正式文件、配齐附件,核对用印,文件封发登记，正式发文留存中心办两份,留存中心办文件呈送中心领导传阅、档案室归档,中国疾控中心收文流程图,卫生部、直属单位、省市疾控机构及其他单位来文,中心办公室签收、登记,送交有关单位 （部门）阅办、阅知,呈请中心领导审批,呈请中心领导阅知,中心办主任提出拟办意见,中心有关单位（部门）承办,中心办公室催办、查办,立卷、归档及销毁,公文处理的程序 收文 分发

5、批办 承办 催办 封发 立卷归档,四、公文写作与处理中常见错误 意图：目的性不明确 文体： 格式： 语言：非公文语言、语句不通、错别字； 标点符号： 冗长：（一般以千字为宜）； 行文：不按程序办理。,一些具体的问题： 1、标题不准确、不简练； 2、首页各项填写缺项、不准确； 3、不重视附件的审核； 4、公文中引用文件名不规范； 5、公文中单位名称常使用不规范简称； 6、粗心大意搞错版本； 7、不重视档案工作。,五、如何写好常用公文 总的原则： 观点正确、文体规范、层次分明、条理 清晰、言简意赅、语言流畅、数据准确、 无错别字、标点得当。,作为撰稿人： 掌握方针政策； 了解工作背景及进展； 注意

6、研读相应范文； 平时多留意多用心； 写时要认真，字斟句酌； 下功夫学好文字表达； 不断总结、提高；,公文语言的特点： 叶圣陶：“公文不一定要好文章，可是必须写得一清二楚，十分明确，句稳词妥，通体通顺，让大家不折不扣地了解你说的是什么。” 1、确切性： 公文语言力求朴实无华、确切无误、平易质 朴；防止言过其实，言不符实； 2、简要性： 公文语言必须简明扼要，用词要简洁明快， 多使用短句或长短句结合，要防止语言拖沓 冗长；,3、庄重性：公文具有法定的权威性，是人们 社会活动的准绳，所以在语言上具有庄重严 肃的格调。 4、模式性：与公文文体形式有直接关系，逐 步形成了比较稳固、鲜明的惯用语模式，如

7、“为了、根据、按照、关于” ；“通知如 下、批复如下、特申请如下”；“妥否、请 核准、请指示”；“望遵照执行”等。,人大代表对高法报告咬文嚼字： 高法院长肖扬的报告里提出“依法严惩故意杀 人、抢劫、强奸、爆炸、拐卖妇女儿童、毒 品等严重危害人民群众生命健康和财产安全 的犯罪”。 高法的工作人员解释：这里的毒品意味 着制造、运输、持有、贩卖。,作为部门（单位）： 思想上高度重视公文写作； 加强工作人员公文写作的培训； 加强与相关部门的沟通与协调； 办公室严格程序，加强督查； 各级领导严把签字关； 建立奖惩制度。,六、几类常见公文的写作要点 简要介绍： 通知、请示、报告、会议纪要,（一）通知及写作

8、要点 通知的概念： 是上级机关传达要求下级机关办理和需要 有关单位周知或者执行的事项时，使用的 一种公文文种。 通知适用于批转下级机关的公文，转发上 级机关和不相隶属机关的公文，传达要求 下级机关办理和需要有关单位周知或执行 的事项及任免人员。,一般分为四类： 1、告知性通知 传达和告知需要下级、平行机关或不相隶属机关 知道或办理的事项。如机构、人员变动、启用印 章、召开会议、人事任免等。 2、发布性通知 发布规章（办法、规定、条例、细则等），要求 有关单位共同执行。,3、批转、转发性通知。 批转性通知是上级机关以批语加原文形式向下 级机关发出的通知，用于指导下属单位的工作。 转发性通知是转发

9、上级和不相隶属机关的具有指 导和参考作用的公文。 4、部署性通知 工作性通知是对下级机关布置需要办理和执行的 某项工作任务。 指示性通知用于下达某项指示。,通知的写作要点： 由标题、主送机关、正文组成。 1、标题 “发文机关 + 主要内容 +文种” 2、主送机关 注意规范排列 3、正文 缘由、具体事项和执行要求组成。,通知缘由：告知、发布性通知，主要用来 表述有关背景、根据、目的、意义等。 通知事项：是主体部分。发布的指示、安 排的工作、提出的方法、措施步骤等，都 在这部分有条理地叙述。 执行要求：发布指示、安排工作的通知， 可在结尾处提出贯彻执行的有关要求。,会议通知要写明会议目的、依据、意

