第三讲 信息资源管理.ppt

1、第三讲 信息资源管理,Welcome to Information Resource Management and Development Lecture 3 张健楠 ,2,内容,第一节信息资源管理的基本理论 第二节信息资源管理的全过程 第三节信息资源管理的战略规划 第四节信息资源管理的机构与人员 第五节 信息资源管理系统,第一节 信息资源管理（IRM）的基本理论,信息+资源管理 OR 信息资源+管理？,4,信息资源管理理论的出现,在管理理论发展的进程中，人类优先考虑的是具体的资源，包括人力、资金、物资。 直到20世纪80年代，社会环境发生了巨大变化，信息资源才作为一种独立的组织资源独立出来。

2、信息资源管理理论虽然出现较晚，但由于信息技术的发展与应用，加之信息资源总量激增，使得信息资源管理的发展和传播速度均快于常规科学。,5,信息资源管理的基本点，是要将信息作为一种重要的资源加以管理。 信息同能源、材料并列为当今世界三大资源。 “没有物质的世界是虚无的世界；没有能源的世界是死寂的世界；没有信息的世界是混乱的世界。”,信息资源管理的含义,6,信息资源管理的含义,信息资源管理的任务就是采用全新的思想，以最有效的模式管理一个组织的信息需求，以支持一个组织正确的进行管理和决策。,7,信息资源管理的主要思想,信息资源是一种战略性资源； 必须将技术、经济、人文手段相结合，实现对信息资源的整体管理

3、； 信息资源管理是一种观念，也是一种模式。,8,案例1：东海公司信息系统建设,东海公司是滨海港务局的下属企业，距滨海市30公里，与滨海经济技术开发区、滨海保税区连成一体。处于水系最发达的河运网络中，并得尽全国主铁路 干线、全省高等级公路及国际航空港之便，是滨海市乃至整个东南沿海地区经济发展的重要推进器。 东海公司现有职工1200人（其中管理人员240人），是以散装货物为主（如煤炭、散装化肥等），提供货物装卸、仓储及中转服务的大型港口企业。 公司所属的东海港是国家“七五”重点建设项目，按计划共分三期完成：一期工程1-10#泊位及其配套设备于1995年全面投产，年吞吐能力近千万吨；二期工程1120

4、#泊位于1999年建设完成，新增吞吐能力1200万吨；三期工程2140#泊位于2004年完成，可新增吞吐能力2229万吨，形成东南最大的煤炭、化肥、粮食、矿物中转批发中心。,9,企业在总经理张明的带领下一年一个台阶，样样业务都不落后，成为了港务局名副其实的领头羊。 但最近的一件事却让张总如梗在喉、难以下咽-公司的一个大客户因为发送货物周转时间过长，延误了交货期而承担了巨额的违约金，该客户找到东海公司理论，虽然公司给予了耐心的解释，但该客户仍然表示以后可能不再通过东海公司周转业务，而转向80公里外的泯川港。损失一个客户固然可以通过其他途径弥补，但是如果引起多米诺骨牌效应，那后果就不堪设想了。,案

5、例：东海公司信息系统建设,10,张总也大概进行了调查其中的原因：东海公司的主要竞争对手-泯川港最近进行了信息系统集成改造，大大加快了货物的周转速度，为客户赢得了宝贵的时间，因此许多企业都表示如果东海公司不能提供同样的服务，他们就将成 为泯川港的客户。为解决这件事情，他今天召集公司主管业务的副总经理和计算机站站长来共同商量一个对策,案例：东海公司信息系统建设,11,9点钟，主管业务的李副总和主管调度的刘主任先后到了，计算机站王站长随后也拿着一叠资料进来了。张总把自己的想法和大伙交流了一下，然后先让刘主任谈一下自己的想法。 刘主任说：“目前随着11-20#泊位的投入使用，公司的业务量大大增加，并且

6、最近货物的种类、存储及搬运要求越来越多样，越来越复杂，为调度添加了极大的难度。我公司正在逐渐向全球化 方向发展，面对的客户多种多样的不同需求。这些新情况使得公司原有的信息系统越来越显得捉襟见肘，力不从心。信息流不畅，物流不畅，货物周转时间长，客户满意率日渐低下。具体表现为： 信息传递、处理慢，无法为客户提供货物装卸、在途的实时动态信息查询；工具落后，原有系统不能详尽细致地分析客户的需求，出错率高；数据分散，共享性差，经常数字不一致，领导难以据此做出判断和决策；信息沟通不及时，造成大量的重复性劳动。要从根本上解决这些问题最好是把原来的信息系统进行集成化改造。”,案例：东海公司信息系统建设,12,

