采购系统教育训练-PUR.ppt

1、采购管理系统教育训练-PUR,DSC,WHAT TIME,HOW MUCH,HOW MANY,讲师：,神州数码易飞管理系统,采购系统教育训练-PUR,讲师：,. 前言 系统架构 基本信息创建及信息字段说明 日常异动作业程序及报表管理 批次作业 异常管理报表 7 期初上线及信息搜集 8测验及问卷,课程大纲,壹 . 前言,一、教育训练课程之目的 二、系统功能及效益,二、教育训练课程之目的,了解系统之效益及功能。 了解信息搜集及整理重点。 熟悉系统之操作方式。 了解系统例行作业程序。 了解系统上线的步骤及导入程序。,供应厂商价格管理。 提供料件之请购、采购、进退货管理。 提供四种采购预计进货报表。

2、供应厂商进货评核。,（一）、系统功能,三.系统功能及效益介绍,提高料件采购流程之效率与正确性。 降低生产停工待料之异常发生。 加强供应厂商之评核管理提升采购质量。 采购异常管理有助于降低成本。,(二)、系统效益,课程大纲,. 前言 系统架构 基本信息创建及信息字段说明 日常异动作业程序及报表管理 批次作业 异常管理报表 期初上线及信息搜集 测验及问卷,一、系统主画面 二、系统功能图 三、系统主作业程序概述 四、采购系统与其他系统之关联,系统架构,(一)、系统主画面,基本信息创建 采购人员.厂商创建与列表.单据性质设置 品号厂商管理 品号厂商信息及异动信息登录 价格异动管理 核价单创建 日常异动

3、处理 采购单创建.采购变更.进货及退货作业 采购进度管理 预计进货表.采购交货状况表 收料验退管理 进货明细表.进货统计表.品号历史记录表.验退明细表 异常管理 采购价格异常表.厂商进货异常表 厂商评核 厂商交货/质量评等.厂商ABC分析表 批次作业 采购已交量重计.统计信息更新.采购指定结案 厂商信息查询 应付帐款.应付票据.采购明细.进退货明细.商品计价. 进货统计.每月统计,(二)、系统功能图,基本信息规划,日常异动登录,应付票据管理,信息创建与核对,期初余额导入,应付帐款管理,采购人员、厂商、单据性质,未结案采购单.品号厂商信息输入,基本信息列表,请购单创建,采购单创建,进货.验收单,

4、验退件退回,退货单创建,请购单凭证,采购单凭证,进货单凭证,验退单凭证,退货单凭证,（三）系 统 主 作 业 程 序,（四）与其他系统的关联性,采购系统,存货管理系统,物料需求计划,工令管理系统,应付账款系统,自动分录系统,批次需求计划,产品结构系统,基本信息系统,进口贸易系统,课程大纲,. 前言 系统架构 基本信息创建及信息字段说明 日常异动作业程序及报表管理 批次作业 异常管理报表 7 期初上线及信息搜集 8测验及问卷,3、基本信息创建及信息字段说明,1、前序作业 2、采购管理系统基本信息创建,1.厂别信息创建作业 2.库别信息创建作业 1.部门信息创建作业 3.币别汇率创建作业 4.编码

5、原则设置作业 4.职务类别设置作业 2.交易对象分类设置作业 6.注记/签核信息设置作业 7.程序注记/签核信息创建作业,1、前序作業,基本信息管理信息系统,3、基本信息创建及信息字段说明,1、前序作业 2、采购管理系统基本信息创建,一、供应厂商信息字段说明 二、品号厂商信息创建字段说明 三、单据性质之设置建议及信息字段说明,2.采购管理系统基本信息创建,一、供应厂商信息字段说明,.采购厂商、托工厂商、生产线之编 码原则应分开设定。 .有类别厂商评核需求者，同类厂商编号应归纳同区间。 .厂商有加工亦有采购供货者，为区分应付帐款科目之管理应区别编号。,(一)、厂商编号注意事项,X X XX,1.

