秘书与企业经营管理综合讲义(ppt 177页).ppt

1、秘书与企业经营管理,主编 蔡平 陆勤,由NordriDesign提供 ,目录,第一章,第二章,第三章,第四章,第五章,第六章,第七章,第一章 企业经营管理认知,任务一,任务二,任务三,现代企业认知,企业经营管理认知,企业秘书工作认知,任务一 现代企业认知,1.理解企业的含义及分类、现代企业制度的特征； 2.掌握企业组织结构类型及其特点。,学习目标,2003年,几位怀抱创业梦想的年轻人组建了一家软件公司。创立初期,只有总经理和几位技术员,总经理兼做市场销售工作。时至今日,随着公司规模的扩大,公司的市场销售队伍增加到了80多人,由总经理主管。最近,总经理发现公司的销售人员有些散漫,对公司的一些做法

2、有异议时也不像从前那样直接找他本人沟通,而是常常采取背后议论的方式,这种情况是以前没有出现过的。对此,总经理感到有些不安,他把情况向秘书王丽交代了一下,要求王丽对公司的组织结构现状进行调研,提交一份公司机构改革方案。,任务描述,任务一 现代企业认知,企业的组织结构是企业全体员工为实现企业目标而进行分工协作,在职务范围、责任、权利方面所形成的结构体系。从管理学的角度看,当组织发展到一定规模时,完善的组织结构就成为有效管理的重要条件了。王丽要对公司现行的组织结构进行调查,分析问题出现的原因是什么,然后找出适合公司现状的机构改革方案,对机构进行部门划分、工作划分、职能划分等。,任务分析,必备知识,一

3、、企业的含义及分类 （一）企业的含义 企业是从事生产、流通、服务等经济活动，以生产或服务满足社会需要，实行自主经营、独立核算、依法设立的一种营利性的经济组织。 特征： 第一，以盈利为目的； 第二，实行独立核算； 第三，具有法人资格； 第四，是从事生产经营活动或劳务的经济单位。,（二）企业的分类,1.根据投资人的出资方式和责任形式分类 独资企业；合伙企业；公司制企业。 2.根据企业资产的所有制性质分类 国有企业；集体所有制企业；私营企业；混合所有制企业。 3.根据企业生产经营的业务性质分类 工业企业；农业企业；商业企业；物流企业；交通运输业；金融企业。,二、现代企业制度及其特征,含义： 现代企业

4、制度是指以市场经济为基础，以完善的企业法人制度为主体，以有限责任制度为核心，以公司企业为主要形式，以产权清晰、权责明晰、政企分开、管理科学为条件的新型企业制度。 特征： （一）产权清晰； （二）权责明晰； （三）政企分开； （四）管理科学。,三、企业组织结构类型,矩阵管理制（H型结构）,事业部制（M型结构）,直线职能制（U型结构）,职能制,直线制,车间主任,车间主任,班组,班组,车间主任,班组,班组,班组,班组,厂长,直线制,任务二 企业经营管理任职,了解企业系统的运转； 理解管理和经营的联系与区别； 掌握企业经营管理的内容。,服饰实业有限公司是一家服装设计生产销售公司,主要生产团体制服、工厂

5、厂服、学校校服等。几年前,总经理夫妇从一间小服装店开始打拼,通过坚持不懈的努力,现已发展成为一家拥有50多名员工、年销售额超过2000万元的颇有实力的企业。公司下设市场部、设计部、财务部、办公室和1个生产工厂,但公司员工文化程度较低,特别是部门主管的经营管理水平普遍不高,对公司今后的发展十分不利。为此,总经理邀请了一位资深培训师为公司主管开设关于企业经营管理基础知识的培训,他要求秘书周刚在培训前与培训师做好沟通工作,结合公司实际情况有针对性地进行培训,并提前一周将讲义提纲给总经理审核。,学习目标,任务描述,任务二 企业经营管理任职,- 企业经营管理是指对企业整个生产经营活动进行决策,计划、组织

6、、控制、协调,并对企业成员进行激励,以实现其任务和目标的一系列工作的总称。企业要想生存和发展,管理者的经营意识、管理水平要能跟得上。周刚首先要明确总经理此次培训的目的,确定培训对象;然后结合公司实际情况,在与培训师充分沟通的基础上安排讲授内容;最后将提纲交予总经理审核。,任务分析,必备知识,一、企业系统的运转 企业作为社会经济体系中的一种子系统，同其他系统一样，具有自己的结构。,二、企业的经营管理,（一）管理和经营 管理是对一定的组织所拥有的人、财、物、信息等资源进行有效整合以达成组织既定目标与履行责任的活动。 经营是指商品生产者以市场为对象，以商品生产和商品交换为手段，为了实现企业的目标，使

7、企业的生产技术经济活动与企业的外部环境达成动态均衡的一系列有组织活动。,管理和经营的区别与联系,区别,联系,1.管理是集体劳动的产物，经营是市场经济的产物。 管理适用于一切组织，经营只适用于企业。 3.经营是对外的，管理是对内的。 管理旨在提高组织效率，经营以提高经济效益为目标。,1.经营与管理密不可分。 2.企业成长的轨迹是“经营管理经营”交替进行的。 3.根据经营目标制定必要的制度和规章而要保证经营的实施，科学管理必须要跟上。,二、企业的经营管理,（二）企业经营管理的概念 企业的经营管理是指对企业整个生产经营活动进行决策、计划、组织、控制、协调，并对企业成员进行激励，以实现其任务和目标一系