7、张总听完后点了点头，转向李副总，李副总对刘主任讲的观点表示基本认同，但他对信息系统集成改造可能带来的管理上的冲击和系统成功率表示了担忧：“我们原来的系统是分散开发、各自为政 的，这确实使信息技术的作用难以最大发挥，但是信息系统集成改造 带来的一系列管理震荡，我们的企业能不能承受，还需要进一步验证；另外，目前信息系统的成功率普遍不高，就拿现在比较时髦的ERP来说，到目前为止其成功率只有10%左右，许多企业在投资几百万甚至上千万元之后，却连一个基本的报表都不能提供，又造成了企业内部管理的紧张化，只能眼睁睁的看着业务操作恢复 到以前的手工状态，大笔的资金打了水漂，因此有人把ERP戏称为“咦？啊！屁！

8、”，这个教训咱们不能不吸取，毕竟企业现在资金并不宽裕，投资一定要慎重。”,案例：东海公司信息系统建设,13,张总听后，示意王站长谈谈自己的看法。王站长说：“到目前为止，我公司的信息系统建设从1995年到现在，根据各业务部门的要求先后开发了销售管理、生产管理、设备管理、物资管理等大大小小20多个系统。这些系统最初都能较好地满足各业务 部门的需求，但由于公司业务发展太快，这些系统的生命多数没超过1年，而且“信息孤岛”现象非常严重。另外，由于计算机站工作人员的流动频率非常大，系统开发队伍不稳定，使得各系统的软硬件平台、网络计算模式、界面风格等千差万别，一方面数据不易互联互通，另一方面系统维护的工作量

9、非常大。 总体来说我们现有的系统是不能满足业务发展需求的，系统开发存在分散性和滞后性，这一方面与我们的业务发展太快有关，另一方面是由于我们的系统开 发缺少总体规划，如果这一次我们要进行系统集成改造的话，一定要做一个充分的、长远的规划，避免出现以前那样系统时效过短的局面。”,案例：东海公司信息系统建设,14,张总听完后说：“我近一段时间对几个兄弟单位进行了一些调查，发现有一些单位已经走在了前面，信息系统集成改造已经取得了不小的成效，尤其是咱们的 竞争对手泯川港口，现在他们的平均货物周转时间比我们至少短12个小时，劳动消耗也比我们减少40%左右，这对我们来说是个不小的压力。现在已经有些客户 提出如

10、果我们不能提供同样的服务，他们就会到泯川港口那里，这也是我今天找你们来的主要原因，对这个情况我们不能坐视不管，任由发展下去。这件事就请王站长去落实，尽快组织队伍进行开发。这次开发一定要有一个总体规划，增强对未来的预见性和系统的可拓展性，要进行充分的论证，避免重蹈覆辙。今天就讨论到这里。”,案例：东海公司信息系统建设,15,问题：,你如何评价认识以上几个人各自的观点，请分析各人的观点是否正确、完备？ 如果你是计算机站站长，你会接受该项工作吗？,16,信息管理是对信息资源及其开发利用活动的管理，包括两大方面，一是信息资源，一是信息活动。 信息资源的管理是信息管理的静态方面，关心信息资源开发和利用的

11、程度；信息活动的管理是信息管理的动态方面，关注信息资源开发利用的效果。 不严格区分。,信息资源管理与信息管理,17,信息资源管理的发展可划分为3个典型的发展时期： 传统管理（以图书馆为象征的手工文献管理）； 技术管理（以电子信息系统为象征，信息技术和信息专家起突出作用）； 资源管理（涉及信息活动的各种要素都被作为信息资源的要素而被纳入管理范畴，是一种综合性、全方位的集成管理）。,信息资源管理的发展,18,组织信息管理两个发展阶段的比较,19,信息资源管理过程,信息资源管理由信息源、信息服务、信息系统三部分组成。 信息资源的管理过程主要包括四个方面：充分获取信息、科学加工信息、有效利用信息、在适

12、当时候废弃信息。,信息服务,信息源,信息系统,20,信息生命周期,信息的生命周期包括信息的收集、加工、存储、传递、 使用几个阶段,21,信息源,信息源的分布是一种客观存在，要通过分析确定信息源的类型与分布格局。 根据时间标准区分，有一次信息源（现场采得的信息）和二次信息源（各种文件和数据库中存储的信息）。 根据信息的稳定性分为固定信息和流动信息。 以组织为界限，可分为内部信息源和外部信息源。 根据信息是否数字化程度，分为数字化信息源和非数字化信息源。,22,信息的采集,信息采集是信息资源能够得以充分开发和有效利用的基础。 信息采集是根据用户的特定需求或信息资源管理工作规划的需要，用科学方法和手

