第一章-档案的收集.ppt

1、第二章 档案的收集,第一节 档案收集的涵义 第二节 文件资料归档与移交（重点） 第三节 拟写归档制度和档案征集公告,第一节档案收集的涵义,一、档案收集的含义与内容 档案收集是指接收与征集档案及有关文献的活动。具体而言，即将分散形成或保存在各机关、单位或个人手中的档案，按照国家的有关规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，有计划地分别集中到各有关档案馆（室）的活动。,档案收集的具体内容是： 一是档案室接受本单位内设机构所产生的档案； 二是档案馆接收所属档案室的档案。 补充讲述文书资料的收集。,二 档案收集的意义 （一）档案收集工作是档案工作的起点，是整个档案工作得以正常进行的首要环节。可以说，

2、没有档案收集工作，就没有档案工作。 （二）档案收集工作是贯彻集中统一管理原则的一个具体措施 前述已知，档案收集工作的任务就是把分散形成的档案通过接收、征集等方法集中到档案室和档案馆统一管理起来。 （三）档案收集工作是维护党和国家历史真实面貌的必要手段 党和国家历史面貌的真实性，是通过档案的完整性来显示的，收集工作就是要使档案完整齐全的集中保存起来。舍此，维护党和国家历史真实面貌就只是一句空话。 （四）档案收集工作是直接影响整个档案工作质量的重要因素 档案收集是否齐全完整，对于档案的整理、鉴定、保管、编研、利用等业务环节的质量，都具有决定性的影响作用，这是不言而喻的。,三 档案收集的要求 、丰富

3、馆（室）藏，实现数量与质量的统一 、收集工作必须抓住重点： 、推行入馆档案的标准化 、保持全宗和全宗群的不可分散性 、要注意处理局部与整体、当前和长远的关系,补充知识一：企业档案收集工作,档案收集的途径： （1）对本单位的收集工作： a、本企业内部形成的文件材料； b、本企业所属单位和派出机构（包括境外机构）应报企业的文件材料； c、本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料； d、本企业投资的全资、控股、参股企业应向企业提交的文件材料 e、本企业执行、办理的外业文件材料,（2）对外单位的收集工作,a、接收或代管与本单位档案室有关的撤销与合并单位及私人的档案材料； b、收集专项工作及科技项目合作

4、、协作单位形成的相关档案材料； c、接收工作项目设计、施工等单位和设备厂商移交的相关档案材料； d、接收产权转让单位移交的材料。 e、征集新闻媒体报道、反映本单位活动的在关资料。 （3）对个人的收集工作： a、对项目及技术主要负责人手中存有资料的收集 b、对调动、离职、退休人员保存资料的收集,补充知识二： 企业办公室资料的收集,一、资料的收集范围 （一）秘书人员应当收集的资料类型 1、公司共用资料 主要是指公司领导、各级主管和内部员工都可能用到的资料。主要包括： a.常用的政策规定、条令、制度等。特别是与本职工作关系密切的要随时备用。如果某些政策规定文件不能个人保存，则应当在备忘本中登记标题或

5、文号、制发单位、制发时间，这样到用时，才能很快找到。 b.政府颁布的出版物，如经济白皮书、商务白皮书等。 c. 行业资料 d.国家和地区的统计资料 e.重要客户资料。,f.各种业务图书、手册。如国外的出差指南、召开董事会程序等具体业务手册。 g.商业应用文文集，如欢迎辞、贺信、索赔单等各种商业应用文。 h.市内饭店、酒楼、餐厅、旅馆、会展场所、交通等基本资料。 i.重要经济动态剪报。 j.各种名录，如社会名人录、政府官员名录、公司职员名录等。 k.公司大事记。 l.本单位人员通信录等。 资料内容经常会发生变化，秘书人员还应注意随时更新资料内容。,2、个人专用资料的收集 个人专用资料是指秘书个人

6、应当长期存放在身边的资料，以备平时查阅。主要包括： （1）工具类资料 a.字典词典。 b.与公司和自己业务有联系的单位或个人通信方式。 c.最新的飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 d.中国地图、世界地图及有关地理知识方面的手册。,e.中外历史年表、重大纪念日、与单位有关的重要日期列表。 g.计量单位简表，节令、气象方面的知识手册。 h.汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定等。 好记性不如烂笔头，烂笔头不如好资料。秘书人员备齐资料，以备不时之需，必要时随时查询是负责任的表现。 （2）上司的指示记录 （3）上司的个人喜好记录 秘书与上司交往过程中，应当留心上司的喜好。上

