办公室环境.ppt

1、办公室环境概述,办公室环境的含义,办公室环境的种类和构成办公室环境的要素,办公室环境的布局,办公室环境的布置原则,秘书对办公责任区的管理,办公室环境的含义,办公室是秘书工作的主要场所。办公室环境的整洁、有序、安全直接体现了企业组织的管理文化，影响企业的工作效率。办公室环境有广义和狭义之分。从广义上说，是指一定组织机构的所有成员所处的大环境，它包括人文环境和自然环境。 从狭义上讲，办公室环境是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。,BACK,办公室环境的种类和 构成办公室环境的要素,（一）办公室环境的种类 1.办公室的空间环境 2.办公室的听觉环境 3.办公室的空气环境 4.办公室的健康

2、与安全环境随着科学技术的进步，生活水平的提高，人们对于办公环境的要求也越来越高，优良的办公环境能够让人心情愉快、精力集中，提高办公效率，在有利于员工身体健康的同时也有利于组织的沟通。办公室环境对秘书工作效率的影响可以从以下三点中说明：1.作业方面：办公室环境对于秘书的器官功能，知觉感受、体力消耗、心理反应都有直接的影响。比如光线不足，足以使人的辨别力降低，眼力消耗较大而产生疲倦，使注意力难以集中，则降低效率。2.生理方面：环境的变化必然会引起生理的变化。办公室环境不适宜，会增加秘书的体力消耗而产生疲倦，容易减低工作兴趣，降低工作效率。3。心理方面：办公室环境的不适宜，会引起秘书对工作感到厌烦。

3、这种心理反应会导.致人的精神苦闷、抑郁、怨怒之感，影响工作效率。,（二）办公室环境要素办公环境不仅包括工作区的空间、温度、采光、通风、吸音设施和条件等，还包括办公室墙壁、门窗装修和装饰的样式、色彩，办公桌椅、柜架的样式和摆放方式，以及各种办公设备、办公用品耗材和饮水设备的摆放方式等。构成健康安全的办公环境的基本要素有：1.空气：良好的通风条件是办公室环境的基本要求，室内的通风和良好的空气条件能够提高工作的效率。办公室内的温度要适宜，可根据天气设置供暖供冷设备，最好室温不低于16。一般情况下，办公室是禁止吸烟的，需要时可以在工作区外设立吸烟区。2.光线：充足的光线是正常办公的重要保障，所以办公室

4、的光线应充足，局部照明要达到基本要求。可采取人工光或人工光与自然光结合等方式来满足光源要求，但是要注意灯光不要闪烁。直射的窗户应安装挡板或窗帘，以免引起计算机屏幕的反射。3.声音：安静、平和的声音环境是正常工作的基本条件之一。办公室要保持肃静、安宁的气氛，地面；墙面、天花板应该安装一定的吸音、静音装置。4.空间：为了保障员工的安全，办公区建筑必须坚固安全。办公设备的摆放应整齐，布局要合理，办公室空间及座位空间要适当，座位间要留有通道，在通道的拐角处要注意桌椅设备摆放的安全。5.绿化：科学研究证明，绿色植物能使人镇静、平和。所以办公室内摆放一些绿色花木会使得办公室内空气更清新，布置更优雅，使得员

5、工能心旷神怡。,BACK,办公室环境的布局,（一）开放式办公室指大的空间包含众多单个工作位置的组合，每一个工作位置通常包括该员工的办公桌、文件、文具、椅子、电话、计算机等设备的存放空间。有的开放式办公室完全敞开，没有任何隔板，直接见到所有员工的座位，成为全开放式办公室。有的工作位置可以用高低不等的隔板分开，以吸收噪音和区分不同的工作部门，称为半开放式办公室。1.开放式布局的特点（1）在这种布局的办公室里是没有私人空间的。 （2）每次进行工作间布局规划是以信息流和工作运转的自然路线所形成的不同样的款式来安排。 （3）工作人员的地位更多地是由分配给他们的任务。2.开放式布局的优点（1）建筑成本的降

6、低。开放式设计提供了较大的灵活性，办公室重新布局的成本较低。（2）空间利用率，大于常规一排排格子式设计的可用面积。 （3）重新布局的灵活性。 （4）易于沟通，便于交流。 （5）易受上司的监督。 （6）容易集中化服务及共享办公设备。3.开放式布局的缺点（1）缺乏单独办公的机会。 （2）不容易集中精力，员工容易受电话、人们来回走动等干扰。（3）很难进行机密性工作。（4）噪音太大。 （5）开放式办公体系设计粗糙。,（二）封闭式办公室封闭式办公室又称传统办公室、网格式办公室，是指分割成若干带有门、窗的独立小房间的办公式结构，每一个房间给一个或几个人使用，带有办公桌等相应设备。1.封闭式办公室的优点（1

