秘书-第七章文书工作.ppt

1、文书工作,主要内容,一、行政公文 （一）行政公文写作概述 1、公文概述 2、公文撰写的格式 3、公文处理的程序 二、常见公文写作 通知、计划、总结,一、行政公文,公文概念,狭义的公文：特指行政公文，国家行政机关公文处理办法中规定是党政机关、社会团体、企事业单位以及其他社会组织在行使职权是实施管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。 简单而言，就是十三类“红头文件”，命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 广义的公文：行政文书和专用文书。专用公文包括事务文书、经济文书、礼仪文书、司法文书等。 在本课程，公文指狭义的公文，即

2、行政公文。,公文的特点,法定的作者 公文的制发必须是法定的机关、组织及其负责人 发文机关标识 法定的权威 代表机关，任何机关不能超出其法定权限的范围而制发公文 规范的体式 公文的文体、构成要素及其在格式上的安排 例子,文种,文种：公文的名称。国家行政公文处理办法规定行政公文文种为十三类。,命令、决定、公告 通告、通知、通报 议案、报告、请示 批复、意见、函 会议纪要,公文撰写的格式,国家质量技术监督局发布的国家行政机关公文格式明确了公文的制发格式。 公文用纸（A4） 公文排版 公文要素（眉首、主题、版记）,公文用纸,公文用纸尺寸：210mm297mm（A4） 上白边：37mm 左白边：28mm

3、 版心尺寸：156mm225mm（不含页码） 可以推出word中的页边距 上：37mm 下：35mm（297-37-225=35） 左：28mm 右：26mm（210-28-156=26）,公文排版,正文用3号仿宋字体，文中如有小标题，可用3号小标宋体或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。 按照公文格式要求设置页边距及3号字体自然生成的文档就是每页20行，每行27个字。 word设置：页面设置,眉首,眉首是置于公文首页红色反线以上的各要素的统称。 公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人,由下级机关向上级机关的行文。,下行文：,由上级机关向下级机关的行文

4、。,平行文：,平行机关之间以及没有隶属关系的机关之间的行文。,补充知识：行文关系,上行文：,眉首发文机关标识,由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。 发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。（“红头文件”）字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm15mm。 居中排列。 联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。如果联合机关过多，必须保证公文首页显示正文。,眉首发文字号,发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。 发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布。 年份、序号用

5、阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“ ”括入；序号不编虚位（即 1 不编为 001），不加“第”字。 发文字号之下 4mm 处印一条与版心等宽的红色反线。 注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择【插入】“特殊符号”“标点符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。 如：粤教毕20101号,眉首签发人,上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空 1 字，签发人姓名居右空 1 字；签发人用 3 号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用 3 号楷体字标识签发人姓名。 如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第 1 行，其他签发人

6、姓名从第 2 行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为 4mm,眉首秘密等级和保密期限,公文密级一般分为“绝密”、“机密”、“秘密” 如需标识秘密等级，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，两字之间空 1 字； 如需同时标识秘密等级和保密期限，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，秘密等 密级和保密期限之间用“”隔开。,眉首公文份数序号,公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第 1 行。 一般“绝密”、“机密

7、”级文件才需标明。,眉首紧急程度,如需标识紧急程度，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，两字之间空 1字； 如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第 1 行，紧急程度顶格标识在版心右上角第 2 行。, 文件, 20051号,签发人： ,特 急,秘 密,“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。 签发人仅在上报公文中为明确发文责任才出现。 紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”, 文件, 20051号,签发人： ,特 急,机密一年,00001,“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。 只有上行文才需注明签发人。 紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急

8、”、“急件”, 文件, 20051号,签发人： ,特 急,秘 密,多个签发人,主体,公文的主体，是公文最主要的部分，其格式包括： 标题 主送机关 正文 附件 发文机关 印章和成文年月日等内容 ,主体标题,标题一般由发文机关名称、发文事由和文种组成。“文种”必须有。 红色反线下空 2 行，用 2 号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。,主体主送机关,主送机关指公文的主要受理机关，应该当使用全称或者规范化简称、统称。 标题下空 1 行，左侧顶格用 3 号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。 如主送机关名称过多而使公文首页不能显示

