公文写作.ppt

1、常用公文的写作,公文的结构：,标题 正文 落款 时间,实例分析,北京公司处理职员的决定 沈阳公司给总部的报告 资金管理中心给银行的函 成都公司给总部的报告,工作中经常用到的公文：,请示 报告 备忘录 会议纪要 函,公文的结构,标题,正文,落款,日期,公文的结构标题,好的标题, 能使人对来文单位、文件性质、文件内容、缓急程度一目了然, 具有提纲挈领的作用。,标题通常由三部分组成: 发文单位的名称、事由以及公文种类。,例如: 最高人民法院关于男女双方登记离婚后，因对财产、子女抚养发生纠纷，当事人向人民法院起诉的，法院应予受理的批复 ,重要的公文, 标题之下应有文号。,看到这样的标题, 你会想到什么

2、?,广州房事,公文的结构正文,正文应当准确、简洁、得体 。,西安市人民政府关于发布 婚姻登记办法实施细则的通知 现将西安市婚姻登记办法实施细则予以发布,请遵照执行。 一九九零年月日,现将西安市婚姻登记办法实施细则发布施行。,公文的结构落款,落款应当使用全称,如果标题中已出现发文者全称, 落款可以省略,落款处应加盖印章，落款与印章应当一致,公文的结构时间,时间写在落款之下,以签发日期为准,以汉字规范书写, 如: 二零零二年十月十日; 不应写为:“二00二、十、十” 也不应简写为 “0二年十月十日”,漏写或错写时间, 有时会影响到不同的法律后果!,我们在工作中常用的几种公文:,请示,报告,会议纪要

3、,备忘录,函,常用公文请示,给直属上级,请上级给予明确指示（须批复）,提出自己的建议方案,示例一： 为维护品牌、降低采购成本、确保工程质量、杜绝黑箱操作，总部要求各地产经营单位必须统一采购A牌电梯。但拉萨公司通过市场调研，发现在当地，B牌电梯更为适用，且价格便宜，售后服务措施较A牌完善，当地的消费者也更为认同。故倾向于购买B牌。由于这涉及集团统一管理的规范，总经理指示，立即起草一份报告给总部，请总部拍板。,拉萨万科房地产开发有限公司 关于采购B牌电梯的请示 拉万办（2001）34号 总部： 我司“XXXXXXX”一期工程需采购电梯8台。按集团统一采购的规定，应采用A牌电梯。但经我们向拉萨市建设

4、局、拉萨市建筑质量监督站等单位了解，A牌电梯在拉萨市场占有率仅为10%左右，而B牌电梯则达到50%以上。两种电梯的价格水平相当，但在售后服务方面，A牌明显不如B牌。从当地消费者的认同度来讲，B牌也远胜A牌，政府机关、高级酒店和写字楼，均以安装B牌电梯为高档次的象征。 鉴于这些情况，我们建议采用B牌电梯。 特此请示，妥否，请总部批示。 2001年3月12日 （印章）,常用公文报告,向上级报告、说明情况,及时、详尽、客观，不隐瞒遮掩,无须上级批复,示例二： 哈尔滨公司在冬季施工中，为防冻，在脚手架外用草帘做围护。因民工烧焊不慎，引燃草帘，致使三号楼所有围护草帘全部烧光，幸未有人身伤亡，损失草帘约5

5、000条，价值20000元（施工单位承担），影响工期约2天，对按期竣工不会有影响。公司总经理要求总结教训，加强防火措施，并将火灾情况及善后措施向总部报告。,关于三号楼工地火灾情况的报告 哈万办（2001）23号 总部： 入冬后，为施工防寒需要，三期施工单位采取了以草帘围护楼体的保温措施。昨天，因一电焊工烧焊不慎，火花引燃草帘。由于天气干燥，又有二至三级西北风，致使火势无法控制，仅来得及将施工人员撤离现场，在约一小时之内，三号楼的围护草帘全部烧毁。由于人员撤离及时，幸未造成人员伤亡。据统计，烧毁草帘约5000条，经济损失20000元。该项损失由施工单位自行承担。清理火灾现场和重新做防寒围护，预计

6、将延误两天工期。施工单位已表示，不会因此影响工程质量和竣工交付的时间。 事后，刘总经理要求我司工程部认真总结教训，与施工单位一起研究有效措施，防止此类事故再次发生。 特此报告。 哈尔滨XXXXXXXX有限公司 2001年2月12日 （印章）,常用公文备忘录,用于确认某种事实, 表达双方的立场, 调整或变更过去的协议, 灵活实用。,标题: 概括备忘的事项, 关于 的备忘录,正文: 说明备忘的事由, 原因与结果;,落款: 由达成备忘录的双方签字,时间: 必不可少的要件,示例三 某地新城一期工程竣工入住后，业主纷纷就地板起翘等质量问题投诉。按总包合同，应由施工单位承担维修责任。但由于施工队伍已撤场，