13、段收集、检索和获得特定信息资源的活动过程。,23,信息组织,广义的信息组织包括信息选择、信息描述、自拟解释字、信息整理、信息序化和信息存储； 狭义的信息组织指信息序化。其最终目的是将无序的、零散的信息结构化，形成一种有序的体系或系统。整序的主要方法是分类。,24,信息总在一定的时间和空间里运动，形成信息流。 信息从产生到利用是一个过程，这个过程中始终有信息流在运动。 就信息流的传递方向看，有垂直流和水平流。信息在组织中有纵向信息流，横向信息流和网络信息流。,信息流,25,信息管理的对象是信息的整个运动过程。 信息管理的目的是使信息工作科学化、合理化。 主要任务是：识别使用者的信息需要，对数据进

14、行收集、加工、存储，对信息的传递加以计划，将数据转换为信息，并将这些信息及时、准确、适用和经济地提供各种信息使用者。,从信息流的角度看信息管理,26,信息的归宿，那些接受信息并使用信息的对象，即信息用户。 在信息领域，用户指接受信息服务的人类个体或群体。应具有三方面的特征：有信息需求；具备利用信息的能力；具有接受信息服务的行为。如只具备信息需求和利用信息的能力而未形成实际的行动，则为潜在用户。 信息需求是信息用户最本质的特征。,信息宿,27,两个方面 技术问题； 如何实现价值转换的问题。,从信息宿的角度看信息使用,28,信息资源管理的着眼点,对未知信息的获取； 对已知信息的整理、加工和管理；

15、对有效信息的共享利用。,第二节 信息资源管理的全过程,30,信息资源管理的过程活动,信息需求与服务 信息收集与加工 信息存储与检索 信息传递与反馈,31,2.1信息需求与服务,调查和研究用户及其信息需求是开展信息服务工作的依据。 信息需求是信息服务的出发点和归宿。,信息需求,32,信息需求的类型,现实信息需求 潜在信息需求 未知信息需求,33,决策与信息需求,决策的三种类型： 结构化决策 半结构化决策 非结构化决策 不同类型的决策的信息需求各不相同。,34,信息服务,信息服务就是信息机构针对用户的信息需求，及时的将信息提供给用户的活动。 信息服务的最终目的是向用户提供它们所需要的信息，以使信息

16、发挥效应。 信息服务总是随着信息需求的增加而发展和深化。,35,2.2 信息的收集与加工,信息收集是信息处理的基础。 信息收集目的在于获取能满足组织用户需求的信息，促进组织的发展。因此，信息收集要坚持及时、准确、全面和重点的原则。,36,信息收集的方式,按信息收集的时效性，信息收集方式分为： 点型收集（一次性收集） 线形收集（经常性收集） 按信息收集层次，信息收集方式分为： 原始信息收集法 二次信息收集法 信息收集可以使人工采集，也可以通过联机方式自动化采集。,37,信息加工,信息加工就是对收集来的信息去伪存真、去粗取精、由表及里、由此及彼的加工过程。 信息加工首先要明确信息加工的目标，要解决

17、什麽样问题，即通常所说的需求分析。 需求分析要考虑三个问题： 问题研究 人机分工 评价标准,38,信息加工的步骤,信息的筛选与判别,信息的分类与排序,信息的分析与研究,39,2.3 信息存储与检索,信息存储是将信息保存起来，以备将来使用。没有信息存储，就谈不上信息资源，更谈不上信息资源的利用。 存储信息时，要充分考虑检索的方便性和高效性，要做到存放条理化、分类合理化、检索清楚、取用方便。,40,信息存储的基本要求,求全 求新 求省 求好,41,存储方式,集中式与分散式。 信息的存储过程就是建立信息库的过程。 信息库分为人工信息库和机器信息库。 重视信息维护。 有效保护信息安全。,42,信息检索

18、,信息检索是根据用户的特定需求从大量的信息集合中获取所需信息的过程。 信息检索的本质是信息用户的需求和信息集合的比较和选择，即匹配的过程。 用户信息需求的分析是整个信息检索的出发点，也是整个信息检索工作效率高低和成败的关键。,43,信息资源检索过程,44,信息检索方式,手工检索和机器检索。 计算机检索有三种形式： 单机检索 脱机检索 联机检索,45,2.4 信息传递与反馈,信息资源传递是指以信息提供者为起点，通过传输媒介或载体，将信息资源传递给信息接收者的过程。 信息资源传递是信息资源价值得以实现的重要条件。 信息资源传递包括三个基本程序：完成信息资源检索，选择传递工具，接受使用信息资源。,4

