电子文件归档与管理

1、。1，电子文件归档和电子文件管理，2，内容，1。电子文件概述2。电子文件3。归档电子文件。电子文件传输和接收。电子文件利用。电子文件销毁3。电子文件概述1。基本概念电子文件在数字设备和环境中生成，并以数字形式存储在磁带上。(2)电子文件生成模式，1。计算机系统生成(1)办公系统(如办公系统)(2)各种业务信息系统(2)数字处理设备生成(1)扫描文件(2)拍照(3)收集、5、(3)电子文件的分类，1。文本文件：在计算机上2。数据文件：计算机软硬件系统在信息处理过程中形成的各种管理数据和参数通常以数据库的形式存在。3.图形文件：通过计算机辅助设计(CAD)或绘图获得的静态图形文件，如设计模型、绘图

2、、绘图和其他文件。图像文件：由扫描仪和数码相机生成的静态图像文件，如bmp和jpg文件。5.图像文件：记录由计算机图像处理技术形成的图像的文件，如数字电影和卡通。6.声音文件：记录由音频设备录制或由编曲软件生成的声音的文件。7.命令文件：计算机程序，如常用的办公软件和金山办公软件。真实性原则是指在对电子文件的内容、结构和背景信息进行识别后，确认其与形成时的原始情况一致。(4)电子文件管理原则，8。2。完整性原则：指确保电子文档的内容、结构、背景信息和元数据不存在缺陷。包括两个方面：第一，作为社会活动真实面貌的记录，数量是完整的；第二，每个电子文件的记忆、结构和背景信息都没有缺陷。有效性原则是指

3、电子文件的可理解性和可获得性，主要包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完整性和兼容性等。全过程管理原则电子文件归档管理不是电子文件归档后的管理，而是根据文件的生命周期理论，对文件整个生命周期中各个阶段的管理。电子档案的含义电子档案是指具有保存价值并按一定方法组织的归档电子文件及其相应的软件、参数和相关数据。12，1。电子档案是归档的电子文档。存档要求：它们具有保存价值，并且已经被分类。2.电子文件具有保存价值：它们主要是它们自己的文件，具体是指：反映它们的主要功能或业务工作、它们的历史特征以及它们的主要财务和财产关系。3.电子文件应按一定的方法分类，不能杂乱无章，需要集中统一管理。4.

4、电子文件还应包括软件、参数和相关数据，否则不能使用。1.逻辑归档是指在不改变原有存储方式和位置的情况下，将电子文件的管理权移交给档案部门的过程。2.物理归档：将带有归档标记的电子文件按照规定的格式复制(刻录)到耐久性好的载体上，并与原始载体分离。物理归档和逻辑归档的区别：物理归档安全性高，电子文件及其存储载体定期移交归档；逻辑归档操作方便快捷，可以实现在线归档，但安全性较低。15，(3)归档时间和范围。归档时间逻辑归档可以在处理完成后收集和归档正式的电子文档。实物归档应按纸质文件的规定定期完成。电子档案的归档范围原则上与纸质档案相同，所有反映本机关工作活动并具有参考和利用价值的电子档案均属于归

5、档范围。但是，考虑到电子档案的特点，我们应该重视以下文件的收集和归档：(1)电子档案不能被纸质档案所取代。对于纸质文件无法替代的电子文件，应特别注意归档，同时准备一定数量的电子文件进行备份和存储。(2)内容与纸质文件相同的电子文件。在未来很长一段时间内，纸质文件和电子文件、纸质媒体和磁性媒体可能会长期共存。内容相同的文件有纸质文件和电子文件两种形式，应注意两者同时归档。电子文件具有快速的查询速度和良好的可重用性，将在文件利用中发挥作用。归档此类电子档案时，应注意与相应的纸质档案建立对应关系。17，第三章。归档电子文件的编排：基本要求：目前，归档电子文件的文本版本应转换为Word格式和一份纯文本

6、格式。同时，电子文件的文件名必须与归档电子文件的标题一致。18，(1)电子文件归档的基本方法1。归档电子文档是以块为单位组织的。同族电子文档按照年-存储期-组织(问题)或存储期-年-组织(问题)的分类方案进行分类。2.电子文档的归档可以分两步进行。首先对实时文件进行逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、操作数据和检测数据等技术因素。19，(2)逻辑归档方法：1 .您可以在任何逻辑硬盘(除了C盘)上创建一个以您的单元的整个系列命名的文件夹，然后在该文件夹中创建三个子文件夹，命名为“永久”、“30年”和“10年”。2.根据归档纸质文档的

7、存储期限，将电子文档以word格式复制到相应的文件夹中，同时将其转换为纯文本(TXT)格式。3.最后，在根文件夹中创建所有归档电子文件的描述文件(文本格式)，并在目录中指明每个归档电子文件的背景信息和元数据信息。20，21、22，23，24，25，26，27，其他照片和视听电子文件的逻辑归档方法与文档电子文件相同。应当注意，所形成的电子文件，例如图像和声音，应当按照形成时间的顺序排列和归档。例如：数码照片的收集和整理。分类采用年组顺序(主题、题目)。张(1)不同年代形成的照片按年代顺序排列。(2)一年内形成的照片按组排列，组按形成的时间顺序排列。(3)根据图像反映的重要程度结合照片形成的时间顺

