《秘书实务》第三章-会务工作.ppt

1、第三章 会务工作,秘书实务,一、会议与会务工作 （一）什么是会议 事先约定、有组织、有目的的聚众议事或传达信息的一种社会活动方式。,第一节 会务工作概述,一、会议与会务工作 （二）什么是会务工作 会务工作是指直接为会议的组织召开、顺利进行、贯彻监督所提供的策划、实施、服务、宣传等工作的总称。,第一节 会务工作概述,二、常见会议的种类 (一)常务会议 (二)专题会议 (三)学术会议 (四)代表会议,第一节 会务工作概述,(五)现场会议,(六)联席会议,(七)电视电话、网络视频会议,(八)活动性会议,三、会议的构成要素 (一) 会议议题 (二) 会议名称 (三) 与会人员 (四) 会议时间,(五)

2、 会议地点,(六) 会议组织形式,(七) 会议成本预算,第一节 会务工作概述,一、制订会议预案 （一）会议预案的内容和格式 1.明确召开会议的目的、任务 2.会议的规模 3.会议名称、时间、地点 4.会议材料的组织和大会发言安排 5.其他事项的安排 （参见教材第100-101页示例）,第二节 会前准备,一、制订会议预案 （二）拟订会议议程和日程 会议议程是对会议议题进行先后次序的安排，会议日程是对会议议程和会议期间其他各项活动逐日做出的时间安排。 议程和日程是会议方案的组成部分。 （参见教材第102104页议程、日程表示例）,第二节 会前准备,二、编制会务工作程序表 会务工作程序表是在会议预案

3、的基础上对会务工作做出的周到细致的具体计划。程序表应该包括各项具体会务工作的内容、完成时间、责任人等项目。 （参见教材第105-107页示例）,第二节 会前准备,三、准备会议材料 (一)会议文件的起草 主题报告 决议、决定 开幕词、闭幕词 参考材料 候选人情况介绍 ,第二节 会前准备,三、准备会议材料 (二)会议文件的审校 (三)文件材料的印制和分发,第二节 会前准备,会前分发 报到、入场时分发 按座位发放,四、发出会议通知 会议通知的基本要素：,第二节 会前准备,五、布置会场与检查,第二节 会前准备,会场整体格局的布置 主席台座次布局 场区座次布局,第二节 会前准备,主席台座次安排（从台上往

4、下看） 1.主席台人数为奇数时： 7531246 2.主席台人数为偶数时： 642135,第二节 会前准备,会见座席布局,第二节 会前准备,会见座席布局,六、落实后勤服务 (一)预订住宿客房 (二)安排会议餐饮 (三)落实交通保障 (四)印制有关票证,第二节 会前准备,一、统计到会人数 常用的签到方式有： (一) 簿式签到 (二) 卡片签到 (三) 电子签到,第三节 会间服务,二、做好会议记录 (一)会议记录的结构 一般包括会议基本情况和会议主体内容两部分。 1.会议基本情况 2.会议主体内容,第三节 会间服务,第三节 会间服务,会议记录结构示意图,XXX会议记录 会议时间： 会议地点： 出席

5、与列席会议人员： 缺席人员： 会议主持人：记录人： 主要议题： 发言记录： 审阅： 签字：,二、做好会议记录 (二)会议记录的方法 1.详细记录 2.择要而记 3.灵活使用省略法 4.用简便的写法代替复杂的写法 5.做好记录整理工作,第三节 会间服务,二、做好会议记录 (三)会议记录注意事项 1.实事求是 2.注意保密,第三节 会间服务,三、编印会议简报 会议简报有一套专门设计的固定版式，通常由报头、报身(正文)、报尾三部分构成。,第三节 会间服务,第三节 会间服务,简报样式示例,三、编印会议简报 会议简报的正文，大致有三种结构模式和写作方法： 综述法 重点报道法 言论摘要法,第三节 会间服务

6、,四、会间后勤工作 (一) 会议现场服务 (二) 会间生活服务 (三) 会议文体活动 (四) 会议卫生保健 (五) 会议值班工作,第三节 会间服务,一、会后文字工作 (一) 会议纪要 会议纪要是召开比较重要的会议时，用于记载、传达会议精神和议定事项，要求与会单位或其他相关单位遵守和执行的指导性公务文书。 （参见教材第129页示例）,第四节 会后处理,一、会后文字工作 (二) 会议新闻报道 会议新闻报道对于加快会议精神传播的速度和范围，扩大会议的影响，提高会议的透明度，贯彻落实会议精神具有重要作用。,第四节 会后处理,新闻报道示例： 中国轻工工艺品进出口商会全体会长会议8月11日12日在北京召开

7、。会议由中国轻工工艺品进出口商会王忠奇会长主持。商务部部长助理俞建华出席了会议并讲话。商务部外贸司、人事司有关领导出席了会议。中国轻工工艺品进出口商会李文锋副会长、张杰副会长和33家兼职副会长成员及其代表参加了会议。,二、会议文书归档 (一) 会议文书材料的收集 也称会议文件的清退。机密程度较高的会议，要求参加重要会议的与会人员，在会议结束时，根据规定将会议上发放的文件清理并退回会议秘书处。收集的重点： 1.会议形成的各种稿本 2.会议的选举材料 3.会议证件,第四节 会后处理,二、会议文书归档 (二) 会议文书材料的归档 会议结束后,秘书将会议文书材料依据其内在联系加以整理，按规定移交给档案

8、部门存档，以便于日后查找利用。 （按照文档管理的要求进行）,第四节 会后处理,三、会后后勤工作 (一) 整理会议场地 1.会场检查 2.会场清理 3.办理清退手续,第四节 会后处理,三、会后后勤工作 (二) 安排返程工作 1.做好与会人员返程票的登记、代购工作 2.帮助与会人员做好返程准备 3.送别与会人员,第四节 会后处理,三、会后后勤工作 (三) 结算会议经费 收入结算 支出结算,第四节 会后处理,四、会务工作总结 是在会议进行过程中或结束之后，会议的组织方对会议组织工作的实施情况、会议进程和会议结果等进行的回顾、分析和评价，并形成总结意见的过程。,第四节 会后处理,四、会务工作总结 会务工作总结的方式： 1.座谈会 2.总结表彰会议 3.书面总结,第四节 会后处理,思 考 题,1.简述几种常见会议中秘书工作的重点。 2.会议有哪些构成要素？ 3.简述会前准备、会间服务、会后处理各阶段会务