档案工作人员培训班——企业档案工作.ppt

1、,档案工作人员培训班,企业档案工作,一、企业档案工作及其作用,（一）什么是档案和企业档案 （二）企业档案的作用 1、凭证作用 2、参考作用,(三)档案工作的性质与基本原则,1、档案工作的性质 专业性：档案工作有自已专门的研究对象、理论体系和业务标准、工作规范 服务性：为社会各方面服务 机要性：档案中有不少内容在一定的时间和空间具有机密性,（四）档案工作的基本原则 第五条：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用 (一) 档案工作体制:统一领导,分级管理 包括三层意思: 1 、全国档案工作在各级人民政府领导下,授权各级档案行政管理部门统一组织 、监督,和指

2、导. 2 、国家全部档案由各级档案机构分别集中管理. 3、实行党政档案和党政档案工作的统一管理. (二)维护档案的完整与安全,便于社会各方面利用是档案工作的根本目的.,二、企业文件材料的形成,（一）科技文件材料的形成及特点： 1、科技文件材料的含义： 科技文件材料是企业在科研、生产、建设等科技活动过程中形成的真实记录，是文字、数字、线条、信号、声像、电磁信号、光盘等表现的一种工具。是技术图样、文字材料、计算材料、目录、技术照片、缩微胶片、计算机数据、录音、录像带等文件材料的综合性统称。,2、科技文件材料的特点 科技文件材料具有专业技术性、通用性、成套性、多样性和标准化的特点。 3、科技文件材料

3、的形成 科技活动非常复杂，所以科技文件材料的类型是多样的。从科技文件材料的形式和载体分，大致可以分为5种类型，即：图样、文字材料、目其领域也非常广泛，不同的科技活动会产生不同的科技文件材料录式文件、声像文件和机读文件。,几种主要科技文件的形成过程： （1）基建工程科技文件的形成 一是建设准备阶段（依据性基础性材料） 二是设计阶段 三是施工阶段 四是工程监理 五是竣工验收阶段 六是工程维护、改建、扩建阶段 （2）产品工艺科技文件的形成 一是计划调查阶段（规划阶段） 二是先行开发阶段 三是设计试制阶段 四是生产准备阶段 五是正式生产阶段,（3）设备类科技文件材料 一是标准设备 二是非标准设备 （4

4、）科研类科技文件材料 一是选题及下达计划阶段 （准备立项阶段） 二是研究试验阶段 三是总结阶段 四是成果申报阶段 五是应用和推广阶段,（二）企业管理性文件材料的形成,企业管理性文件材料主要有 三个方面的内容：,（二）企业管理性文件材料的形成,1、行政管理方面 （1）行政事务：企业综合性行政事务，厂务会议，厂长（经理）办公室工作，文秘工作，机要保密工作等。 （2）治安保卫：厂区安全保卫工作，消防工作记录，刑事案件审理，人防工作等。 （3）法纪监察：法律事务，政纪监察，违纪案件审理，会议记录等。,（4）审计工作：年度审计报告，各专项审计工作等。 （5）人事管理：干部管理、工人招聘、录用、调配工作，

5、企业劳务出口工作等。 （6）文化教育与医疗卫生：职工教育、培训计划、统计；卫生监督与管理，职工防病治病，计划生育工作等。 （7）后勤福利：职工生活福利，食堂，商店，幼儿园，职工住房、第三产业等。 （8）外事活动：企业涉外活动，包括出国审批材料、外事接待计划等。,3 、经营管理方面 （1）资产投资经营 （2）经营决策 （3）计划统计 （4）物资管理 （5）财务管理 （6）产品销售 （7）企业管理 （8）经济纠纷,4、生产技术管理方面 （1）生产调度 （2）质量管理 （3）科技管理 （4）劳动管理 （5）能源管理 （6）安全管理 （7）环境保护 （8）计量工作 （9）档案和信息管理,（三）企业其他