8、列工作的总称。,二、企业的经营管理,（三）企业经营管理的内容 1.企业经营的内容 2.企业管理的内容 （1）计划 （2）组织 （3）指挥 （4）协调 （5）控制,二、企业的经营管理,（四）企业经营管理的系统 1.战略管理,二、企业的经营管理,（四）企业经营管理的系统 2.决策管理 3.生产管理 4.营销管理 5.技术开发管理 6.人力资源管理 7.财务管理 8.企业文化,任务三 企业秘书工作认知,任务三 企业秘书工作认知,必备知识,一、企业秘书 企业秘书是指在企业中专门为企业领导统筹公司各项事务、提供辅助的秘书。 企业秘书的工作内容： （1）事务性服务 （2）参谋性服务 （3）协调性服务,二、

9、秘书在企业经营管理中的作用,（一）企业决策的辅助参谋 1.过滤信息 2.拟定决策备选方案 3.跟踪和反馈 （二）企业信息处理的中心 （三）企业各种关系的协调者,第二章 秘书与企业的生产研发,任务一,任务二,任务三,任务四,编制生产计划和生产作业计划,制定新产品研发计划,企业生产现场管理,生产安全事故调查,任务一 编制生产计划和生产作业计划,1.了解企业生产计划和生产作业计划的概念； 2.掌握生产计划和生产作业计划的编制步骤。,学习目标,周莉是某五金加工企业分管生产的副总经理秘书。该企业有机加、冲床、喷塑、总装四个车间。由于近两年公司发展较快,生产管理没有及时跟上,导致秩序比较混乱,主要是现场物

10、料凌乱,统计员数据意识不强,产品质量不稳定,车间机器保养不到位,模具等经常损坏,管理人员及员工素质不高等问题。近期,公司成立了生产部专门管理生产秩序。副总要求秘书周莉会同生产部首先从抓生产作业计划做起,编制一项生产作业计划管理制度以建立正常的生产秩序和管理秩序。,任务描述,任务一 编制生产计划和生产作业计划,生产作业计划是生产计划工作的继续,是企业年度生产计划的具体执行计划。生产作业计划是建立企业正常生产秩序和管理秩序的一项重要手段。周莉要广泛收集信息资料,包括公司的年度、季度生产计划,订货合同,新产品试制计划,各工种生产工人情况,生产设备负荷情况,生产面积利用情况,工作定额和生产能力查定情况

11、,原材料、外协件、配套库存及供应情况等。收集好信息后,周莉应会同生产部门对每个生产单位在每个具体时期内的生产任务做出详细规定,使年度生产计划得到落实。,任务分析,必备知识,一、生产计划 （一）什么是生产计划 生产计划是企业在计划期内应完成的生产任务和进程的计划,是根据对需求的预测,从工厂能够适应需求的生产能力出发,为有效地满足预测和订货所确定的产品品种、数量和交货日期,制定应在什么时候、哪个车间生产和以什么方式生产的最经济、合理的计划。生产计划是工厂管理内部运作的核心。,一、生产计划,(二)生产计划的编制 1.收集资料,调查研究 2.拟订计划指标,进行方案优选 3.综合平衡,确定最佳方案 4.

12、统筹安排,确定生产指标,报请批准或备案 5.实施计划,评价结果,二、生产作业计划,(一)什么是生产作业计划 生产作业计划是生产计划的具体执行计划,它是协调企业日常生产活动的中心环节。它根据年度生产计划规定的产品品种、数量及大致的交货期的要求对每个生产单位在每个具体时期内的生产任务做出详细规定,使年度生产计划得到落实。 生产作业计划的基本任务是:落实生产计划;合理组织生产过程；提高经济效益。,二、生产作业计划,(二)编制生产作业计划的步骤 (1)收集信息资料,为编制生产作业计划提供依据。 (2)确定计划单位,如产品计划单位,部件计划单位,零件有组计划单位和零件计划单位。 (3)制定和修订期量标准

13、。 (4)确定编制方法。 (5)做好综合平衡工作,及时编制下达生产作业计划。,任务二 制定新产品研发计划,熟悉新产品研发的程序； 掌握新产品研发计划书的编制。,学习目标,深圳市电动车有限公司是专业从事四轮电动车的设计、研发及销售的科技型企业。面对激烈的市场竞争,该公司需要不断开发新产品。公司为明确今年的新产品开发方向,对全国主要蓄电池旅游观光车销售市场和具有开发能力的配套厂家进行了全面的市场调研。经过为期一个多月的充分调研,分管生产研发的王副总要求秘书高天会同相关调研人员交流调研情况,整理材料,并提交一份新产品市场调研报告。,任务描述,任务二 制定新产品研发计划,新产品研发是指从研究选择适应市

14、场需要的产品开始到产品设计、工艺制造设计,直到投入正常生产的一系列决策过程。新产品研发是企业研究与开发的重点内容,也是企业生存和发展的战略核心之一。企业要根据市场需求情况以及企业本身条件,充分考虑用户的使用要求和竞争对手的动向,有针对性地提出研发新产品的设想和构思。因此,做好充分的市场调研是新产品研发的第一步。高天需要和相关调研人员充分沟通,详细了解调研情况,收集新产品研发信息并制成市场调研报告。,任务分析,必备知识,一、什么是新产品 新产品不一定都是新发明的产品,它与科学技术发展而制造的新产品是有所不同的。产品整体观念中任何一个部分的创新、改良都属于新产品的范围,所以新产品的“新”,具有相对

15、的意义。,二、新产品研发的程序,(一)调查研究阶段 (二)新产品研发的构思创意阶段 (三)新产品设计阶段 (四)新产品试制与评价鉴定阶段 (五)生产技术准备阶段 (六)正式生产和销售阶段,三、新产品研发计划书的编制,4,产品介绍,1,2,3,5,市场分析,生产条件,项目团队,财务规划,任务三 企业生产现场管理,1.了解企业现场管理的含义； 2.掌握“5S”活动的含义和内容； 3.理解“5S”活动的原则。,学习目标,厂是一家拥有50名员工的小型制造企业。刚入职的总经理秘书杨卫国发现该厂的生产车间工具摆放凌乱,机器设备布满灰尘且未定位标识;原材料、半成品、在制品、成品、不良品、辅材摆放杂乱无章,未