10、义、内 容、日程、时间、地点、参加人员的范围和 人数及有关事项，如：是否带交流材料、电 脑、是否接站、差旅费报销、联系人及联系 方式等。,为了规范全国慢病社区综合防治示范高血压防治的实践，界定高血压社区防治的措施，评价防治措施效果，明确各级疾病预防控制机构、社区卫生服务机构和医院在全国慢病社区综合防治示范高血压防治中的职责与任务，我中心慢病中心组织专家制定了全国慢病社区综合防治示范高血压防治方案(以下简称防治方案)，现发给你们，请按照防治方案要求，结合全国慢病社区综合防治示范点和本省(区、市)示范点/试点实际，明确各级相关机构的职责与任务，开展全国高血压防治实践，要及时检查、考核防治方案中各项

11、措施的落实情况。同时，在执行期间注意收集各方对防治方案的意见和建议，及时反馈给我中心慢病中心。,自1997年卫生部设立全国慢病社区综合防治示范点以来，围绕重点慢病防治，各地开展了大量的探索和实践，以社区为基础的慢病综合防治取得了显著的进展。为进一步规范基层高血压防治工作，落实有效防治措施，指导基层开展防治效果评价，我中心慢病中心组织有关专家，在总结各地防治经验的基础上，制定了全国慢病社区综合防治示范点高血压防治方案(以下简称防治方案)（见附件）。现发给你们，请组织本省(区、市)各示范点或试点地区的有关基层防治工作人员认真学习，落实防治方案中的各项措施，并在防治实践中不断总结经验，收集各方意见和

12、建议，反馈我中心慢病中心。,（二）请示及写作要点 概念： 是向上级机关请求指示、批准的一种公文。 请示的特点： 请求性、预先性、专项性 请示的分类： 请求指示的请示 请求批准的请示 请求解决问题的请示,请示的写作要点： 包括请示理由、事项和结束语。 1、请示理由： 占重要地位，理由要充分合理，实事求是。与政策、 国家利益、工作需要联系起来。理由要具体，尽量说 明请示事项应予审批的理由。 2、请示事项： 可一两句话把请求的事项表达清楚，也可独立成段， 或把意见与建议整理成几个方面。 3、结束语： 妥否，请批示。,注意事项： 1、一文一事，即一事一请示； 2、一般只写一个主送单位； 3、请示不应直

13、接送领导者个人； 4、请示必须在事前行文； 5、充分考虑可行性，估计解决这一问题的可能性，并主动提出设想，供领导审批时参考； 6、不必事事请示。,需请示的事项： 1、执行有关法规、政策中有不清楚的地方，需上级 予以解释的事项。 2、工作中遇到新情况、新问题又无章可循，需上级 指示才能办理的事项。 3、虽有章可循，但因事关重大，为防止失误需上级 审核把关的事项。 4、因本单位情况特殊，难以执行现行的统一规定， 有待上级指示予以变通处理的事项。 5、本单位内部或协作各单位之间意见分歧，无法统 一，有待上级裁决的事项。 6、涉及到其他单位的职能，本单位无力解决，需报 请上级机关予以协调的事项。 7、

14、因人、财、物不足需报请上级机关解决的事项。 8、上级规定必须请示，待批准后才能办理的事项。,（三）报告及写作要点 概念： 报告是向上级机关汇报工作，反映情况， 答复上级机关询问的一种公文。,报告的分类： 1、汇报性报告：是向上级机关汇报本部门、 本单位的日常工作情况的报告，包括工作进 展、取得的成绩和经验，存在的问题和教训， 以及今后打算等。又可分为综合工作报告和专 题工作报告。 2、反映性报告：是及时反映工作中遇到的新 问题、特殊事件、灾害性事故等情况的报告。,3、答复性报告：针对上级机关的询问，汇报 有关情况的报告。 4、建议性报告：是要求上级机关予以批转的 报告。建议一经确认批转，就具有

