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文档简介
1、商务接待管理制度目的:规范公司商务接待活动,保证商务接待效果和秩序,加强商务接待管理。责任人:集团及各事业部范围:本制度适用于对外的各种商务接待工作。内容:1、职责 商务接待需求部门:负责接待工作的安排和管理,拟定客户接待计划,协调相关部门落实接待任务,并做好后续重要信息的传达及存档工作;有部门助理的部门助理负责酒店、机票预定、订餐、水果购买、欢迎词制作;无部门助理的部门则由行政管理部负责以上事项。酒店、机票预定、订餐车辆接送、车间参观安排、酒水、水果购买、茶水、欢迎词制作。行政管理部:根据商务接待部门需求协助接待,负责车辆调配、车间参观安排、酒水。2、商务接待流程2.1 商务接待的申请与审批
2、2.1.1需求部门实施商务接待前,应填写商务接待申请表,经部门负责人审核,中心负责人审批,报行政管理部申请协助接待。2.1.2申请部门在商务接待申请表内应明确客户人数、人员职务级别、对方陪同人员、我方陪同人员、接待时间、接待事由、接待负责人等信息及相关接待要求建议。2.1.3接待标准审批流程如下:接待标准部门负责人审 批首席运营官/中心负责审批副总裁审 批总裁审 批普通接待业务接待高级接待2.2计划与准备2.2.1行政管理部在接到通知或相关部门商务接待申请表,应充分与申请部门沟通,详细了解客户的基本情况:客户职务、来访具体时间、具体目的、人数、停留时间、接待要求等。2.2.2所有相关部门必须严
3、格按接待计划配合好相关工作,做好事前、事中、事后的各项工作。2.2.3各需求部门根据客户情况提前按接待标准预定好宴请客户的酒店,酌情安排酒水、用餐标准、娱乐旅游项目等。2.2.4因会议需要需行政管理部协助准备会场茶水、音响设备、投影设备、领导席签、安排礼仪等,需求部门须在申请时特别说明。2.2.5行政管理部根据情况安排接待所需车辆,保证车辆清洁,安全性能良好。2.3商务接待的实施2.3.1接待负责人依据审批通过的商务接待申请表,落实各项接待安排的责任人及物品采购。2.3.2部门接待负责人通知接待活动相关领导,以便合理安排时间。2.3.3行政管理部根据接待行程安排,协调接待负责人和公司车辆或租用
4、车辆的时间安排。2.3.4接待负责人应严格执行接待计划,保证各项接待活动的有序进行。2.4商务接待行程等事项的变更2.4.1商务接待过程中,如有临时调整,接待负责人应及时将调整意见通知相关部门。2.5商务接待过程要求2.5.1接待人员须严格遵守公司相关规定,不准有任何越格行为发生。2.5.2接待过程中如遇客户提出特殊要求,不能自作主张,须及时向直属领导请示,得到批准后方可执行。2.6接待环境标准2.6.1物品摆放整齐,且表面无灰尘。2.6.2地面干净无脏物,空气流通清新。2.6.3室温适度,灯光合适,电视调好欢迎词。2.7公司参观规定2.7.1安排客户参观公司,须报行政管理部批准。2.7.2参
5、观过程中,原则上介绍者在客户前,接待负责人在客户后。2.7.3参观所到之处,作业人员须集中精力做事,不得东张西望,更不许与参观人员交谈,如有必要可礼貌示意。2.8接待礼仪要求2.8.1参与商务接待人员应着正装,言谈举止大方得体。2.8.2接待人员到机场迎接客户,应提前1020分钟恭候客户到达,对不熟悉的客户应事先准备迎接牌,注明单位名称和客户称谓。2.8.3接到客户后,接待人员应主动向客户致以问候,并主动帮助客户提取行李。2.8.4到达住宿地点后,接待人员应主动协助客户办理入住手续,并提行李送至房间。2.8.5接待人员机场送行,应根据航班时刻合理提前到达,主动帮助客户拿取、托运行李,办理相关手
6、续。3、接待标准3.1普通接待标准普通接待标准说 明接待对象普通代理商、意向客户、特殊职位候选人、区级以下政府单位一般来访人员等。交通标准按对方人员要求协助订购,公司视情况承担费用及安排车辆接送。住宿标准经中心负责人同意后,按对方人员要求协助预定,公司视情况承担费用。餐饮标准简餐消费,控制在50 元/人以下。接待陪同人员对口人员。3.2高级接待标准项目名称说 明接待对象公司重要客户,高端项目客户群以及政府官员(高级别客户需提前3天申请,经总裁审批。 交通标准政府高级官员、战略合作伙伴、高级代理商等可申请接送。住宿标准四星级以上酒店,公司承担费用。餐饮标准简餐消费控制在100 元/人以下,宴请消
7、费控制在200 元/人以下。接待陪同人员接待人数视客户人数而定,如客户2人,则公司2人陪同,最多不超3人;原则上只陪同一天,则部门陪同1次(简餐)、高管陪同1次(晚餐)。接待车辆公司车辆其他接待1、必要时安排酒店房间内布置迎宾卡、鲜花、水果;2、公司显著位置布置迎宾条幅等。3、公司会议室布置公司介绍ppt、 宣传资料、文件袋(笔记本、笔)、饮品(瓶装饮用水、茶、咖啡)、水果等。4、必要时安排会谈记录、录音、摄影、摄像。5、必要时安排客户到本地主要景点游玩或娱乐。4、费用预算及费用报销4.1费用预算4.1.1费用的申请遵循谁提预算,谁申请费用的原则,具体需遵循财务部门的规章制度。4.2.2费用的支付统一由需求部门支付,财务部审核。5、保密事项接待中涉及公司重要事务、秘密文件、核心技术、未发布公开的产品重要信息等,要特别注意保密,接待中既要熟练介绍公司情况
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