16、加以合理定置;作业区、物流区、办公区未明确规划且标识不清;工人衣着不整,士气低落,浪费现象随处可见。在与总经理的沟通交流中,杨卫国得知总经理对此也颇为头疼,如此状况势必制约企业的发展。为此,杨卫国经过一段时间的深入调查,与车间工作人员讨论研究后,向总经理提交了一份企业生产现场管理制度,建议推行“5S”现场管理办法。总经理对此非常满意,他要求杨卫国协助车间主任老周负责制度的推行工作。车间主任老周希望杨卫国能制作一份详细的“5S”现场管理检查表,配合制度的实施工作。,任务描述,任务三 企业生产现场管理,“5S”现场管理法是推行全面质量管理的基础,也是中小企业降低管理成本、改善现场最直接、最有效的方

17、法。推行的“5S”的目的在于营造安全、规范的工作环境,降低成本,提高效率,促进作业标准化,提升企业形象,提升产品品质、员工素质。不少企业借助推进“5S”管理而摆脱经营困境,并逐渐树立品牌,确立竞争优势。杨卫国需要将“5S”现场管理法与企业的生产实际相结合,制定出一套切实可行的管理制度及表格。,任务分析,必备知识,一、现场管理的含义 现场这个说法,有广义和狭义两种。 广义上,凡是企业用来从事生产经营的场所,都称之为现场,如厂区、车间、仓库、运输线路、办公室以及营销场所等。 狭义上,现场是企业内部直接从事基本或辅助生产过程组织的结果,是生产系统布置的具体体现,是企业实现生产经营目标的基本要素之一。

18、本任务所说的是狭义上的现场。,二、“5S”现场管理法,(一) “5S”活动的含义 (二) “5S”活动的内容,整理,整顿,清扫,清洁,素养,二、“5S”现场管理法,(三)开展“5S”活动的原则 1.自我管理的原则 2.勤俭办厂的原则 3.持之以恒原则,任务四 生产安全事故调查,掌握企业一般生产安全事故的报告和调查处理程序。,学习目标,孟建国是某大型企业的生产部部长秘书。该企业新近发生一起安全生产事故,生产部开展了事故调查,部长要求孟建国尽快撰写出该安全事故的调查报告。,任务描述,任务四 生产安全事故调查,安全事故调查报告包括时间；地点；发生什么事故；造成人员伤亡情况；经济损失；事故发生后哪些部

19、门、人员赶赴现场；施救情况;组成调查组情况；通过什么形式和方式查明了事故原因,认定了事故情况和责任,提出了对相关责任人员的处理意见和防范措施的建议。孟建国需要对以上内容展开调查并形成报告。,任务分析,必备知识,一、什么是生产安全事故 生产安全事故是指生产经营单位在生产经营活动中发生的造成人身伤亡或者直接经济损失的事故。 (1)特别重大事故 (2)重大事故 (3)较大事故 (4)一般事故,二、一般生产安全事故的报告和调查处理程序,(一)事故报告 (1)事故发生单位概况。 (2) 事故发生的时间、地点以及事故现场情况。 (3) 事故的简要经过。 (4) 事故已经造成或者可能造成的伤亡人数(包括下落

20、不明的人数)和初步估计的直接经济损失。 (5) 已经采取的措施。 (6) 其他应当报告的情况。,二、一般生产安全事故的报告和调查处理程序,(二)事故调查 事故调查的主要任务是: (1)查明事故发生的经过、原因、人员伤亡情况及直接经济损失。 (2)认定事故的性质和事故责任。 (3)提出对事故责任者的处理建议。 (4)总结事故教训,提出防范和整改措施。 (5)提出事故调查报告。,二、一般生产安全事故的报告和调查处理程序,(二)事故调查 事故调查取证内容: 1.事故现场处理 2.事故有关物证收集 3.事故事实材料收集 4.事故人证材料收集记录 5.事故现场摄影、拍照及事故现场图绘制 (三)事故处理,

21、第三章 秘书与企业的市场销售,任务一,任务二,任务三,任务四,市场调研,客户开发与管理,编制招股标书,策划产品推介会,任务一 市场调研,了解市场调研的步骤和方法； 掌握市场调研报告的写法。,学习目标,公司市场营销部为配合该公司代理的“三来”摇摆机进入北京市场,要预先进行北京地区健身器材市场调研。市场营销部经理要求秘书李敏写一份市场调研计划书,以保证市场调研工作的顺利开展。,任务描述,任务一 市场调研,市场调研计划书的内容、结构不尽相同,但有一些是必备的,如项目概况、调研目的、研究思路、调研方法、调研内容、调研报价、执行时间等。重点是调研方法、调研内容、报告结构等。市场调研计划可以有效保证后续市

22、场调研工作的顺利开展。李敏需要与公司相关人员进行沟通,了解产品情况,理清调研思路,选择可行的市场调研方法,明确调研程序与安排,然后撰写计划书。,任务分析,必备知识,一、市场调研的含义 市场调研是市场调查与市场研究的统称,它是个人或组织根据特定的决策问题而系统地设计、搜集、记录、整理、分析及研究市场各类信息资料、报告调研结果的工作过程。市场调研是市场预测和经营决策过程中必不可少的组成部分。,二、市场调研的步骤,(一)确定市场调研目标 (二)确定所需信息资料 (三)确定资料搜集方式 (四)搜集现成资料 (五)设计调研方案 (六)组织实地调查 (七)进行观察实验 (八)统计分析结果 (九)准备研究报

