全国计算机等级考试二级ACCESS考点分析2.ppt

1、ACCESS考点分析,第2章 数据库和表,考点一 创建数据库,创建Access数据库，首先应根据用户需求对数据库应用系统进行分析和研究，全面规划，然后再根据数据库系统的设计规范创建数据库。,（1）分析建立数据库的目的 （2）确定数据库中的表,考点一 创建数据库,2、创建数据库 创建数据库有两种方法: 创建空数据库,然后向其中添加表、查询、窗体和报表等对象 使用“数据库向导”，利用系统提供的模板进行一次操作来选择数据库类型并创建所需的表、窗体和报表。,考点一 创建数据库,2、创建数据库 （1）创建空数据库 创建空数据库有两个途径：启运Access时建和在Access程序窗口中使用“新建”命令创建

2、。 启动Access时创建 例2.2 建立“教学管理”数据库，并将建好的数据库保持在C盘Access文件夹中,考点一 创建数据库,2、创建数据库 （1）创建空数据库 使用“新建”命令创建 详细操作步骤见课本,注意： 此时的数据库中并没有任何其他的数据库对象存在，可以根据需要在该数据库中创建其他的数据库对象。 为了方便管理，在创建数据库之前，最好先建立用于保存该数据库文件的文件夹。,考点一 创建数据库,考点一 创建数据库,2、创建数据库 （2）使用“向导”创建数据库 “数据库向导”中提供了一些基本的数据库模板，利用这些模板可以方便、快速地创建数据库。一般情况下，在使用“数据库向导”前，应先从“数

3、据库向导”所提供的模板中找出与所建数据库相似的模板，如果所选的数据库模板不满足要求，可以在建立之后，在原来的基础上进行修改。,考点一 创建数据库,2、创建数据库 与创建空数据库一样，使用“数据库向导”创建数据库也分为启动Access时创建和使用“新建”命令创建两种。 启动Access时创建 例2.3 在C盘“教学管理”文件夹下创建“教学管理”数据库。,考点一 创建数据库,2、创建数据库 使用“新建”命令创建 具体操作步骤类似 因为向导中的“联系人管理”模板和我们想创建的数据库的结构非常相近，因为我们选择“联系人管理”模板为基础进行创建。,创建数据库的过程中模板包含的信息是不能改变的，如果要进行

4、修改操作，必须在创建数据库操作结束后，再对其进行修改,考点一 创建数据库,考点一 创建数据库,3、数据库的简单操作 （1）打开数据库 打开数据库的方法主要有两种：一是在启动Access时使用“Microsoft Access”对话框打开；二是通过“打开”命令打开。 启动Access时打开 Access启动后，屏幕上显示“Microsoft Access”对话框。在该对话框中，单击“打开已有文件”选项按钮，打开所需要的数据库。 例2.4 打开C盘Access文件夹中“教学管理”数据库。,考点一 创建数据库,3、数据库的简单操作 （1）打开数据库 使用“打开”命令打开 例2.5 打开D盘Acces

5、s文件夹中“劳资管理信息系统”数据库。,考点一 创建数据库,3、数据库的简单操作 （2）关闭数据库 当完成了数据库的操作后，需要将它关闭。关闭数据库的方法有如下几种： 单击“数据库”窗口右上角的“关闭”按钮。 双击“数据库”窗口左上角的“控制”菜单图标。 单击“数据库”窗口左上角的“控制”菜单图标。,表是Access数据库的基础,是存储和管理数据的对象,也是数据库其他对象的操作依据.在空数据库建好后,要先建立表对象,并建立各表之间的关系,以提供数据的存储构架,然后逐步创建其他Access对象,最终形成完备的数据库.,考点二 建立表,Access表由表结构和表内容(记录)两部分构成.在对表操作时

6、,是对表结构和表内容分别进行的.,考点二 建立表,1.表的结构 (1)表名 表名是该表存储在磁盘上的唯一标识,也可以理解为是用户访问数据的唯一标识.,考点二 建立表,(2)字段属性 字段属性即表的组织形式,它包括表中字段的个数，每个字段的名称、数据类型、字段大小、格式、输入掩码、有效性规则等。,考点二 建立表,考点一 创建数据库,1、数据库设计的步骤 （3）确定表中的字段 在Access中，字段的命名规则是： 字段名长度为164个字符。 字段名可以包含字母、汉字、数字空格和其他字符。 字段名不能包含句号（.）、惊叹号（！）、方括号（）和重音符号（）。 （4）确定主关键字 （5）确定表之间的关系