9、正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。 如向上行文，一般只写一个主送机关；向下行文，可以写一个或多个主送机关。 多个主送机关，机关之间是同类、相并列的，使用顿号；机关之间不同类型、非并列的，使用逗号。,主体正文,主送机关名称下一行，每自然段左空 2 字，回行顶格。数字、年份不能回行。,主体附件,附件是补充、说明正文的材料。 公文如有附件，在正文下一行左空 2 字用 3 号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字。 附件：1. 2. 附件名称后不加标点符号。 附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第 1 行顶格标识“附件”，有序号

10、时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第 1 行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件（或带序号）。,主体成文时间,用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”；右空四字，即八个空格。 “”设置：【插入】-“特殊符号”-“特殊符号”,主体附注,说明其他项目不便说明的事项，如说明引文的出处、解释有关名词术语等。 发至极限。 请示应在附注处注明联系人姓名和电话等联系方式。 附注用3号仿宋字体，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。,主体公文生效标识,单一发文印章 在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。加盖印章应距正文1行之内，端正、居中下压成文日期

11、，印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上； 当印章下弧有文字时，采用中套形式，即印章中心线压在成文日期上。,二三年二月五日,当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；, ,二三年二月五日,当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。,主体公文生效标识,联合行文印章 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色，只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章互不相交或相切，相距不超过3mm。,主体公文生效标识,联合行文印章 当联合行文需加盖3各以上印章时，

12、为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不橡胶或相切；在最后一排印章之后空2字标识成文日期。 例子：,特殊情况说明,当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。 具体的调整方法是：当正文之后的空白只有一两行时，可以加宽行距，至少将一行文字移到下一页；如果正文之后的空白仅差一两行便可容下印章位置时，可以缩小行距或缩小一两行字距，挤出

13、能容下印章的空间。,（此页无正文）,（发至级）,二三年二月五日,此页错误,版记,版记是置于主体部分以下各要素的统称，它位于公文最后一页的底部。 主题词 抄送机关 印发机关和印发日期 版记中的反线,版记主题词,主题词是将公文内容作高度概括并经规范化处理过的词和词组，便于公文检索、查询。一般从公文制发机关的主管部门编制的主题词中选词，通常选用2-3个，最多不超过5个。 如国家行政机关公文主题词是由国务院办公厅编制的国务院主题词表规定。 词目应严格在从公文主题词表中查取，自造词目必须在该自由词后加“”。 “主题词”三个字用 3 号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用 3 号小标宋体字；词目之间

14、空 1 字。,版记抄送机关,抄送机关是除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。 抄送机关在主题词下一行；左右各空 1 字用 3 号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。 如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。,版记印发机关印发日期,印发机关公文的印刷主管部门，一般是公文制发机关的办公室（厅）或秘书部门。 印发日期指公文正式印刷的日期，用阿拉伯数码标识。 位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占 1 行位置；用 3 号仿宋体字。 印发机关左空 1 字，印发时间右空 1 字。,版记反线,版记中的各要素之下均

15、加一条反线，宽度同版心（156mm） 黑色,版记的位置,版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。 公文主体之后的空白容不下版记的位置，需另起一页标识版记，此时版记要放在最后一面，即使前一面完全空白也没有关系。,页码,用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下1行，数码左右各放一条4号“”线， “”线距版心下边缘7mm，单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页和空白页以后的页不标识页码。 白体字：相对于黑体字，是笔画比较细的一种字体，如宋体、仿宋体、楷体等。 “”：中文状态下半个破折号 例如：1 一般直接插入页码。,页码,规定空白页和空白页以后的页不标识页码(包括印有版记

