某餐饮服务公司采购管理综合手册（ppt 49页）.ppt

1、,北大纵横管理咨询公司 二零零五年四月,采购管理手册沟通,目录,基本概念介绍 采购组织结构与职责分配 手册使用对象 采购管理原则 采购管理体系 供应商的引进和管理 采购申请 订货与验收 价格管理 采购招标管理 储运管理 结算,总经理职责,总经理职责 负责公司采购管理制度的审批； 负责公司采购工作计划、费用预算的审批； 负责各类供应商的最终审批确定； 负责各类高档原材料采购的审批。,总经理/副总经理,采购管理委员会,采购储运部经理,采购管理员,采购员,采购管理委员会,1、采购管理委员会为非常设机构， 2、人员构成：总经理、副总经理、规划经营部、采购储运部、厨政部、财务部和单店经理代表等人员组成。

2、 3、规划经营部经理日常牵头组织人。组织采购委员会的会议和联签。 4、职责为： 负责进行采购供应商的选择评审； 审议和批准采购储运部编制标准原材料清单； 制定公司采购价格政策，定期对原料采购价格进行决策,总经理/副总经理,采购管理委员会,采购储运部经理,采购管理员,采购员,采购储运部经理,总经理/副总经理,采购管理委员会,采购储运部经理,负责组织制定和完善公司采购管理制度，监督制度执行情况； 负责组织质量管理体系中采购管理程序的实施、监控和改善； 监督各分、子公司采购管理，监控和指导其制度执行情况； 组织和参与供应商的选择、考核、评审等工作，管理与供应商的关系； 负责组织收集、整理供应商供货服

3、务质量信息，为采购委员会定期考核评价供应商提供依据； 负责组织采购合同的谈判、审核、签订等工作； 负责组织对原材料市场信息的跟踪，协助采购委员会进行价格决策； 负责组织原料、物料申购计划的审核工作，组织日常采购工作； 负责组织仓储管理工作，降低仓储成本，提高服务质量； 负责组织采购工作中的食品原料安全管理。,采购管理员,采购员,采购储运部采购管理员,总经理/副总经理,采购管理委员会,采购储运部经理,采购管理员,采购员,负责组织公司所需原料、物料市场行情的调查分析； 根据单店采购申请和库存补充申请，编制采购计划，及时下单采购，组织采购实施； 负责公司质量管理体系中采购管理程序日常运行的检查监督职

4、责，检查采购表单记录填报的规范性、完整性； 对供应商货物交期、质量和服务等进行监督控制； 处理采购原料、物料品质和数量的异常事项； 负责采购原料的食品安全管理； 协助储运主管对存货进行筹划和控制，以保证正常的周转率和存货量。,采购储运部采购员,总经理/副总经理,采购管理委员会,采购储运部经理,采购管理员,采购员,负责执行公司的采购工作制度、流程、标准，完成日常的采购任务； 按照采购申请定购相关原料，保证质量、规格、数量等正确无误； 负责联系日常供应商原料报价、比价议价； 组织采价小组采价； 负责联系供应商处理退换货和其他验收不合格等事宜； 负责采购工作中索证等工作； 负责按照公司质量管理体系要

5、求进行日常采购、填报保存采购记录。,目录,基本概念介绍 采购组织结构与职责分配 手册使用对象 采购管理原则 采购管理体系 供应商的引进和管理 采购申请 订货与验收 价格管理 采购招标管理 储运管理 结算,手册使用对象,公司本部和北京分公司 其他下属分公司 下属子公司,公司下属各单位的采购工作，都必须按照公司采购制度规定的原则、流程和标准进行。 公司采购储运部作为公司采购职能的管理部门，负责管理和监督各单位采购制度流程的执行情况。,手册使用对象公司本部和北京分公司,公司本部和北京分公司 统一采购、统一定价、统一配送、统一结算 公司本地直营单店所需的原料、物料、设备都由采购储运部统一采购。采购价格

6、由公司确定。单店无自行采购权。 公司本部所需的物料、设备都由采购储运部统一采购。其它部门无采购权。,手册使用对象外埠分公司,公司本部和北京分公司 外埠下属分公司 批准备案制 除关键原材料之外的所有原材料，可以自行确定供应商，可以商洽价格。但必须按照公司采购管理制度规定的程序和要求进行，必须上报公司批准、备案后开始采购； 分公司将有关资料上传公司采购储运部，由采购储运部检查、监督和指导其操作的规范性。,手册使用对象子公司,公司本部和北京分公司 其他下属分公司 下属子公司 下属子公司在其董事会批准授权下，由采购储运部对其行使指导、监督等管理职责。 管理方式根据其董事会的授权程度确定。,目录,基本概