7、,考点二 建立表,2、Access数据类型 根据关系数据库的理论，一个表中的同一列数据应具有相同的数据特征，称为字段的数据类型。数据的类型决定了数据的存储方式和使用方式。 Access常用的数据类型有：文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超级链接、查阅向导等。,考点二 建立表,(1)文本数据类型 文本数据类型所使用的对象为文本或文本与数字的组合：也可以是不需要计算的数字，Access默认文本型字段大小是50个字符，但用户输入时，系统只保存输入到字段中的字符，而不保存文本型字段中未用位置上的空字符。设置“字段大小“属性可控制能输入的最大字符长度。文本型字段的取值最多

8、可达到255个字符，如果取值的字符个数超过了255，可以使用备注数据类型。,考点二 建立表,(2)备注数据类型 备注数据类型可以解决文本数据类型无法解决的问题，可保存较长的文本和数字。与文本数据类型一样，备注数据类型也是字符和数字相结合，它允许存储的内容长达64 000个字符。,考点二 建立表,尽管备注型字段具有极大的灵活性，对存储数据的长度没有什么限制，但对保存数字和字符类型数据的大多数字段来说，指定备注数据类型是不合适的。因为，Access不能对备注型字段进行排序或索引，但文本型字段却可以进行排序和索引。在备注型字段中虽然可以搜索文本，但搜索速度却不如在有索引的文本字段中快。因此，用户在对

9、相对简短的字符、数字性数据进行设置时，特别是需要对字段的数据进行排序和索引时，应尽可能地使用文本数据类型。,考点二 建立表,（3）数字数据类型 数字数据类型可以用来存储进行算术运算的数字数据。用户可以通过“字段大小“属性，定义一个特定的数字类型。 字节 整数长整数 单精度数双精度数,考点二 建立表,考点二 建立表,(4)日期/时间数据类型 日期/时间数据类型是用来存储日期、时间或日期时间组合的。每个日期/时间字段需要8个字节的存储空间。,考点二 建立表,(5)货币数据类型 货币数据类型是数字数据类型的特殊类型，等价于具有双精度属性的数字数据类型。向货币字段输入数据时，不必键入美元符号和千位分隔

10、符，Access会自动显示这些符号，并添加两位小数到货币字段中。,考点二 建立表,(6)自动编号数据类型 自动编号数据类型较为特殊。每次向表中添加新记录时，Access会自动插入惟一顺序号，即在自动编号字段中指定某一数值。 自动编号数据类型占4个字节的空 间，即它是以长整数存于数据库中。这里应注意：不能对自动编号型字段人为地指定数值或修改其数值，每个表只能包含一个自动编号型字段。,考点二 建立表,(6)自动编号数据类型 需要注意的是：自动编号数据类型一旦被指定，就会永久地与记录连接。如果删除了表中含有自动编号字段的一个记录后，Access并不会对表中自动编号型字段重新编号。当添加某一记录时，A

11、ccess不再使用已被删除的自动编号型字段的数值，而是按递增的规律重新赋值。,考点二 建立表,(7)是/否数据类型 是/否数据类型是针对只包含两种不同取值的字段而设置的。又常被称为“布尔”型数据。通过是/否数据类型的格式特性，用户可以对是/否字段进行选择，使其显示为Yes/No、Ture/False、On/Off。,考点二 建立表,(8)OLE对象数据类型 OLE对象数据类型是指字段单独地“链接”或“嵌入”OLE对象。添加数据到OLE对象字段时，Access给出以下选择：插入（嵌入）新对象、插入某个已存在的文件内容或链接到某个已存在的文件。,考点二 建立表,(9)超级链接数据类型超级链接数据类

12、型的字段是用来保存超级链接的。超级链接型字段包含作为超级链接地址的文本或以文本形式存储的字符与数字的组合。超级链接地址是通往对象、文档、Web页或其他目标的路径。,考点二 建立表,(9)超级链接数据类型 一个超级链接地址可以是一个URL(通往Internet或Intranet节点)或一个UNC网络路径(通往局域网中一个文件的地址)。超级链接地址也可能包含其他特定的地址信息，当单击一个超级链接时，Web浏览器或Access将根据超级链接地址到达指定的目标。,考点二 建立表,超级链接地址最多包含3部分：Displaytext在字段或控件中显示的文本：Address到文件(UNC路径)或页面(URL