6、文件材料的形成,1、会计文件材料 企业会计工作产生的文件材料主要有：凭证；账簿；报告和其他。 2、企业干部职工档案材料 这部分文件材料，多由人事部门进行管理，可分为：干部档案，工人档案，离退休职工档案，死亡干部档案等四大部分。 3、企业声像材料 企业在日常活动中，还产生许多声像材料，如：照片、影片、录音带、录像带、缩微胶片、磁盘、光盘等。,三、企业档案管理体系与规章制度建设,1、明确分管领导和档案工作人员； 2、建立档案工作机构； _集中管理模式:(1)档案馆;(2)档案科 (3)档案信息中心. ;(4)档案室 _分散管理模式; _集中与分散管理相结合的管理模式; 3、建立健全档案管理规章制度

7、.,四、如何建立企业档案工作,1、明确分管领导和档案工作人员； 2、建立档案工作机构； 3、建立健全档案管理规章制度； 4、档案实体经过规范整理； 5、提供必要的档案安全保管条件。,_档案库房 _设施设备:温湿度测量及控制、防火、防盗 、空气净化、消毒 _档案装具:档案密集架 、 档案箱、 柜; _档案包装材料:卷皮、卷盒 、包装纸,五、企业档案的分类,按照国家档案局制定的工业企业档案分类试行规则的规定，一般工业企业常见的档案主要有以下几种： （1）行政管理类；（2）经营管理类；（3）生产技术管理类；（4）产品类；（5）科研类；（6）基本建设类；（7）设备仪器类；（8）会计档案类；（9）干部职

8、工档案类。,六、企业档案的整理 （一）科技文件材料的整理 1、分类与组合 （1）分类的基本方法； （2）分类中要注意的问题； （3）案卷和案卷内科技文件材料的排列。 2、编目 （1）卷内科技文件材料页号的编写,（2）卷内目录的编制 （3）卷内备考表的编制 卷内备考表 互见号：,（4）案卷封面的编制 档案盒背脊式样 （5）案卷的装订与盖档案号章 档号章式样： （6）案卷编号和编制目录,如图所示：科技档案分类目录 科技档案总目录,（二）文书文件材料的整理,按照国家档案局归档文件整理规则（DA/T222000)的规定进行整理，步骤如下： 1、装订：以件为单位 2、分类：（1）分年度（2）分保管期限

9、（3）分机构（问题） 3、排列,4、编号 归档章式样 5、编目 归档文件目录如图所示：,归档文件目录封面式样 全宗名称 年 度 保管期限 机构(问题),档案盒背脊式样,备考表式样： 备考表,(三）会计档案的整理 1、分类、排列 （1）会计凭证类： （2）会计账簿类： （3）会计报告类： （4）其它类： 2、填写封皮与盖档号章,会计档案封皮式样如图所示：,档案号章式样： 保管期限章式样：,3、填写会计档案盒和备考表 会计凭证盒封面式样：,会计凭证盒背脊式样：,会计账簿、财务报告和其它档案盒封面式样,会计账簿、财务报告和其它类档案盒背脊式样,会计档案备考表式样： 备 考 表,4、编制目录 会计档案

10、目录式样 会计档案目录,（四）声像档案的整理 1、录音、录像材料的归档 2、录音、录像材料的验收 3、录音、录像材料的整理 （1）分类、排列 （2）编目,录音、录像档案包装盒封面式样,录音、录像档案包装盒背脊式样,录音（录像）档案目录 录音（录像）档案目录 （五）照片档案的整理,1、照片档案的整理 （1）底片的整理 底片册备考表式 册内备考表,底片册背脊式样,（2）照片的整理 （3）照片档案的编目 照片档案册内目录式样 册内照片目录,照片档案基本目录式样 照片档案基本目录,七、企业档案信息化建设,(一) 什么是档案信息化建设: 是指国家档案行政管理部门统一规划和组织下,在档案管理中全面应用现代信息技术,对档案信息进行数字化管理和提供利用,通过使档案管理模式发生转变,从而实现档案工作规范化、数字化、网络化和社会化. 必须遵循三个原则: _文档一体原则; _双轨制原则; _确保网络安全原则. (二)企业档案信息化建设主要内容和任务,1、主要内容 _标准规范建设;_基础设施建设; _应用系统建设;_档案信息资源建设; _人才队伍建设. 2 、任务 _以制定电子文件归档管理的标,准为重点,加快档案信息资源管理标准规范的制定和推行. _以单位单位局域网为重点,加强档案信息化的软硬件基础设施建设. _以档案信息管理系统的推广应用为基础,电子文件管理系统的研制为重点