会展管理 复习参考资料.ppt

1、会展策划与管理,Conference & Exhibition Planning and Management,MICE Planning and Management,考试时间：2013-12-18 16周周三第5,6节 考试地点：南2-107（2、3班） 南2-303（1）班,第一章,会展概述,VERITAS, VERITAS , VERITAS,哈佛大学的校训是“Amicus Plato, Amicus Aristotle, sed Magis Amicus VERITAS ”。它是拉丁文， 其英文为“Let Plato be your friend， and Aristotle, bu

2、t more let your friend be Truth” “以柏拉图为友，以亚里士多德为友，但更要以真理为友”,会展的起源,会展是随着经济发展的需要而产生并发展的。会展活动的形成是人类物质文化交流活动发展到一定阶段的产物。根据产生时期、举办形式、活动目的、组织方式等的不同，会展的发展历程大致可以分为四个阶段。,2、源于古代集市 （1）中国古代集市的发展 中国有着悠久的展览历史。具有商业性质的集市最早出现在古代中国的奴隶社会。 （前16世纪前5世纪） 集市集、市、庙会等多种市场交换形势。 （2） 欧洲古代集市(Fair)的发展 欧洲古代集市的产生时间比中国稍晚，但它在发展过程中表现出明显

3、的规模性和规范性。 起源于古希腊（前98世纪）的奴隶市场、奥林匹克运动会和城邦代表大会。 中世纪（约476年1640年），展贸活动以特许集市出现，最重要的集贸中心是欧洲北部，伯爵领地的“香槟地区”。带动资本流通，1320年，香槟集市成为欧洲最大的资本中心。,首届世博会1851年万国工业博览会，水晶宫 ，海德公园伦敦水晶宫是英国工业革命时期的代表性建筑。建筑面积约7.4万平方米，宽408英尺（约124.4米），长1851英尺（约564米），共5垮，高三层，由英国园艺师J帕克斯顿按照当时建造的植物园温室和铁路站棚的方式设计，大部分为铁结构，外墙和屋面均为玻璃，整个建筑通体透明，宽敞明亮，故被誉为“

4、水晶宫” 。,1851伦敦世博会,三、现代会展业,现代贸易展览会的最初形式 19世纪末至第一次世界大战前，展览会和博览会成为发达国家争夺世界市场的场所。由于工业展览会强调展示与宣传功能，缺乏市场功能，而传统集市又无法满足大批量交易的需要。 1894年德国莱比锡举办了第一届国际工业样品博览会。这种新型展览形式兼具集市的市场性和工业展览会的展示性，即以展示为手段，以交易为目的。这次博览会被认为是现代贸易展览会的最初形式。现代展览业由此走上规范化和市场化的轨道。,1894年，德国莱比锡样品博览会举行。以展示为手段，以交易为目的，是现代贸易展览会和博览会的最初形式。 第一阶段：两次世界大战之间，综合性

5、贸易展览会。 19161919，法国举办三届国际博览会 1925年，国际博览会联盟（UFI)在米兰成立 第二阶段：二次世界大战后，专业展览会成为主导。 20世纪6080年代，贸易展览会和博览会在世界范围内急剧发展，成为一个庞大的行业，并形成完整的体系。,第二节 会展的核心概念,一、会展的概念和特点 （一）会展的含义 会展就是会议、展览等集体性活动的简称，是指在一定地域空间，由多个人集聚在一起形成的，定期或不定期的集体性的物质、文化交流活动。包括业务会议、协会、社会团体会议、奖励旅游、节事活动、展览，甚至包括体育竞技活动和各种博览会。 现代会展作为一种经济产业及城市的社会生活方式和文化现象，作用

6、日趋重要，给人们提供了信息交换，商品购销，情感交流，文化娱乐等方式的一个重要平台 国际会展定义的三大流派： 欧派（E&C, M&E)即会议与展览）狭义 美派（MICE公司会议、奖励旅游、协会和社团组织会议、展览会）广义 综合派（MICE的E多了节事活动）。广义,二、MICE,M（meeting）会议，主要指公司会议 I（Incentive Tour）奖励旅游 C（Conference）大型会议 E（Exhibition or Exposition）、E（Events）前者指展览会，后者指节事活动,会展概念和特点 我们认为：会展是指在特定的空间、时间内多人聚集，围绕特定主题进行交流活动。狭义的会

7、展指展览和会议，广义的会展包括展览、会议、奖励旅游和大型节事活动。 这一定义揭示了会展的五个方面特点： 特定空间会展活动通常集中在特定的会展场所的空间内，一般多在会展中心或展览馆。 特定时间会展活动一般都有特定的时间期限，如世博会一般六个月，会议几天，节庆活动几天，展览会几天。 集体性展览会凝聚人气，是集体性的人类活动。有人展示、演讲，有人观赏、听讲。 特定主题一个会展活动通常总是围绕某一个指定主题，组织与该主题相关领域的人员汇集于该活动现场。 交流会展活动的目的在于促进人们的交流，减少交易成本。这种交流包括精神和物质两方面。信息、知识、观念、思想、文化，商品、物品、货币交易。,三、会展的类型