7、）比较安全，便于锁门。（2）可以保证工作的秘密性。（3）员工易于集中注意力，专心致志于细致和专业的工作。（4）保护私人空间，易于保护隐私。2.封闭式办公室的缺点（1）建筑成本高，隔墙、门、走廊等占用空间多并要装修。（2）难以监督员工的活动。（3）难以进行沟通。员工被分隔开，容易感觉孤独。,全开放式办公室,半开放式办公室,封闭式办公室,BACK,办公室环境的布置原则,不管是开放式办公室还是半开放式办公室，秘书都希望能够在良好的办公环境中工作，以提高工作效率。这就要求优化办公环境。从管理学的角度来说，就是通过对办公室自然环境加以合理的设计、控制和组织，使其达到最优状态。其标准是：1.方便办公室的布

8、局应该从方便出发，这样才能提高工作效率。一个高效的办公室，不一定要有高档的设备，只要适当地放置一些工艺品或绿色植物，就可以改善办公室的单调风格，但注意不要流于粗俗，否则，将会影响整个组织的形象，因为，办公室是一个组织的门面和“窗口”。2.舒适整洁采光、色彩、湿度、噪音、环境布置等对办公室工作人员在不同程度上都会有影响，所以，对一个办公室来说，很重要的就是要达到舒适整洁。在办公室、办公桌、抽屉中都不要放置于办公无关的东西，办公用品的摆放要井然有序。窗户玻璃要擦抹干净，做到窗明几净。在这样的环境里工作，人们自然会感到心情舒畅，自然办公效率也高。3.和谐统一在干净的自然环境里，如果再有一个和谐的人际

9、关系，就能激发办公室人员的团队精神，取得更佳的工作效果。4.安全保证组织的物品和信息安全是秘书人员的重要职责之一，也是优化办公室环境不可忽略的一个原则。,BACK,商务秘书必须要学会维护和保持自己的办公责任区的整洁卫生，让所有与自己发生公务交往的人都能从干净、整洁的办公环境中感受到企业良好的形象和高水平的管理。（一）秘书的办公责任区1.个人办公责任区一般指秘书办公桌椅围绕的区域中的地面、墙壁以及家具和秘书负责的所有办公设备、文件柜、书架、文具等。秘书除了做日常的整理、擦拭工作之外，还要将办公桌椅摆放舒适；最常用的办公物品，像电话、便笺、文具盒等要放在触手可及的地方；调好空调、照明、通风设备；办

10、公桌面要收拾得井然有序。2.公用区域设置有秘书经常使用的传真机、复印机，与同事共同使用的档案柜、书架、报纸架，办公室的茶水桌。3.由秘书辅助的上司的办公区域一般指上司办公桌椅周围区域、桌面、家具等。但是，秘书整理上司的办公桌前要注意应事先经上司同意。,秘书对办公责任区的管理,（二）秘书对办公责任区的管理1.秘书要经常清洁、整理个人的责任区（1）清洁台面、地面、电脑、负责的设备、家具以及门窗、墙壁等处。（2）保持办公桌面的清洁、整齐、美观。 （3）电话按键、听筒和传真机的磁头应经常清洁消毒。（4）来访者用过的茶具应立即清洁干净，并重新摆放好。用完的一次性杯子要及时处理掉。 （5）废纸篓要及时进行清理，涉及工作秘密的任何纸张都不能扔在废纸篓中，而应放入碎纸机中。2.主动清洁、整理本人参与的公用区域（1）经常清洁、整理参与使用的复印机、打印机等设备的周围环境，发现复印纸抽拿零乱、废纸扔在地面等，要及时整理以维护环境的整洁。（2）经常清理参与使用的茶水桌，保持桌面和地面无弃物、无水迹，保证茶具清洁整齐。（3）经常清理参与使用的文件柜、书架、物品柜等家具。（4）注意清理由你负责的接待区或会议室，并在来访客人离开或会后立即清理，保证在下一个访客或会议前显现的仍是一个清洁整齐的环境。（5）设备、物品和公用资源要摆放有序，自用的办公文具、用品、零散物件