7、念介绍 采购组织结构与职责分配 手册使用对象 采购管理原则 采购管理体系 供应商的引进和管理 采购申请 订货与验收 价格管理 采购招标管理 储运管理 结算,关键原材料、统一采购,关乎公司品牌形象的物料 1、布草类：人员服装、台布、裙布、餐垫、杯垫、西装套、餐巾、净布等 2、瓷片类：餐具、酒具等 3、餐座椅 4、其他 适合集中采购的、通用性的原料（例如：酒水饮料等）,原料分类周期定价,原料分类： 果蔬鲜活类：水果、蔬菜、海鲜、肉禽等 干货冰冻类：冰冻类、干货、粮油、调味品、小食品等 酒水类：酒水、饮料、香烟、茶等 物料：公司经营所需的低值易耗品、 筷子纸巾、办公用品、服装纺织品、固定资产等 不同

8、原料、物料，其价格波动频率和幅度各自不同。 将原料、物料划分为大类，采用不同的变价机制。 各类原料、物料的订货价格，在约定周期中相对稳定，不再浮动。减少定价工作的工作量。 在约定周期中供应商执行约定的价格不变，市场涨价供应商自行消化，市场降价供应商增加盈利。,采购管理原则,采购管理原则,诚实守信,规范透明,信息通畅,多家供货,采购监督,优质优价,合理库存,采购和验收人员都应恪守职业道德，为公司的共同利益而勤奋工作，诚实守信。,采购物品应本着“优质优价”的原则，对供应商必须经过“公平竞价、比质比价”的选择程序。,对所有采购活动实行全过程、全方位的有效监督。在原料申购、供应商选择、价格确定、质量验

9、收和结帐付款等采购过程的每一环节都要有监督。监督方式由集体决策、财务审计、制度考核三管齐下，形成严密监督。,采购工作不仅要仰仗于采购人员忠于职守，而且要依靠严格的制度、规范的程序来规范透明管理，将集中的权利分散化、隐蔽的权利公开化，保证企业的利益不受损害。,公司、各分子公司单店、供应商之间的信息必须保证及时、准确地传达,原则上公司达到一定采购规模原材料的采购，都应有两家以上的合格供应商，保证供货的质量、价格的稳定性和良好的性价比。,不同的原料、物料，适当保持一定的存货量，以保证机场突发事件和单店经营供应的稳定性。,目录,基本概念介绍 采购组织结构与职责分配 手册使用对象 采购管理原则 采购管理

10、体系 供应商的引进和管理 采购申请 订货与验收 价格管理 采购招标管理 储运管理 结算,供应商的引进什么情况下需要引进供应商？,日常采购在现有供应商范围内进行。但出现以下情况就需要重新确定新的供应商。 原有供应商业绩考核不佳或现场评审不合格即将被淘汰，需要增加新的供应商。 公司开发新产品和技术改造需要新物资时。 新供应商的物资更适合公司的需求。（新品的引进） 公司采购委员会认为需要引进新供应商的其他情形。,供应商的引进什么样的供应商符合我们的条件？,供应商的资格审查标准 持有要求的资质证书，是独立法人实体或具有经营资格的个体经营者； 财务状况良好，公司资信良好； 具有严格的质量、安全管理措施，

11、有良好安全记录，未发生重大质量和安全事故； 其经营的商品符合国家质量、卫生、食品安全、检验检疫等相关标准和规定，具有国家权威机构颁布的合格证书； 愿意为公司提供优良的商品与服务，实现采供双方共赢。 供应商具备以下条件可以优先考虑： 承担过大型特级餐饮企业原料供应相关工作，具有良好工作业绩记录； 具备较强的质量、服务、价格和交付保障能力； 具有优质的农副产品、肉禽等原材料供应基地（合作也可）； 具有大型保鲜库房、运输车辆等设施；,新供应商引进的方式,现有供应商,需要引进 新的供应商,询价议价方式,招标采购方式,一次采购金额超过 10 万元的设备设施。 公司统一采购的酒水、饮料和服装、布草等物料的

12、定制。 一年内累计采购金额超过 300 万元的物料类别。 采购委员会认为需要招标确定的原料供应商时。,原料采购,出现引进新的供应商的需要,单店运营,供应商引进的决策,决策机关：采购委员会 决策支持：采购储运部 决策依据：采购储运部提交的资料 供应商调查资料 询价、比价资料及结论 样品检验合格报告 采购储运部提出供应商选择的建议,需要引进 供应商,供应商提供 资料，报价,样品检验,市场调查 询价比价,与供应商 议价洽谈,提出选择建议 提交引进资料,采购委员会 进行选择决策,签订合同,决定引进 新品,供应商的管理季度业绩考核和现场评审,定期考核： 每季度一次业绩评价 组织采购人员、单店人员、储运人