8、,（一）会议 会议是指三人或者三人以上参与的、有组织的、有目的的一种短时间聚集的集体活动的方式 （二）展览 展览会是一种具有一定规模和相对固定日期，以展示组织形象和产品为主要形式，以促成参展商和参观者之间交流洽谈的一种活动,三、会展的类型,（三）节事 节事是指节庆活动和特殊事件活动的统称 （四）奖励旅游 激励、奖励特定对象为目的而进行的旅游活动。奖励旅游管理协会（SITE）对奖励旅游的定义是：“奖励旅游是一种向完成了显著目标的参与者提供会展作为奖励，从而达到激励目的的一种现代管理工具。”米尔顿阿斯托夫在会议销售与服务一书中指出：“奖励旅游是作为奖励雇员和客户做出特别努力并达到活动赞助制定的条件

9、而提供的一种会展奖励。这种奖励通常是一种豪华的、由旅行社全部代办的综合包价会展。”,一、 会展业发展条件,要有稳定的社会环境，活跃的政治活动和繁荣发展的经济； 完善的基础设施，健全和高效的金融、货运、保险、旅游、餐饮、房地产业等为会展业配套的产业活动；具有现代化的通讯设施和科技水平； 丰富、高质量的物质、文化生活； 优越的地理位置；具有方便快速的对外对内交通； 政府倾向性的政策，强有力的行业协会监督，开放的文化环境和深入的会展研究； 具有先进的会议中心及展示中心； 具有会展业所需要的高素质的人力资源：,核心驱动因素,外部限制条件,软环境条件,1）独特的资源环境、良好的气候条件 2）地理位置优越

10、、交通便捷 3）会议业所需要的基本设施 4）对于国际会议来说，会议城市必须要有便利的英语环境（包括人才）和相应设备 5）城市政府的支持政策,二、会议城市的发展条件：,三、展览城市的发展条件： 1）稳定的社会政治环境和繁荣发展的经济 2）健全和高效的金融、货运、保险、房地产业等为展览业配套的服务产业 3）优越的地理位置 4）方便快捷的交通 5）现代化的通讯设施和新闻媒体 6）充足的、能满足展览业需求的、结构合理的、多层次的饭店和餐厅，以及这些服务机构所提供的、价格合理的优质服务 7）政府倾向性的政策 8）开放的文化环境和深入的展览研究 9）现代化的展览场馆 10）展览业所需要的、高素质的人力资源

11、 11）发展展览业所需要的科技水平,四、节事型城市的发展条件： （1）雄厚的城市经济基础是举办城市节事的基本条件 完整的基础设施条件 开放的、市场化运作的经济体系 相当的经济发展水平及产业基础 区位优势 （2）稳定、开放的经济制度是举办城市节事的支持性条件 经济制度的稳定性、创新性 经济制度对现代城市节事的许可和支持 （3）包容、多元的文化氛围是举办节事不可缺少的条件,一、欧洲会展业发展概述,（一）欧洲会展业的特点 欧洲被认为是世界展览业的发源地，经过一百多年的积累和发展，欧洲展览经济整体实力最强，规模最大。欧洲展览业以其展览数量多、规模大、国际化程度高、贸易性强和管理先进闻名于世。世界上最大

12、的展览场馆也绝大多数都集中在欧洲。欧洲举办的展览会在展出规模、参展商数量、国外参展比例、观众参观人数、专业观众比例和质量、贸易效果及相关服务质量等方面，均居世界领先地位。,A、德国：世界头号会展强国（一流的展馆+严格的行业管理 ） B、法国：精耕细作的会展业（世界展览业最发达的国度之一) C、英国：展览业完全市场化 D、意大利：兴旺发达的会展业（中小企业、个性、家庭作坊的天堂）,(二）主要会展国家,主要展览城市： 汉诺威：“汉诺威工业博览会”；“信息、通讯及办公室自动化博览会CeBIT” 慕尼黑：“建筑及建筑机械专业展览会BAUMA”；“国际体育用品博览会” 杜塞尔多夫：“印刷与纸张、塑料博览

13、会”；“包装技术博览会” 法兰克福：“消费品博览会”；“国际汽车小轿车展览会”,德国,会展代表城市 汉诺威世界会展之都 拥有世界最大的展览中心德国汉诺威展览中心； 汉诺威工业博览会； “信息、通讯及办公室自动化博览会CeBIT”,B.法国世界展览业最发达的国度之一,巴黎世界会议之都 巴黎世界展览之都,广交会简介,中国出口商品交易会（简称广交会），是中国目前历史最长、层次最高、规模最大、商品种类最全、到会客商最多、成交效果最好的综合性国际贸易盛会，素有“中国第一展”的美誉。,一、会展业的性质服务,策划和举办各种会议、展览会、奖励旅游活动和节事活动 提供上述活动所需各种场馆和设施 提供专业服务，如