13、)的路径：Subaddress在文件或页面中的地址(每一部分最多包含2048个字符)。超级链接数据类型使用的语法为： Displaytext#Address#Subaddress 在字段或控件中插入超级链接地址最简单的方法就是单击“插入”菜单中“超级链接”命令。,考点二 建立表,(10)查阅向导数据类型 查阅向导为用户提供了建立一个字段内容的列表，可以在列表中选择所列内容作为添入字段的内容。使用查阅向导可以显示下面所列的两种列表中的字段： 从已有的表或查询中查阅数据列表，表或查询的所有更新都将反映在列表中。 存储了一组不可更改的固定值的列表。 在列表中选择一个数值以存储到字段中。,考点二 建立

14、表,3、建立表结构 建立表结构有3种方法，一是在“数据表”视图中直接在字段名处输入字段名，这种方法比较简单，但无法对每一字段的数据类型、属性值进行设置，一般还需要在“设计”视图中进行修改；二是使用“设计”视图，这是一种最常用的方法；三是通过“表向导”创建表结构，其创建方法与使用“数据库向导”创建数据库的方法类似。下面分别介绍这3种方法。,考点二 建立表,(1)使用“数据表”视图 “数据表”视图是按行和列显示表中数据的视图。在“数据表”视图中，可以进行字段的编辑、添加、删除和数据的查找等各项操作。“数据表”视图是Access中最常见的视图形式。 使用“数据表“视图建立表结构，只说明了表中字段名，

15、没有说明每个字段的数据类型和属性值，这样，建立后的表结构中所有字段的数据类型都为“文本”型，显然不能满足实际的操作要求。,考点二 建立表,(1)使用“数据表”视图 例2.6 建立“教师”表，教师表结构如表所示。P31 注：此时如果输入数据，那么access将根据所输入的数据进行判断，如果输入的是字符，则定义为文本型，输入的是数值，则定义为数字型。如果不输入数据则自动定义为文本型。,考点二 建立表,(2)使用“设计”视图 一般情况下，使用“设计”视图建立表结构，要详细说明每个字段的字段名和所使用的数据类型。 例2.7 在“教学管理”数据库中建立“学生”表，其结构如表所示。,考点二 建立表,(3)

16、使用“表向导” 在Access中除了使用“数据表”视图和“设计”视图创建表结构以外，还可以使用“表向导”来创建某种格式的表。使用“表向导”创建表是在“表向导”的引导下，选择一个表作为基础来创建所需要的，这种方法简单、快捷。 例2.8 使用表向导创建“选课成绩”表，“选课成绩”表格式如表所示。,考点二 建立表,4、定义主键 主键也称为主关键字，是表中能够唯一标识记录的一个字段或多个字段的组合。 只有为表定义了主键，才能与数据库中其他表建立关系，从而使查询、窗体或报表能迅速、准确地查找和组合不同表中的信息。,定义主键有两种方法： 1、建立表结构时定义主键 2、建立表结构后，重新打开“设计”视图定义

17、主键,考点二 建立表,在access中可以定义3种类型的主键： 自动编号：当向表中增加一条新记录时，主键字段值会自动加1 单字段：以某一个字段作为主键，来唯一标识记录，可由用户自定义 多字段：由两个或更多字段组合在一起来唯一标识表中记录，其出现顺序非常重要，应在“设计”视图中排列好 参考例题：例2.8 p37,考点二 建立表,考点二 建立表,5、字段属性的设置 在完成表结构的设置后，还需要在属性区域设置相应的属性值。例如，设置“学生”表中“性别”字段的“字段大小”属性和“默认值”属性、“年龄”字段的“格式”属性和“有效性规则”属性、“入校日期”字段的“输入掩码”属性等。其目的是为了减少输入错误