13、员等共同参加 按照供应的单品评价打分，再计算出各供应商的平均分 根据得分将供应商划分为“A、B、C、D”不同等级（分类管理供应商） 定期更新供应商质量档案 奖惩（年度AAA供应商给予奖励，D类供应商淘汰） 现场评审： 对供应商的质量、食品安全、服务管理等管理体系、保证能力等进行现场的考察评审。 评审的周期一般一年一次，特殊情况下临时增加评审次数。例如供应工作多次出现差错；发生重大公共卫生事件等； 低于70分时，要求其整改；低于50分时，给予淘汰。,业绩评价表,供应商名称：,评价打分人：,从质量、供货及时性、服务态度和价格四个方面评价,供应商评价因素表,供应商的现场评审,目录,基本概念介绍 采购

14、组织结构与职责分配 手册使用对象 采购管理原则 采购管理体系 供应商的引进和管理 采购申请 订货与验收 价格管理 采购招标管理 储运管理 结算,采购申请,没有库存原料（果蔬鲜活原料）的申购 单店原料采购申请单 库存原料申购 单店提货单 库房库存采购申请单 高级原料的申购 单店原料采购申请单 物料的申购 需求部门,采购申请的审批,采购申请的变更,如果单店有采购申请项目变更，提出书面通知 采购储运部接到采购变更通知后应优先处理，及时通知供应商并在采购计划中予以调整。 损失和责任： 单店提出订货变更同时应向采购储运部落实备货进展情况，这时的损失和责任由使用部门负责。 如果接到通知后由于采购储运部未及

15、时通知供应商作变更处理，造成的损失由采购储运部负责。,目录,基本概念介绍 采购组织结构与职责分配 手册使用对象 采购管理原则 采购管理体系 供应商的引进和管理 采购申请 订货与验收 价格管理 采购招标管理 储运管理 结算,订货,订货环节的要求： 采购申请单审批无误后，采购人员即向供应商发送采购指令。详细说明采购原料物料的要求。 采购人员应要求供应商及时对所采购原料、物料能否保质保量供给予以明确确认； 对于无法保证按照要求的质量、数量和期限按时交货的原料、物料，采购部门应与供应商充分沟通，了解原因，督促其想方设法保证供应； 确实由于客观原因无法保证时，采购储运部必须及时通知申购单位，同时采取相应

16、的补救措施。 采购人员应向供应商索取必要的合格证明、使用说明等资料。,紧急采购,验收入库,原料、物料必须经过验收才能入库 验收由采购员、使用部门、库管员三方共同进行。三方一致同意合格，签字方可验收入库 如果验收中三方不能达成一致时，原料提交厨政部，物料提交规划经营部进行仲裁。仲裁意见必须无条件服从。 验收项目 数量、质量、规格、价格等与采购订单、合同是否一致，票据与实物是否相符。 三方验收的责任分工： 厨房验收采购质量和规格； 采购核对价格与合同价格是否相同； 库管验收数量，标明验收时间和保质时间，填写验收记录 验收的一般要求： 厨房没有办理请购手续的不予验收 超过请购范围的原料不予受理；,验

17、收不合格品处理,降级使用：由使用部门决定是否降级使用，由采购人员与供应商交涉降价处理 换货 退回,目录,基本概念介绍 采购组织结构与职责分配 手册使用对象 采购管理原则 采购管理体系 供应商的引进和管理 采购申请 订货与验收 价格管理 采购招标管理 储运管理 结算,根据原料性质的不同，采取不同的变价机制,采购价格决策,决策机关：采购委员会（规划经营部经理作为日常组织人） 决策支持：采购储运部、采价小组（采购人员、厨政部、厨师长代表） 决策依据： 采购储运部提交的资料 供应商报价 采购小组联签的 采购人员与供应商议价情况 采购储运部提出价格建议 决策实施： 每周四供应商报价 每周五采价小组采价

18、周五采购人员与供应商议价。初步确定价格。 每周一8：00向规划经营部经理提交定价报告，审定并决定联签，还是召集会议； 周一例会后的采购委员会会议。,目录,基本概念介绍 采购组织结构与职责分配 手册使用对象 采购管理原则 采购管理体系 供应商的引进和管理 采购申请 订货与验收 价格管理 采购招标管理 储运管理 结算,招标方式,公开招标采购：完全开放的向社会公开招标，不限制投标人的数量，不限定投标人对象范围，在社会媒介或公众网上发布招标公告。 邀请招标采购：事先选择三个或以上具有投标资格的候选厂家，经采购委员会批准，在该范围发出投标邀请书。,招标程序,招标前，采购储运部组织做好招标准备工作，做好招标工作计划，向上级主管领导提交组织招标活动的申请，经批准后实施。 编制招标文件，经公司总经理审批后生效； 发布招标信息（招标公告或投标邀请书），接受和处理投标人对招标文件有关问题进行咨询； 接收招标报名，组织对欲投标人资格进行审核，向预审资格合格的发售招标文件； 采购储运部在规定时间和地点，接收符合招标文件要求的投标文件； 采购委员会举行开标评标会，确定中标单位； 采购储运部将中标结果通知所有