OFFICE 2007培训.ppt

1、MICROSOFT OFFICE 2007培训,2011年8月,培训内容,WORD 2007 EXCEL 2007 POWERPOINT 2007 VISIO 2007,WORD 2007,一、文本选择的技巧 按住【Ctrl】键：选择不连续的选区 按住【Shift】键：从光标闪动位置到鼠标单击位置进行扩展选择 按住【Alt】键：能够选择一个矩形选区而不必限制于一行选完再选下一行,WORD 2007,二、插入对象或部件 2.1 SmartArt：这是Office 2007中引入的新的元素，使用SmartArt对象能够轻松地进行更加直观的信息呈现。Office 2007提供了近200中不同的Sma

2、rtArt形状。,WORD 2007,2.2 页眉/页脚/封面 Word 2007中预置了很多页眉页脚样式，选择【插入】选项卡中的【页眉】或【页脚】或【封面】，在弹出的预览中选择一种您所需的页眉或页脚样式，点击选中。,WORD 2007,2.3 编辑图片 Word 2007中采用了增强的图形和图表引擎，能够将图形和图表的效果发挥到极致。,WORD 2007,2.4 编辑表格 表格是Word中经常用到的对象，能够清晰地展现内容。当在Word文档中插入表格后，能够轻松为其设置样式，以达到更好的表现效果。选中表格对象，在【表格工具】的【设计】中选择一种表格样式：,WORD 2007,2.5 自动编号

3、 很多人对Word中的自动编号不是很熟悉，认为它难以控制，其实只要掌握了方法，自动编号还是非常好用的一个功能。在编号过程中，如果需要暂时中断自动编号而去书写该编号下面的细节内容，可以通过【Shift】【Enter】键进行软换行，这样编号就不会继续了，当需要继续编号时再按【Enter】键进行换行，编号又会继续前面的数字了。 如果需要控制多级编号，有一组常用的快捷键非常重要：【Alt】【Shift】【方向键】。选中要调整的文字内容，通过以下组合键实现调整的功能： 【Alt】【Shift】【】：将项目降级； 【Alt】【Shift】【】：将项目升级； 【Alt】【Shift】【】：将项目向上移动次序

4、； 【Alt】【Shift】【】：将项目向下移动次序；,WORD 2007,2.6 设置标题样式和层次 在Word文档中，经常需要编辑具有很多级别标题的文档，如果针对每个段落标题都进行字体、字号、加粗等设置会很耽误时间。我们可以使用Word中的样式对文档进行快速设置。利用前面介绍过的技巧，按住【Ctrl】键选中所有的一级标题，选择完成以后，点击【开始】选项卡【样式】中的【标题1】样式，这时，所有被选中的标题都会应用【标题1】这种样式。 如果希望修改某一样式的显示格式，不必修改文字上的格式，只需要在相应的样式名称上点击右键，选择【修改】，即可对默认样式进行修改。,WORD 2007,2.7编制目

5、录 如果需要对文档插入一个目录，可以选择【引用】选项卡上的【目录】，选择【手动表格】，然后在表格内手工编辑目录。 如果实现已经用样式对文档的层次结构进行了设定，即“标题1”、“标题2”那么Word就能够自动根据这些标题的层次生成目录结构。选择【引用】选项卡上的【目录】，选择【自动目录1】或【自动目录2】，即可生成一个非常规整的自动目录。如果目录的页码或文字内容有所变化，只需要在目录上点击右键，选择【更新域】即可刷新目录，让目录随时保持最新状态。,WORD 2007,2.8玩转页码 如果希望同一篇Word文档中页码分成两个阶段，分别排序，例如目录和正文分别用罗马字母和阿拉伯数字分别标记页码。则需

6、要在两部分之间插入分节符，选择【页面布局】【分隔符】【分节符】。接下来在第二部分的页码位置双击，在【页眉页脚工具】的【设计】中，关闭【链接到前一条页眉】按钮，将两部分之间的页码关联断开。 之后分别设置两部分的页码属性，让其从“1”开始排序，并设置一个应用罗马字母格式，另一个应用阿拉伯数字格式。,WORD 2007,2.9实时翻译 在Word中，只要按住【ALT】键，再用鼠标点击这个单词，即可在右侧的【信息检索】任务窗格看到翻译的结果。,WORD 2007,2.10比较文档 Word 2007 可以轻松找出对文档所做的更改。比较和合并文档时，可以查看文档的两个版本，而已删除、插入和移动的文本则会

7、清楚地标记在文档的第三个版本中。选择【审阅】选项卡中的【比较】，选择【比较】或【合并】并指定源文档以及修订过的文档，能够快速的对文档中修订位置进行判断， 并生成最终结果。,WORD 2007,2.11 使用Office 2003打开Office 2007格式的文档 如果希望使用Office 2003或更早版本的Office打开基于Office 2007创建的文档，可以选择三条途径： 使用Office 2007的【另存】功能，将文档保存成【Word 972003 文档】，这样，生成的文档在更早版本的Office上可以直接被打开； 调整Word的默认文件存储格式，在【Office按钮】中选择【Wo