14、策划，会务、展台设计与搭建等 提供配套服务：如货运、仓储、报关、保险等 提供上述活动参与者所需的食、住、行、游、娱、购等六要素生活接待服务,会展业在国际上的划分属于服务贸易，根据服务贸易总协定，会展业属于职业服务范畴，最近几年成为一个独立的产业，在国民经济行业拥有自己的代码L7491，归属于商务服务业。核心本质是服务，提供以下服务产品。,二、 会展业的特点,效益性高 联动性强 导向性强 凝聚性好 专业性浓 交融性大,一、会展与旅游的互动关系,会展与旅游是一种相辅相成的关系 会展与旅游是一种动态发展的关系 会展与旅游是一种积聚效益的关系 会展与旅游是一种良性互动的关系,二会展旅游联动发展模式图,

15、会展主管部门（经贸局）,旅游主管部门（旅游局）,会展业,旅游业,目标市场营销,沟通交流,管理 指导,管理 指导,提供客源,服务支撑,专业观展者,会展旅游者,（二）国际展览机构与组织,1.全球展览业协会（UFI）the global association of the exhibition industry 原名国际博览会联盟，是世界展览业最权威的全球性组织。1925年在意大利的米兰成立，总部位于巴黎。最初只有展览会主办单位才可加入，后来相关机构也可以加入。 2003年改名为全球展览业协会。 “UFI认证”通常被认为是展会高质量的保障。 “UFI认证”的基本标准有

16、：国际性展会至少举办3次以上，超过2万平米展出面积，20%的国外参展商和4%的海外观众等。 1988年，“国际印刷机械展”成为我国第一个通过“UFI认证”的展览,3.国际展览局（BIE） 国际展览局（BIE）,1928年成立，总部设在法国巴黎，是负责协调管理世界博览会事务的国际性组织，主要负责国际展览公约的运用和管理，制定国际博览会的举办计划并加以认可，对博览会的运作进行指导和监督。 国际展览局现有102个成员，中国国际贸易促进会与1993年以国家名义加入国际展览会公约，成为其正式成员。 任何国家都可以参加世博会，但是只有成为bie成员才可以申请举办世博会。

17、,三、会展行业管理的模式,（一）国际会展业的几种管理模式 1.政府干预模式 德国、法国、意大利代表 政府拥有展馆，但是交由市场运作 有专门的组织或协会负责全国性展会项目的协调 2.政府扶持模式 新加坡、日本代表 政府把展览业作为国民经济的支柱产业，各部门、各行业全力扶持，通力合作，制订了一整套扶持、服务、规范、协调和发展的计划。 3.市场运作模式 政府出地建会展中心，主管贸易发展的部门负责招商，专门管理公司经营的模式。 代表：香港贸发局重点招商，新世界有限公司经营,第二章 会展策划管理流程和可行性分析,第二章 会展管理流程和可行性分析 一.教学要求： 掌握会展管理流程、 掌握展会项目立项策划管

18、理、掌握展会SWOT分析管理 二.教学内容 会展管理和运作流程 知识要点： 会展管理流程、会议运作流程管理、展览会运作流程管理、展会项目管理的wbs图 展会项目立项策划管理 知识要点：展会名称、举办地点、办展机构、办展时间、展品范围、办展频率、展会规模、展会定位 市场环境分析（SWOT分析）管理 知识要点：SWOT分析过程管理 展会项目生命力分析 知识要点：项目发展空间、项目竞争力、办展机构优劣势分析 展会项目财务分析管理 知识要点：展会成本收入预算表、盈亏平衡分析,3.会展策划的概念,会展策划是对会展进行管理和决策的一种程序，它是一种对会展活动的进程以及会展活动的总体战略进行前瞻性规划的活动

19、。,2.会展策划的基本流程,1.成立策划小组 2.进行市场调查 3.决定会展策略 4.制定媒体策略 5.制定设计策略 6.制定预算方案 7.撰写策划方案 8.实施效果评估,2.会展策划的基本流程,1.成立策划小组 （1）业务主管 （2）策划人员 （3）文案撰写人员 （4）美术设计人员 （5）市场调查人员 （6）媒体联络人员 （7）公关人员,1、项目分解,目的：明确项目所包含的各项工作 内容：项目分解就是先把复杂的项目逐步分解成一层一层的要素（工作），直到具体明确为止 工具：项目分解的工具是工作分解结构原理，它是一个分级的树型结构，是一个对项目工作由粗到细的分解过程,2、工作分解结构（WBS）,

20、WBS(Work Breakdown Structure)主要是将一个项目分解成易于管理的几个部分或几个细目，以便确保找出完成项目工作范围所需的所有工作要素。它是一种在项目全范围内分解和定义各层次工作包的方法，WBS按照项目发展的规律，依据一定的原则和规定，进行系统化的、相互关联和协调的层次分解。结构层次越往下层则项目组成部分的定义越详细，WBS最后构成一份层次清晰，可以具体作为组织项目实施的工作依据。 WBS通常是一种面向“成果”的“树”，其最底层是细化后的“可交付成果”，该树组织确定了项目的整个范围。但WBS的形式并不限于“树”状，还有多种形式。 WBS是一个描述思路的规划和设计工具。它帮

