行政公文写作函定稿.ppt

1、行政公文,函,教学目的：通过学习和训练，写出合格的函。 教学重点：1.函的适用范围及特点 2.函的结构和写法 3.例文析评 教学难点：函的结构和写法 教学程序：泛读例文 必需知识 例文析评 复习与训练 教学时数：理论教学2 学时 实训教学 学时,一、泛读例文,(一)商洽函 例文1 关于商请派车运送民工的函 省交通厅： 为做好今年的春运工作，及时运送在我省工作的外省民工回家过年，我们组织了民工运送专门车队，但由于我们运力不足，车辆不够，估计不能满足民工的要求，特请贵省派出大型客车20辆，与我省组成运送民工车队，负责运送贵省在我省工作的民工。 妥否？请尽快函复，以便办理有关手续。 省交通厅 年月日

2、 析评 这是一则商洽函。正文的原由部分，开门见山，即陈要旨，继而提出要求。文末一句，语言得体，又暗含催促对方办理的压力。,例文2 广东省商业储运公司 (粤商储198706号 )关于日野FC16SA大卡车 存在严重质量问题要求赔偿损失的函 广东省汽车贸易中心： 我公司于一九八七年六月六日向贵公司原业务一科购买附有商检合格证的日FC16SA型六吨卡车15辆，发票两张，号码为0671012，0671022，于一九八七年六月二十三日交货，九月中旬正式投入营运使用。该批车使用后，陆续发现前、后轮内侧胎不规则锯齿形磨损，以内侧内边缘为甚。经有关技术专家及广州市公安局第七检测站检验，认定此批车存在严重质量问

3、题，与原供货资料标准不符。我公司已于十一月初暂停止使用。为此，特向贵单位请求： 一、于本月三十日前，派员前来检验质量鉴证等问题； 二、重新按质论价，赔偿经济损失，或退货。 希贵公司讲求信用，按国家有关法律、规定与我公司共同协商解决上述商品的质量问题。 附件：1.购车发票两张 2.广州市公安局检测站检验书。 一九八七年十一月十二日(公章) 联系人：、 电话： 联系地址：广州市路号广东省公司汽车队。 析评 这是一则商洽索赔的函。正文的事由部分简明扼要地交代了事情的原委、发现的情况、检验认定、采取的措施等，为提出商洽的要求提供了有力证据；要求部分写得有礼有节，要求合理，并提出希望。最后附上附件作为证

4、明材料，写上联系方法，以便联系。此函行文得体，表意明确、周密。,(二)询问、答复函 例文3 关于商请报价的函 茶厂： 我公司对贵厂生产的绿茶感兴趣，拟定购君山毛尖茶。我公司要求 该茶叶品质一级，规格为每包100克，望贵厂能就单价报表和交货日期、 结算方式等给予回复。 如果贵厂报价合理，且能给予最惠折扣，我公司 将考虑大批量订货。 副食品公司 年月日 评析 这是一则询问函。开头提出对对方产品有定购的意图，接着提出请对方报价及有关事宜作出回复的要求。一般来说，正文至此也可以结束了，然作者继而又强调若对方报价合理，将考虑大批量订货，这样写，可以促使对方给出较低价，可谓匠心独运，棋高一招，这种写法值得

5、借鉴。,例文4 关于我市代表团出访波塞雄市和路易港市问题的复函 中华人民共和国驻毛里求斯大使馆： 贵馆陈添进领事一九九年八月三日给我市外事办的信函收悉。关于我市代表团出访波塞雄市和路易港市一事，由于时间太急，来不及办理各种手续，无法在九月下旬成行，届时拟以市长名义发一贺电，祝贺波塞雄市建市一百周年。访毛里求斯一事，推迟到年底待牌楼设计方案定下来才出访，届时是否顺访波塞雄市，请贵馆 酌定。 佛山市人民政府 一九九年八月二十日 析评 这是一则答复函。行文针对来函询问的问题，谈了困难和处理办法，明确、具体地作了答复，措词得当，言简意赅。,(三)请求、审批函 1请求函例文 例文5 关于拟录用1996届