18、，方便输入操作。,考点二 建立表,5、字段属性的设置 表中每个字段都有一系列的属性描述。字段的属性表示字段所具有的特性，不同的字段类型有不同的属性，当选择某一字段时，“设计”视图下部的“字段属性”区就会依次显示出该字段的相应属性。,考点二 建立表,5、字段属性的设置 在完成表结构的设置后，还需要在属性区域设置相应的属性值。例如，设置“学生”表中“性别”字段的“字段大小”属性和“默认值”属性、“年龄”字段的“格式”属性和“有效性规则”属性、“入校日期”字段的“输入掩码”属性等。其目的是为了减少输入错误，方便输入操作。,考点二 建立表,(1)控制“字段大小” 通过“字段大小”属性，可以控制字段使用

19、的空间大小。该属性只适用于数据类型为“文本”或“数字”的字段。对于一个“文本”类型的字段，其字段大小的取值范围是0255，默认值为50，可以在该属性框中输入取值范围内的整数；,考点二 建立表,(1)控制“字段大小” 对于一个“数字”型字段，可以单击“字段大小”属性框，然后单击右侧的向下箭头按钮，并从下拉列表中选择一种类型。 需要注意的是：如果文本字段中已经有数据，那么减小字段大小会丢失数据，Access自动将小数取整。因此，在改变字段大小时要非常小心。,考点二 建立表,(1)控制“字段大小” 例2.9 将“学生”表中“性别”字段的“字段大小”设置为1。,考点二 建立表,(2)选择所需“格式”

20、“格式”属性用来决定数据的打印方式和屏幕显示方式。不同数据类型的字段，其格式选择有所不同，应注意区分。 例2.10 P39,考点二 建立表,(3)设置“默认值” “默认值”是一个十分有用的属性。在一个数据库中，往往会有一些字段的数据内容相同或含有相同的部分。例如，“学生”表中的“性别”字段只有“男”、“女”两种值，这种情况就可以设置一个默认值。 例2.12 将“学生”表中“性别”字段的“默认值”属性设置为“男”。 p42,考点二 建立表,(4)定义“有效性规则” “有效性规则”是Access中另一个非常有用的属性，利用该属性可以防止非法数据输入到表中。有效性规则的形式以及设置目的随字段的数据类

21、型不同而不同。对“文本”类型字段，可以设置输入的字符个数不能超过某一个值；对“数字”类型字段，可以让Access只接受一定范围内的数据；对“日期/时间”类型字段，可以将数值限制在一定的月份或年份以内。,考点二 建立表,(4)定义“有效性规则” 例2.13 在“学生”表中，将“年龄”字段的取值范围设在1470之间。,考点二 建立表,(5)使用“输入掩码” 在输入数据时，如果希望输入的格式标准保持一致，或希望检查输入时的错误，可以使用Access提供的“输入掩码向导”来设置一个输入掩码。对于大多数数据类型，都可定义一个输入掩码。 例2.11 设置“学生”表中“入校日期”的“输入掩码”属性。p40,

22、考点二 建立表,应注意的是：输入掩码只为“文本”和“日期/时间”型字段提供向导，其他数据类型没有向导帮助。另外，如果为某字段定义了输入掩码，同时又设置了它的格式属性，格式属性将在数据显示时优先于输入掩码的设置。这意味着即使已经保存了输入掩码，在数据设置格式显示时，将会忽略输入掩码。位于基表的数据本身并没有更改，格式属性只影响数据的显示方式。,输入掩码属性字符的含义,在“编辑”模式下空格以空白显示，但在保存数据时将空白删除，允许输入加号和减号。,输入掩码属性字符的含义,实际的字符将根据“Windows控制面板”中“区域设置属性”中的设置而定,输入掩码属性字符的含义,7、索引 索引是非常重要的属性

23、，能根据键值加速在表中查找和排序的速度，并且能够对表中的记录实施唯一性。 索引有唯一索引、普通索引和主索引3种,考点二 建立表,唯一索引：字段值不能重复，否则系统会提示操作错误，如果已经有重复值，该字段不能创建唯一索引 普通索引：字段值可以重复 主索引：同一个表可以创建多个唯一索引，但其中只有一个可以设置为主索引 例：2.15 2.16 p45,考点二 建立表,考点二 建立表,6、建立表之间的关系 在Access中要想管理和使用好表中的数据，就应建立表与表之间的关系，只有这样，才能将不同表中的相关数据联系起来，也才能为建立查询、创建窗体或报表打下良好的基础。,考点二 建立表,(1)表间关系的概