8、rd选项】，在【保存】中设置“将文件保存为此格式”中选择【Word 972003文档】之后，所有被保存的文档都将默认使用Office 2003及更早版本兼容的格式。 如果担心Office 2003或更早版本用户无法打开基于OOXML格式的文档，可以在Office 2003及更早版本用户的计算机上安装“Microsoft Office Word、Excel 和 PowerPoint 2007 文件格式兼容包”,EXCEL 2007,一、数据的整理和分析 1.1数据的排序 Excel提供了多种方法对工作表区域进行排序，用户可以根据需要按行或列、按升序或降序，使用自定义排序命令。当用户按行进行排序时

9、，数据列表中的列将被重新排列，但行保持不变，如果按列进行排序，行将被重新排列而列保持不变。,EXCEL 2007,1.2 数据的筛选 筛选数据列表的意思就是将不符合用户特定条件的行隐藏起来，这样可以更方便的让用户对数据进行查看。Excel提供了两种筛选数据列表的命令。 自动筛选：适用于简单的筛选条件 首先要单击数据列表中的任意单元格，然后选择数据标签，单击筛选按钮即可。 在数据表格中，如果单元格填充了颜色，使用Excel 2007我们还可以按照颜色进行筛选。,EXCEL 2007,高级筛选：适用于复杂的筛选条件 如果条件比较多，可以使用“高级筛选”来进行。使用高级筛选功能可以一次把我们想要看到

10、的数据都找出来。 例如数据表中我们想要把性别为男、文化程度为研究生、工资大于2000的人显示出来。我们可以这么来做：先设置一个条件区域，第一行输入排序的字段名称，在第二行中输入条件，建立一个条件区域。,EXCEL 2007,1.3 在筛选时使用通配符 在设置自动筛选的自定义条件时，可以使用通配符，其中问号（？）代表任意单个字符，星号（*）代表任意一组字符。,EXCEL 2007,1.5条件格式 使用Excel中的条件格式功能，可以预置一种单元格格式，并在指定的某种条件被满足时自动应用于目标单元格。可以预置的单元格格式包括边框、底纹、字体颜色等。此功能可以根据用户的要求，快速对特定单元格进行必要

11、的标识，以起到突出显示的作用。 首先我们全选所有数据，然后在开始标签中找到条件格式按钮，单击突出显示单元格规则，在打开的选项中选择相应按钮。 在Excel 2007中，使用条件格式不仅可以快速查找相关数据，还可以以数据条、色阶、图标的方式显示数据，让用户可以对数据一目了然。,EXCEL 2007,1.6 数据透视表 数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式动态表格，能帮助用户分析、组织数据。例如，计算平均数、标准差，建立列联表、计算百分比、建立新的数据子集等。建好数据透视表后，可以对数据透视表重新安排，以便从不同的角度查看数据。数据透视表可以从大量看似无关的数据中寻找背后的联系

12、，从而将纷繁的数据转化为有价值的信息，以供研究和决策所用。,EXCEL 2007,1.7数据透视图 我们还可以根据数据透视表直接生成图表：点击选项标签，点击数据透视图按钮，在弹出的对话框中选择图表的样式后，单击确定就可以直接创建出数据透视图。,EXCEL 2007,1.8获取外部数据 在Excel中，我们可以获取外部的数据到Excel中，这样我们就可以利用Excel的功能对数据进行整理和分析。,EXCEL 2007,1.9冻结和拆分窗口 拆分窗口：我们可以使用视图标签中的拆分按钮来拆分窗口。而如果只需要垂直拆分，可以直接拖动垂直滚动条到最顶端，此时横项拆分线就会消失。 撤消窗口的拆分：同样在视

13、图标签下，再次点击拆分按钮即可撤销窗口的拆分。 冻结窗格：我们可以使用冻结窗格来更好的查看数据表头。首先选中一个单元格，选择视图标签，点击冻结窗，在下拉菜单中我们可以选择冻结第一行或第一列，当然我们也可以自行选择想要冻结的位置。如下图： 如果我们想要冻结第一行以及A、B两列，此时我们需要将光标放在第一行的下面，并且A、B两列的右侧，即C2单元格，此时点击冻结拆分窗格即可冻结第一行以及A、B两列。,EXCEL 2007,1.10选择性粘贴 选择性粘贴是指把剪贴板中的内容按照一定的规则粘贴到工作表中，而不是像前面那样简单地拷贝。,选择性粘贴还有一个很常用的功能就是转置功能。简单地理解就是把一个横排