6、国内厂商 2.国外厂商 3.托外厂商,1.五金 2.电子 3.包材 4.印刷 9.其他,序号： 01-99,厂商编号范例參考(10码),.核准状况:已核准.尚待核准.不准交易 .允许分批交货:如“Y”,一张采购单可分 多笔进货单进货 .随货附发票：如“Y”,进货单输入时，发票 号码不可空白 .最近交易日期:由最近一次进货单回写 .单价管制:可设置“单价超限率”,以控管 采购之单价,(二)、供应厂商信息字段说明, ABC等级可透过厂商ABC分析表更新 交货评等可透过厂商交货/质量评等作业更新 质量评等可透过厂商交货/质量评等作业更新 以上三字段亦可由人工自行输入与维护 加工费用: 加工费用之明细

7、科目(自动分录系统使用) 应付帐款应付帐款之明细科目(自动分录系统使用) 应付票据应付票据之明细科目(自动分录系统使用),(二)、供应厂商信息字段说明,(二)、供应厂商信息字段说明,付款条件:可开窗选择在基本信息管理 系统中建立的付款条件,结帐日:验收后 1 个月逢 30 日,以上两个字段均为票据管理系统之资金预估及应付系统 所需求之信息,例如:验收日期为2001/07/05,则结帐日期 为:2001/08/30,结帐,应付凭单,进货单,退货单,结帐作业之概念整批结帐,进货单,退货单,应付凭单,一对一,进货单,应付凭单,应付凭单,结帐作业之概念直接结帐,二、品号厂商之价格管理,品号厂商信息,甲

8、厂商 = A 品号 100 元 B 品号 200 元,采购单,进货单,1,2,(一)、单价默认来源,品号厂商信息,采购单,进货单,更新核价Y,当单据核准时，该单 据之新单价将保存于 品号厂商档中,(二)、更新商品计价(现行单价制),品号厂商档,优点： 保留变更记录 统一议价,单价权限Y,优点： 采购权限弹性化 将来可追加比较差异分析表,采购单,进货单,输入及更改权限管制,核价单,(三)、标准单价制,.报价日期/生效日期失效日期,核价日期 4/1 4/25 6/10 生效日期 4/1 5/1 7/1 失效日期 6/30 5/31 单价 元 100 99 105,采购日期 采购单价 4/10 5/

9、20 8/10,100 元 99 元 105 元,分量计价,数量 PC 单价 0-100 5 元 101-500PCS 4.8 元 501-以上 4.5 元,单头信息 单身信息 101 以上 单身信息 501 以上,1.由品号厂商信息中直接输入及维护 2.由更新核价的核价单更新,三、单据性质之设置建议及信息字段说明, ：厂别区分 ：系统性质代码(2碼) ：序号:,单据编号原则参考,单别代号： 不可重复，请以数字组合编码。 单据性质 : 请购单 进货单 核价单 退货单 采购单,编码方式： 码号共有11码,年码数及流水数的位 数可自行设置 1.日 编:YYMMDD99999 2.月 编:YYMM9

10、999999 3.流水号:99999999999 4.手动编号:在异动作业中自行输入编号,单据凭证输入完成后，是否马上进行库存帐 务之更新(库存之增减)或者承认单据生效性. 单据如果输入完成还须第二人审查核准后， 才可更新库存者，应设为【N】,确认 =凭证核准 交易异动时点,自动确认：,凭证每输完一张是否马上打印出来。 多人或多机共用打印机时应设置为 批次打印。,自动打印：,针对料件厂商异动单据，如采购单、收 料单及料件厂商异动单之性质单别才有 效用。 核对采购： 针对收料单是否一定要输入采购单才可 办理收料，目的乃避免无采单之收料发 生。,更新核价：,单别 单据名称 自动 自动 核对 更新

11、直接 确认 打印 采单 核价 结帐,3101 核价单 N N N Y N 3201 请购单 N N N N N 3301 采购单 N N N N N 3302 服务性采购 N N N N N 3401 进货单(采) N N Y N N 3402 紧急进货单 N Y N N N 3403 服务进货单 N N N N N 3405 赠品进货单 N N N N N 3501 退货单 N N N N N,单别示范,为配合信息的管理请将采购单之编码方式设为自动编号 紧急进货单：为紧急采购之需求，尚未有正式采单，但已有非正式之通知收料者。 服务进货单:费用类的进货(请款时记录)若服务性商品必须要采购行为，