7、留下的维修力量不足，且工人未经专业维修训练，也缺乏客户服务意识，因此维修的速度和质量都不能达到业主满意，有些问题屡经维修仍未解决，业主投诉已呈群诉态势。为了迅速平息业主不满，加快维修进度，公司与施工单位协商，由甲方自行组织维修，工程量经乙方代表认可后，结算时从乙方工程款中扣除。因涉及到对总包合同的部分变更，双方同意以备忘录确认此事宜。,关于新城一期 木地板维修问题的备忘录 乙方承建的新城一期已于年月日交付甲方验收合格。近来多次发生业主对木地板质量问题的投诉, 经双方共同勘察,确认属于施工质量瑕疵，应由乙方负责保修。鉴于乙方维修力量不足,难以满足业主尽快修复的要求,双方确定,可由甲方组织维修施工

8、,乙方派代表XXX驻现场对工程量签字确认。凡经XXX签署的维修单,其金额在双方结算时扣减。 甲方代表: 乙方代表: (盖章) (盖章) 2000年月日,常用公文会议纪要,对会议概要情况的记录,必须的内容：会议的时间、地点、参加人员、主持人、议题、形成的决议或讨论的结果,非必须的内容：与会人员的签字、记录整理人的署名、发送的对象,“业主运动会”筹备工作会议纪要 2003年3月15日16：30，在公司大会议室召开“业主运动会”筹备工作会议。会议由李光副总经理主持，总办A、客户事务事务部B、销售部C、物业公司D及管理处E参加了会议。 管理处E首先介绍了运动会方案，各部门给予了充分的肯定，认为方案基本

9、可行。李中宣布，为保证运动会成功，成立专门工作小组，李中为组长，E为副组长，A、B、C、D为组员。李中要求，相关部门都要支持、配合运动会的工作，具体分工如下 ： 总办负责：*。客户事务部负责：*。销售部负责：*。物业公司负责：*。管理处负责：*。 李光要求：4月30日前，各部门要完成全部分工事项。E为总协调人，负责控制各部门的进度、协调各部门的配合。本次会议即为专门工作小组首次会议，以后正常情况下每周五下午三点在本会议室开一次情况沟通会，届时不再另行通知。 会议于18：00结束。 纪录整理：A,常用公文函,无隶属关系的单位之间联系工作,注意礼貌用语，行文得体,涉及到业务往来的函，可能构成合同内

10、容，应 力求严谨并按有关合同管理规定审批。,示例四： 总部职员餐厅由ABC公司承包。合同规定，承包期一年，如双方同意续约，应在合同到期前一个月提出并协商新的承包协议。由于一年来就餐员工对ABC的工作反映较好，在调查员工意见的基础上，物业管理部决定继续由该公司承包。物业管理部总经理要求你立即起草一份致ABC的知会，通知其我方愿让其继续承包的意向，请其明确回复并指派代表与我方协商新的合同。,关于协商职工餐厅承包合同延期问题的函 物函（2001）17号 ABC公司： 贵司承包我职工餐厅已近一年。一年来，在贵司的精心管理之下，餐厅的服务水准不断得到提高，广大就餐职工基本满意。在此，特向贵司及管理、操作

11、人员表示慰问和感谢！ 根据贵司的管理业绩，我司有意与贵司续签承包合同。如贵司亦有此意向，请在三日内给予正式答复，并指派代表与我方协商续签合同事宜。 此致 敬礼！ XXXXXXXX有限公司物业管理部 2001年3月12日（印章）,实例分析,以下选择了几个真实的公文, 从写作角度 试加分析。目的在于探讨文字上的得失, 不涉及对相关单位和职员的评价。,关于对黄明予以除名处理的决定 星园项目经理部电气工程师黄明，自2000年10月至2001年4月期间，在工作中严重违反公司职员职务行为准则及XXXX企业有限公司规章制度。 兹根据职员手册第五章奖励与处分第4条第1款、第2款、第3款、第4款、第10款，职员

12、手册第十章职员职务行为准则第2条、第3条，XXX公司职员行政管理办公规范第十九条之内容，经公司研究决定，对黄名予以除名处理。 特此决定！ 签发人：,XXXXXX有限公司 关于给予黄明除名处分的决定 rlzy(2001)第23号,该人基本情况? 劳动合同期限?,第二十五条 劳动者有下列情形之一的，用人单位可以解除劳动合同： （二）严重违反劳动纪律或者用人单位规章制度的；,主要错误事实?,关于给予黄明除名处分的决定,关于与黄明解除劳动合同的通知,两种不同的文体，体现了两种不同的处理方式。前者是公开处分，可收以儆效尤之效；而个别处理，能给当事人保留一点面子，有利于平稳处理，避免激烈对抗。 但两种文件