19、6,信息资源传递方式,按照信息传递的方向，可分为: 单向传递 双向传递 按照信息传递的范围，可分为: 内部传递 外部传递 按照信息传递的环节，可分为: 直接传递 间接传递 按照信息传递的媒介特征，可分为: 人员传递 非人员传递,47,信息反馈,信息反馈是特定的信息传递的最后一道环节，同时也是下次信息传递的起始环节。 信息反馈是为了查核和纠正信息传递过程中可能产生的某些偏差。,48,反馈与管理,管理过程的两个关键活动是计划与控制。 计划信息叫做前馈信息，控制信息叫做反馈信息。利用前馈信息来规划未来的活动，称作前馈控制；利用反馈信息来控制组织的现行活动，称作反馈控制。 经营管理活动中，信息反馈的功

20、能表现在两个方面：一是调整决策，二是进行控制。,49,信息资源反馈对科学决策的意义,有利于决策的顺利实施； 有利于完善决策的不完善之处； 有利于在总结经验教训的基础上制定新的决策。,50,信息、反馈与控制,信息、反馈与控制的关系十分密切 控制依赖于信息； 控制离不开反馈。 信息反馈控制要求反馈信息真实准确、信息传递迅速及时、控制措施适当有效,第三节 信息资源管理的战略规划,52,3.1 战略信息管理,战略信息管理是企业战略管理的有机组成部分，也是企业信息管理发展的高级阶段。 战略是一种决策模式，战略管理过程可以理解为一种决策过程，而决策又是一种基于信息的过程。 决策过程是一种搜集有用信息、迅速

21、传递信息、科学处理和利用信息的过程。 决策所需要的信息就是战略信息资源。,53,战略信息管理的主要观点,必须将信息资源管理与企业的战略规划联系起来，在企业的每个层面上识别信息资源和获利机会，并借以构建新的竞争优势。 -霍顿 当信息技术和信息资源两大主流沿着不同的方向到达战略信息管理的高度时，信息技术与信息资源已自成一体。一体化的战略信息管理是企业信息管理高度发达的产物，是源自不同领域的信息资源管理理论相互碰撞所产生的火花，是更高层次的信息管理理论。 -霍国庆,54,3.2 信息战略规划,信息战略规划是企业战略规划的重要构成。 企业的战略规划有三个层次： 战略的业务规划 战略的信息技术规划 战略

22、的信息资源规划,55,两天后，王站长向张总表示这个工作太复杂，他们部门自己恐怕难以完成。刚开始，张总非常恼火，认为计算机站工作人员“捻轻怕重”，准备按公司制度对计算机站负责人进行处理。但静下心后，张总决定还是先与王站长“谈谈”，了解一下情况。,案例：东海公司信息系统建设（续）,56,张总：任务前几天咱们都已经安排好了，你们计算机站现在却不想接受这一任务，是由于因为技术人员太少、能力不强，还是有其他什么原因？ 王站长：从公司对我们这个部门的定位来看，计算机站主要负责计算机软硬件设备的维修、维护工作，因此，我们的软件开发人员储备不足，但这并不是主 要原因。计算机站现有的6个工作人员基本上都是计算机

23、相关专业毕业的，而且比较年轻，学习能力强，如果真要开发软件，这些人在技术上应该没问题。即使人员 不足，还可以再录用一些大学毕业生 ,案例：东海公司信息系统建设（续）,57,案例：东海公司信息系统建设（续）,张总：那么你为什么不接受这一任务呢？人员和经费都不会有太大的问题，这件事，公司办公会已确定了，并列为本年度公司的头等大事，你就放手干吧，经费不成问题。 王站长：我们认为人员和经费只是问题的一个方面，但不是主要的。最重要的原因是，我们仍然不清楚应该怎样从整体上规划系统。具体的编程、系统维护 等工作，我们都能干好，但我们感觉，公司现在做的这件事，并不是“计算机如何在管理领域中应用”这么简单的问题