16、的那面)是为了防止在空白页私加文字。 也就是说，页码只标识到公文主体部分结束的那页。 如果想在公文主体部分之后私加文字而冒充公文的主体，就需要在该页标识页码，印有版记的那面也就要标识页码，这样，真假公文一相对照，假公文在页码上就会露出马脚。,练习1：找错,请找出以下公文的错误之处。 关于全面推广汉语编程工程的通知,发文字号，签发人,反线,主送机关,成文时间,公文排版应用的Word知识介绍,字体 小标宋体：发文机关标识、公文标题（2号）、主题词目 黑体：“主题词”三字 楷体：签发人的名字 仿宋：文号、正文、抄送机关、印发机关印发日期 冒号：全角状态 字号：除了发文机关标识和公文标题外均使用3号字

17、体。,磅与mm的换算 “磅”是电脑系统中常用的一个度量字符大小和字距、行距的长度单位，它是英文“point”的音译，也可以意译为“点”，和我们平时见到的重量单位“磅”是两个完全不同的概念。 “磅”与“英寸”、“毫米”之间的换算关系是：1磅等于1/72英寸，即0.3527mm。 25mm=？磅 =25/0.352771磅,42磅：初号 36磅：小初 26磅： 一号 24磅：小一号 22磅： 二号 18磅：小二号 16磅： 三号 15磅： 小三号,14 磅：四号 12 磅：小四号 10.5磅：五号 9 磅：小五号 7.5 磅：六号 6.5 磅：小六号 5.5 磅：七号 5 磅：八号,磅与字号的对应

18、,字符间距 通过调整字符间的距离，美观或使页面能放下更多文字的效果。 选中要调整的字符，右键点击，选择【字体】“字符间距”“间距”，可以加宽或缩窄字符间距。 有时为确保发文标识与正文必须在首页显示或确保印章与正文同一页面，需要调整行距或字符间距。对齐多个发文机关时也可以通过调整字符间距实现。,实训2,请按照国家行政机关公文格式要求，用word正确编写文件关于全面推广汉语编程工程的通知。 正文内容部分，摘抄24段即可。 文件名：姓名+学号 发到邮箱：,二、常见公文写作通知、计划、总结,通知,适用于批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行

19、的事项、任免人员的公文。它是运用最广泛的一种下行文。,通知的类型,批转性通知 例如：国务院批转财政部关于完善省以下财政管理体制有关问题意见的通知 转发性通知 如南海东软学院转发广东省教育厅关于做好2010届毕业生就业工作的通知 指示性通知 例如：关于优化公司形象的通知 事务性通知 例如会议通知、放假通知等 任免通知 例如：中信集团关于任免张诚职务的通知,通知的基本特征,主题单纯 一文一事，一篇通知只涉及一件工作、一个问题、一项公务活动。 表达灵活 表达形式可以多层多段，也可以篇段合一。 内容的时效性 通常包括时间要素 事项的操作性 通知要具体说明执行要点和要求，这些要点和要求必须具体明白而不能

20、含糊其辞，收文机关按照通知要求去做，即可完成任务。,通知的组成部分,（1）标题 发文单位+事由+文种 事由+文种 （2）主送机关 必须承办、执行和应当知晓该通知的受文机关 （3）正文 内容简单、篇幅简短的通知，采用篇段合一的方式；内容复杂而重要的通知，适宜采用分层表达的方式，即将正文分为导语、主体和结尾三部分 （4）附件 （5）落款部分 准确用印和标写成文日期,会议通知,会议通知的时效性强，应提前发文，估计有足够的时间收文，以便与会人员做好准备，按时到会。 会议原因要写的简短 会议内容、安排、要求要写得具体,关于召开2010年绩效目标答辩会议的通知,学院各部门： 根据学院工作安排，计划于本月下

21、旬举行2010年度部门绩效目标答辩会议。具体通知如下： 时间：2010年4月21日 9：00 开始 地点：行政楼二楼会议室 参会人员：杨利、成侃、邢春和、白云天、张瀚涛及各系部正副职干部 会议内容： 各系部正副职干部以部门为单位与主管院领导就2010年度部门绩效目标进行答辩。 会后事宜： 会后将根据答辩会上形成的协商结果，签订部门绩效目标承诺表一式两份，由系部及人力资源部各存档一份。答辩顺序见附件请各位老师做好工作安排，准时参加答辩会议。 特此通知！ 附件：2010年绩效目标答辩顺序表 人力资源部 二一年四月十六日,关于召开2010年教师绩效考核方案沟通会议的通知,各位老师： 为充分发扬民主、