12、可另辟服务采购单.若进货商品赠品部份不计费，另外仓库管理数量，则可设赠品进货单，或从库存系統做其他入库。,说明：,课程大纲,. 前言 系统架构 基本信息创建及信息字段说明 日常异动作业程序及报表管理 批次作业 异常管理报表 期初上线及信息搜集 测验及问卷,一、采购核价作业程序 二、请购作业程序及信息字段说明 三、采购作业程序及信息字段说明 四、采购变更作业程序及信息字段说明 五、进货验收作业程序及信息字段说明 六、验退件退回作业程序及信息字段说明 七、退货单作业程序及信息字段说明,四、日常异动作业程序及报表管理,作业，不同颜色表示不同单位之权责,人工作业,审查、核对、品检,流程遵循方向,凭证单

13、据及报表，颜色 表单据类别,、作业程序符号定义说明,品号厂商异动,核价单,核价单确认,更新品号厂商信息,书面核准或计算机核准,一、采购核价作业程序,核准,核价单创建作业,1.单据若为更新核价者将更新品号厂商资料。 2.若采购商品有分量计价的需求，则直接 由核价单来更新品号厂商信息。,1.内部需求之凭证 2.审查内容为 .品号、数量及需求日期之合理性 .需求来源正确性 (MRP,LRP,再补货建议表,BOM自动 请购,其他),二、请购作业程序,(一)、请购作业之目的,1.计划采购时所遗漏的需求。 2.超耗用料之额外零星需求。 3.非正常需求之其它需求，如客户之额外订单或代购品。,(二)、一般请购

14、作业之时机,请购单信息创建,主管核准请购单,请购单,采购询价确认,请购生成采购单,采购单创建,书面核准或 计算机确认,1.请购明细表 2.请购状况表 3.料品别已请未购明细表 4.厂商别已请未购列表,二、请购作业程序,需求部门：于基本信息管理系统进行输入 需求日期：系统默认，由品号信息创建之 前置天数 推算而得 采购单别单号：由请购更新后生成,Q:想一想！ 前置时间在何系统定呢?,(一)、请购单创建之字段说明,.采购人员:由品号信息中设置 .供应厂商:即主要供应厂商 .采购单价:即品号厂商单价 .采购码 :该请购已生成采购单则系统自行更新,(二)、请购信息维护字段说明,当采购人员收到请购信息时

15、，必须针对 此请购信息进行审查，选择厂商、确定 单价、数量及交期，当信息确定后表示 即将要发出采购单，如此步骤完成采购 人员必须将锁定码锁定。,.锁定码之意义:,将已经锁定完成之请购信息依厂商别产 生采购单，更新后请: 1.查询采购单信息创建作业，您将可看 到采购单据之完整信息。 2.请查询请购单信息创建将会看到采购 单号。,(三)、请购信息更新,1.请购明细表 2.请购状况表 3.品号厂商已请未购明细表 4.厂商别已请未购列表,(四)、请购管理报表说明,采购单信息创建,采购单进度追踪,采购单,采购单确认,需求确认,核准,厂商预计进料表 品号预计进料表 工令预计进料表 采购预计进料表 厂商采购

16、交货状况表,采购需求,书面或计算机,1.现有库存可用量 2.品号库存状况表,三、采购作业程序,.参考单别.参考单号.参考序号.来源单号: 输入时可为订单、工令单号或其他备注之有意义单号。 .已交数量：由进货单及退货单所更新，无须输入。 .采购单价：1.为品号厂商之单价 2.最近进价 3.标准进价。,(一)、采购单信息创建之字段说明,对于逾期未交之采购件采购人员应定期检视交货之需求性，逾期未交者确定要交货时，应以变更交期方式更改采购单据，如果确定不交货时，应要指定结案，避免收料单位又进行收料作业，您可透过采购预计进料表协助进行指定结案作业。,.指定结案：应定期运行本作业,采购计划发放,请购信息更

17、新,MRP采购发放,采购单创建作业,Q: 想一想这些作业在哪些系统?,(二)、采购单信息来源,订单转采购单复制作业,采购变更信息创建,采单进度追踪,采购变更单,采购变更确认,变更CFM,变更核准,采购单,厂商预计进料表 品号预计进料表 工令预计进料表 采购预计进料表 厂商采购交货状况表,四、采购变更作业程序,1.直接更改采购单 2.透过采购变更单处理。 3.将原采购单指定结案, 另开一张新的采购单。,(一)、采单变更处理之方式,1.采购变更单之单据特性同原采购单别。 2.未确认之采单直接从采单更改，无须新 增采购变更单。 3.已确定之采购单且已经发出采购者，应 保留变更信息且藉由采购变更通知单