23、告,三、市场调研的方法,一类是按选择调研对象来划分,有全面调研、重点调研、抽样调研等； 另一类是按调研对象所采用的具体方法来划分,有访问法、观察法、实验法。,四、市场调研报告的结构和写法,(一)标题 (二)序言 1.扉页 2.目录 3.简介 (三)摘要 (四)正文 1.调研方法 2.调研结果 (五)结论与建议 (六)附件,任务二 客户开发与管理,了解客户开发与管理的流程,能进行客户信息收集与管理,电话访问客户,能正确处理客户投诉； 掌握与客户沟通的技巧。,学习目标,上海某公司销售总监需要开拓江苏地区市场,总监给销售部秘书李伟力一份写有目标客户单位电话的资料,让他寻找相关负责人,并打电话请求约见

24、。,任务描述,任务二 客户开发与管理,电话约见，即通过电话来约见顾客，这是现代推销活动中常用的约见方法，它的优势在于经济便捷，能在短时间内接触更多的潜在顾客，是一种效率极高的约见方式。电话约见，由于顾客是不见其人、只闻其声，所以，李伟力的重点应放在“话”上:首先，要精心设计开场白，激起对方足够的好奇心，使他们有继续交谈的愿望；其次，约见事由要充分,用词简明精炼、长话短说；最后，态度要诚恳，口齿清楚、语调亲切。,任务分析,必备知识,一、客户开发的流程 营销工作是企业所有工作的龙头,而客户开发工作又是营销工作的第一步,是非常关键的环节,没有客户开发,营销工作就不能继续。 客户开发的一般流程为:寻找

25、客户信息组织拜访客户产品介绍说明解答客户提问提出交易建议。,二、客户开发的方法,(一)重新启动老客户 (二)客户介绍 (三)同行介绍 (四)品牌效应 (五)抓住机会 (六)业务摸排,三、客户沟通的技巧,(1)沟通要有良好的心态。 (2)要了解客户的背景和情绪状况。 (3)选择客户熟悉的语言和适当的时间、地点、环境等。 (4)寻找共同话题和共同点。 (5)留意客户的反应并做出适当调整。 (6)多用问句,譬如句尾用“是吧”等。 (7)多问肯定句,少用否定句。 (8)巧用附和词语,譬如“的确如此”、“真的吗”、“真是的”、“原来如此”等。 (9)避免夸大其词、说教、当面撒谎、假谦虚。 (10)引导客

26、户说出真正意图。 (11)利用沉默。 (12)如果探讨敏感话题,要先予以提醒。 (13)认真倾听。 (14)保持适当的距离和神秘感。,四、客户管理的内容,4,客户的业务内容和业绩变化,1,2,3,客户的销售方针,企业在客户中所处的位置及变化,其他竞争对手在客户中的状况,(一)客户信息的收集与分析,四、客户管理的内容,1,(二)客户满意度的调查 1.客户满意度的测定 2.企业在市场中的位置 (三)处理客户投诉,五、客户管理的流程,1,(一)建立客户数据库 (二)收集、调查客户资料 (三)对客户进行分类管理 (四)建立客户管理模式 (五)规划与设计市场营销活动 (六)活动测试、执行与整合 (七)实

27、行绩效分析与考核,任务三 编制招投标书,了解招投标的概念； 掌握招投标的程序； 掌握招标书、投标书的写法。,学习目标,中国有限公司是一家加工生产五金机电、电工、化工建材等产品的综合性公司,即将参加市城市建设综合开发公司小区配套改造用采暖和给水用料工程的投标,总经理让秘书吴倩准备一份投标书。,任务描述,任务三 编制招投标书,投标书是投标者为了中标而按照招标书提出的项目、条件和要求,以求实现与招标者订立合同,而提供给招标者的承诺文书。投标书撰写的好坏直接影响中标结果。吴倩需要仔细研究招标书的内容,针对其中的要求来撰写投标书。在投标书中要写出本公司所具备的有利条件,要写明标价,明确服务承诺等。,任务

28、分析,必备知识,一、招投标的概念 招标是指政府、单位或企业在兴建工程,合作经营某项业务或进行大宗商品交易时,先把有关要求和条件等对外公布,招人承包或承买,从中选择价格和条件最优者为中标人的经济活动。 投标是与招标相对应的概念,它是指投标人应招标人的邀请或投标人满足招标人最低资质要求而主动申请,按照招标的要求和条件,在规定的时间内向招标人递价,争取中标的行为。,二、招投标的程序,(1)发布招标广告、启事或邀请书。 (2)欲投标者出示有关证件或材料,填写报名登记表,递交投标申请书。 (3)招标方对投标者进行资格审查。 (4)招标方宣布或通知资格审查合格者,送发招标书。 (5)招标方介绍招标企业情况

29、或商品要求。 (6)投标方撰写投标书,把投标书密封送给招标方。 (7)组织投标方公开演讲、答辩。 (8)招标方组织审标、议标、评标、定标。 (9)招标方向中标方发中标通知书。 (10)招标方向未中标方退投标书。,三、招标书,(一)招标书的概念和类型 招标书,又称招标说明书,是用于招标活动的书面文件,是通过公开招标的办法聘请其他单位或个人协助办理的告知性文书。招标书通常以招标广告、招标通告、招标启事、招标通知书等名目出现。,三、招标书,(二)招标书的特点 1.公开性 2.竞争性 3.保密性 4.约束性 (三)招标书的结构和写法 1.标题 2.正文 3.注意事项,四、投标书,(一)投标书的概念和类

30、型 投标书是投标者为了中标而按照招标书提出的项目、条件和要求,以求实现与招标者订立合同,而提供给招标者的承诺文书。 投标书的类型按投标方人员组成情况,可分为个人投标书、合伙投标书、集体投标书、全员投标书和企业投标书等。 (二)投标书的特点 1.针对性 2.求实性 3.合约性 (三)投标书的结构和写法 1.标题 2.正文,五、招投标书的写作注意事项,任务四 策划产品推介会,了解推介会的流程； 掌握推介会前期的筹备。,学习目标,金科地产和重庆联通准备合作推介iPhone 4手机,借机提高金科、联通企业的美誉度、认可度。市场部主管要求部门秘书夏海为此次推介会写一份详细、周密的策划方案。,任务描述,任