21、助项目经理和项目团队确定和有效地管理项目的工作，是对项目工作由粗到细的分解过程。,3、WBS工作编码,由高层向下层用多位码编排，要求每项工作有唯一的编码 1000 1100 1110 1111 1112 1113 1120 1121 1122 1123 1200,生日宴会WBS,4.责任矩阵,责任分配矩阵是用来对项目团队成员进行分工，明确其角色与职责的有效工具。 通过这样的关系矩阵，项目团队每个成员的角色，也就是谁做什么，以及他们的职责，也就是谁决定什么，得到了直观地反映。项目的每个具体任务都能落实到参与项目的团队成员身上，确保了项目的事有人做，人有事干。,四、展览会运作的基本流程,展 前 工

22、 作,1、市场调研,2、拟定方案,3、成立筹备班子,4、落实展出场地,5、广告宣传,6、招展,7、招商,8、展品运输,9、布展,10、预展,展 期 工 作,1、举行开幕式,2、展台管理,3、后勤服务,4、处置突发事件,展 后 工 作,1、撤展,2、后续服务,3、评估总结,4、宣传报道,五、会议运作的基本流程,会 前 工 作,1、拟定会议方案,2、制发会议通知,3、组织报名,4、预算和筹集会议经费,5、印制会议文件和证件,6、布置会场,7、会前检查,会 中 工 作,1、会议报到,2、会场组织与服务,3、会议信息的收集与编发,4、会议后勤保障,会 后 工 作,1、会场清理,2、返离服务,3、会议决

23、算,4、会务总结,5、会后宣传,第三节 展会的项目立项策划管理流程,1、展会名称 2、办展时间 3、举办地点 4、办展机构 6、展品范围 7、办展频率 8、展会规模 9、展会定位 10、项目立项策划书的其他主要内容,根据掌握的各种信息，对即将举办的展会的有关事宜进行初步规划，设计出展会的基本框架。,一、展会的名称,1.展会的名称 基本部分:表明展会性质和特征 展览会、博览会、展销会、交易会 限定部分:用来说明展会举办时间、地点和性质 届、季、年 中国、北京、国际、亚洲 行业标识：表明展览题材和展品范围 机械工业、进出口贸易、服装、鞋帽,53,第13届上海国际广告技术设备展览会,三、举办时间,办

24、展时间有三个方面的含义：一是指举办展会的具体开展日期，而是指展会的筹展和撤展日期，三是指展会对观众开放的日期。 展览时间的长短没有一个统一的标准，要视不同的展会具体而定。有些展会的展览时间可以很长，如“世博会”的展期长达几个月甚至半年；但对于占展会绝大多数的专业贸易展来说，展期一般是3-5天为宜。 需要考虑的因素有：季节性、竞争、节假日时间点和时间段的安排，包括具体举办时间、开展（放）时间、展览布展时间、撤展时间以及相关活动的时间安排等。注意事项： 统筹兼顾，合理安排，尽量精确； 注意展览题材的行业特征； 相关展会时间的衔接； 合理利用节假日等。,五、办展机构,主办单位 拥有举办权并对活动承担

25、主要法律责任的组织办展单位 主办单位的三种形式： 拥有展会并对展会承担主要法律责任，并负责展会的实际策划、组织、操作和管理。 拥有展会并对展会承担主要法律责任，但不参与展会的实际策划、组织、操作与管理。 名义主办单位，既不参与展会的实际策划、组织操作与管理，也不对展会承担法律责任。 高交会主办单位： 商务部、科学技术部 、工业和信息化部、 国家发展和改革委员会 、教育部 、 人力资源和社会保障部 、农业部 、国家知识产权局 、中国科学院 、中国工程院、深圳市人民政府,55,高交会主办单位： 商务部、科学技术部 、工业和信息化部、 国家发展和改革委员会 、教育部 、 人力资源和社会保障部 、农业

26、部 、国家知识产权局 、中国科学院 、中国工程院、深圳市人民政府,五、办展机构,承办单位：核心 直接负责展会的实际策划、组织、管理、运作 承担主要财务责任的组织单位 大部分承办单位还需负责招商、宣传和推广 高交会承办单位： 深圳市中国国际高新技术成果交易中心,深圳市中国国际高新技术成果交易中心（1999年成立） 中国国际高新技术成果交易会的承办单位，负责高交会的组织实施工作 利用高交会展览场地，组织各种形式的日常展览 高交会交易中心是国际展览协会（UFI）的会员单位 2008年更名为深圳会展中心管理有限责任公司 主要负责： 组织承办各类商业性和非商业性重要会展和品牌会展； 负责深圳会展中心展馆