24、念 在Access中，每个表都是数据库中一个独立的部分，它们本身具有很多的功能，但是每个表又不是完全孤立的部分，表与表之间可能存在着相互的联系。 Access中表与表之间的关系可以分为一对一、一对多和多对多3种。,考点二 建立表,(1)表间关系的概念 实际上，一对一的关系并不常用，可以将一对一关系的两个表合并为一个表，这样既不会出现重复信息，又便于表的查询。而任何多对多的关系都可以拆成多个一对多的关系，因此，在Access数据库中，表之间的关系都定义为一对多的关系。一般情况下，将一端表称为主表，多端表称为相关表。,考点二 建立表,(2)参照完整性 关系是通过两个表之间的公共字段建立起来的。一般

25、情况下，由于一个表的主关键字是另一个表的字段，因此形成了两个表之间一对多的关系。 在事实上定义表之间的关系时，应设立一些准则，这些准则将有助于数据的完整。参照完整性就是在输入或删除记录时，为维持表之间已定义的关系而必须遵循的规则。,考点二 建立表,(2)参照完整性 如果实施了参照完整性，那么当主表中没有相关记录时，就不能将记录添加到相关表中，也不能在相关表中存在匹配的记录时删除主表中的记录，更不能在相关表中有相关记录时，更改主表中的主关键字值。也就是说，实施了参照完整性后，对表中主关键字字段进行操作时系统会自动地检查主关键字字段，看看该字段是否被添加、修改或删除了。如果对主关键字的修改违背了参

26、照完整性的要求，那么系统会自动强制执行参照完整性。,考点二 建立表,(3)建立表间的关系 使用数据库向导创建数据库时，向导自动定义各个表之间的关系，同样使用表向导创建表的同时，也将定义该表与数据库中其他表之间的关系。但如果用户没有使用向导创建数据库或表，那么就需要自己定义表之间的关系。在定义表之间的关系之前，应把要定义关系的所有表关闭，然后使用下面介绍的方法定义。p47,考点二 建立表,4、向表中输入数据 (1)使用数据表视图直接输入 在建立了表结构之后，就可以向表中输入数据了。向表中输入数据就好像在一张空白表格内填写数字一样简单。在Access中，可以利用“数据表”视图向表中输入数据，也可以

27、利用已有的表。 例2.18向“学生”表中输入两条记录。p48,（2）创建查阅列表字段 一般情况下，大部分字段值都来自于直接输入的数据，或从其他数据源导入的数据。如果某字段值是一组固定数据，通过手工输入比较麻烦，此时可以使用创建查阅列表字段的方式来解决。 例：2.19 p50,考点二 建立表,考点二 建立表,(3)获取外部数据 在实际工作中，用户可以使用各种工具生成表格。如果在创建数据库表时，所需建立的表已经存在，那么只需将其导入到Access数据库中即可。这样，既可以简化用户的操作、节省用户创建表的时间，又可以充分利用所有数据。,考点二 建立表,(2)获取外部数据 所谓导入就是将符合Acces

28、s输入/输出协议的任一类型的表导入到Access的数据库表中。可以导入的表类型包括Access数据库中的表、Excel、Louts和DBASE或FoxPro等数据应用程序所创建的表，以及HTML文档等。,考点二 建立表,(2)获取外部数据 例2.20 将已经建立的excel文件“课程.xls”导入到教学管理数据库中。p53,获取外部数据的两种方式比较： 1.操作步骤类似 2.导入相当于新建了表，而连接的方式与外部的连接文件是关联在一起的，其数据并未导入到access数据库里面，其内容将随着外部连接文件的改变而改变,考点二 建立表,考点三 维 护 表,1、打开和关闭表 表建立好以后，如果需要，用

29、户可以对表进行修改，例如，修改表的结构、编辑表中的数据、浏览表中的记录等，在进行这些操作之前，首先要打开相应的表；完成这些操作后，要关闭表。,考点三 维 护 表,1、打开和关闭表 (1)打开表 在Access中，可以在“数据表”视图中打开表，也可以在“设计”视图中打开表。 例：2.21 2.22 p53,考点三 维 护 表,(2)关闭表 表的操作结束后，应该将其关闭。不管表是处于“设计”视图状态，还是处于“数据表”视图状态，单击“文件”菜单中的“关闭”命令或单击窗口的“关闭窗口”按钮都可以将打开的表关闭。在关闭表时，如果曾对表的结构或布局进行过修改，Access会显示一个提示框，询问用户是否保

