特步制作及高级应用课程_用图表说话.ppt

1、2020/8/6,用图表说话,特步（中国）有限公司 IT 中心 网络管理部,-PPT制作及高级应用课程,特步（中国）有限公司IT中心 第 2 页,目录,第一部分,第二部分,幻灯片制作、使用技巧,用图表说话,特步（中国）有限公司IT中心 第 3 页,目录,第一部分,幻灯片制作、使用技巧,幻灯片的结构组成 PowerPoint基础 如何使用母版制作幻灯片 幻灯片的排版 高级使用技巧,摘 要,特步（中国）有限公司IT中心 第 4 页,幻灯片的结构,标题页 目录 正文 结尾,2020/8/6,用图表说话,特步（中国）有限公司 IT 中心 实施培训部 李祖江,项目名称,公司Logo（最好是PNG格式的图

2、片）或可用图片工具的设置透明,公司名称,演讲人,主题,标题页,特步（中国）有限公司IT中心 第 6 页,第二部分,第三部分,第一部分,PPT制作,用图表说话,优秀案例,综合练习,第五部分,幻灯片一级目录,目录选择线,特步（中国）有限公司IT中心 第 7 页,第一部分,如何准备汇报与演示,常见问题 换位思考的重要性 商务汇报的一般思路,摘 要,幻灯片二级目录,摘要（子目录）,特步（中国）有限公司IT中心 第 8 页,正文,如何清楚的表达,我们在工作中撰写很多文档，但是清楚的表达一件事情并不容易 观点不清晰 论证缺乏条理性，论据与论点之间的论证关系不强 缺乏事实，无法有效论述观点,正文内容（文字，

3、图表）,页面标题,特步（中国）有限公司IT中心 第 9 页,为什么要使用标准的结构和统一的母版来制作PPT？,标准的结构，让人思维清晰 统一的母板，让人耳目一新 简洁干净的内容，让人一目了然,特步（中国）有限公司IT中心 第 10 页,基本原则,使用标准模板，可以极大地提高工作效率 一定要全篇文档的字体统一格式 文字大小：是否粗大美？尽量采用小号字体，14号 20号字体，推荐使用1618号 对于内容比较少的篇章可以采用小字号，大行距 颜色不要太突兀，忌大红大绿。尽量采用统一色调，浅灰、淡蓝、绿等等是可以显示大气的颜色，整个PPT，包括图表，最好不要超过4种颜色，不要自造颜色，查看原色的相关数据

4、 完成PPT之后，切换到“浏览视图”，整体看看颜色有无突兀的地方 单个幻灯片布局要有空余空间，要有均衡感 尽量不要出现大段文字。任何文字总是可以总结的、分类的、提炼的然后把它们尽量放到合适的图表里面,特步（中国）有限公司IT中心 第 11 页,目录,第一部分,幻灯片制作、使用技巧,幻灯片的结构组成 PowerPoint基础介绍 如何使用母版制作幻灯片 幻灯片的排版 相关工具推荐,摘 要,特步（中国）有限公司IT中心 第 12 页,PowerPoint程序主界面,特步（中国）有限公司IT中心 第 13 页,善于利用系统自带的工具（工具自定义）,常用,格式,表格和边框,绘图,图片,特步（中国）有限

5、公司IT中心 第 14 页,不同视图的切换,排练计时功能：按照排练时每张幻灯片演示的时间，演示时系统自动切换,特步（中国）有限公司IT中心 第 15 页,新建幻灯片,方法一：快捷键法。按“Ctrl+M”组合键，即可快速添加1张空白幻灯片。 方法二：回车键法。在“普通视图”下，将鼠标定在左侧的窗格中，然后按下回车键（“Enter”），同样可以快速插入一张新的空白幻灯片。 方法三：命令法。执行“插入新幻灯片”命令，也可以新增一张空白幻灯片,特步（中国）有限公司IT中心 第 16 页,基本编辑：常用快捷方式,以下的快捷键都是在左手操作的，当你右手使用鼠标时这些快捷键将极为方便。请经常使用以便记住：

6、Ctrl-C: 复制，Ctrl-X: 剪切，Ctrl-V: 粘贴，Ctrl-O:打开 Ctrl-S: 保存，Ctrl-A: 全选，Ctrl-Z: 撤销，Ctrl-D: 复写 如果你需要复制对象到指定地方，按住Ctrl移动即可复制。同时按 Ctrl 和 Shift可以使复制的对象和原对象垂直或水平 微调对象，可按住ALT键，再拖动对象，可细微移动 同样，按住ALT键，也可微调对象大小,特步（中国）有限公司IT中心 第 17 页,移动鼠标以选中对象。但是当对象没有填充内容是只有点中边框才能选中，而边框又不易看到。所以除了矩阵和表格一般可将对象填充颜色设为白色 如果想选中分散的对象，按住 Shift

