采购过程和信息流程.ppt

1、采购流程和信息流程，良好的采购系统应解决以下问题1、采购对象种类多2、采购金额巨大3、审计线索需求4、导致效率低下严重结果5、企业高效运营的潜在作用、信息、第一节采购流程1、发现需求2 确定和分析可能的供应商四、确定价格和采购条件五、制定和发放采购订单六、跟踪/催促采购订单七、接收和检查收到的货物八、结算发票九、维持纪律、发现需求，一、需求概要采购中(采购工作的第一步是订单修订) 需求分析设施修订范围广泛的需求分析具有全面的知识：生产技术、管理、二、ABC分类法(一) ABC分析法概要(二) ABC分析法原理的关键少数和次要多数、a级物资的采购管理方法1、采用定期订货方式。 提高库存量的准确把

2、握3、尽量减少货物出库量的变动，降低仓库的安全储藏量4、a级货物不推迟交货期5、a级货物是价值分析的对象6、货物放在容易出入的地方7、货物包装尽量标准化、提高库场利用率、b级物资的采购管理方法1、 比正常的控制等级a货物比较简单的管理方法2、等级b货物中销售额比较高的品种采用定期订货方式或定期定量混合方式c类物资的采购管理方法1、不将一部分货物纳入日常管理的范围2、增加安全库存或减少订货次数降低费用3、减少盘存次数4、 用现代化工具取消库存5，给予最低优先作业顺序的ABC分类如下： (1)用户企业需要的主要物资(2)用户企业需求量最多的物资(3)是贵重物资，需求量少，但贵重(3)ABC分类步骤

3、1，选择适当的统一期间(1)接近修订期间(2) 按此顺序将各物资记入项目编号4，将所有的ABC分类卡依次记入ABC分析表，进行累计修订，(4)ABC分析法的应用1，ABC分析法的应用1 )本身的直接应用，即根据某种重要性将物资分为a、b、c 3种， 各种不同的种类根据他们的相对重要性的大小而重视顺序管理2、通过具体的情况进行探讨(1)一个单位多个品种的资金不足、运输力不足、采购地域的差异、采购资源不足的关键部件和普通的通用部件，(2)多个单位采购相同的产品的方法： a一次采购，一次b 三、统一修订分析法根据一些原始材料分析客户的需求规则(1)最基本的原始材料1、各单位的申请书2、各单位的销售日

4、报3、各单位的发票(或仓库的出库发票) 4、生产修订计划任务表(2)统一修订分析方法1、申请书集修订企业问题即，时间函数法、秩序数列法(1)时间函数法：将物资消耗量记述为时间的函数Ri(t)=fi(t) Ri=fi(t) dt E (2)秩序数列法：为了按每单位时间掌握各单位的销售日报的P.S .需求规则，统一订正的时间单位越小，需求规则越精密四、推导分析推导分析：根据企业主要生产修订计划进行需求分析，寻求各种原材料、零部件需求修订计划的过程。 (1)制定主产品的生产修订计划1、主产品的生产修订计划2、部件的生产修订计划社会修理(2)制定主产品的结构文件结构层次：每个部件需要数量、制造还是购买

5、，生产提前期或购买提前期通过主产品结构文件，在某一时间主产品分别是什么样的部件， 知道需要多早购买零部件需要多少购买，五、管理物资消费定额物资消费定额：在一定的生产技术组织条件下，生产单位产品或完成单位工作量需要消费的物资标准量。 1、技术分析法生产企业根据产品结构修订、技术特点、加工设备和工艺流程制定物资消费定额的方法。 2、统一修订分析法3、经验估算法6、预测1、概要根据企业过去的物资消费情况找出企业物资消费规则，根据该规则预测将来的企业物资需求量。 2、订正方法7、发现需求1、紧急订购“紧急”2、微订购简化或自动化、合并采购3、空白支票订购支票4、公司采购卡，正确记述必要的产品或服务，一

6、、采购申请规范化1、名词手册2、构成内容全面二、 采购申请2 .移动申请使用物料和标准产品重复需求申请部门采购部门3、使用物料清单(BOM )、x物料申请数量、所需时间、x物料申请数量、所需时间、供应商、价格、采购订单编号、4、一揽子或一揽子采购订单(blankee )未完成订单(open-end order ) 适用范围：维护、维修和辅助物料在几个月内大量使用频繁购买5、无库存购买或系统合同包括合同/无库存购买：采购管理员与供应商建立长期的供应关系，供应商承诺，采购管理员需要时按原约定的价格条件随时供应，库存放在供应企业，采购管理员进入6、第三方提供维护、维修或辅助物料，选择供应商和供应商，

7、 Right supplier是在Right time从合格的供应商请求的时间内，Right price以合理的价格Right quantity准确的数量Right quality满足质量要求的物品和服务合格的供应商所需的记录、履行状况良好的合同， 取得购买物品的分类表、供应商记录、价格，价格分析：将报价单细分为多个基本要素进行分析，判断报价单中费用的合理性。 作用：()决定价格提供指导()强调卖方中的报价错误()是后续谈判的基础，确定价格和购买条件，做好订货准备，2006年1月20日，某学校委托该市购买中心对学校操场的基础土工程项目进行竞争性的谈判购买，该项目的主要内容之一是场地平整谈判文件

8、在工程报价要求中明确规定，投标人的投标报价应该包括多才多艺的土方场内运输装货费，但谈判文件附带的工程量清单只包括土方挖掘工程量，不包括多才多艺的土方运输装货费。 谈判中从供应商a (偶然之后的成交供应商)那里挖出来的土方放在哪里好呢，某谈判小组的成员回答说：“既然谈判文件没有明确的规定，就放在不妨碍自己工程的地方就好。” 在谈判过程中，其中有供应商提出其他几个问题，为了便于审查，在进行最终报价之前，经采购者同意，谈判小组决定最终报价统一基于工程量清单，其他因素不予考虑。 将此决定书面通知参加谈判的所有供应商。 根据谈判小组的评定，供应商a在最终估价单中成为成交供应商。 谈判结束后，成交供应商实