18、通 知相关单位处理变更事宜。,(二)、采单变更处理之特性,进货单创建,进货记录,进货单,进货单确认,到货检验,进料检验货,厂商采购收料表 料件历史进货记录 厂商进料明细表 厂商进料汇总表,采购单,取回,验退,验退件未退 明细表,发票与送货文件,五、进货作业程序,N,Y,N,Y,(1).到货登记 (2).质量检验 (3).货款输入,资材收料 IQC 采购或会计单位,权 责,(一)、进货单创建字段说明,1.三段式的收料作业,(1). 到货日期预交日 逾期码=Y (2). 运行验退件退回 验退码=Y (3). 结帐单确认 结帐码=Y,2.逾期码 验退码 结帐码,(1).将纳入存货价值 (2).不纳入

19、厂商之应付帐款 (3).如:运费.,3.进货费用,扣款金额,(1).不纳入存货价值 (2).将纳入厂商之应付帐款 (3).如:损坏扣款.,此收料单之应付帐款将无限期冻结,4.暂不付款码=Y/N,1.依供应厂商基本信息设置可以管制是否分批交货。 2.可设置料件之允超收率，超额数量禁止到货。 3.可设置收料单是否一定要有采购信息。 4.提供提前交货之预警。 5.依供应厂商基本信息設置可以管制是否随货附发票。,(二)、进货单创建主要功能,进货记录,采购单,已交数量,进货单,库存数量,批号信息,?,(三)、收料单确认后对信息有何影响?,厂商进货统计表 厂商进货明细表 品号历史进货记录 厂商进货汇总表,

20、进料记录管理报表,名词定义： 验退：验收前退货 退货：验收后退货 验退件未退明细表 验退件退回信息字段说明 验退件退回明细表,六、验退件退回作业,退货单信息创建,采购进度追踪,退货单,退货单确认,核准,不良检验,退货单,厂商采购进货表 料件历史进货记录 厂商进货明细表 厂商进货汇总表,1.决定是否冲销已交货 2.是否要指定结案,七、退货单作业程序,Y,(一)、退货单创建字段说明,1.进货单如进行核对采购管理者，采 购单号务必输入。 2.若该品号进行批号管理者，批号栏 位务必输入。,1.退货单为应付帐款之减项。 2.一般退货品应输入原采购单号。 如果该采单已经结案，退货品已经确定不再进 货者，采

21、单应指定结案。 3.如无采单者，退货单价来自品号厂商信息。 4.进行批号管理者，批号一定要输入。,(二)、退货作业之注意事项,课程大纲,. 前言 系统架构 基本信息创建及信息字段说明 日常异动作业程序及报表管理 批次作业 异常管理报表 期初上线及信息搜集 测验及问卷,一.采购已交量重计 二.统计信息更新 三.厂商交货/质量评等 四.厂商ABC分析表,五批次作业,1.此为信息维护之程序，无须定期运行。 当您通过厂商采购交货状况表发现您采购单之已交数量异常，而进货作业及退货凭证信息均正常且正确时，可运行本作业。 2.造成异常之原因为:机器不正常DOWN 机或关机造成数据库更新不正常所导致。,一、采

22、购已交量重计作业,1. 更新之时机：当该月份应付帐款已经结 算完成后 2.信息更新后您可于厂商信息查询作业中查看 统计结果,二.统计信息更新作业,1.本作业应先行运行后才可运行ABC分析，因为ABC 分析表将会将此两种评等显示于报表中，以便参考。 2.信息统计完成将更新厂商基本信息之交货评等及质量评等字段.,三.厂商交货/质量评等作业,A E F D O P H F G C L I,累计进货百分比,厂商,进货金额 %,A 级 B 级 C级,0%-75%-90%-100%,100%,四.厂商ABC 分析表,课程大纲,. 前言 系统架构 基本信息创建及信息字段说明 日常异动作业程序及报表管理 批次作业 异常管理报表 7 期初上线及信息搜集 8测验及问卷,1.采购价格异常表 2.厂商收料异常表,六异常管理报表,采购厂商非主要厂商 (P