第七章采购与应付帐款管理子系统.ppt

1、会订信息系统，第七章采购和应付账款管理子系统，内容提要：本章讨论材料物资采购和应付账款管理和会订预算，内容主要包括采购和应付账款管理子系统的主要任务、数据流程图、功能结构图、主要库存设置预订，材料物资需求预订计划、采购预订计划、 包括支付修订计划程序设定修订的构想和本子系统所需的控制措施等，采购和应付管理子系统包括材料物资(原材料、采购半成品、修理用备品、包装材料、燃料、低价消耗品、包装物)或商品的采购、支付的业务处理、修订计划、会修订计算、采购和支付控制、决定等的会修和接受劳务的供给购买固定资产的应付账款也反映在本子系统中。 第一节手动条件下的采购和应付账款管理和会订预算，手动条件下，中国工

2、业生产企业一般设有供销科(或材料科)负责材料物资的采购、供应。 其一般工作流程是在每年年底前根据下一年度的生产订单计算出各种材料物资的需求量，再加上各部门的材料物资、设备需求申请量，制作材料物资、设备的需求订单，按订单采购给供应商。 材料的采购通过材料采购账户来订正。 信用额按应付帐款核算。 有相关的主要处理，(1)生产订正计划部门取得明年的各产品生产量订正计划。 (2)生产修订计划和成本管理部门取得产品零部件构成、原材料消耗定额等数据。 (三)收集各部门其他用途的材料物资需求申请报告。 (四)制定材料物资采购订正计划。 (5)选择合适的供应商，将订单发送给供应商，存档其副本，接收另一份副本发

3、送给接收部门。 有关的主要处理如下： (6)根据发票进行采购支付时进行修订：借：材料采购贷款：银行存款接收时检验部门检验货物，发出检验单，月末根据接收发票：借：材料贷款：材料采购，有关的主要处理如下： (7)先接收借：原材料贷项：应付帐款暂记帐下月初以赤字拖欠款项。 支付时一般：借款：材料采购贷款：银行存款借款：材料采购、相关主要处理；(8)预付款：支付时借款贷款：银行存款采购时借款贷款：材料采购贷款：预付款；(9)第二节采购和应付子系统任务、数据采购和应付子系统的主要任务是接受供应商数据、采购订单、接收、供应商发票和付款证明书的输入。 进行采购和应付账款的明细修订计算。 制作适当的自动转帐分

4、录，发送到会议订正处理子系统，进行总帐处理。 列印采购单、收货单、供应商商业发票、采购明细行、应付帐款明细行、移转分录等。、供应商资料、发票、付款证明书、采购单、输入、输出、统一订购、转账、供应商表、采购单、应付明细行、付款列表、供应商明细行、供应商发票、统一订购结果库接收发票文件、供应商主文件、更新、匹配更新、接收表、功能图、采购和应付帐款付款处理订单供应商数据采购统一订单应付帐款子分类帐采购子分类帐付款列表接收表接收表供应商数据采购统一订单应付帐款子分类帐采购子分类帐付款列表接收表初始化代码维护密码修改数据备份数据恢复供应商编号地址电话邮政编码法人代表主要供应商品银行帐号电子邮箱期初付款馀

5、额本期借项本期贷项本期馀额本年度借项累计此表为每个供应商修订一个记录，2、考虑修订计划的制定.采购和应付帐款子系统的主要任务(1)输入：输入供应商的资料。 输入每个产品产量修订计划、每个产品原材料和部件消耗分配(或从其它子系统获取)。 输入机内自动制作的采购订单以外的采购订单数据。 输入采购支付证明书的数据。 (2)处理：根据上述数据和从库存子系统中提取的库存编号、名称、再订货点、经济订货量等数据自动制定采购订单。 分析并制作付款计划。 登记、修订采购数据、支付数据，进行采购和应付款的明细修订，制作相应的自动转账分录。 (3)打印输出：采购订单、支付订单、材料申请订单、采购明细、应付帐款明细、

