《会计电算化实务》PPT课件

1、会计电算化实务,讲师：余 航 经济与管理学院,销 售 部,仓 储 部,采 购 部,财 务 部,销售管理,库存管理,采购管理,销售订单,销售发货,销售结算,条形码,盘点业务,出入库管理,存货核算,采购结算,采购入库,采购订单,应收款管理,总帐,固定资产管理,薪资管理,应付款管理,UFO报表,销 售 主 管,仓 储 主 管,采 购 主 管,财 务 主 管,用友ERP软件总体结构,1系统管理员以Admin身份注册进入系统管理 2添加财务软件合法操作员 3建立包含一套完整账簿体系的账套数据库 4分配操作员权限,系统管理操作流程,财务科,2.1操作员账号 2.2操作员姓名 2.3操作员职务 2.4操作员

2、所属部门,3.1输入账套信息 3.2输入单位信息 3.3选择行业性质 (决定了会计核算的方法体系) 3.4选择分类类型 3.5设置会计对象编码方案 (决定了会计科目体系) 3.6设置会计核算精度 3.7生成数据库，创建账套成功,4.1会计主管：账套主管权限 4.2审核员：凭证审核（由会计主管兼任） 4.3录入员：凭证录入、凭证整理、凭证查询 4.4会计：凭证记账、恢复到记账前状态、基本账簿的管理（总账、余额表、明细账、普通日记账、多栏帐等）、辅助账簿的管理、期末账户余额调整、期末对账结账 4.5出纳：出纳签字、特种日记账管理、期末银行对账,账务处理操作流程,账务系统初始化,填制凭证,审核凭证,

3、凭证无误,记账,Y,N,帐簿管理,期末账户余额调整,期末对账,期末结账,下月往复循环,设置会计科目 设置外币核算 设置凭证类型 设置结算方式 设置辅助核算档案 设置账务系统控制参数 录入期初余额,账务系统初始化,新增明细科目，调整科目属性,设置外币种类、折算方式和类型,设置凭证种类和使用限制条件,设定凭证、账簿处理控制参数,部门、个人、客户、供应商档案,会 计 科 目 表,试算平衡,资产（2303000）=负债（50100）+权益（2257900）,填制记账凭证,填制记账凭证步骤与要点,1增加一张空白凭证 2根据业务选择凭证类型 3输入记账日期和附单数 4输入凭证摘要 5输入会计科目 6输入借

4、方或贷方金额 7重复第四步-第六步，直到借方金额合计等于贷方金额合计 8保存凭证,会计科目必须是末级科目 输入方法有四种选择： 1科目代码 2科目名称 3科目简称 4选择科目参照,借贷合计金额相等时，不再复制摘要,凭证在输入过程中如果发现错误，不能直接修改，只能删除当前的分录后才能修改前面的错误，然后完成凭证的录入。,审核记帐凭证,记帐,+10000,+10000,+10000,查询总账,请输入总账科目：,102,查询明细账,请输入会计科目：,123,查询日记帐,请输入日记帐科目：,102,结帐,报表处理系统,在日常的会计帐务处理中，会计将各项经济业务以记帐凭证、帐簿等工具进行连续、系统的记录

5、。但是这些日常核算资料数量多且比较分散，难以集中概括反映企业的财务状况和经营成果，无法直接为信息使用者提供必要合适的财务资料。 会计报表定期将日常会计核算资料加以分类、调整、汇总，按照一定的表格形式组织数据，总括、综合地反映企业的经济活动过程和结果，为有关方面提供进行管理和决策所需的会计信息。,学习前了解的几点知识,1、报表的基本结构 产品销售明细表 单位名称：天冰集团 2005年 03月 单位：元 填表人：李琳 填表日期：2005年03月31日,标题,表头,表体,表尾,2、报表公式 计算公式 C10QC（“123”，借，001） 审核公式 C9C5C6C7 MESSAGE“小计不等” 舍位平

6、衡公式 3、关键字 关键字实际上是一个计算机函数，它在报表中的主要作用是在编制报表时由系统自动地按照关键字的参数值从不同单位，不同会计期间的帐簿中取数，填列在指定的位置。 关键字是游离于报表单元之外的特殊数据单元，可以用来唯一地标识一个表页，可用于在大量表页中快速选择表页。 关键字种类：,科目,方向,帐套号,年,编制单位,日,月,利润表（多步式）,启动UFO，建立新表,设置表尺寸,定义行高、列宽,画表格线,会计报表处理操作流程,设置单元属性,如果是可变报表 则设置可变区,设置单元风格,输入表样文字,定义关键字,定义报表公式,转入数据处理状态,输入本期关键字,生成本期报表数据,报表图形分析处理,