13、都可以成为当事人申请劳动仲裁或诉讼的依据，因此都必须经得起法律的检验。,关于沈阳公司实施区域管理中心 职能的情况通报 总部并各职能部门： 按集团对区域管理中心的职能设定和要求，为更好地完成XX东北公司的经营计划，充分利用集团和沈阳公司的管理经验等综合资源，实现区域联动，实现区域利润的最大化。经9月15日东北四地公司总经理办公会研讨，拟于10月份起在东北公司内试行区域管理模式，今将相关的管理流程、职能界定、管理架构文件报至总部并职能部门。 为便于沈阳公司全面推进区域管理中心的工作计划，请总部并各职能部门尽快回馈意见并指示！ XXXXXXXXXX公司 2002年9月30日,关于沈阳公司试行 区域管

14、理模式的请示 总部： 根据集团最近作出的由沈阳公司承担东北地区区域管理中心职能的部署，我们草拟了相关的管理文件，并于9月15日经东北四地公司总经理办公会讨论定稿。我们计划于10月起试行区域管理模式。现将相关的管理文件上报。当否，请指示。 XXXXXXXXX公司 2002年9月30日,关于变更经办银行的申请 中国建设银行深圳市分行公司客户部： 感谢贵行对本公司的大力支持。 自贵行为本公司开发的明星楼盘-XXXXXXX提供XXXX亿元楼宇按揭额度，今年元月，贵行与我司又签署了银企合作协议书，为本公司提供XXXXXX亿元流动资金贷款授信额度及XXXXXXXXX亿元楼宇按揭贷款额度，标志着我们双方的合

15、作迈上新的台阶。 随着本公司业务的快速发展，调整与银行关系架构、提升与银行合作领域，是本公司2000年度资金工作重点。继与贵行签署了银企合作协议后，本集团又与中国银行签署了XXXXXXXXX亿元综合授信合作协议，将在集团范围进行全方位的合作。贵行已成为仅次于中行的集团主力银行。,XXXXXXXXXX资金结算中心 关于申请变更经办银行的函 中国建设银行深圳市分行客户部： 感谢贵行长期以来对我司的大力支持。 继贵行为我司“XXXXXXX”提供XXXXXX亿元楼宇按揭额度之后，今年元月，贵行又与我司签署了银企合作协议书，为我司提供了XXXXXX亿元流动资金贷款授信额度及XXX亿元楼宇按揭贷款额度。这

16、既是对我司的有力支持，也标志着双方的合作进入了新的阶段。 未来几年，XXXXXX将进入高速发展的时期，这就要求我们进一步加强与贵行的合作，在现有基础上，全面拓展合作领域。,根据贵行安排，本公司主要与爱国路支行进行业务合作，通过三年多的交往，该支行全方位、高效、优质的服务为我公司业务发展提供了极大帮助，在此深表感谢。但在合作过程中，也确实感受到在该支行处理业务的局限性，如资金规模等。随着本公司业务的发展，在全国范围内的各公司资金划拨日趋频繁，集团要求各公司必须在当地分行办理结算。这就造成本公司目前在贵行既要在爱国路支行开户进行信贷结算，又必须在分行营业部开户进行集团内资金调拨，造成管理上不便。

17、随着我们双方合作的不断深入，合作领域不断扩展，为保证今后合作能在更高层次顺利开展，根据本公司业务发展要求，特向贵行申请将经办行由爱国路支行变更到分行营业部。 望予同意为盼！ 多谢合作！,根据贵行安排，我司三年来主要在爱国路支行办理业务。该支行高效、优质、全方位的服务，给我们提供了极大的便利，在此深表感谢。但由于我司业务发展迅速，全国范围内资金划拨日趋频繁，集团要求各公司必须在当地分行办理结算。我司如果继续在爱国路支行开户进行信贷结算，同时在分行营业部开户进行集团内资金调拨，会在管理上造成较大的不便。因此，特申请将经办行由爱国路支行变更到分行营业部。这样既解决了我司的困难，也将使贵我双方的合作更加畅顺。 恳请支持为盼。 顺致敬意！,为进一步明确责任，保障甲乙双方的利益，保证工程顺利进行，经甲、乙双方友好协商，在甲乙双方自愿以及完全清楚、理解本合同的基础上，按照中华人民共和国合同法及（当地的）有关规定，根据本工