27、经营管理； 展览和会议的组织与经营； 为展览和会议提供工程设计及施工、广告、餐饮、商务等配套服务,五、办展机构,协办单位（多为赞助、冠名公司） 协助主办或承办单位负责展会的策划、组织、管理、运作 部分承担招商、宣传和推广等工作的组织机构 责任： 不承担财务责任，不承担重要的招商、宣传和推广工作 支持单位 对展会主办或承办单位的策划、组织、管理、运作，或对其他招商、宣传和推广等工作起支持作用的组织机构 责任：不承担责任（法律责任和财务责任）,57,选择好组织机构，并处理好他们之间的关系，可提高展会档次、规格和权威性，吸引媒体关注，扩大会展影响力，有效形成品牌效应,六、会展规模,衡量标准：展会规模

28、包括三个方面的含义：一是展会的展览面积是多少，二是参展单位的数量是多少，三是参观展会的观众有多少。在策划举办一个展会时，对这三个方面都要作出预测和规划。 在规划展会规模时，要充分考虑产业的特征。 展会规模的大小还会受到会观众数量和质量的限制。展出面积（毛面积和实际面积）、参展数量（参展企业、行业协会、媒体等）、观众人数（专业观众、普通观众）。 会展规模的制约因素：市场成熟度、观众的数量和质量、办展机构的实力和策略。,第五节 会展立项可行性分析,一、市场环境分析 二、展会项目生命力分析 三、展会执行方案分析 四、展会项目财务分析 五、风险预测 六、展会立项可行性报告 七、会展项目立项和报批,附：

29、SWOT分析,SWOT分析简介 来自于麦肯锡咨询公司 包括分析企业 优势（Strength） 劣势（Weakness） 机会（Opportunity） 威胁（Threats）。 SWOT分析实际上是将对企业内、外部条件各方面内容进行综合和概括 进而分析组织的优劣势、面临的机会和威胁的一种方法。 可以帮助企业把资源和行动聚集在自己的强项和有最多机会的地方； 并让企业的战略变得更加明朗,60,3、市场环境评价 SWOT分析法,外部环境（External）,内部环境（Internal）,内部 Internal,外部 External,内部优势（Strength）,内部劣势（Weakness）,外部机

30、会 （Opportunity),外部威胁 （Threats）,SO战略：Offensive 依靠办展机构内部优势 利用外部市场机会,WO战略：Adjust 利用外部机会 改进办展机构内部劣势,ST战略：Defensive 依靠办展机构内部优势 回避减少外部威胁,WT战略：Survive 克服内部劣势 回避外部威胁,面对市场威胁，办展机构可采取的策略： 1、抗争。 2、减轻。 3、放弃。,Source：,展会项目生命周期分析,（1） 产业性质 产业成长周期,增速,时间,形 成 期,扩 张 期,成 熟 期,衰 退 期,特点： 具备一定的规模； 有专门化的从业人员（设计、技术、管理人员）； 具有一定

31、的社会影响， 承担不可或缺的社会经济功能； 有专门化的生产技术装备和技术经济特点,特点：经历了一个充实和完善的过程； 产业选择的过程，符合市场的需要，合乎扩张条件的产业会在这一阶段走向成熟； 有大批企业转产加入该行业，投资者大量进入，投资流动频繁，促进产业规模的扩张。 量度：产出增长率；产业的产值在国民经济中的相对比重和地位变化；产业资产总规模和劳动力就业人数的变化及就业选择情况； 产业的主要产品在国民消费总支出中的相对变化率。,特点：强盛；成熟产业规模空前，地位显赫，人气旺盛，产品的普及程度高； 生产能力接近饱和状态，市场需求饱和，供求矛盾不大，买方市场出现。 成为支柱产业，其生产要素、产值

32、及利税份额在国民经济中占有较大比重。,特点：生产能力大量过剩，开工严重不足，产品老化，产量负增长，产品供过于求； 利润率下降，严重亏损，财务状况恶化； 退出现象大量发生； 重要产业或者大面积的产业衰退可能引起经济波动； 产业的衰退可能出现“复兴”或“中兴”，但是最终逃不出衰落的命运； 产业的衰退期延续时间最长。,思考题：结合产业成长周期的特点，分析在产业成长的各个阶段，哪些阶段适合举办展览会？不同周期招展价格如何选定？,4、盈亏平衡分析,第三章 会 议 策 划 与 管 理,1、会议的定义 会议是一种群体性的活动； 会议是一种围绕特定目标而开展的活动； 会议是一种组织有序的活动； 会议是一种以口

33、头交流为主要方式、以书面交流和声像交流以及其他交流手段为辅助方式的活动。 综合起来： 会议是一种围绕特定目标开展的、组织有序的、以口头交流为主要方式的群体性活动。,国际协会联盟（UIA）会议部统计标准 那些有组织的和在“国际组织年鉴”中注册的，国际组织赞助的，并符合下列条件的会议可列入UIA的统计： （1）出席人数至少300人； （2）代表国籍至少5国； （3）外国人出席人数至少占40%； （4）会议期至少3天。 上述统计不包括国内会议和宗教、政治、商业和体育等会议。,2、国际会议,国际会议协会（ICCA）统计标准 进入ICCA数据部统计范围的会议必须符合下列严格条件： （1）会议至少能吸引5