6、大中专毕业生的函 省人事厅： 根据中共省委组织部、省人事厅关于 1996年省级机关录用应届高校、中专学校优秀毕业生的 通知规定，我们对拟录用到我厅机关工作的大中专毕 业生按规定程序进行了统一考试、面试、体检、政审。 经厅党组研究，拟录用大中专毕业生24名。现将有关录 用审批材料报上，请审批。 附件：录用审批材料24份 省安全厅 一九九六年三月二十五日,2.审批函例文 例文6 关于批准录用等 名同志为国家公务员的函 省安全厅： 你厅关于拟录用1996届大中专毕业生的函(国安政 199618号)收悉。 根据中共省委组织部、省人事厅关于部分省级机关从1996年应届高校、中专毕业生中考试录用国家公务员

7、和机关工作人员的通知的规定，经考试、考核合格，批准录用等名同志为国家公务员。 特此函复。 附：录用人员名单 省人事厅 一九九六年三月二十九日,析评 例文5和例文6是请批函和批准函例文。 请批函正文，语态得体，文字简洁，先写发函的背景、依据，继而写做法、态度，然后结语提出请求。以附件24份，节约正文篇幅，是个巧妙的处理。 批准函正文，引叙来函，作为复函背景、依据。批准项作为复函重点，依据明确，态度鲜明。文章以“特此函复”作结。此函行文简练准确，文字语气合乎批准机关身份。“附”字后应加“件”字构成“附件”。,二、必须知识,（一）函的由来及演变 函，本意为舌、含、包含、包容，引申为匣、盒子，再引申为

8、封套、书套。因信件有封套，故把信件称为函。 函作为正式公文是在辛亥革命之后。 新中国成立后，“函”一直被列为公文的一个文种，起初有“公函”与“便函”之分。 1981年国务院办公厅发布的国家行政机关公文处理暂行办法取消了“公函”与“便函”，把“函”单列为一个文种。,（二）含义 2012年党政机关公文处理工作条例(中办发201214号)第二章 公文种类第八条（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 不相隶属机关：在行政组织系统上， 没有领导与被领导； 在业务系统上， 没有管辖与被管辖。 不能因为主送机关的行政级别高于发文机关、或为了“尊重”主送机关而将应

9、当用函的公文改用“请示”。,具体来说，函的适用范围包括四个方面： 1平级机关或不相隶属机关单位之间的商洽性、询问性和答复性公务联系。 2向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项。 3业务主管部门答复或审批无隶属关系的机关请示批准的事项。 4机关单位对个人的公务联系，如复群众来信等。,正确使用“函”,向上级机关请求指示、批准时用“请示”、 向不相隶属的有关主管机关、部门请求批准时，用“函”（求批函）。 答复下级机关、单位的请示，用“批复”、 答复平级机关或不相隶属机关、单位的求批事项，用“函”（审批函）（不论对方来文是“请示”还是“函”。 向平级机关或是不相隶属机关、单位告知具体事项，用“函”

10、（告知函），不用“通知”。,（三）种类 行文方向: 发函 商洽函 询问函 复函 从函的格式和使用情况：便函(没有文号 标题，但一般用单位便笺发出，须加盖公章。) 公函 从内容和作用的角度划分，函可分为以下六种： 商洽函 询问函 答复函 请求函 审批函,商洽函：不相隶属机关间 商洽工作 的函。 就问题进行沟通联络、讨论处理某事的意见、洽谈公务等 （特点：无需答复） 问答函：不相隶属机关间 询问和答复问题 的函。 询问函答复函是一一对应的。 去函为问，复函为答。 去函的目的明确，复函的回答具体。 请批函、批答函：不相隶属机关间 请求批准和答复审批的函。 请批函-批答函是一一对应。 请批函：向有关部