31、务四 策划产品推介会,推介会是企业快速积累客户、提升业绩的有效途径之一。在新产品问世、新项目上马之前,企业往往会召开推介会进行宣传或促销。夏海需要收集金科地产、重庆联通企业、新产品iPhone 4手机的相关信息,并明确推介会的目标,熟悉推介会流程,然后针对推介对象进行策划。,任务分析,必备知识,一、推介会的含义 推介会：顾名思义就是推广介绍的大会或活动,是旨在帮助企业、社会组织和团体、政府等宣扬自己的特点、产品和政策,促进交流,为合作双方带来利益的一种促销形式。,二、推介会的方式,(一)现场推介 (二)网络推介,三、推介会的流程,(1)与会嘉宾签到、就座,并发放礼品资料。 (2)主持人开场白,

32、介绍嘉宾及推介会内容安排。 (3)企业领导讲话。 (4)行业领导与嘉宾讲话。 (5)剪彩仪式、产品亮相与展示。 (6)专家对产品点评鉴赏与交流。 (6)媒体访谈,记者问答。 (8)餐会及文艺表演。 (9)致答谢词并欢送嘉宾。,四、推介会前期的筹备 (一)重点选择参会人员 (二)做好前期市场调查工作 (三)精心准备介绍词 五、注意事项 (1)推介会的目的是推介项目、推介产品,不能走过场,避免流于形式,没有实际效果。 (2)要做好推介会的前期筹备工作。推介会召开之前要设定好达成的目标,根据目标做好筹划工作。 (3)要做好推介会总结反馈工作,及时反馈客户意见,以及产品的市场效果,为下一步工作提供指导

33、性意见。,第四章 秘书与企业的财务管理,任务一,任务二,任务三,公司筹建财务业务流程,财务单据的填制、报销与审核,财务报表和报告,任务一 公司筹建财务业务流程,掌握公司设立过程中的验资、办理税务登记证、开立银行存款账户等工作的具体方法。,学习目标,李彤是某新设公司的秘书,总经理让其负责办理公司申请工商设立登记、验资、领取营业执照、组织机构代码证等具体事项。,任务描述,任务一 公司筹建财务业务流程,李彤需要明确申请设立、出资、验资、注册登记实务中涉及的各种材料及传递途径,填制申办公司工商登记中的各种表格、原始单据;完成纳税登记及办理纳税登记证工作;完成开立银行存款账户工作。,任务分析,必备知识,

34、公司筹建业务流程主要包括工商登记、申请组织机构代码证、税务登记、开立银行存款账户四个阶段。 一、工商登记 (一)申请公司名称 (二)开设临时账户 (三)验资 (四)申领营业执照、刻制图章,二、申请组织机构代码证,1.企业提交申报材料；经企业登记主管部门核准登记的工商管理执照及复印件；单位公章；法定代表人经办人身份证原件及复印件。 2.填写组织机构代码证申请表。,初审申办资料。材料齐全的出具办理通知书，缺少主件的退回。,1.审核材料是否齐全、有效签署审核意见。 2.进入数据录入，经互联网上报省组织机构代码管理中心。 3.省中心审批，赋码，更新数据。负责人、经办人身份证复印件。,1.接受数据。 2

35、.制作证书。 3.发证书给申请人,三、税务登记,(一)办理税务登记证 (1)营业执照原件及复印件。 (2)注册及生产、经营地址证明(产权证、租赁协议)原件及复印件。 (3)验资报告或评估报告原件及复印件。 (4)组织机构代码证书副本原件及复印件。 (5)有关合同、章程、协议书原件及复印件。 (6)法定代表人(负责人)身份证原件及复印件。 (7)企业财务会计制度。 (8)自有房屋产权证、土地使用证、机动车行驶证等证件的复印件。 (二)领购发票,四、开立银行存款账户,(1)交验证件。开立基本存款账户,企业应提供如下资料:营业执照正本及复印件;组织机构代码证书(正、副本均可)及复印件两份;税务登记证

36、(正、副本均可)及复印件两份;法定代表人或单位负责人的身份证件及复印件两份。 (2)企业如实填写开立单位银行结算账户申请书一式三联,并加盖公章。 (3)开户行应与企业签订“人民币单位银行结算账户管理协议”及“电子对账系统服务协议”,并加盖公章,开户行与存款人各执一份。 (4)企业预留财务专用章、法人章。 (5)开户银行送报中国人民银行批准核准。,任务二 财务单据的填制、报销与审核,1.了解企业财务收支工作中涉及的主要单据； 2.掌握财务收支业务相关单据填制、报销与审核的基本要求和具体方法。,学习目标,王艳是某服装有限公司的行政秘书,由于公司规模较小,人手不足,她除了常规的办公室事务管理工作以外

37、还兼任公司的出纳。2010年7月,公司发生了以下经济业务: (1)银行结算类业务。 (2)现金收付类业务。 (3)出差报销类业务。,任务描述,任务二 财务单据的填制、报销与审核,财务收支工作是企业最基本的日常经济活动,财务单据的填制、报销与审核是财务管理中最基础也最重要的一个环节。王艳在审核过程中,需要熟悉各种财务凭证；能熟练掌握支票、借据、差旅费报销单等各种原始凭证的填制方法及要求,并能按要求审核财务单据的正确性、完整性和合法性,保证报销的及时性、正确性。,任务分析,必备知识,一、银行结算业务 (一)银行存款账户的类型及用途 1.基本存款账户 2.一般存款账户 3.临时存款账户 4.专用存款