24、，不是开发一两个信息系统就可以解决的。,58,案例：东海公司信息系统建设（续）,张总：那你认为主要的难点在哪里呢？ 王站长：总的说来，这些年来，公司在计算机应用方面的投入不小，但效果都不太好，我觉得其中原因可能是我们只注重系统开发等技术问题，而忽略了组织机构变革等管理因素。 张总：那么，你有什么好的建议呢？ 王站长：我们可以考虑借助于外脑，聘请一些既懂管理又懂信息技术的复合专家，指导我们的信息化建设。 张总：好吧，你负责联系此事。,59,一周后，公司聘请了本市誉信管理咨询公司的王先生为公司做信息化咨询，之后在王先生的组织下，成立了由咨询公司专家和东海公司“计算机站”工作人 员组成的联合项目组。

25、 进驻公司第一天，在听取了东海 公司的信息化建设基本情况之后，王先生对张总说：“企业信息化不是单纯的技术问题，而是一个管理范畴；通过信息技术的应用改善业务流程、优化组织结构、提高生产效率、降低经营成本，从而增强市场竞争力，是企业信息化的本质和目的。由此可以想象，企业信息化是一个变革和再造的过程,更是一个复杂的系统工程， 势必涉及到企业生产经营的方方面面，因此，如果不从总体和战略角度考虑问题，而仅仅在技术层面上做文章，简单地把希望寄托于几个信息系统的开发上，不仅管 理目标无法完整实现，就连信息系统开发这项工作本身也难以顺利进行，最后有可能导致“得不偿失、事与愿违”的结果出现。事实上，许多企业的信

26、息技术应用没 能取得预期的管理效果和效益，多数是因为没有认识到和理解上述道理。”,案例：东海公司信息系统建设（续）,60,张总听完王先生的一席话沉思半晌，他对王先生说：“如此说来，我原来把问题想简单了，难怪计算机站站长不敢轻易接任务呢！我现在感到这是一个牵一发动全身的战略问题，直接关系到我公司的经营成败，需要由决策层直接领导运作！” 王先生非常赞同：“我建议尽快成立以公司主要领导为组长的信息化领导小组，并首先着手东海公司信息化战略规划的制订，同时制定信息化标准规范和信息化全员培训计划，从组织和措施两方面大力度保证信息化建设的顺利进行。” 张总表示同意：“领导小组由我担任组长，李副总担任副组长，

27、下设信息化办公室，替代刚成立的项目组，具体负责信息化建设的组织实施。信息办由计算机站王站长担任主任，聘请您做顾问，您看如何？”,案例：东海公司信息系统建设（续）,第四节 信息资源管理的机构与人员,62,4.1 组织机构,组织机构是指组织内部各要素相互联系、相互作用的方式。组织机构反映了组织中不同成员、不同部门之间的分工协作关系。 信息机构是实施信息收集、加工、存储、传递等有关信息管理活动的组织形式。 建立与现代化的信息资源管理业务相适应的组织机构是实现信息资源管理战略任务的关键。,63,信息机构的主要构成,信息使用部门 信息供应部门 信息处理部门 信息咨询部门 信息管理部门,64,信息机构的层

28、次设置,对应于企业管理的业务管理、战术管理和战略管理三个层次，信息管理机构可设置三个层次。 基层信息管理的机构设置 中层信息管理的机构设置 高层信息管理的机构设置,65,信息管理的组织机构模式,集中型结构模式 分散型结构模式 集中-分散型结构模式,66,4.2 人员分工,信息主管 信息工作者,第五节 信息资源管理系统,68,信息资源管理系统的历史演进,信息资源管理系统是在管理信息系统（MIS）的基础上发展起来的。 企业信息系统有如下发展阶段： 手工处理阶段 电子数据处理（EDF）阶段 管理信息系统（MIS）阶段 决策支持系统（DSS）阶段 智能管理系统（IMS）阶段,69,信息资源管理系统的分

29、类,企业信息资源管理系统在其发展过程中逐渐根据主体和目标的不同而分化。目前企业中常见的各类系统有： 决策支持系统（DSS） 企业资源计划（ERP） 客户关系系统（CRM） 供应链管理（SCM） 企业信息门户（EIP）,70,建立信息资源管理系统要考虑的问题,根据企业的经营战略和目标，进行信息组织与服务； 针对企业现有系统的问题构建新系统； 确定一个与企业信息资源管理目标相一致的信息资源组织； 确定符合信息资源管理需求的信息人员； 确定所需要的技术装备和支持； 确定信息资源管理所需要的政策与文化。,71,案例2：广州石化信息资源管理建设,广州石化公司是中国石油化工股份有限公司在华南地区最大的现代化石油化工企业之一， 同时也是目前国内首家全部加工进口原油的企业。随着公司规模的不断增长，业务规模的不断的扩大，广州石化深深的认识到，“信息资源是股份公司的重要资 产”，利用好企业的信息资源是公