7、 键然后选中一个一个对象 按住鼠标左键拖动覆盖住你想选择的多个对象，你能选中拖动区域内所有的对象。结合Shift键可以十分方便地选中一些小的或隐藏的对象 快捷键 Ctrl-A 可使你选中幻灯片中所有的对象或者文本框中所有的文本 按住 shift 击中文本框的任一部分，你便能选中整个文本框 在文本框中，按击鼠标左键三次可选中整个段落；两次选中词或词组。,一些编辑技巧：快速选定对象的方法,对象1,对象2,对象3,对象4,特步（中国）有限公司IT中心 第 18 页,文字的编辑,字体放大和缩小 增加和减少缩进量 尽可能用复制和格式刷 文本中排列间隔不要用空格，而用tab键 文本框对不齐怎么办？（调整尺

8、寸，标尺） 文字格式：楷体Arial 插入项目符号 项目符号与分级符号（格式-项目符号和编号/右键-项目符号和编号） 按TAB键，把父级项目符号变成子级项目符号,演示部分 演示内容 演示内容 内容内容内容内容内容内容内容内容内容内容内容 内容内容内容内容,特步（中国）有限公司IT中心 第 19 页,插入图表、表格、对象,插入图表 插入表格 选择表格列数、行数 可利用绘制表格工具编辑已经插入的表格 插入对象,特步（中国）有限公司IT中心 第 20 页,绘图,基本图形的绘制（工具-绘图） 图形的旋转与翻转 多个图形的叠放次序 多个图形的对齐、调节 组合图形 插入图示（插入-图示）：可方便插入例如组

9、织架构图等几种常用图形 基本流程图绘制（在下一节详细）,对齐或分布,图示,特步（中国）有限公司IT中心 第 21 页,使用配色方案设置统一的颜色,通过配色方案，我们可以将色彩单调的幻灯片重新修饰一番 在“幻灯片设计”任务窗格中，点击其中的“配色方案”选项，展开内置的配色方案。 选中一组应用了某个母版的幻灯片中任意一张，单击相应的配色方案，即可将该配色方案应用于此组幻灯片。 原则：编辑配色方案时，改变某个项目配色时，尽量使用系统已经有的颜色,特步（中国）有限公司IT中心 第 22 页,剪贴板的应用,系统允许用户存放24个复制或剪切的内容（编辑-Office剪贴板） 粘贴、选择性粘贴（对象格式不一

10、样时，操作完粘贴动作后出现 标志， ，选择粘贴属性）,特步（中国）有限公司IT中心 第 23 页,多媒体应用,插入GIF、声音、视频文件 自定义动画（建议：除非特别有必要，尽量少用动画效果） 幻灯片的切换效果（整个PPT文件，最好只使用一种动画切换效果）,特步（中国）有限公司IT中心 第 24 页,设计交互式演示文稿,动作设置 超链接 链接到其他幻灯片 链接到URL 链接到电子邮件 链接到其他文档,特步（中国）有限公司IT中心 第 25 页,放映及文档设置,F5：首页开始播放 Shift+F5：当前页播放 记号笔 添加页面备注（视图-备注页） 设置放映方式（幻灯片放映-设置放映方式）：包含自动

11、循环放映 快速放映（显示、快捷方式） 自定义放映（排练计时放映） 放映中，灵活应用右键 保存为其它格式文件（另存为PowerPoint放映文件）,特步（中国）有限公司IT中心 第 26 页,设置文档属性（工具-选项）,如何保护我的文档（用户信息、文档安全）？ 制作过程中设置自动保存 页面设置,特步（中国）有限公司IT中心 第 27 页,目录,第一部分,幻灯片制作、使用技巧,幻灯片的结构组成 PowerPoint基础 如何使用母版制作幻灯片 幻灯片的排版 相关工具推荐,摘 要,特步（中国）有限公司IT中心 第 28 页,为什么要使用母版来制作幻灯片？,可用来制作统一标志和背景的内容 设置统一的标

12、题和主要文字的格式（包括文本的字体、字号、颜色和阴影等特殊效果，也就是说母版是为所有幻灯片设置默认版式和格式。） 制作多张带有相同标志（徽章，公司等信息）的幻灯片,特步（中国）有限公司IT中心 第 29 页,创建新的母版,打开母版编辑页面,特步（中国）有限公司IT中心 第 30 页,编辑母板,插入新幻灯片母板 插入新标题母板（设置标题页和副标题页的母板）,特步（中国）有限公司IT中心 第 31 页,在母板插入页眉页脚,页眉是指幻灯片文本内容上方的信息， 页脚是指在幻灯片文本内容下方的信息，,特步（中国）有限公司IT中心 第 32 页,插入页眉页脚,我们可以利用页眉和页脚来为每张幻灯片添加日期、