38、账户,一、银行结算业务,(二)常用银行结算业务 1.支票的领购与使用 (1)领购支票 (2)填写支票(主联) 填写支票的注意事项: 1)出票日期必须大写。 2)收款人应填写全称。 3)付款行名称、出票人账号,即本单位开户银行名称及银行账号要小写。 4)人民币(大写)必须顶头写。 5)人民币小写:最前用“￥”字打头,数字填写要求完整清楚。 6)用途:现金支票有一定限制,一般填写“备用金”、“差旅费”、“工资”、“劳务费”;转账支票没有具体规定。 7)盖章:支票正面盖付款人印鉴章(即财务专用章和法人章),印泥为红色,印章必须清晰;反面盖章同“收款人”一致。 (3)使用支票,一、银行结算业务,(二)

39、常用银行结算业务 2.银行承兑汇票的签发与使用 (1)签发汇票 (2)使用汇票 3.汇兑的流程及使用 (1)汇兑的流程 (2)汇兑的使用,二、现金收付款业务 (1)审查报销单据 (2)依据报销单据的金额清点现金 (3)办理具体的现金收付款手续 三、差旅费用报销流程 (1)填报公司统一印制的“出差申请单” (2)差旅费据实报账,四、财务单据审核的要点,1,(一)发票类的审核 (二)报销单的审核 (三)财会数字的审核,任务三 财务报表和报告,了解资产负债表、利润表、现金流量表的含义、作用和编制。,学习目标,张晓天是公司总经理秘书。年初,公司即将召开股东大会,总经理受董事会的委托并代表董事会需要向股

40、东做2010年度工作报告。总经理对张晓天说:“马上要开股东大会了,我要向股东汇报2010年度的工作开展情况,所以近期的工作重点是协助我写好工作报告。你先到财务部去一趟,帮我调取相关财务报表,我想看看我们去年的盈利情况,摸摸家底。”如果你是张晓天,你该请财务部门提供哪些财务报表呢?,任务描述,任务三 财务报表和报告,财务报告是反映企业财务状况和经营成果的书面文件,包括主要会计报表(资产负债表、利润表、现金流量表)及有关附表、报表和财务情况说明书。张晓天可以到财务部门调取资产负债表、损益表、现金流量表等,让总经理了解公司的财务状况。,任务分析,必备知识,一、资产负债表 (一)资产负债表的含义 1.

41、资产 2.负债 3.所有者权益,一、资产负债表,(二)资产负债表的作用 (1)反映某一日期的资产总额及结构,表明企业拥有或控制的资源及分布情况,即有多少资源是流动资产,有多少资源是长期投资,有多少资源是固定资产等。 (2)反映某一日期的负债总额及结构,表明企业未来需要用多少资产或劳务清偿债务以及清偿时间,即流动负债有多少,长期负债有多少,长期负债中有多少需要用当期流动资金进行偿还等。 (3)反映所有者所拥有的权益,据以判断资本保值、增值的情况以及对负债的保障程度。 (4)为财务分析提供基本资料,如将流动资产与流动负债进行比较,计算出流动比率等,从而有助于会计报表使用者作出经济决策。,一、资产负

42、债表,(三)资产负债表的编制 1.表首 2.正表,二、利润表,(一)利润表的含义 利润表是反映企业在一定会计期间经营成果的报表。 1.收入 2.费用 3.利润:利润=收入-费用 (二)利润表的作用,二、利润表,(三)利润表的编制 1.表首 2.正表,二、利润表,三、现金流量表,(一)现金流量表的含义 现金流量表是反映企业在一定会计期间现金流入与现金流出情况的报表。 (二)现金流量表的作用 (1)有助于评价企业支付能力、偿还能力和周转能力。 (2)有助于预测企业未来现金流量。 (3)有助于分析企业收益质量及影响现金净流量的因素。 (4)对以权责发生制为基础的会计报表进行了必要的补充,增强会计信息

43、的可比性。 (三)现金流量表的编制 1.主表 2.附表,三、现金流量表,(一)现金流量表的含义 现金流量表是反映企业在一定会计期间现金流入与现金流出情况的报表。 (二)现金流量表的作用 (1)有助于评价企业支付能力、偿还能力和周转能力。 (2)有助于预测企业未来现金流量。 (3)有助于分析企业收益质量及影响现金净流量的因素。 (4)对以权责发生制为基础的会计报表进行了必要的补充,增强会计信息的可比性。 (三)现金流量表的编制 1.主表 2.附表,四、财务报表附注,财务报表附注是为帮助理解财务报表的内容而对报表的有关项目等所做的解释,其内容应包括: (1)不符合会计核算基本前提的说明。 (2)重

44、要会计政策和会计估计的说明。 (3)重要会计政策和会计估计变更的说明。 (4)或有事项和资产负债表日后事项的说明。 (5)关联方关系及其交易的披露。 (6)重要资产转让及出售的说明。 (7)企业合并、分立的说明。 (8)会计报表中重要项目的明细资料。 (9)有助于理解和分析会计报表需要说明的其他事项。,五、财务情况说明书,财务情况说明书至少应当对下列情况作出说明: (1)企业生产经营的基本情况。 (2)利润实现和分配情况。 (3)资金增减和周转情况。 (4)对企业财务状况、经营成果和现金流量有重大影响的其他事项。,第五章 秘书与企业的人力资源管理,任务一,任务二,任务三,任务四,员工招聘,员工

45、培训,员工考核管理,薪酬管理,任务一 员工招聘,了解企业人员招聘的基本程序； 掌握招聘广告的设计原则,学习目标,李梅是某大型企业的人力资源部秘书,该企业2011年校园招聘活动即将启动。招聘主管要求李梅用一周的时间撰写出公司2011年校园招聘广告。,任务描述,任务一 员工招聘,招聘广告是招聘员工最常用的方法之一,招聘单位会在一些大众媒体上刊登招聘信息,吸引求职者应聘。李梅需要收集公司各部门的招聘需求信息,并明确招聘工作岗位的具体要求,熟悉公司招聘流程和招聘策略,然后针对招聘对象设计出一则招聘广告。,任务分析,必备知识,一、人员招聘的基本程序 (一)招聘准备阶段 (1)招聘需求分析。 (2)明确招