9、地调查了工地，发现挖出的剩馀土不能堆积在操场的周围。 和学校交涉的剩馀土堆积场是工地以西150米以上的空地，而且空地小，不能堆积10米以上才能挖掘的土。 成交供应商经过修订提出了增加5万元的土方运费的要求，但学校方面拒绝了，发生了纠纷。 校方认为，谈判文件上写得很清楚，工程报价应该包括多才多艺的土俵中的转载费。 学校方面只要在校园内，就可以任意指定中转场所。 现在转船的地方也在校园内。 供应商在谈判文件所附工程量清单中不包含多馀的土间运输装货费，也明确记载在最终报价前谈判小组书面发出的报价要求中，最终报价以工程量清单为基准，不考虑任何其他要素。 现在多馀的土地从工地出厂150米以上，并且堆积如

10、山。 这些没有明确记载在交涉文件所附的工程量清单中，校方：第一，“馀佗土方场内运输堆栈”的“场内”概念不明，不能理解校方所说明的“校园内”。 如果校园里有几平方公里，那么这几平方公里的校园能称得上是“场内”吗？ 其次，“场内装货”也不能理解为供应商指定的场所装货。 由于谈判文件没有明确性，供应商可以理解为“极近距离堆积”的第三，堆积不等于高堆积，高堆积和不高堆积费用不同的第四，谈判时供应商提出多才多艺的堆土场所问题，购买者也在场，但是明确所以，供应商在报价的时候，不考虑把剩馀土搬运到150米以上。 更何况，在第二次报价之前，要求最终报价不要考虑工程量清单以外的因素。 供应方：价格太高，即使学校

11、方不要求指定场所，你也可以把多才多艺的土方从工地出来，距离几十米和距离100米多，费用差别不大，所以高的堆积可以翻土，增加一定的费用。 因此，专家建议工程总费用增加2万元。 Case 2光华摄影器材店购买了以前没有销售的照相机，价格为1880元。 店员错把价签造成了880元。 发货的第二天，张宁来到店里，发现近2000元的照相机在这里只卖880元，就买了两台。 后来店员去提货时，实际价格是1880元，经过多次搜索，才找到张宁，要求张宁再付1000元。 张宁认为买卖双方都是自愿的，没有任何欺诈和威胁，没有理由支付1000元。 商店不得已向法院起诉，要求取消这种买卖行为。 问题：这种生意行为可以撤

12、销吗？ 订货单因其样式和公司内部的传达途径而异。但是，实用的订购所需要的要素有序列号、订购日期、订购的供应商的名称和地址、所需物品的数量和说明、发货日期、运输要求、价格、支付条件、订购受到限制的各种条件。 1 .侵犯他人专利时，包含保护买方免受诉讼的连带责任的条款2，包含价格相关的条款，Eg:如果订单上没有明确记载价格，如果我方没有收到通知，购物的价格不得高于上次支付的价格。 3、明确指出不允许对装箱和运输收费的条款4、货物的接收明确规定对其进行质量检查的结果5、指定拒绝物资后，购买者再次购买则为订单6、详细描述质量要求和质量保证控制方法7、发送的货物未到达订单指定日期时发出8、给供应商表示拒

13、绝支付票据的几种情况，9、有些条款涉及货物数量，即实际发货数量大于或小于规定货物时如何处理。 有些行业难以管理一次生产的产量(如印刷行业)，产量可以接受一定程度的超量和不足量。 10 .与公司有特殊利害关系的事件有关的条款，如与部件仲裁和制造所需工具的处理等问题有关的条款。采购单传达路径：采购单供应商、采购单(副本s )、采购单原件、采购单副本、供应商退还副本表示接受合同，采购单副本(s )、采购部门供应商会修订部门仓库部门接受部门、意见条款，填写有关接受的各数据(将相关文件一张采购单复印件) 采购单据按采购单编号顺序保管其他相关的采购单据和交易单据，按供应商名称顺序保管，按供应商名称顺序保管

14、应该从其他供应商接收收单据的期限单据，跟踪和催促，一、跟踪：采购单的例行作用：在采购质量和按期发生问题后， 采购可以采取相应的行动要素：定期检查物资生产进度对生产中的物资检查质量技术检查的适用范围：关键、大宗或提前期长的采购事项方法：电话、计算机及网络(质量跟踪调查表)二、催货对供应商施加压力，首先进行的出、接收和检验货物，一、接收货物的基本目的1、确认以前发现的订单购买的货物实际到达2、确认到达的货物没有损坏3、确认接收订购货物的数量4、将货物送到应该到达的下一个目的地储存、检验或使用5、 确认有关接收手续的文件登记二、接收货物支付货款的理由一、发票在折扣期结束时到达，有时在折扣期后发票到达二、如果不进行检查，对任何材料支付货款是不明智的三种，无论哪种，通常折扣期的开始日期是发票或者货物的接收日期迟的三天，支持货物的到达，无需等待检验和接收，支付发票的理由1，财务上的利润大的2，不能接受现金折扣是采购方的信用状况差的3，供应商的评价好的话，即使支付货款，材料一方面可以结算发票，另一方面结算发票的程序采购部门检查发票的主要程序如下： 1、进行审查和必要的订正后，原始发票在采购部门允许付款之前提交财务部门保管2 .发票的附件由采购部门保管，接收部门接收该项目3 .采购部门收到接收报告后