8、序排列各组照片。照片号。全宗号。-年份-组号。-张28号。(3)实物归档方法：1 .电子文件存储载体的电子文件完成逻辑归档后，需要按照文件管理(即物理归档)要求的格式，将满足归档条件的电子文件定期存储在可以长时间离线保存的载体上。电子文件存储的载体类型包括磁带、磁盘、光盘等。磁带存取速度慢，工作效率低，不能满足电子计算机快速运行的需要；硬盘应作为网络数据传输的在线存储载体，但不能作为档案的长期存储载体；由于受环境的影响，软盘容易变形和出现存取错误，导致数据丢失，因此软盘不应作为电子文件的长期存储载体；光盘是最新开发的最重要的数据存储载体。光盘适用于存储大容量、高利用率的文件，也适用于多媒体系统

9、的存储载体，可作为电子长期保存的载体建议将需要长期保存的电子文件刻录到光盘上保存。29，2、电子文件归档套数至少应归档3套，因为电子文件材料在使用中容易损坏。一组用于存储，另一组用于供应和利用，第三组用于场外保存)。三十岁。3。保存电子文件的要求(1)光盘的选择。根据规定，你只能选择写一次黄金光盘。购买光盘时，您必须购买带有黑色机箱的品牌金盘。(2)光盘标签的制作存放电子文件的载体或设备应标有载体序号、全宗号、类别号、分类、存放期限、存放日期等项目。不要在光盘上粘贴小纸贴纸，如口试纸。31、睢县档案局，2010电子档案室，总编号。类别：办公室、业务部、历史部、保存期限：永久、30年、10年保存

10、日期：序号：2010001，32，随县档案局，2010电子档案室，总编号。避免摩擦、刮擦和触摸记录涂层。(4)整体式搬运器应装在箱子里，直立存放，避免挤压。(5)应放置在安全可靠的地方，防潮、防火、防尘、防腐蚀，远离磁场源和热源。有条件的可放置在恒温恒湿介质仓库中。对于长时间未使用的磁盘和磁带，应在盒外安装塑料袋，以防止灰尘和湿气的影响。(6)环境温度选择范围：1525；选定的相对湿度范围：3545。(7)归档电子文件的份数应分三套。按照规定，电子档案分三套归档，一套归档保存，一套利用，一套异地保存。这是因为电子官方文件在使用时可能会被损坏，其中一套必须保存起来不使用；电子文件的存储载体归档后

11、难以长期保存，必须保存多套存储载体以防止事故发生；如果电子公文只存放在一个地方，一旦发生文件安全事故，所有文件都无法恢复。4.电子文件的传递和接收(1)传递和接收的要求应根据相关规定仔细检查归档的电子文件。检查合格后，按要求移交档案保管部门集中保管。在联网的情况下，存档电子文件的移交和接收可以在网络上进行，但是仍然需要履行响应程序。36，文件移交前的检查项目包括：1 .载体是否有划痕，是否干净；2.是否有病毒；3.核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性和审核程序；4.核实登记表、软件和说明材料是否齐全；5.对于特殊格式的电子文件，检查相关软件、版本和操作手册是否齐全。检验结果由交接单位和接收

12、单位分别填写在备案电子文件交接和接收检验登记表的相应栏目中。档案保管部门将根据要求和检查项目逐一接受归档的电子文件。未通过检验的将被退回到成型单元重新制造，并再次进行检验。37岁。(2)交接手续档案保管部门已通过验收，并完成了归档电子文件的移交、验收登记表的填写、签字和盖章。登记表一式两份，电子文件形成单位一份，档案部门一份。38，5。电子档案的利用(1)使用电子档案的主要方法1。直接使用电子档案。提供副本3。使用通信传输方式，39。(2)电子档案使用过程中的管理1。审查使用权2。管理和回收副本以供使用。使用中的安全管理。因此，应特别注意以下几点：1 .使用方法应视用户情况而定，所有的使用方法

13、不应毫无原则地提供给所有用户。2.根据电子文件的分类进行有效管理。一般来说，内容未完全打开的电子文件不应通过复制提供使用。必须在有效控制下生产供使用的拷贝。41，3。使用通信传输或直接利用，必须对内容信息进行加密，并且必须定期或不定期地更改所使用的密钥。4.无论采用何种利用方式，都应对利用的全过程进行有效的跟踪和监控，并自动记录相关记录，作为利用工作验证的依据。5.利用系统应具有很强的容错能力，以避免误操作造成不可挽回的损失。要保证电子档案的有效利用，必须做到“三个保证”:1 .为了保证电子档案的可访问性，可以采用通用技术、软件转换技术和“打包”方法来解决电子档案的可访问性问题。2.为确保电子

14、档案被理解，有必要保存与电子档案内容相关的信息。该信息主要是指一些相关文件的名称、电子档案中引用的参考文献的来源、自然语言中不常用词语的解释以及与电子档案内容相关的背景信息的必要注释。3.确保电子档案可以使用意味着存储在载体或数据库中的信息可以被计算机系统以可识别的形式读取。(1)鉴定：归档电子文件的鉴定和销毁参照国家有关档案鉴定和销毁的规定进行，并经过审批程序后进行。(2)销毁：销毁前必须进行编目，经有关部门批准后方可销毁。属于保密范围的归档电子文件，如果存储在不可擦除的载体上，应与存储载体一起销毁，并彻底从网络中移除。未分类的归档电子文件可以逻辑删除。注意事项：1 .归档电子文件时，应测试归档电子文件的基本技术条件，包括硬件环境的有效性、软件环境及其信息记录格式