34、0人出席者； （2）会议必须定期举行，一次性会议不能列入统计范围； （3）会议要在至少3个不同国家之间轮流举办。,二、会议的构成要素 主办者 会议的主办者是会议的具体组织者，其任务主要是根据会议的目标和规则制定具体的会议方案并加以实施，为会议提供必要的场所、设施和服务，确保会议正常进行。（发起者、承办者 、东道主）发起者指最早倡议并组织会议的单位和个人， 承办者即具体落实会议组织任务的机构或个人。东道主即会议举行地的主人，可以指国家、地区、组织或个人。,与会者 与会者即参加会议的对象，通常又称为会议成员（人员）。与会者是会议的主体，因而是会议成功与否的重要因素。与会的人数越多，会议的规模越大。

35、包括正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员四种。 会议议题 会议的议题是根据会议目标确定并提交会议讨论或解决的具体问题，是会议的必备要素。举行会议首先要明确为什么而“议”和“议”什么。,会议的结果 会议的结果即会议结束时实现目标的程度。会议的结果是会议的目标、议题、会议的组织形态以及与会者之间的关系和力量对比等因素综合作用的产物。会议的结果通常以文件的形式记载下来，可以归档保存，也可以公布、传达。 会议的时间 会议的时间即会议的起讫时间和时间跨度。会议在时间上有长短、缓急、定期与不定期之分。,会议的地点 会议的地点是指举行会议的场所。会议的群体性特征决定了会议信息传递的当面性和实时性，因此，传

36、统的会议形式都是把与会者召集起来进行面对面的信息传递和沟通。 会议的方式 会议的方式即用以达到会议效果的手段，包括会场布置、气氛渲染、活动的样式和传递方式等等。会议的方式对于实现会议的目的、提高会议的效率有直接的影响。,PCO,会议 中心,政府 机构,旅行社,餐饮 公司,交通 公司,翻译 公司,宾馆,会议 主办方,第三节、 PCO对会议的5W3H策划管理,一、Why:会议目标的策划 1、会议的必要性 会议的目标是会议组织者的期望，确定会议目标就是要解决为什么开会这一最基本的问题。只有目标清晰、任务明确，会议才能发挥应有的功能。找出开会的主客观因素。,二、What:会议议题的策划 1、策划要求：

37、 会议议题要服务于会议目标 会议议题要高效 会议议题要准确 2、议题的形式： 书面形式 议案 议程表 提纲 口头形式,三、Who:会议组成人员的确定,1、会议工作人员的确定： 会议秘书机构工作人员的确定 会议宣传公关机构工作人员的确定 会议文书机构工作人员的确定 会议保卫机构工作人员的确定 会议后勤机构工作人员的确定,2、会议的与会人员的确定： 会议的与会人员应当依据会议的目的、性质、议题以及议事规则来确定。 确定会议与会人员必须注意的问题： 合法性（选举确定、领导确定、规则、商议) 必要性（和议题有关的人、专业人士) 明确性（人数的多少等等） 代表性（正式成员、列席、特邀、旁听成员）,四、W

38、hen:会议时间策划 会议时间的策划涉及到两个方面问题：一是会议召开的时间；二是会期的长短。 策划会议时间应当把握的几条原则： 时机原则 需要原则 成本和效率原则 协调原则 合法合规原则,五、Where: 会议地点的策划 会议地点的策划包括两方面的含义：一是选择合适的地方，如国际性会议要考虑选择在什么国家或地区以及什么城市举行；二是选择合适的场馆（包括会场、住宿的宾馆饭店等）。 选择会议地点的意义： 产生良好的政治影响和经济效果 突出会议的主题 营造良好的会议气氛,六、How:会议议程、日程策划,（一）、会议议程 （二）、会议日程 （三）、会议程序 （四）、有效控制会议进程,案例介绍1：50名

39、与会者参加的一日会议的日程策划方案 表1 一日会议的策划方案,表2A 一日会议中的并行会议安排,3、会议议程、日程和程序的联系与区别 会议议程、会议日程和会议程序都是关于会议活动先后顺序的安排。 它们之间的区别在于： 会议议程是整个会议活动顺序的总体安排，但不包括会议期间的辅助活动，其特点是概括、明了，一旦确定，不得任意改动，凡有2项以上议题的会议，都应当事先制定议程；,七、How Much会议的收支与成本控制策划管理,1、会议的收入 与会者交费 联合主办者交费 广告、赞助和捐助 公司分配 其他收入项目 音像制品和出版物 旅行、餐饮服务,（一）、会议应急方案 特点、作用、制定程序、实施原则,八

40、、Hazard 拟定会议应急方案,第四节、会场设施布置与座次安排管理,一、会场设施布置目的和作用 1、目的： 会议场所应根据每次会议活动的需求进行布置。这种布置不仅是为了增加会议场所的美观和气派，对与会者的心理有积极影响。目的在于创设与会议的性质和主题进程相适应、相协调的条件和气氛，对会议的顺利进行和圆满结束具有积极意义。,2、具体作用： 1）、合理利用场地； 2）、提供条件保障； 3）、体现会议秩序； 4）、营造会议气氛；,1、上下相对式,主席台和代表席上下相对面对面， 突出主席台地位， 会场气氛严肃庄重， 容易给主席台上发言者造成心理压力， 可分为礼堂式/剧场式和课堂式/教室式,2、 全围