30、存所做的修改。 单击“是”按钮保存所做的修改；单击“否”按钮放弃所做的修改；单击“取消”按钮则取消关闭操作。,考点三 维 护 表,2、修改表的结构 修改表结构的操作主要包括增加字段、修改字段、重新设置关键字等。修改表结构只能在“设计”视图中完成。,考点三 维 护 表,(1)添加字段 在表中添加一个新字段不会影响其他字段和现有数据。但利用该表建立的查询、窗体或报表，新字段是不会自动加入的，需要我们手工添加上去。 在插入字段并设置字段数据类型之后，还可以在窗口下面的字段属性区中修改字段的属性。,添加字段的方法： 一、设计视图 工具栏 二、数据表视图 菜单,考点三 维 护 表,考点三 维 护 表,(

31、2)修改字段 修改字段包括修改字段的名称、数据类型、说明等。 用户在使用Access时可能会发现，在“数据表”视图中字段列顶部的名称与字段的名称不相同。这是因为“数据表”视图中字段列顶部显示的名称来自于该字段的“标题”属性框。如果“标题”属性框中为空白，“数据表”视图中字段列顶部将显示对应字段的名称。如果“标题”属性框中输入了新名字，该新名字将显示在“数据表”视图中相应字段列的顶部。,考点三 维 护 表,(3)删除字段 如果所删字段的表为空，就不会出现删除提示框；如果表中含有数据，不仅会出现提示框需要用户确认，而且还将利用该表所建立的查询、窗体或报表中的该字段删除，即删除字段时，还要删除整个A

32、ccess中对该字段的使用。 删除字段方法与添加字段基本类似,考点三 维 护 表,(4)重新设置关键字 如果原定义的主关键字不合适，可以重新定义。重新定义主关键字需要先删除原主关键字，然后再定义新的主关键字。 方法与前面讲述的设置主键方法类似,考点三 维 护 表,3、编辑表的内容 编辑表中内容是为了确保表中数据的准确，使所建表能够满足实际需要。编辑表中内容的操作主要包括定位记录、选择记录、添加记录、删除记录、修改数据以及复制字段中的数据等。,考点三 维 护 表,3、编辑表的内容 (1)定位记录 数据表中有了数据后，修改是经常要做的操作，其中定位和选择记录是首要的任务。常用的记录定位方法有两种：

33、一是使用记录号定位，二是使用快捷键定位。 例：2.23 p55,考点三 维 护 表,3、编辑表的内容 (2)选择记录 选择记录是指选择用户所需要的记录。用户可以在“数据表”视图下用鼠标或键盘两种方法选择数据范围。 (3)添加记录 (4)删除记录 (5)修改数据 (6)复制数据,考点三 维 护 表,4、调整表的外观 调整表的结构和外观是为了使表看上去更清楚、美观。调整表格外观的操作包括：改变字段次序、调整字段显示宽度和高度、设置数据字体、调整表中网格线样式及背景颜色、隐藏列等。,考点三 维 护 表,(1)改变字段次序 在缺省设置下，通常Access显示数据表中的字段次序与它们在表或查询中出现的次

34、序相同。但是，在使用“数据表”视图时，往往需要移动某些列来满足查看数据的要求。此时，可以改变字段的显示次序。 例：2.24 p58,考点三 维 护 表,(2)调整字段显示宽度和高度 在所建立的列表中，有时由于数据过长，数据显示被遮住；有时由于数据设置的字号过大，数据一行中被切断。为了能够完整地显示字段中的全部数据，可以调整字段显示的宽度或高度。 调整字段显示高度 调整字段显示高度有两种方法：鼠标和菜单命令。,考点三 维 护 表,(2)调整字段显示宽度和高度 调整字段显示列宽 与调整字段显示高度的操作一样，调整宽度也有两种方法，即鼠标和菜单命令。使用鼠标调整时，首先将鼠标指针放在要改变宽度的两列