7、打印报表,保存、退出,下月往复循环本页操作,单元属性,数值型：输入或生成数值填列在该单元 字符型：输入或生成字符填列在该单元 表样型：定义一个没有数据的空表时所需的所有文字、字符或数字。,对于一张报表来说，所有固定信息所在的单元定义为表样型；所有变动信息所在的单元按其内容定义为字符或数值单元。,注释：,工资核算系统,工资核算是财务核算的一部分,其日常业务要通过账务记账凭证反映，工资管理系统和账务系统主要是凭证传递的关系。工资计提分摊的费用要通过制单的方式传递给账务进行处理。 与总账系统的接口 向总账系统传送凭证，如下图： 本系统将工资分摊结果自动生成转账凭证，传递到总账系统。 与成本核算的接口

8、 向成本核算系统传送相关费用的合计数据，如下图：,工资核算操作流程,固定资产核算系统,本系统增加资产、减少资产以及原值和累计折旧的调整、折旧计提都要将有关数据通过记账凭证的形式传输到账务系统，同时通过对账保持固定资产账目的平衡。 同时本系统为成本系统和决策支持系统、领导查询系统提供数据支持。,固定资产核算系统,固定资产核算系统,累计折旧分配,固定资产管理操作流程,建立帐套,固定资产基础设置,定义固定资产卡片项目,1、设置启用月份,2、设置折旧方法、周期,3、设置资产编码方案,4、设置与职帐务系统接口,定义固定资产卡片样式,设置固定资产类别,设置部门对应折旧科目,设置固定资产增减方式,设置固定资

9、产使用状况,系统初始化,固定资产增加方式及对应入账科目,固定资产使用状况设置表,固定资产折旧方法,原始卡片录入,资产增加,固定资产原值变动,部门转移,使用状况变动,累计折旧调整,工作总量调整,净残值调整,日常处理,卡片修改,资产减少,卡片删除,类别调整,资产重新评估,分类计提折旧,批量制单,对帐,月末结帐,期末处理,采购管理系统,采购是企业物资供应部门按已确定的物资供应计划，通过市场采购、加工订制等各种渠道，取得企业生产经营活动所需要的各种物资的经济活动。无论是工业企业还是商业企业，“采购”业务的状况都会影响到企业的整体运营状况。过多的库存，会使企业产生下列不良影响： 一、产生额外的库存管理费

10、用，如：仓库租赁费、保险费等。二、造成资本的僵化，使周转资金紧张。三、过多的库存，会因陈旧而变成废料，或削价出售，导致收益的恶化。 虽然库存发生的原因可能来自生产过程，但是管理不善的采购作业所导致的生产缺料或物料过甚仍会造成企业无法计算的损失。 采购管理追求的目标是：密切供应商关系，保障供给，降低采购成本。,采购管理系统是用友财务及企业管理软件(ERP)分销系统的一个子系统。它主要进行采购订单处理，动态掌握订单执行情况，向拖期交货的供应商发出催货函；采购管理系统处理采购入库单、采购发票，并根据采购发票确认采购入库成本。采购管理系统与“应付款管理系统”一起使用可以掌握采购业务的付款情况；与“库存

11、管理系统”联合使用可以随时掌握存货的现存量信息，从而减少盲目采购，避免库存积压；与“存货核算系统”一起使用可以为存货核算提供采购入库成本，便于财务部门及时掌握存货采购成本。,建立帐套,固定资产基础设置,设置地区分类,2、设置业务范围,设置存货分类、档案,设置供应商分类、档案,设置仓库档案,设置收发类别（出入库）,设置采购类型,采购管理操作流程,设置发运方式,1、设置公共参数,设置采购系统参数,录入期初余额（采购订单）,设置发票内容,系统初始化,收发类别信息,采购类型信息表,销售类型信息表,存货发出计价方法,采购订单管理,普通采购入库处理,暂估入库处理,采购退货处理,受托代销业务处理,日常处理,

12、采购帐表管理,采购分析,月末结帐,订单录入,录入采购入库单审核记帐生成入库凭证,录入采购发票采购结算生成结算凭证付款结算,销售管理系统,销售是企业生产经营成果的实现过程，是企业经营活动的中心。由于销售管理与库存、应收账款、总账的紧密联系，销售管理系统主要以与库存管理系统、存货核算系统、应收账款核算系统、总账系统等产品并用的形态出现，一起组成完整的企业管理系统。,销售系统的发货单、销售发票或委托代销发货单新增后冲减库存系统的货物现存量；经审核后自动生成销售出库单传递给库存系统。库存系统为销售系统提供各可用于销售的存货的现存量。 销售系统的发货单、销售发票或委托代销结算单经审核后自动生成销售出库单

13、，传给存货核算系统。存货核算系统将计算出来的存货的销售成本传递给销售系统。 销售系统为应收账款核算系统提供已审核记账的销售发票、销售调拨单以及代垫费用单。应收账款系统为销售系统提供销售发票、销售调拨单的收款结算情况以及代垫费用的核销情况。如果应收账款系统先启用，那么在应收账款系统中录入销售发票的会计月已结账后，销售管理系统才能启用。,销售核算操作流程,1.销售订货 处理销售订单的受订、确认和关闭，同时提供如下报表: 订货执行汇总表、订货明细表、订货汇总表 2.发货 处理销售发货和销售退货业务，可根据订单发货，并处理发货折扣，同时在发货处理时可以对客户信用额度、存货现存量、最低售价等进行检查和控