15、了等同于上 级机关文件的权威和效力。,报告的写作要点： 1、标题：事由 + 文种；发文机关 + 事由 + 文种； 2、主送机关：一般只送一个上级机关； 3、正文： 引言：简要将有关情况如依据、目的、总的行 动及对整个工作的估计、评价等做一概述，以 点明主题。通常用“现将有关情况报告如下”， 承上启下，引领下文。,主体：正文的核心。阐明各方面工作进展、 主要做法、取得的效果、存在的主要问题和 下一步工作意见，概括出基本经验等。对于 反映性报告，重点写明问题状况及来龙去 脉，分析原因，说明其后果，提出解决问题 的措施和办法； 结语：常用“特此报告”、“请审核”等； 4、落款：成文日期和发文单位印章

16、。,报告写作的注意事项： 1、反映的情况要真实、具体； 2、立意要新； 3、重点要突出； 4、注意个体材料和整体材料的配合使用； 5、报告中不得夹带请示事项； 6、尽量把报告写短； 7、总结出有规律的东西。,报告与请示的同异 报告与请示是使用频率较高的两类上行 文，但在实际工作中常易用错。 请示与报告的共同点： 1、都是上行文； 2、格式上，都由标题、主送单位、正文、落款及时间五部分组成。,请示与报告的不同点： 1、内容性质不同：报告不要求上级批复； 请示必须要上级批复； 2、行文时间不同：报告可在事前、事中、 事后行文；请示则必须在事前行文； 3、容量不同：报告内容较多，较详尽，篇 幅较长；

17、请示内容单一，篇幅较短。,（四）会议记要及写作要点 概念：会议纪要是各级机关用来记载和传达 会议情况与议定事项的一种公文文种。 特点： 纪实性：把会议的情况客观、真实、准确地 记载下来。 提要性：把会议的概貌、主要的议决事项、 基本精神等简明扼要地反映出来。 指导性：能起到传达情况、会议精神，要求 与会部门以此为依据开展工作的作用。,会议纪要的写作要点： 一般由标题、开头、正文、结尾组成。 1、标题：由会议名称 + 纪要内容 + 文种，或发文单位名称 + 会议名称 + 文种组成； 2、开头：简要介绍会议基本情况，召开会议的根据、目的、会议起止时间、地点、参会人员、基本议程、主要活动和结果等。

18、3、正文：主要写会议研究的问题，讨论的意见，作出的决定和对今后提出的任务、要求等。有三种写法：,综合性会议纪要：既全面地反映会议情况， 又不面面俱到，根据会议的目的及会议本身 的特点，选择其中的几个环节来写； 决议性会议纪要：只记会议最终决议的事 项，而不涉及形成决议的过程和存在的分歧 意见。在表达方式上，决议事项都以会议或 与会人员的名义提出，如“会议认为”、“会议 强调”、“会议指出”、“与会同志认为”等；,记言性会议纪要：记写与会代表发言的主要 观点和意见；有选择地将最有代表性的、最 精彩的发言写入纪要。 4、结尾：多数情况下，没有一个针对全篇的 结尾段落。,注意事项： 1、做好会议记录

19、； 2、对基本材料进行整理、取舍，精心构思； 3、要突出会议主题，抓主流，抓实质； 4、避免会议纪要写得繁琐冗长； 5、不能用“大概”、“可能”等不精确的词语； 6、切忌将会议纪要写成会议记录。,会议纪要与会议记录的主要区别 都有“记”的要求，但内容、方式、功用不同。 1、记录要求完整，保持原始面貌，不加取 舍；纪要则要以会议记录在内的全部会议资 料为基础，进行整理、加工、提炼，择其大 要而成文； 2、记录作为内部资料，作为分析问题和检查 总结工作的依据；纪要是为了通报情况，宣 传贯彻会议精神，是直接用于上报下达的外 发公文； 3、正式会议都作记录，但不一定写纪要。,会议纪要与会议简报的主要区别 都有通报会议情况的作用。 1、会议纪要具有行政约