35、字段名中间，当鼠标指针变为双箭头时，按住鼠标左键，并拖动鼠标左、右移动，当调整到所需宽度时，松开鼠标左键。在拖动字段列中间的分隔线时，如果将分隔线拖动超过下一个字段列的右边界时，将会隐藏该列。,考点三 维 护 表,使用菜单命令调整时，先选择要改变宽度的字段列，然后执行“格式”菜单中的“列宽”命令，并在打开的“列宽”对话框中输入所需的高度，单击“确定”按钮。如果在“列宽”对话框中输入值为“0”，则会将该字段列隐藏。 重新设定列宽不会改变表中字段的“字段大小”属性所允许的字符数，它只是简单地改变字段列所包含数据的显示宽度。,考点三 维 护 表,(3)隐藏列和显示列 在“数据表”视图中，为了便于查看

36、表中的主要数据，可以将某些字段列暂时隐藏起来，需要时再将其显示出来。 隐藏某些字段列 显示隐藏的列 例：2.25 p59,考点三 维 护 表,(4)冻结列 在通常的操作中，常常需要建立比较大的数据库表，由于表过宽，在“数据表”视图中，有些关键的字段值因为水平滚动后无法看到，影响了数据的查看。解决这一问题的最好方法是利用Access提供的冻结列功能。 在“数据表”视图中，冻结某字段列或某几个字段列后，无论用户怎样水平滚动窗口，这些字段总是可见的，并且总是在窗口的最左边。 例：2.26 p60,考点三 维 护 表,(5)设置数据表格式 (6)改变字体显示 为了使数据的显示美观清晰醒目突出，用户可以

37、改变数据表中数据的字体、字型和字号。 例：2.27 p61,考点四 操 作 表,1、查找数据 在操作数据库表时酹中存放的数据非常多，那么当用户想查找某一数据时就比较困难。Access提供了非常方便的查找功能，使用它可以快速地找到所需要的数据。,考点四 操 作 表,(1)查找指定内容 我们介绍了记录定位，这种查找记录的方法十分简单，但是在多大数情况下，用户在查找数据之前并不知道所要查找数据的记录号和位置，因此，这种方法并不能满足的查询要求。此时，可以使用“查找”对话框进行数据的查找。 例：2.28 p62 注意：查找范围下拉列表中所包括的字段为在进行查找之前光标所在的字段,考点四 操 作 表,(

38、2)查找空值或空字符串 在Access表中，可能会有尚未存储数据的字段，如果某个记录的某个字段尚未存储数据，我们称该记录的这个字段的值为空值。宽值与空字符串的含义有所不同。空值是缺值或还没有值，字段中允许使用Null值来说明一个字段里的信息目前还无法得到。空字符串是用双引号括起来的空字符串(即“”)，且双引号中间没有空格，这种字符串的长度为0。在Access中，查找空值或空字符串的方法是相似的。 例：2.29 p63,考点四 操 作 表,2、替换数据 在数据数据库表时，如果要修改多处相同的数据，可以使用Access的替换功能，自动将查找到的数据更新为新数据。 (1)替换指定内容 在Access

39、中，通过使用“查找和替换”对话框可以在指定的范围内将指定查找内容的所有记录或某些记录替换为新的内容。 例：2.30 p63,考点四 操 作 表,2、替换数据 (2)更改默认设置 用户在进行查找和替换操作时，有时希望以全字匹配方式搜索当前字段；有时则希望搜索所有字段，并且只需符合字段的任一部分即可；而有时则要搜索与当前字段起始字符匹配的数据，这时可以通过更改系统默认设置来实现。,其中选择“快速查找”将以全文匹配方式搜索当前字段，选择“常规搜索”将搜索所有字段，并且只需符合字段的任一部分即可，选择“与字段起始处匹配的搜索”则搜索当前字段并且与字段起始字符匹配,考点四 操 作 表,考点四 操 作 表,3、排序记录 一般情况下，在向表输入数据时，人们不会有意地去安排输入数据的先后顺序，而只输入的方便性，按照数据到来的先后顺序输入。例如，在登记学生选课成绩时，哪一个学生的成绩先出来，就先录入哪一个，这符合实际情况和习惯。但当从这些数据中查找所需的数据就十分不方便。为了提高查找效率，需要重新整理数据，对此最有效的方法是对数据进行排序。,考点四 操 作 表,(1)排序规则 排序是根据当前表中的一个或多个字段的值对整个表中的所有记录进行重新排列。排序时可按升序，也可按降序。排序记录时，不同的字段类型，排序规则有所不同。,考点四 操 作 表,(1)排序规则 英文按这母顺序排序，大、小写视为相同