11、门 请求批准 的函 批答函：向有关部门 批复、回答事项的函,（四）写作特点： 机关代字后用“函”字。 一函一事。 用语平和、恳切，尊重对方。,（五）写法,标题： （1）发文机关 事由 回复函对象 文种， 国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府办公厅的复函 这是较重要的复函常用的标题。 工商局关于产品税收问题给安乐公司的复函（或函） 国务院办公厅关于同意成立奥林匹克运动会组委会的复函 （2）事由 文种，省略发文机关， 去函标题： 关于请求拨款举办民间艺术节的函 复函标题： 关于拨款举办民间艺术节的复函 人事部关于人事调动的函 关于人事调动的函,正文：发文缘由：去函：无论商洽函、询问函、请

12、批函都要说明发函背景、根据和意义。 复函：无论答复函、批答函，都要有引语 答复意见 -写法： 引语：你单位+来函标题+（发文字号）+收悉 答复意见：针对来函所提出的商洽、询问或请求等问题予以答复， 即表示同意或不同意，不同意是什么原因， 或应该怎么办，不应该怎么办， 或对询问问题做出说明等。,函事项：去函：说明具体事项、商谈事宜、通报信息、要求解决的问题等 复函：回答相应的问题。（如果无法回答，应加以解释） 结尾：礼节性的尾语。 商洽函：“不知贵方意见如何，请函告” “望大力协助，盼复 询问函：“请速回复”、“盼复”、“请予复函 请批函：“请审查批准”、“当否，请审批” 答复函、批答函：“特此

13、函复”、“专此函告”,三、练习内容,练习1：找出下列公文中的错误并说明理由 国务院办公厅关于公开发布天气预报有关问题的指示 中国气象局： 你中国气象局关于加强发布公众天气预报归口管理的 报告(国气发1993年13号)收悉。经国务院同意，现将 有关问题函复如下，请执行： 一、为更好地为国民经济建设服务!为更好保障人民生 命财产的安全! 二、通过广播、电视、电台、报刊、电话等手段向社 会散布的天气预报和灾害性警报，一定要利用气象部门提 供的适时气象信息。 1993年7月1日 国务院办公厅,答案要点： (1)标题文种错误； (2) “你中国气象局”称呼不当； (3) “1993年”之“年”字多余；

14、(4) “请执行”语气有误； (5) “一、为更好”语气强烈，不妥； (6) “通过广播、电视、电台”，电台与广播不可并列； (7) “向社会散布”，“散布”一词应为“发布”； (8) 制发日期与作者位置颠倒。 (9) 日期应该用汉字，而非阿拉伯数字？（新国标）,国务院办公厅关于公开发布天气预报有关问题的复函 国办函199345号 中国气象局： 你局关于加强发布公众天气预报归口管理的报告（国气发号）收悉。经国务院同意，现将有关问题函复如下： 一、为保证向社会公开发布天气预报和灾害性天气警报的准确性，更好地为国民经济建设和保障人民生命财产安全服务，国家对公开发布天气预报和灾害性天气警报实行统一发

15、布制度。由中国气象局管辖的各级气象台（站）负责发布，其他部门、单位及个人未经省级或省级以上气象局部门同意，均不得向社会公开发布各类天气预报和灾害性天气警报。 二、其他部门所属的气象台（站）或机构，只负责向本部门发布专业天气预报。 三、通过广播、电视、报刊、电话等手段向社会公开发布的天气预报和灾害性天气警报，一定要利用气象部门提供的适时气象信息。 国务院办公厅 一九九三年七月一日,练习2,要求：(1)内容先后有序、文理清楚、结构明晰；(2)遵循“函”的写作、格式。 材料： 前进小区一栋12层楼的电梯坏了三个月，一直没有人维修，受影响的近40户人家多次找物业和房管所等单位，但问题总是得不到解决。昨日，数名业主代表向本报投诉。 据一名路姓业主称，他们入住前进小区已经两年多了，这期间，该小区二栋两个单元的电梯常出问题，电梯公司免费维修了多次。去年12月份，其中一部电梯干脆动不了，而保修期也过了，再要维修得出12000多元的维修费。因一直没有人愿意为这笔维修费埋单，三个月来，近40户人家每天只得步行上下楼梯，一些住在十几层上面的老人干脆整天不出门。 小区物业部门一负责人接受记者采访时说，业主买房时，都交了房款约