第4章excel2003电子表格处理.ppt

1、第4章 excel 2003 电子表格处理,电子表格处理软件的功能 Excel 2003工作环境 制作图表 数据管理和分析 打印工作表,4. 1 电子表格处理软件的功能,电子表格软件是一种专门用于数据计算、统计分析和报表处理的软件 电子表格处理的主要功能有： 创建、编辑和格式化工作表 图表制作：包括图表的建立、编辑、格式化 数据的管理和分析 打印工作表,4.2 excel 2003工作环境,Excel 2003 的工作窗口特殊性有： 编辑栏：用来显示和编辑活动单元格中的数据与公式。 工作薄：一个excel文件，扩展名为.xls 工作表:一项工作的基本单位。由行列组成。 单元格：是表中的最小组成

2、单位。单元格由位置标识，如A1,D4,$A$1,B$2,$C4,Sheet1!A1,4.3 excel 2003的基本操作,创建工作表 编辑工作表 格式化工作表,4.3.1创建工作表,一个新工作簿默认包括3个工作表。 在工作表中输入原始数据 直接输入 快速输入数据 自动填充数据 从外部导入数据,4.3.1创建工作表,直接输入数据包括： 文字。如果要将一个数字作为文字输入，数字前要加单引号“ ” 数值。可采用十进制形式或科学计数形式；如果数字以“+”或数字“0”开头，“+”和“0”会自动省略；分数的输入应先输入“0”和空格 日期和时间。日期输入可用“/”或“-”分隔符，如：2004/12/08，

3、2004-12-08；时间输入用冒号“：”分隔，如：21：56：15,4.3.1创建工作表,快速输入数据： 记忆式输入。当输入的内容与同一列中已输入的内容相匹配时，系统将自动填写其他字符。 选择列表输入。保持输入内容的一致性。右键在快捷菜单中选“从下拉列表中选择”或alt+,4.3.1创建工作表,利用自动填充功能输入有规律的数据： 填充相同数据。选中一个单元格，直接拖曳，便会产生相同数据，如果不是相同数据，则需要在拖曳的同时按Ctrl 键 填充序列数据。可通过“编辑/填充/序列”命令，在“序列”对话框中进行序列有关内容的选择 填充用户自定义序列数据：在工具/选项/自定义序列，添加新序列。,4.

4、3.1创建工作表,利用命令导入外部数据： 执行数据/导入外部数据。导入其他数据库（Access,foxpro等）产生的文件，还可导入文本文件。 注：检查数据的有效性。数据/有效性。,4.3.1创建工作表,使用公式和函数计算数据 使用公式计算数据：公式是对工作表中的数据进行分析与计算的等式。它以“=”开始，由常量、单元格地址、运算符和函数组成 运算符和运算规则： 算术运算符，包括：+（加）、-（减）、*(乘）、/（除）、%(百分比）、(乘方），其优先级从高到低为：百分比和乘方、乘和除、加和减 关系运算符，有：=、=、其优先级相同 文本运算符，（&) 引用运算符，其优先级相同,4.3.1创建工作表

5、,四类运算符的优先级从高到低依次为：“引用运算符”、“算术运算符”、“文字运算符”、“关系运算符”，当优先级相同时，自左向右进行计算。下表为引用运算符：,4.3.1创建工作表,例4.1 有公司员工工资表.xls ，使用公式计算每位员工的实发工资。,4.3.1创建工作表,使用函数计算数据 是预先定义好的公式。格式如下： 函数名称（参数1，参数2,.) 其中参数可以是常量、单元格、单元格区域、公式及其他函数。 输入公式法：直接输入法；插入函数法。,4.3.1创建工作表,例4.2使用插入函数法统计公司员工工资表中所有员工的基本工资、奖金、扣款额和实发工资的平均值。,4.3.1创建工作表, 公式和函数

6、中单元格的引用地址 相对引用。当公式在复制或填入到新位置时，公式不变，单元格地址随着位置的不同而变化，它是Excel 默认的引用方式，如：B1，A2：C4 绝对引用。指公式复制或填入到新位置时，单元格地址保持不变。设置时只需在行号和列号前加“$”符号，如$B$1 混合引用。指在一个单元格地址中，既有相对引用又有绝对引用，如$B1或B$1。$B1是列不变，行变化；B$1是列变化，行不变。,4.3.1创建工作表,例4.3把员工工资表最后一列添加评价一列，如果员工的实发工资低于平均值则显示低工资，否则不显示任何数据。,4.3.2 编辑工作表,4.3.2 编辑工作表,工作表中数据的编辑 清除和删除的区