7、司的性格是直爽还是委婉，上司喜欢什么时候工作，上司比较欣赏什么样的人，上司外出旅行时喜欢带什么，上司喜欢什么运动，喜欢什么口味的菜。诸如此类，秘书切不可熟视无睹，而应做到不仅看在眼里，还应记在心里。如果觉得心里记不住，当然就应当笔记了。,记住上司的喜好，可以省去许多不必要的请示，也可以避开许多不必要的麻烦。假如上司是一个足球爱好者，你最好不要在他喜欢的球队失败后去请示问题。一个善解人意的秘书会让上司感觉特别舒服。,（二）秘书应当收集的资料内容 a.政策资料，包括政治形势、国家的产业政策、税收政策、信贷政策、工商法规、劳动及社会保障法规等，这些资料对企业的运作有制约、引导和规范作用。 b.经济发

8、展趋势，包括本地区、全国以至国际经济发展趋势和科技发展趋势及其对顾客需求和新产品发展的影响。 c.内部资料，包括企业内部的生产、工程技术、设备、研究发展、员工人事管理、长期规划及中短期规划、产品供应商、产品价格等于企业有关的资料，这些资料对企业经营有决定性的作用。 d.客户资料，包括客户的资信、经营方式、经营范围和经营能力、市场营销特点、市场占有率及各种客户背景资料，这些资料对企业营销决策具有依据性作用。,e.贸易资料 包括市场消费动态，供需趋势，各种贸易机会，如各种订货会、商品交易会、展销会、博览会的资料，新技术、新产品资料，劳务市场资料，竞争企业与生意合伙人的资料等，这些资料能为企业寻找更

9、多商机。 f.市场资料，包括行业调整与发展、同业竞争、市场行情、渠道或网络情况、新产品新技术、劳动力供需情况、劳动力价格、材料成本、消费趋势等，这些资料对企业经营有决定性作用。 g.科技资料，指科技发展动态，科技成果交流和推广应用等方面的资料，这些资料对企业技术发展具有推动作用。,第二节 文件资料归档与移交,一 归档与归档制度 各单位在工作活动中不断产生的文件材料，处理完毕以后，经由文书部门或业务部门整理立卷定期移交给档案室集中保存，称为“归档”。在我国，党和国家对归档工作所作出的各项规定和制度，统称归档制度。归档制度的基本内容，一般包括归档范围、归档时间、归档要求和归档手续四个方面。,归档基

10、本内容 1 归档范围 就是哪些文件材料应该归档，哪些文件材料不必归档，这主要取决于这些文件本身的保存价值。一般而言，凡是反映本机关工作、生产活动，具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。国家档案局1987年12月发布的机关文件材料归档与不归档的范围做出了相应规定。 2006年12月国家档案局发布了机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，1987年文件废止。,(1)上级机关下发的文件材料哪此应该归档?,a、上级机关召开的需要本单位贯彻执行的会议的主要文件材料； b、上级机关颁发的属于本单位职能活动范围内的并要执行的文件，以及普发的的非本单位职能活动范围但需要执行的规定性文件； c、上级机关

11、领导视察、检查本单位工作时的重要指示、讲话和有特殊保存价值的录音、录像等材料； d、本单位代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本 e、涉及本机关的表彰、批评及人员奖惩、职务会免等上级来文,（2）同级机关或非隶属机关的来文哪些应该归档？,a、同级机关和非隶属上级机关颁发的非本机关主要职能活动但需要执行的法规性文件； b、有关机关对本地区、本机关工作检查形成的重要文件； c、同级机关和非隶属上级机关与本机关联系、协商工作的重要往来文件,（3）下级单位报送的文件材料哪些应归档?,a、下级单位报送的年度以上的工作计划、总结、统计报表、财务预算、决算和重要报告、典型材料等文件； b、直属单位报送的