6、采购统订表、支付通知书、支付清单、负债年龄调查表、供应商数据查询信函、在途资料一览表等。 查询上述各项相关信息。库存子系统、供应商资料、生产订单、物料清单、材料分配、发票、支付证明书、订单外订单、输入、订单制定、印刷、统一订单、转账、供应商表、采购订单、订单、零件库、 您可以选择购买、购买、购买、购买、购买。 未付款管理子系统输入修订图和统一打印查询维护供应商数据采购修订图供应商表调查供应商系统初始化物料数据支付修订图物料调查申请表每月初始化物料清单申请图采购统一消耗分配密码产品产量修订图支付统一采购修订图数据备份产品部件自动转移支付修订图表调查支付修订图数据恢复费用分配采购订单采购业务发票支

7、付通知书调查统一结果支付证明书支付列表采购明细帐采购统一修订表图11采购和应付款管理子系统的功能构成图， 第3节主要数据文件设置修订供应商资料文件供应商编号名称所在地电话邮编法人代表主要供应产品或商品银行帐号此表按供应商记录。供应商供应物资资料文件、供应商编号物资编号规格单价折扣条件提前订购天数此表按供应商按与本公司相关的物资记录。修订产量文件，产品编号年修订产量月修订产量月修订产量月修订产量此表按产品记录，产品结构库文件，各产品结构图： a产品A1零件A2零件A2零件A2零件1零件2材料1零件3零件4， 产品结构库文件记录编号物资编号所属的部件需要数量单位1 A A1 1件2 A A2 1件

8、3al1a1个4al2a1个5 A C1 A2 4米6 A L3 A2 2个7 A L4 A2 1个，其材料申请库， 物资编号单位申请数量申请部门需求日从订购日到达日开始数量此库各部门申请的每种物资记录、物资需求库、物资编号年需求量月量、月采购订单库、物资编号月采购量月采购量订购数量到达数量、8采购业务库物资编号订购单日期订购单编号订购数量供应商到达日期实际数量单价运费及其他采购费实际成本其中的到达日期.实际成本等可以设定修正为输入到本子系统，也可以设定修正为输入到库存管理子系统时输入，然后将这些数据自动传送到这里。 9发票发票和付款业务库、发票编号订单编号供应商付款到期日付款到期日付款到期日

9、付款额付款额每张发票一条记录， 10付款修订图库采购单编号供应商收货日期商业发票编号应付帐款总额折扣条件起始日期截止日期到期罚款规定付款日期修订图付款日期修订图付款日期修订图付款日期修订图付款日期修订图付款天数.第4节代码设定修订与输入输出设定修订，1 .代码设定修订本系统使用的代码主要有供应商编号、付款日期修订图付款日期修订图付款日期修订图付款日期修订图付款天数. 产品编号，这些代码可以使用原来的手动会修订或会修订型会修订，2 .输入设计主要根据各种输入的资料表的格式设定修订输入时的画面显示格式，输入验证方法设定修订等。 格式通常和文件的格式相近。 输入控制措施常用于管理供应商编号、订单、接

10、收和发票。付款时，必须根据订单编号、发票编号和应付金额数来管理付款。 3 .包括输出设计、印刷输出的各种证明书、帐票、表格格式和画面查询显示格式的设计，根据实际输出的内容，参考手动会修改时的对应表的格式设计即可。 第五节某处理功能的设置订正构想、1 .采购订正计划的制定采购订正计划除了涉及材料物资需求订正计划外，还涉及库存管理子系统确定的各种材料物资的合理库存量、订货提前期、再订货点、经济订货量等因素。 因此，必须根据生产需求量和从库存子系统中取出的这些数据制定采购订正计划。 采购订单应按材料物资进行订正，并将订正结果存入采购订单库。 2、印刷订货单订购某物资时，程序显示该物资的供应商相关资料及其物资数据(型号、规格、单价、折扣、信用状况等)，按照自动建立的决策模型排列各供应商该物资的优劣总分，用户选择合适的供应商3 .制定付款修订图，计算机根据付款修订图库收到发票但没有支付的记录、该供应商要求的支付期限、承诺的折扣条件、过期支付罚款规定等，修订最合适的支付时间，使企业得到最大的折扣利润、最小的罚款损失。 或在企业偿