46、聘工作特征和要求。 (3)制定招聘计划和招聘策略。 (二)招聘实施阶段 1.招募阶段 2.筛选阶段 3.录用阶段 (三)招聘评估阶段,二、招聘广告的设计,(一)招聘广告的设计原则 1.引起求职者的注意 2.激发求职者的兴趣 3.创造求职的愿望 4.促使求职的行动 (二)招聘广告的内容 1.单位情况简介 2.职位情况介绍 3.任职资格要求 4.相应的人力资源政策 5.求职者的准备工作 6.招聘者的联系方式 (三)注意事项,任务二 员工培训,1.掌握员工入职培训的资料准备工作内容； 2.掌握员工入职培训的会务准备工作内容。,学习目标,潘婷是某大型企业的人力资源部秘书,该企业校园招聘后数十名新员工入

47、职在即,人力资源部将对他们开展新员工入职培训工作。培训主管要求潘婷尽快撰写公司员工手册发给新员工。,任务描述,任务二 员工培训,入职培训中的一个重要材料就是专门为员工定制的员工手册。员工手册是员工获取企业信息的重要来源。,任务分析,必备知识,一、员工入职培训的资料准备 员工入职培训需要准备很多资料包括: (1)员工上岗培训的计划。 (2)员工上岗培训的通知。 (3)受训员工基本情况表。 (4)受训员工上岗培训安排表。 (5)受训员工上报培训提纲。 (6)按培训内容编写的培训资料或提纲。 (7)员工手册。,二、员工入职培训的会务准备,(一)准备员工入职教育会议议程 (二)安排入职培训的内容 (三

48、)安排入职培训的会场,三、员工手册的主要内容,(一)公司介绍 (二)企业文化 (三)组织结构 (四)部门职责 (五)政策规定 (六)行为规范,任务三 员工考核管理,1.了解企业绩效考核的定义、绩效管理的作用； 2.掌握绩效考核的种类。,学习目标,黄艺是某大型企业的人力资源部秘书,该企业年度考核工作即将开始。绩效主管要求黄艺根据绩效考核原则和公司实际情况用一周时间撰写出公司绩效考核管理办法。,任务描述,任务三 员工考核管理,绩效考核是运用科学的考评标准和方法,对员工的绩效、能力、岗位适应度等进行全面评估的过程。企业应鼓励员工积极地看待绩效考核,它不是处分员工的方式,也不是员工抱怨工资、工作条件和

49、同事的机会。绩效考核将进一步讨论员工的工作表现、工作能力、发展前景,并提出相应的改进措施。,任务分析,必备知识,一、绩效考核的定义 绩效考核从内涵上说就是对人与事进行评价,即对人及其工作状况和工作结果进行评价,要通过评价体现人在组织中的相对价值或贡献程度。 包括三层含义: (1)从企业经营目标出发进行评价,并使评价以及评价之后的人事待遇管理有助于企业经营目标的实现。 (2)作为人事管理系统的组成部分,运用一套系统的制度性规范、程序和方法进行评价。 (3)对组织成员在日常工作中所显现出来的工作能力、工作态度和工作成绩进行以事实为依据的评价。,二、绩效管理的作用,(一)人员培训与开发 (二)劳动工

50、资与报酬 (三)工作岗位的调配 (四)员工提升与晋级 (五)人力资源管理的专题研究 (六)基础管理的健全与完善,三、绩效考核的种类,(一)上级考评 (二)同级考评 (三)下级考评 (四)自我考评 (五)外人考评,任务四 薪酬管理,1.了解薪酬的含义； 2.能区分不同的企业工资制度类型； 3.掌握社会保险的基本政策。,学习目标,春节过后,人才市场的招聘会一场接着一场召开。但前往招聘的用人单位却发现,今年的招工要比去年难很多。用人单位纷纷提高待遇,降低招聘门槛,但依然难以招到满意的人选。物业公司为了能顺利招聘到新员工,保证老员工不流失,经过公司会议研究决定开展薪酬调整工作,总经理要求秘书王芳负责起

51、草一份新的薪酬规定,将草案提交公司会议审核。,任务描述,任务四 薪酬管理,企业薪酬管理与许多因素相关,企业薪酬原则和策略、地区及行业的薪酬水平、企业的竞争力、支付能力等都将对薪酬制度的设计与管理产生重要的影响。王芳需要收集相关资料,根据企业实际情况来制定薪酬管理制度。,任务分析,必备知识,一、薪酬的含义 薪酬是员工为企业提供劳动而得到的各种货币和实物报酬的总和,包括工资、奖金、津贴、提成工资、劳动分红、福利等。,二、企业工资制度的类型,(一)绩效工资制 (二)工作工资制 (三)能力工资制 (四)组合工资制,第六章 秘书与企业的法律事物,任务一,任务二,任务三,任务四,公司法,合同法,反不正当竞

52、争法,知识产权法,任务一 公司法,了解公司法的各种法律制度,培养运用公司法理论知识以及有关法律、法规分析和解决经济生活中的实际问题的能力。,学习目标,韩梅是某公司秘书。该公司于2008年7月依法成立,现有数名推荐的董事人选,总经理让韩梅查阅相关法律条文,调查一下哪些人员不能担任公司董事。 甲:因担任企业负责人犯重大责任事故罪于2001年6月被判处三年有期徒刑,2004年刑满释放。 乙:与他人共同投资设立一家有限责任公司,持股70%,该公司长期经营不善,负债累累,于2006年被宣告破产。 丙:2003年向他人借款100万元,为期2年,但因资金被股市套住至今未清偿。 丁:曾任某音像公司法定代表人,