14、的表变成竖排的或把一个竖排的表变成横排的。另外一些简单的计算也可以用选择性粘贴来完成：选中这些单元格，复制一下，然后打开“选择性粘贴”对话框，在“运算”一栏选择“加”，单击“确定”按钮，单元格的数值就是原来的两倍了。 此外你还可以粘贴全部格式或部分格式，或只粘贴公式等等。,EXCEL 2007,二、Excel中的图表 2.1 图表的建立 图表是图形化的数据，它由点、线、面等图形与数据文件按特定的方式而组合而成。一般情况下。用户使用Excel工作薄内的数据制作图表，生成的图表也存放在工作薄中。图表是Excel的中要组成部分，具有直观形象、双向联动、二维坐标等特点。 例子：货品分类库存资金占用比例

15、。,EXCEL 2007,2.2图表的修改 我们经常可以看到那种有一部分同其它的部分分离的饼图，这种图的做法是：单击这个圆饼，在饼的周围出现了一些句柄，再单击其中的某一色块，句柄到了该色块的周围，这时向外拖动此色块，就可以把这个色块拖动出来了；同样的方法可以把其他各个部分分离出来。,EXCEL 2007,三、公式和函数 3.1 绝对地址与相对地址 随着公式的位置变化，所引用单元格位置也是在变化的是相对引用；而随着公式位置的变化所引用单元格位置不变化的就是绝对引用。 例：“C4”、“$C4”、“C$4”和“$C$4”之间的区别。,EXCEL 2007,3.2 公式创建 公式是由用户自定设计并结合

16、常量数据、单元格引用、运算符等元素进行数据处理和计算的算式。用户使用公式是为了有目的地计算结果，因此Excel的公式必须（且只能）返回值。 表达式就是一个简单的公式实例： =（C2+D3）*5 从公式的结构来看，构成公式的元素通常包括等号、常量、引用和运算符等元素。其中等号是不可或缺的。但在实际应用中，公式还可以使用数组、Excel函数来进行运算。 如果在某个区域使用相同的计算方法，用户不必逐个编辑函数公式，这是因为公式具有可复制性。如果希望在连续的区域中使用相同算法的公式，可以通过“双击”或“拖动”单元格右下角的填充柄进行公式的复制。如果公式所在单元格区域并不连续，还可以借助“复制”和“粘贴

17、”功能来实现公式的复制。,EXCEL 2007,3.3 函数使用 Excel的工作表函数通常被简称为Excel函数，它是由Excel内部预先定义并按照特定的顺序、结构来执行计算、分析等数据处理任务的功能模块。因此，Excel函数也常被人们称为“特殊公式”。与公式一样，Excel函数的最终返回结果为值。 Excel函数只有唯一的名称且不区分大小写，它决定了函数的功能和用途。 Excel函数通常是由函数名称、左括号、参数、半角逗号和右括号构成,EXCEL 2007,SUM:求和。 SUM函数和格式 是：SUM（number1,number2,）括号里的是SUM函数的参数，SUM函数计算单元格区域内

18、所有数值的和，参数之间用“，”分开。如果 要求若干相邻单元格内的数值之和时，参数之间用“：”分开。如果SUM函数的参数中是数值以外的文本时，计算结果为错误值“#VALUE!”。 Number1, number2, . 为 1 到 30 个需要求和的参数。 例：=SUM(A2:A12) =SUM(22,A1,B2:C3),EXCEL 2007,SUMIF：条件求和函数 SUMIF函数的语法：SUMIF(range,criteria,sum_range) 其中：参数1表示用于条件判断的单元格区域；参数2为确定哪些单元格将被相加求和的条 件，参数2的形式可以是数字、表达式和文本，当求和条件是以表达式

19、和文本形式表示时，应将它们用半角引号括起来；参数3为实际需要求和的单元格区域，这一 区域应与参数1的单元格区域相对应，各参数之间要用逗号“，”隔开。该函数的意义是：当参数1中的单元格区域满足参数2的条件时，参数3中的单元格区域将 被相加求和。 例：= SUMIF(A1:A6,100,A1:A6),EXCEL 2007,VLOOKUP VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) Lookup_value 为需要在数组第一列中查找的数值。Lookup_value 可以为数值、引用或文本字符串。 Table_array 为

20、需要在其中查找数据的数据表。可以使用对区域或区域名称的引用，例如数据库或列表。 如果 range_lookup 为 TRUE，则 table_array 的第一列中的数值必须按升序排列，否则，函数 VLOOKUP 不能返回正确的数值。如果 range_lookup 为 FALSE，table_array 不必进行排序。 Table_array 的第一列中的数值可以为文本、数字或逻辑值。 文本不区分大小写。 Col_index_num 为 table_array 中待返回的匹配值的列序号。Col_index_num 为 1 时，返回 table_array 第一列中的数值；以此类推。如果 col