22、公正精神，广泛听取教职工意见和建议，以便进一步加强和完善绩效管理工作，学院计划开展2010年教师绩效管理研讨会议。具体通知如下： 时间：2010年4月9日 9：00开始 地点：行政楼二楼会议室 参会人员：成侃、张瀚涛、易海波、熊正丰、林世凌、各教学系部领导、干部代表、教师代表（干部代表、教师代表由系部领导指派，各1-2人，以不影响教学工作为准） 会议内容： 各参会人员就教师序列绩效管理工作发表意见并展开讨论。 请各位老师做好工作安排，准时参加研会。 人力资源部 二一年四月七日,任免通知,写明批准的机关、日期与被任免人员的职务、姓名 先任命，后免职,中信集团关于任免张诚职务的通知,集团各部门：

23、董事会决定，任命： 张诚为中信集团下属悦华酒店总经理。 免去： 张诚中信集团销售部经理职务。 中信集团（印章） 二八年三月二日,关于张乃莹等同志职务任免的通知,学院各部门： 根据工作需要，经院长办公会研究，决定 聘任： 张乃莹同志为国际合作部教学总监。 免去： 张乃莹同志企业解决方案中信主任职务； 胡国生同志企业解决方案中心副主任职务。 以上文件发布之日起生效。 南海东软信息技术职业学院（印章） 二一年年三月九日,指示性通知,导语：通知的依据 为什么发此通知，然后一句话作过度语，如“现通知如下”“现就等问题通知如下”，转入主题内容。 主体内容 具体事项 结尾部分 一般执行要求，如“以上事项，请

24、认真执行”,关于规范员工上班着装的通知,集团各员工： 近来集团部分员工不注意专业形象，为优化公司形象，现通知如下： 周一至周四，所有员工要按员工手册上的要求着装，周五可穿稍微休闲的衣服上班，但不能浓妆艳抹和奇装异服。 以上通知，请认真执行。 中信集团（印章） 二一年五月二十八日,实训3,（1）人力资源管理专业拟在本周召开主题班会，请以此撰写一份会议通知，主题及相关内容、安排自定。 （2）张聪同志于2016年5月2日由中信集团人力资源部副部长晋升为人力资源总监，请以此撰写一份任免通知。 （3）由于部分员工在上班期间使用网络做与工作无关的事情，严重影响员工的工作态度和工作效率，请以此撰写一份规范员

25、工在上班时间合理使用网络的通知，内容自定。 要求符合通知的格式和内容要求。 邮箱：,计划,计划是人们在一定时间内为完成某项任务而事先作的筹划和安排。 通常说的方案、安排、规划、纲要等，也都属于计划的范畴。,计划的特点,时间的限定性 任何计划都是有时间限期的，是一定时间内特定目标的特定安排 内容的预想性 计划内容是围绕未来特定目标而设的，内容上有预想性 表述的说明性 计划的表达方式以说明为主，说明才去何种措施或步骤以达目标,计划的结构与写法,（1）标题 （2）正文 （3）落款,请阅读p183例文：茶叶贸易小组出国计划,标题,单行标题（单位、时间、内容、文种） 单位+时间+内容+文种，如佛山市教育局2010年度工作计划 时间+内容+文种，如2010年度教学改革计划 单位+内容+文种，如南海东软学院教学改革计划 单位+时间+文种，如南海东软学院2010年度计划 内容+文种，如年终业绩考核计划 双行标题 如面向未来 省教育援助行动计划,正文前言,（1）前言 介绍计划写作的基本情况、指导思想、目的依据等背景内容 简明扼要，精要概括 承上启下，链接语“现特作此计划”、“特制定如下实施计划”、“在此计划如下”等,正文主体（重点）,（2）主体（表达方式灵活多变） 主要写三要素：具体任务、措施要求、步骤安排 具体任务，指计划所规定的工作内容或完成指标，就是“做什么”。 措施要求，指采取什么方法