14、制，经审核的发货单可以自动生成销售出库单，冲减库存的现存量。 3.开票 处理普通销售发票和专用销售发票的开票业务，可根据订单开票，在先发货后开票的业务模式下可汇总发货单开票。并可处理销售折扣，同时在开票处理时可以对客户信用额度、存货现存量、最低售价等进行检查和控制，在先开票后发货的业务模式下经审核的发票可以自动生成发货单和销售出库单，冲减库存的现存量。 红字发票以在本系统中通过负发票进行处理。 在开票的同时可以进行现收款的处理。 具有相同的客户总公司的客户的发货业务可以统一进行开票结算。 4.委托代销 处理委托代销业务的发货、结算和委托代销价格调整。委托代销结算单审核后自动生成委托代销发票和销

15、售出库单。 5.销售调拨 处理企业内部有销售结算关系的销售部门或分公司之间的销售调拨业务。,6.零售 将用户的零售数据通过零售日报进行处理。 7.定调价 制定或修改各用于销售的存货的参考售价，以此作为货物销售的报价。提供按加价率自动批量调价的功能。 8.代垫费用 处理随同货物销售所发生的各种代垫费用如运杂费等等。 9.销售支出 反映在货物销售过程中发生的各种销售费用的支出情况。在销售业务中发生的销售折让等可以通过本功能进行处理。 10.包装物租借 处理包装物租借业务中的包装物押金和包装物的收取和退还。 11.销售计划 可分别按部门、业务员和货物编制销售计划，销售计划的指标包括销售额和销售定额，

16、货物的销售计划的指标还可以是销售数量。销售计划的计划时段可以为年、季或月。可以按部门或按月分摊企业的年度销售计划总额。可分别按部门、业务员和货物输出销售计划执行报告。 12.销售分析 销售增长分析、货物流向分析、销售结构分析、销售毛利分析、市场分析、货龄分析,库存管理系统,对采购系统提供的采购入库单和受托代销入库单进行审核确认。 对销售系统根据发货单、委托代销结算单或发票生成的销售出库单，进行审核确认。 为存货核算系统提供各种出入库单据。 为销售系统提供存货的详细存贮信息，可提供各仓库各存货各批次各自由项的结存情况。,库存管理操作流程,日常业务 采购入库：管理采购入库、退货业务，包括普通采购入

17、库和商业的受托代销入库业务。 销售出库：管理销售出库、退库业务，可根据发票或发货单生成销售出库单。 其他入库：管理采购入库以外的，如盘盈入库、调拨入库、组装拆卸入库、形态转换入库等其他入库业务。 其他出库：管理销售出库以外的，如盘亏出库、调拨出库、组装拆卸出库、形态转换出库等其他出库业务。 产成品入库：管理工业企业的产成品入库、退回业务。,限额领料：处理企业有领料限额，一张领料单可多次使用的领料业务。适用于经常需要并规定有消耗定额的各种材料。 材料出库：管理工业企业的领料、退料业务，可实现配比出库。 调拨：管理仓库间的实物移动和分销意义上的仓库分配、调拨业务。 盘点：可按仓库、批次进行盘点，并

18、根据盘点表生成盘盈入库单、盘亏出库单调整库存账。 组装：根据用户设置的产品结构和组装数量自动计算所需用的散件数量，并自动生成配套件的入库单和散件的出库单。 拆卸：根据用户设置的产品结构和拆卸数量自动计算所拆卸的散件数量，并自动生成配套件的出库单和散件的入库单。 形态转换：某种存货在存储过程中，由于环境或存货本身的原因，使其形态发生变化，即由一种形态转换为另一种形态，此时就需处理形态转换业务，调整库存账。 失效日期维护：对存货的失效日期进行维护。,月末处理 对账：进行库存系统内部对账及库存系统与存货核算系统对账。 月末结账：当某月的库存业务全部处理完毕后，进行月末结账处理。,存货核算系统,本系统

19、是供销链系统的一部分，与其他供销链产品有着密切的关系，其接口如下： 本系统生成的各种单据、凭证，可用于账务处理系统生成总账。 本系统生成的各种单据及账簿，可用于成本核算系统进行存货成本核算；成本核算系统所计算出的存货成本，可作为本系统的产成品入库单价。 本系统可对采购系统生成的采购入库单进行记账核算，对采购暂估入库单进行暂估报销处理。 本系统可对销售系统生成的销售出库单进行记账核算。 本系统可对库存系统生成的各种单据进行记账核算。,存货核算操作流程,系统初始化,日常处理,成本核算系统,成本核算子系统的主要任务就是归集汇总费用，并按照谁受益谁负担的原则，以一定的标准分配到各车间、各产品上去。而这些费用数据大