7、别 选择性粘贴的用法 单元格、行、列的插入和删除 工作表的插入、移动、复制、删除、重命名,4.3.3 格式化工作表,格式化数据：格式/单元格/数字；格式/单元格/字体 调整工作表的列宽和行高：用鼠标；格式/行；格式/列 设置对齐方式：格式/单元格/对齐 添加边框和底纹：格式/单元格/边框；格式/单元格/图案 使用条件格式：格式/条件格式 自动套用格式：格式/自动套用格式,4.3.3 格式化工作表,例4.4 :对公司员工工资表进行格式化：设置实发工资列小数位为1，加千位分隔符和人民币符号“￥”；设置标题行高为25，姓名列宽为10，将A1:I1单元格区域合并，标题内容水平居中对齐，标题字体设为华文

8、彩云、20号、加粗；工作表边框外框为黑色粗线，内框为黑色细线；姓名所在行底纹为黄色。 例4.5：对工作表设置条件格式。将基本工资大于等于1500的单元格设置成蓝色、加粗、倾斜、浅灰色底纹；基本工资小于500的单元格设置成红色、加双下划线。,4.4制作图表,创建图表 编辑图表 格式化图表,4.4.1创建图表,创建图表（可通过“插入/图表”命令或单击“常用”工具栏中的按钮，利用图表向导来创建图表） 例4.6：根据员工工资表中的姓名，基本工资，奖金，实发工资产生一个簇状柱形图，并嵌入到工资表中，图表标题为公司员工工资表，X轴标题为员工姓名，Y轴标题为元，显示图例靠上。,4.4.2编辑图表,图表对象有

9、：数据标记、图例、分类轴和数值轴、网格线、图表区和绘图区、图表标题。 常用的编辑工作有： 调整图表的位置和大小 更改图表的类型 添加和删除数据 修改图表项 添加趋势线 设置三维视图格式,4.4.3格式化图表,双击图表对象进行格式化。 例4.7:对例4.6中的图表标题设置为黑体、红色、12磅，改变绘图区的背景为白色大理石。,4.5 数据管理和分析,建立数据清单 数据排序 数据筛选 分类汇总 数据透视表,4.5.1 建立数据清单,数据清单是Excel工作表中单元格构成的矩形区域，即一张二维表，又称为数据列表。它与工作表的不同之处在于： 与数据库相对应，数据清单中的每一行称为记录，每一列称为字段，第

10、一行为表头 数据清单中不允许有空行或空列；字段名必须唯一，每一字段的数据类型必须相同；不能有数据完全相同的两行记录,4.5.1 建立数据清单,数据清单可像普通的Excel工作表一样直接建立和进行编辑，也可以通过在输入字段名后使用“数据/记录单”命令输入数据，下图即为通过记录单建立数据清单,4.5.2 数据排序,数据排序 简单排序 复杂排序 下图为“排序”对话框 例4.8:按部门排，部门相同按基本工资排，前两项相同，按奖金排。,4.5.3 数据筛选,自动筛选（如下图） 高级筛选,4.5.3 数据筛选,例4.10，筛选销售部基本工资1000或财务部基本工资1000的记录。,4.5.3 数据筛选,下

11、图为高级筛选结果,4.5.4 分类汇总,是对数据清单按某个字段进行分类，将字段值相同的连续记录作为一类，进行求和、平均、计数等汇总运算。分为： 简单汇总（指对数据清单的某个字段仅统一做一种方式的汇总） 嵌套汇总（指对同一个字段进行多种方式的汇总）,4.5.4 分类汇总,例4.12:求各部门基本工资、实发工资和奖金的平均值的基础上再统计各部门人数。,4.5.4 分类汇总,分类汇总,4.5.4 分类汇总,嵌套汇总,4.5.5 数据透视表,数据透视表 对多个字段进行分类汇总。可利用“数据透视表和数据透视图”向导，分三步建立数据透视表： 指定数据源 选定数据区域 决定透视表的放置位置 例4.13:在公司员工工资表中，统计各部门各职务