53、该公司因未经著作权人许可大量复制音像制品于2006年5月被工商部门吊销营业执照,丁负有个人责任。,任务描述,任务一 公司法,要完成此任务,韩梅必须了解中华人民共和国公司法(以下简称公司法)关于董事任职资格的规定,特别是董事的消极任职资格。,任务分析,必备知识,一、公司法概述 公司法是规定公司法律地位,调整公司组织关系,规范公司在设立、变更与终止过程中的组织行为的法律规范的总称。 公司法有广义和狭义之分。狭义的公司法是指公司法(2006年1月1日施行)。广义的公司法是指规定公司的设立、组织、活动、解散及其他对内对外关系的法律规范的总称。它除公司法外,还包括其他法律、行政法规中有关公司的规定。,二

54、、公司的设立,(一)公司设立的条件 1.有限责任公司 2.股份有限公司 (二)设立公司所需的资料 1.有限责任公司 2.股份有限公司,三、公司的合并、分立、终止和清算,(一)公司的合并与分立 1.公司合并与分立的形式 2.公司合并与分立的程序 (二)公司的终止和清算 1.公司的终止 2.公司的清算 (1)清算组的组成。 (2)清算组的职权。 (3)清算组的义务。 (4)清算程序。,任务二 合同法,了解有关合同法的各种法律制度,能运用所学理论知识,切实正确地解决现实生活中的各种合同纠纷,培养和提高独立思考、综合分析和解决实际问题的能力。,学习目标,任务二 合同法,甲公司需要乙公司生产的一套精密成

55、套设备,双方找丙公司商议,由丙公司购买并直接租给甲公司。甲、乙、丙三方签订了如下合同: (1)由丙公司付给乙公司货款500万元。 (2)乙公司将精密成套设备代办托运给甲公司。 (3)甲公司承租该设备,期限为10年,每年租金为80万元。 该合同由甲、乙、丙公司的法定代表人签字,甲、丙公司加盖了合同专用章,乙公司未加盖合同专用章。 甲公司总经理要求秘书张琪分析一下下面几个问题并向其汇报: (1)乙公司未加盖合同专用章,合同是否有效? (2)如果乙公司交付的设备质量不符合要求,甲公司可否向乙公司追究违约责任? (3)如果乙公司向甲公司交付货物后,甲公司使用过程中部分部件正常磨损,需要维修,该维修费应

56、由谁承担?,任务描述,任务二 合同法,合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。现代企业的经济往来,主要通过合同的形式进行。如何签订一份高质量的合同,是很多企业经常面临的问题。秘书张琪需要了解双方签订合同的详细情况,研究合同文本,查阅合同法相关条款然后向总经理汇报。,任务分析,必备知识,一、合同法概述 合同法是调整平等主体之间的交易关系的法律,它主要规定合同的订立、合同的效力及合同的履行、变更、解除、保全、违约责任等问题。我国现行的合同法于1999年10月1日开始实行。合同法共23章、428条。,二、合同的订立,(一)合同订立的内容 (二)合同订立的程序 1.要约 2.承诺,三

57、、合同的效力 四、合同的履行 五、违约责任 六、解决争议的方法,任务三 反不正当竞争法,熟悉不正当竞争行为,培养运用法律、法规分析和解决经济生活中的实际问题的能力。,学习目标,房地产开发有限公司为某市骨干地产企业,实力雄厚,信誉优良,成果卓著。该公司开发的某小区楼盘开盘在即,营销部做好了营销方案并送到总经理办公室等待批示。赵云是总经理办公室秘书,他看到该方案中有一项:公司将发布户外广告“凡在开盘当日交纳定金的客户均有抽取开盘大奖的机会,一等奖奖金为8888元。”如果你是秘书赵云,你将会向总经理提供什么法律建议?,任务描述,任务三 反不正当竞争法,在现行的市场经济活动中,有奖销售作为一种促销手段

58、,有一定的积极意义,可以吸引消费者的注意力,增加市场份额。但是,有奖销售作为一种利诱的促销手段必须符合国家的相关法律法规。因此,赵云应立即查阅反不正当竞争法的相关规定,然后向总经理提供建议。,任务分析,必备知识,一、反不正当竞争法概述 反不正当竞争法是一部旨在规范社会主义市场经济秩序,倡导公平有序竞争的法律。此法对于保护合法市场参与者的权益和打击不法市场经济行为有着重要意义,该法自1993年12月1日起执行,共有5章、33条。,二、不正当竞争行为,(1)经营者不得采用下列不正当手段从事市场交易,损害竞争对手： 1)假冒他人的注册商标。 2)擅自使用知名商品特有的名称、包装、装潢,或者使用与知名

59、商品近似的名称、包装、装潢,造成和他人的知名商品相混淆,使购买者误认为是该知名商品。 3)擅自使用他人的企业名称或者姓名,引人误认为是他人的商品。 4)在商品上伪造或者冒用认证标志、名优标志等质量标志,伪造产地,对商品质量作引人误解的虚假表示。,三、不正当竞争行为的法律责任,(一)民事责任 (二)行政责任 (三)刑事责任,任务四 知识产权法,理解知识产权的概念和特点,了解知识产权法的各种法律制度,培养运用知识产权法知识以及有关法律、法规分析和解决经济生活中的实际问题的能力。,学习目标,王彬彬是甲公司秘书,该公司委托乙公司设计并制作产品包装盒,未签订书面合同。后来,丙在市场上发现甲公司产品包装盒未经其许可使用了其画作为背景图案。丙大怒,找到甲公司。甲公司经理为此事一筹莫展,他让王彬彬查询并整理相关资料以应对丙。,任务描述,任务四 知识产权法,此事件属于知识产权法