41、式：Hollow set up 不安排主席台，领导和主持人同与会者围一起。 形成融洽合作的气氛 体现平等与相互尊重的精神 在小型座谈会、协商会会议的布置中最常见 分为:中空方型和中空圆型,3、半围式,介于上下相对和全围式之间，正面主席台两侧代表席。既突出主席台地位，又增加了融洽的气氛，适用于中小型会议。,“U”字式 “U”字式又称为“U”型台式，这样面对面坐的安排，便于讨论与交谈，适用于小型会议。缺点是会议主持人往往看不清会议出席者的名牌。,4、“E”字式 “E”字式排座是“U”字式排座的变型。两排椅背之间需留出约121.92厘米宽的地方供人员走动。,5、 “T”字式 “T”字式排座是“U”字

42、式排座的另一种变型。这种排座有一个76.2厘米宽的主席台，按“T”字式排座。在主席台中心部位伸出一排台子，长度可按需要而定。,（2）会见与会谈的座次安排 会见的座次安排 会见时应遵循“主左客右”的原则，即客人坐在主人的右边。涉外会见还应有译员。如下图所示：,译员,（一）,（二）,大小方形会场 主席台人员数量为奇数时座位安排,大小方形会场,六、论坛（学术报告会）,有领导参加的论坛、报告会 论坛（学术报告会）,讲台,主席台,讲台,嘉宾1,嘉宾2,嘉宾3,嘉宾4,八、排序技巧,主席台排序： 前排高于后排，中央高于两侧； 内外有别：左高右低（中国传统习俗、政 府 公务礼仪） 右高左低（国际惯例、商务礼

43、仪）,排序技巧,面门为上 居中为上 以右为上 前排为上 以远为上 另：客人先坐先起，顺时针方向等,排序技巧,面门为上 居中为上 以右为上 前排为上 以远为上 另：客人先坐先起，顺时针方向等,第五节 、 会议现场管理工作,一、接客送客 二、报到与签到 三、贵宾接待 四、会议接待礼仪 五、会议开幕 六、准备会议文件 七、会议讨论与表决 八、做好会议记录 九、制作会议简报 十、会议各阶段的宣传工作,一、接客送客,1、接客 即会议接待人员在机场、码头、车站迎接与会者。接客是跨地区会议、全国性会议和国际性会议接待工作的第一道环节。 做好迎接工作要注意以下几点： 确定迎接规格 组织欢迎队伍 竖立接待标志,

44、 掌握抵达情况 热情介绍 主动握手 安排献花 陪同乘车 注意安全保卫，准备新闻采访,2、签到 签到方法： 簿式签到 会议工作人员代为签到 表式签到 证卡签到 座次表签到方法 电脑签到,4、会议签到作用,1）、便于统计会议实到人数 2）、检查缺席人数 3）、留作纪念 4）、历史凭证,七、会议讨论和表决流程,1、明确会议讨论事项： 适宜列入讨论的事项 不适宜列入讨论的事项 2、会议表决 表决方式：举手表决、起立表决、正反分立表决、唱名表决、投票表决、电子装置表决 表决结果：多数通过、四分之三通过、三分之二通过、逐轮通过。 另外针对具体人的表决要采用无记名投票方式；针对某项事情可采用记名投票方式。,

45、第六节 会议的相关服务,一、会议的服务理念和服务流程 二、服务供应商的选择 三、会议的餐饮服务 四、会议的房务服务 五、会议的其它服务,第四章展览会策划与管理,第一节 会展品牌策划,3、展会品牌的有形展示：,展会品牌的有形展示： 品牌名称、展会的LOGO、标识语 3.1品牌名称： 在语言方面：在语音、在语义上、语形上 在法律方面：独一无二、知识产权 在营销方面：有利于营销,3.2展会的LOGO,展会的LOGO：展会的LOGO是经过艺术设计的品牌标志。展会的LOGO往往是由一些艺术的图案、符合和文字等构成、并以艺术化的符号的形式向参展商和观众传递展会的形象、特征和信息。 展会的LOGO设计等五个

46、基本要求： 创意要求。 设计要求。 营销要求。 认知要求。 情感要求。,5 获得“UFI”的资格认可,国际博览会联盟（UFI）对申请加入其协会的展览项目和其主办单位有着严格的要求及详细的审查程序。 由于有了这套较为成熟的资质评估制度，UFI资格认可和UFI使用标记就成了名牌展览会的重要标志。目前全球得到UFI资格认可的展览会有600多个。 UFI是世界展览业最重要的国际性组织之一，经UFI认证的展会是高品质贸易展览会的标志。获得UFI认证，是实现展会国际化的重要步骤，将更加有利于通过专业性强、高水平的行业展会。,第三节会展招展招商策划管理,一、招展策划与展位营销 二、招商策划与展会宣传推广,一