12、重要的科技文件材料； c、下级机关报送的各项规章制度 d、其它有重要查考利用价值的文件材料,(4)文件草稿、传真稿、公务电话记录、电子邮件是否应归档？,草稿是文件的原始稿件，供修改、讨论与审核使用，文件草稿经过审核修改签发以后，就成为定稿。文件的定稿应与正式印发稿（正稿）一同归档，装订成为一件，排列时正稿在前，定稿在后。 经领导签字的传真稿（复印后归档）、机关领导公务活动形成的重要信件、电报、电子邮件及重要事项的电话记录也应归档,（5）不应归档的文件,a、重份文件。 b、一般事务性的无查考、保存价值的文件； c、未成文的草稿及一般性的文件的历次修改稿，但重要文件的历次稿应归档； d、未经会议讨

13、论，未经领导审阅、签发的未生效文件； e、本机关主管业务无关的文件和非隶属机关送来参考的文件； f、本机关领导兼任其他机关职务形成的文件； g、 一般往来信函,2.归档要求,（1）归档的文件材料应为原件、因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料； （2）非纸质文件材料应与其文说明一并归档；外文材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档； （3）具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档； （4）归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。 （5）归档的文件材料一般一式一份。本单位制发的文件应归档两份正稿，一份定稿。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。

14、（6）两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件资料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件,3.归档时间,(1)管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档. (2)基建项目文件材料在竣工后或财务决算后三个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档； （3）外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档；,（4）企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。 （5）会计文件在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。 （6）电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。 （7）磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的

15、文件材料应在工作结束后及时归档,4归档手续,各部门的专(兼)职档案人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕后编制移交目录清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。 档案部门接收时应全面检查归档文件材料的质量。 交接双方应认真核对移交清册，移交清册应注明移交份数、是否为原件、资料完整、准确程度。并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考,三 归档工作中应注意的问题,(1)正确把握档案保存价值标准，避免“有文必档”和遗漏现象。,（2）加强协助、督促、检查有关部门做好立卷和归档前的准备工作 首先是要协助建立、健全各种必要的归档制度，保证档案文件的完整。 其次是协助文书部门正

16、确选择立卷单位，即确定立卷工作放在机关内哪一级机构，由谁来组织立卷，这是组织好立卷工作的关键问题之一。,第三 要划定机关内部单位与单位之间、以及机关与机关之间分工立卷的范围，避免重复立卷和遗漏。 第四、要协助有关部门编制立卷类目，督促做好平时归卷工作。,（3）坚持执行归档制度，实行集中立卷归档,（4）加强临时性的文件收集工作,（5）加强归档的宣传和档案的日常管理,第二节 拟写归档制度及档案征集公告,一 拟写归档制度 归档制度就是确定归档范围、归档时间以及归档案卷质量要求和手续的一种实用文。归档制度的拟写，主要是根据国家的统一规定，采用条款式一一列出。基本内容包括： （1）归档范围 （2）归档时

17、间（3）归档要求,实例： 中山市中小学学校会计档案立卷归档制度,第一条 为加强我市中小学校会计档案管理工作，更好地为学校各项工作服务，根据财政部、国家档案局制发的会计档案管理办法，结合我市实际情况，制定本制度。 第二条 本制度适用于财务工作独立运作，会计档案自行保管的中小学校。 第三条 会计档案的归档范围 学校在财务工作中形成的会计凭证、帐簿和财务报告等会计核算专业材料均属归档范围。具体归档范围详见中山市中小学校档案归档范围和保管期限表。,第四条 会计档案的归档要求 1、应归档的会计材料应齐全完整，按报表、帐簿、凭证和清册的形式和特点分别归档、排列。 2、会计档案由学校会计人员，按归档要求负责

18、整理立卷，装订成册。档案部门给予业务方面的指导。 3、各类会计档案均采用“类目时间”分类法，即首先按会计档案的形式分成会计报表、会计帐簿、会计凭证、其它四大类，每一类按时间顺序进行排列。各类按下列方法组卷： （1）会计报表：每一归档年度形成的报表，按其形成的特点，进行组卷归档。,（2）会计帐簿、凭证：无论大小厚薄（一般不超过2cm），每本、册为一卷。 （3）其它：其它材料按其形成特点，进行组卷归档。 4、会计报表、会计帐簿、会计凭证的整理，采用直接在其装订封面上加盖档号章并填写有关项目内容的形式进行整理，归档章设置全宗号、类目号、年度、案卷号等项目。,5、会计档案盒的填写。根据会计报表、帐簿、凭证幅面大小不同的特点，会计档案盒分为报表、帐簿盒和凭证盒。档案盒背脊上设置“一级类目名称、全宗号、年度、类目号、起止卷号”等内容。 6、会计档案应按要求编制会计档案