21、_index_num 小于 1，函数 VLOOKUP 返回错误值值 #VALUE!；如果 col_index_num 大于 table_array 的列数，函数 VLOOKUP 返回错误值 #REF!。 Range_lookup 为一逻辑值，指明函数 VLOOKUP 返回时是精确匹配还是近似匹配。如果为 TRUE 或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于 lookup_value 的最大数值；如果 range_value 为 FALSE，函数 VLOOKUP 将返回精确匹配值。如果找不到，则返回错误值 #N/A。 说明 如果函数 VLOOKUP 找不到 lookup

22、_value，且 range_lookup 为 TRUE，则使用小于等于 lookup_value 的最大值。 如果 lookup_value 小于 table_array 第一列中的最小数值，函数 VLOOKUP 返回错误值 #N/A。 如果函数 VLOOKUP 找不到 lookup_value 且 range_lookup 为 FALSE，函数 VLOOKUP 返回错误值 #N/A。 例： =VLOOKUP($I$3:$I$4,$A$2:$C$10,2,TRUE),POWERPOINT 2007,一、演示文稿的创建 1.1演示文稿的快速创建 当需要创建一个新的演示文稿时，可以点选Offic

23、e按钮，在下拉菜单下选择“新建”命令，可以看到以下对话框：,POWERPOINT 2007,1.2 利用主题设置样式 除了在创建演示文稿的时候可以利用现有模板进行创建，我们还可以利用“设计”选项卡中的“主题”功能快速对现有演示文稿进行背景、字体等的设置。,POWERPOINT 2007,二、文字信息的编辑 2.1占位符的应用 “标题及正文”式的版式中，有一个含有项目符号的虚线框（内写“单击此处添加文本）供我们输入文字，将正文文字内容按照标题级别输入进去。同样可以将标题部分的文字填写进去。,POWERPOINT 2007,2.2项目符号和编号 在填写正文内容的时候，所有输入的文本都是默认为一级标

24、题的，需要使用2、3级标题，请选中对应的标题，使用“开始”选项卡中的 按钮进行缩进量的调整。 同样方式可以应用在编号上,POWERPOINT 2007,三、利用多媒体元素美化 在完成文本的编辑后，通常会插入多媒体元素以协助说明演示文稿的内容或用来丰富表现效果。 3.1图片的插入和调整 在“插入”选项卡中选择“图片”命令，可以插入来自外部文件的图片。插入图片之后，点击图片，会在选项卡的最后面出现“图片工具”的上下文选项卡。,POWERPOINT 2007,3.2图形的插入和美化 当演示文稿中需要图形的时候，可以使用“插入”选项卡中的“图形”命令插入特定的图形。点击图形对象，可以出现“绘图工具”的

25、上下文选项卡，我们同样可以对图形的颜色，边框，效果以及图形上文字的样式进行设计。,POWERPOINT 2007,3.3 Smart Art的使用 Smart Art是用来表示多个文本逻辑关系的图例，其中包括列表、流程、循环、关系等多中逻辑关系。在“插入”选项卡中点击Smart Art按钮，会出现以下对话框,POWERPOINT 2007,3.4插入表格或图表 在“插入”选项卡中，使用“表格”命令可以插入表格，使用“图表”命令，选定想要生成的图表类型，就可以调用Excel程序，在Excel中输入数据，就可在演示文稿中生成对应的图形,POWERPOINT 2007,3.5插入音频或视频 通过“插

26、入”选项卡中的“声音”或“影片”功能，可以对演示文稿插入来自文件的影音文件。在插入声音或影片后，会弹出对话框请用户选择该文件在何情况下开始播放。 在播放声音文件的时候，屏幕中会出现小喇叭的图片，可以在编辑界面下点选喇叭图标，在“声音工具”选项卡中选择 项目，并勾选其选框，这样可以在播放时隐藏喇叭图标。,POWERPOINT 2007,3.6音频与视频文件的打包发送 当我们制作的演示文稿要发给别人时，演示文稿里所插入的音频或视频文件路径就会丢失，不能正常播放。在编辑完成后，我们进行一次打包操作，就可以解决这个问题。在Office按钮中选择“发布”命令，选择其中的“CD数据包”命令。 弹出对话框中选择左下角的“复制到文件夹“按钮，选择保存路径并命名文件夹后点击确定，演示文稿与音频视频文件将被打包在一个文件夹内，传送文件夹给别人后可以照常播放，不会再丢失链接。,POWERPOINT 2007,POWERPOINT 2007,四、动画效果的应用 4.1幻灯片切换设置 在幻灯片播放的时候，需要根据不同的需求设置切换效果，此时使用到了“动画”选项卡中的命令。,POWERPOINT 2007,4.1.1幻灯片切换效果 在“动画“选项卡中，有