47、、招展策划与展位营销,1、建立目标参展商数据库 （1）目标参展商信息收集 目标参展商，是指办展机构认为可能会来参加展会展出的企业和其他单位 收集途径：行业企业名录、商会和行业协会、政府主管部门、专业报刊、同类展会、外国驻华机构、专业网站、电话黄页等 信息要素：名称、地址、联系电话、传真、E-mail、网址、联系人、产品种类、目标市场、企业规模、企业分布等。,（1）展区与展位划分的原则,韩国展团在我国展览所设的展位,（2）展位设计,不同配置规格的标准展位 1、标准展位：是根据展览会所规定的3m X 3m 的展位面积，并配置规定的展具，有不同配置规格。,A 款：公司门楣、隔墙板、地毯基本电力,3、

48、招展价格 （1）招展价格的制定 充分考虑竞争的需要来定价 结合展会的发展阶段来定价 结合展会的价格目标来定价 考虑展会的价格弹性来定价 考虑展会展览题材所在行业的状况 展区和具体展位的位置差别 国外参展商和国内参展商的展位价格,122,5、招展方案 （3）招展代理 招展代理的种类及其来源 独家代理：某一时期内将某一地区的招展权赋予某一家代理商独家负责，没有其他代理单位，本招展单位也不得在该地域内招展。业务范围较大，完成一定的数量的招展任务。 排他代理：某一时期内将某一地区的招展权赋予某一家代理商负责，没有其他代理单位，本招展单位可在该地域内招展。,123,5、招展方案 （3）招展代理 招展代理

49、的种类及其来源 一般代理：在同一地区内同时委托几个代理商，本单位也可在该地区招展。需明确各代理商的招展权限。 承包代理：代理商承包一定数量的展位，不论能否完成约定的展位数量，代理商都得按商定的展位费传给本单位。,124,二、招商策划与展会宣传推广,1、展会招展、招商与宣传推广的关系 （1）展会招展 通过各种方式将那些产品（服务）与拟办展览会主题相符的制造商、供应商、成果拥有者、服务提供者吸引进展览会，让其在展览会上展示和推销自己的产品、服务和技术成果。,125,1、展会招展、招商与宣传推广的关系 （2）展会招商 与招展对应，是办展机构通过各种方法和渠道邀请观众到展会参观的活动过程 邀请尽可能多

50、的有效观众到会参观，要尽可能给各参展商带来所期望的观众 展会招商的重要性如下： 一定数量和质量的观众是举办展览会的必要条件。 是为参展商服务的一个主要方面，是不可缺少不可代替的。 也是一个展览会能否进一步发展的重要方面。,126,1、展会招展、招商与宣传推广的关系 （3）展会宣传推广（三个核心任务） 通过各种宣传媒介将展览会向外推广的活动过程。（品牌和知名度） 宣传推广对促进招展招商具有重要的推进作用，范围更为广泛。 （招展和招商）,127,（4）招商与宣传推广的关系 不同点： 第一，任务不同 第二，实施步骤不同 第三，实施渠道不尽相同。 密切关系： 互相影响、互相促进。 两者互相补充。 两者

51、共同为展会成功举办服务。,两组观众概念,专业观众 从事展会上所展示的某类展品或服务的设计、开发、生产、销售或者服务的专业人士以及该产品的用户 普通观众 除专业观众以外的其他观众,有效观众 到会参观的专业观众以及是展会参展商所期望的其他观众，为展会所必需，所占比例不能低于30% 无效观众 展会参展商所不期望的那些观众，对展会可有可无 增加人气，活动气氛，扩大知名度,2、展会通讯与观众邀请函 （1）目标观众数据库 含义：专业观众和有效观众 渠道：行业企业名录、商会和行业协会、政府主管部门、专业报刊、同类展会、外国驻华机构、专业网站、电话黄页等 原则：数据库要有一定的数据量、分类科学合理、数据真实可

52、靠、全球查找和检索、可以及时修改、数据库的用户界面友好、简洁、一目了然、数据库要适合在局域网上使用，支持多用户同时使用。,130,3、展会招商方案策划 （3）招商渠道 专业媒体、大众媒体、有关行业协会和商会、国内外同类展会、参展企业、网络招商、国内外著名展会主办机构、国际组织、各种招商代理、外国驻华机构、政府有关部门、策划在展览期间举办相关活动,131,第四节 会展物流管理,一、会展物流的概念,1.物流：(Logistics) 产品从工厂到最终消费者的过程中的所有活动，包括运输、仓储、搬运、包装、加工、配送及此过程中的信息流动。 物流的三个基本要素：流体、载体和流向 流体：物体在空间上的移动。 载体:为流动服务的设施和设备。 流向：自然流向：产地销地 计划流向：计划调出计划调入 市场流向：供求关系的流向 实际流向：物流过程中实际的流向,133,会展物流,2.会展物流 将展品及时准确从参展商所在国（地）转移到参展目的地，展览结束后再将展品从展览地运回的过程。 会展物流包括： 展品流 费用流 信息流,第五节会展现场管理,