工作方法与时间管理

1、卓越团队 工作方法与时间管理,2016年5月7日,前 言,一天忙忙碌碌，到下班的时候，却记不住今天做了什么；,工作总是被动，被叫去开会，被临时的事情打扰，被琐碎的事情牵绊；,由于工作太多、太杂，导致个别事项遗忘；,许多事情堆积如山，导致每件事都是事到临头才匆忙完成；,花了很多时间和精力做一件事情，得到的却是领导的批评；,工作永远不够完美，总有自己想不到的地方被领导指出来。,我们很多时候都有这样的苦恼,凡此种种，大多可以归结为三方面的问题：,前 言,一,工作意识 不到位,工作方法 不得当,时间管理不科学,1、找准定位：找准做事的角度与分寸,做一件事之前需要对事情有一个基本的、清晰的了解，只有“人

2、明白”才能把“事做清楚”。 做事之前先问自己一个问题： 我在这件事上扮演什么角色？,1、找准定位：找准做事的角度与分寸,(1) 按事情来源划分,1、找准定位：找准做事的角度与分寸,领导责任统筹下属及相关单位人员完成 直接责任亲自做，马上做 专项责任划清界限，按计划节点完成 参与责任站在自己岗位/部门职责的角度把控风险、建言献策 研究责任在边界条件（制度、费用、资源）内创新思维,(2) 按承担责任划分,1、找准定位：找准做事的角度与分寸,站在领导的高度想问题 站在自己的岗位做事情,2、围绕核心：围绕岗位的核心职责开展工作,核心职责是一个岗位为企业创造价值的关键点 人的时间和精力是有限的，如果不报

3、时间和精力投放在核心职责上一定是“种了别人的地，荒了自家的田”。 比如：负责分管内装设计的设计副经理的核心职责是管理好内装设计，配合领导完善部门管理，而把大量的时间和精力花在现场施工管理，制定现场施工计划等方面，设计管理和部门管理一定不会出色。 即便把时间和精力投放在核心职责中，也存在如何二次分配的问题。 比如：我们K区全套施工图阶段平均每个专业出图量大约1100张图纸，审核一张图纸时间为10分钟。按照一套施工图4个月完成，4个月内我们每个工程师花在审图的时间每天2.6小时，还有图纸修改完后的复审、会议、打电话沟通、现场检查等时间。,2、围绕核心：围绕岗位的核心职责开展工作,种了别人的地 荒了

4、自己的田,3、计划意识：工作计划难在应用,我们每个人都知道计划管理，但真正能够在自己工作中充分应用时非常难。和销售部不同，设计部门的计划比较难确定，存在持续性和外界制约的不定性，但是依然有可循之规。,方法一：根据年化工作确定计划 例：接到新项目后每个项目工作是重复进行的，我们完全可以预知，并纳入长期计划，提前准备。,3、计划意识：工作计划难在应用,方法二：根据事项倒排计划,3、计划意识：工作计划难在应用,方法三：制定周工作计划 事实证明，年度计划太粗，月度计划也存在较大的变数，周计划是切实可执行的计划，最好周末做好下一周的详细计划，同时把下周的重要工作先排上时间表。,3、计划意识：工作计划难在

5、应用,方法四：制定专项工作计划 要明确：预计时长、责任人、关联人、主题。 工作一定要有成果！ 不能议而不决。,如果计划中不包含变化 那么计划将不得不变化,3、计划意识：工作计划难在应用,（1）工作不是越细越好 同样做一件事，有不同的深度和细度，以达到要求为好，不要每件事都苛求完美，一旦付出的时间和精力与效果不成不理，所有多余的付出都是无用功。,4、化繁为简：思路清晰、把握主线,（2）以结果为导向 所有的过程都是为了结果，当过程中的一些事情与结果没有必然联系时，这些事情就不是本事项的过程。 拘泥于完美的过程，忘记结果是专业技术人员通常出现的问题！,（3）分清主次 既然你没有办法把所有的事情做到完

6、美，那就把必须做完美的事情做完美！ 岗位核心职责就是必须做完美的事。,（4）建立模板 我们工作中大多都是重复性的工作，如果第一次做完之后，我们就迅速建立模板，第二次做的时候，就可以大大节约时间，并且保证同类工作的质量相同提高效率节约时间。如果一旦出现工作移交，也能保证工作质量不因人员变化出现闪失。,4、化繁为简：思路清晰、把握主线,聪明的人越做事情越多明白的人越做事情越少,4、化繁为简：思路清晰、把握主线,5、并行处理：当领导必备的能力,领导都是负责多项工作的，比如酒店规划副要负责酒店群项目内工作、住宅地块工作、城门相关工作、外部协调工作等多个不相关联工作。作为领导必须具备多任务处理能力。 就

7、像电脑一样，我的工作也有前台、后台之分，当我们在用WORD编辑文件时，后台可以在杀毒。 我们要统筹安排自己的时间。,6、领导优先：领导布置的就是重要的,我们都知道时间管理四象限法，难点不在于理解，而在于应用。大多数人的理解往往是“科学”的，但工作不是科学的。在工作中： 领导布置的工作最重要，如果不能快速、高质量完成领导交办的工作，就不能赢得领导的信任，也就失去了做其他工作的机会。,快速做好领导交办的事 不是因为事情本身重要 而是证明能力赢得信任,4、化繁为简：思路清晰、把握主线,领导的思维模式： 交代你办的事情都没办好，你还能把其它事情办好？,7、闭环原理：有结果还要有汇报,大家都知道侯宝林的

8、相声：晚上睡觉，楼上拖鞋，一只鞋子扔在地上，脱另一只时想起来楼下还有人，轻轻放下，但楼下的人不知道是否已经放下，一宿没睡觉。 这个故事告诉我们，做事一定要闭环！ 领导布置完工之后有两种情况： 1）时常想着：这件事进展什么样了？ 2）忘记了，忽然有一天想起来这事做完了没有？ 无论哪种情况，对下属都是负面的评价。 作为下属，都应该在做完之后第一时间上报，不要忘记汇报，不要积攒很多事情一并汇报。 至于汇报的方式，可以面呈、电话、短信、RTX等多种形式，看事情的大小而定。,8、控制情绪：别让技术动作变形,我们每个人的思维都受情绪的影响，如果过于亢奋，容易遗漏一些事情；如果过于低沉，会思路不开阔。在任何时候，