13、时间、编号和页码等。单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令，打开“页眉和页脚”对话框 选中“日期和时间”复选框， 如果你想让所加的日期与幻灯片放映的日期一致，就选中“自动更新”；如果只想显示演示文稿完成日期，就选中“固定”，并输入日期 幻灯片编号可以对演示文稿进行编号，当删除或增加幻灯片页数时，编号会自动更新。如果第一页不想编号，就选中“标题幻灯片中不显示” 页脚中可以添加想在每一张幻灯片中出现的文本信息，我们输入“特步（中国）有限公司IT中心”,特步（中国）有限公司IT中心 第 33 页,目录,第一部分,幻灯片制作、使用技巧,幻灯片的结构组成 PowerPoint基础 如何使用母版制作幻灯片

14、 幻灯片的排版 相关工具,摘 要,特步（中国）有限公司IT中心 第 34 页,使用“幻灯片版式”制作统一样式的PPT,使用系统自带的幻 灯片版式（如右图） 自定义幻灯片版式 （应用所选和应用所有）,特步（中国）有限公司IT中心 第 35 页,幻灯片排版,文字排版 设置行距 字体对齐方式 文本框的编辑（双击对象窗口，弹出编辑窗口） 对象框的编辑 绘图对象的编辑 填充效果,特步（中国）有限公司IT中心 第 36 页,目录,第一部分,幻灯片制作、使用技巧,幻灯片的结构组成 PowerPoint基础 如何使用母版制作幻灯片 幻灯片的排版 相关工具,摘 要,特步（中国）有限公司IT中心 第 37 页,M

15、indjet MindManager Pro（很好的结构草稿工具）,特步（中国）有限公司IT中心 第 38 页,Snagit(非常不错的截图工具),可录、编辑动态屏、静态屏,特步（中国）有限公司IT中心 第 39 页,Visio(非常棒的图表制作工具),PPT很多常用到的图表可先在Visio中画好再插入到PPT,特步（中国）有限公司IT中心 第 40 页,目录,第二部分,用图表说话,几种常见图表说明 几种常见图表的制作,摘 要,特步（中国）有限公司IT中心 第 41 页,几种常见的图表,饼形图,雷达图,百分比柱状图,簇形柱状图,百分比柱状图,特步（中国）有限公司IT中心 第 42 页,几种常见

16、的图表,鱼骨图（因果图）,组织架构图,风险评估图,线形图,流程图,特步（中国）有限公司IT中心 第 43 页,几种常见的图表,项目启动,调研、现状评估,知识梳理,知识管理规划,管理体系设计,3,8,6,12,5,甘特图项目计划,特步（中国）有限公司IT中心 第 44 页,图表的分类：概念类图表和数据类图表,饼形图,条形图,柱形图,线形图,散点图,表格,销售额,东部,中部,西部,总计,(-$000),$1.2,5.7,12.3,$19.2,数据类图表,数值?,地图,Gantt,流程图,概念,矩阵图,组织架构,概念类图表,地点?,人员?,时间?,方式?,C,B,A,时间,1月,12月,特步（中国）

17、有限公司IT中心 第 45 页,目录,第二部分,用图表说话,几种常见图表说明 几种常见图表的制作,摘 要,特步（中国）有限公司IT中心 第 46 页,饼形图,饼形图 饼形图用来直观地反映一个整体各组成部分之间的比例关系 通过饼形图的使用可以分析各个组成部分对事件的影响 多个饼形图可以显示变化,某报纸上海地区的读者年龄分析,今天,五年以前,郊区 人口,城市 人口,大量人口涌向郊区,特步（中国）有限公司IT中心 第 47 页,饼形图的放大处理,饼形图 当饼形图中的组成部分很多，较小的扇区无法仔细区分的时候，还可以选择饼形图中的复合饼图进行放大处理。,ABC 公司产品1市场销售分析,特步（中国）有限公司IT中心 第 48 页,案例：饼形图,我国铜加工企业非国有经济比重增加较快，企业所有制结构有所变化,特步（中国）有限公司IT中心 第 49 页,组织架构图的制作,特步（中国）有限公司IT中心 第 50 页,流程图的制作,U8分销管理系统,特步（中国）有限公司IT中心 第 51 页,甘特图项目计划图的制作,实施准备,项目