房地产公司印章管理作业指引模版

1、印章管理操作指南编制人员xx日期，2013-8-22审计xx日期，x-8-23同意xxx日期，x-8-30修订记录日期周期修订状态修改内容修饰语评论者审批人2008-10-11a-12-4b-11-30cx-07-10d2013-08-22e1.目的为加强公司印章的规范化管理，维护印章的合法性和安全性，明确印章审批权限、印章申请人和印章管理员的职责，规范印章申请程序，保存印章使用档案，特制定本管理制度。2.适用范围适用于集团公司及其下属公司的印章管理事宜。3.管理原则公司印章管理的原则是按照管理权限对公司所有印章的刻制、激活、保管、使用、封存和销毁进行有效的监督和控制，并对上述过程保持完整的管

2、理档案记录。4.管理程序4.1公司印章的分类：4.1.1各公司印章主要是具有法律效力的公章、财务章、发票专用章和合同章。4.1.2各公司可根据自身业务发展需要，经特别批准后刻制并授权指定印章，以承接具体印刷事务，如法人公章、法人签字章、房地产项目部专用章、监理项目办公室专用章、物业管理部专用章、酒店销售部专用章、收货部专用章等。4.1.3原则上，除上述密封外，其他类型的密封不再支持内部和外部事务。4.2印章管理部门及权责4.2.1管理部4.2.1.1集团公司总裁办公室负责集团公司及指定公司指定印章的集中管理，并对集团公司及其下属公司所有印章的使用情况进行定期监督和及时整改的管理职能。行长办公室

3、和计划财务部每年要对集团公司印章刻制审批和授权、印章保管人的确定、印章证照使用申请单、印章证照使用登记表的规范性审批和盖章归档文件的执行情况进行检查，并根据实际需要通报违规单位，责令整改。4.2.1.2各下属公司行政部门负责公司所有印章的归口管理，履行对下属单位(如部门/分公司/项目部)所有印章使用情况进行定期监督和及时整改的管理职能，配合集团公司对公司印章使用情况的检查和汇报，并按照集团公司的指示有效落实整改意见。4.2.2管理权限下表显示了4.2.2.1集团公司及其下属公司主要印章类型的保管位置、使用范围和管理权限：公司分类印章姓名适用范围保管人确定的激活/销毁/批准权限监管站日常使用审批

4、人登记分类帐集团及其子公司总论公司公章1.用于以公司名义向各级政府机关相关部门发送重要的公务信函和文件；2.用于以公司名义与其他相关单位签订合同和协议文件；3.用于以公司名义向其他相关单位发送业务信函和文件。根据集团及其下属公司的授权文件，由集团总裁办公室发起，经集团执行副总裁批准原则上，对于这四种类型的密封件，同一个密封件保持器不得持有两个或多个密封件。请行政和财务部门指定四人分别保管四种印章集团公司执行副总裁/各下属公司总经理是法人章用于配合公司公章和财务专用章生效集团公司财务副总裁/各下属公司总经理是法人签名章用于必须由法人签署的相关文件。集团公司执行副总裁/各下属公司总经理是金融章节用

5、于以公司名义处理金融相关业务用于以监理公司项目部的名义向其他合作单位发送正式的业务信函和技术资料每个项目主管和监护人一起是房地产公司物业管理办公室专用章供各物业管理办公室在日常管理中发送商务信函和正式通知等。各种项目的整合管理人各项目管理办公室负责人是贸易公司管理处客户服务部职员行政办公室财产导演是酒店公司收货部门特殊印章用于审核和确认酒店仓库的各种接收文件财务部仓库经理和监护人一起是市场部专用章酒店市场部用来签署销售合同、协议和eo订单销售和营销协调者营销和销售总监是特殊公司印章特殊印章根据特别授权特殊指定人员4.2.2.2的印刷范围和审批程序如有调整，各下属公司的行政部门应对印章管理权限表

6、中的相关项目进行修改，提交集团总裁办公室，并报集团执行副总裁批准后实施。4.3密封的激活和销毁4.3.1激活、更改和保存4.3.1.1集团公司及其下属公司所有印章的刻制和印章许可证保管人的确定(包括公章、财务章、法人私章和法人签字章，原则上不得由同一人保管)，必须报集团总裁办公室审核，经执行副总裁批准后实施。未经审批，任何单位或个人擅自刻制或遗漏印章，故意隐瞒或拒不登记的，一经发现将从重处罚，由此产生的民事、经济和法律纠纷及后果由当事人承担。原则上，4.3.1.2集团公司及其下属公司所有印章的刻制由集团总裁办公室统一执行。如因特殊原因需要各单位刻制自己的印章，各经办单位应向行长办公室提出申请，

7、由行长办公室审核，集团执行副总裁批准。4.3.1.3集团公司及其下属公司的所有印章样式应在正式开启印章前提交给集团总裁，以备日后参考。印章激活后，应及时在政府部门、金融机构等相关单位进行登记。如需更改4.3.1.4印章，以集团公司总裁办公室和各下属公司行政部门正式发布的通知为准，印章的更改和刻制按照重新上报印章开放授权的流程进行，并在本单位印章使用登记表中注明，更改时间和印模信息报集团公司总裁办公室备案。新印章激活后，原旧印章将被同时封存，旧印章只有在相关业务变更完成后才能销毁。4.3.1.5的印章应妥善保管，原则上应放在保险箱内。每次使用后，应妥善收集密封。严禁随意留下印章或擅自借给他人。4

8、.3.1.6印章保管员如需出差或休假，应提前通知印章管理部门，由印章管理部门负责人指定印章临时保管员，并在印章证照使用登记表中注明交接时间。如有工作变动，4.3.1.7印鉴许可证管理人应及时与重新确定的印鉴许可证管理人办理交接手续，并注明转让人、接收人、监管人、交接时间、图纸等信息。未经批准，不得将印章交给他人。4.3.2密封、销毁和丢失4.3.2.1封存和销毁：因部门/公司取消销售、公司名称变更、法人变更、业务终止、封存失败或损坏等原因需要封存或销毁相应的封存。各印章保管单位应主动报集团总裁办公室审批，然后提交集团总裁办公室或下属公司行政部门统一保管和封存当4.4.1.1盖章时，他必须检查并

9、确保印章与签名的名称一致，并将印章放在指定的位置。它应该在签名的中心，不要压文字，也不要压文件的日期，印章应该正确清晰。决议、合同、报告等重要文件除加盖公章外，还应加盖公章。有下列情形之一的，4.4.1.2应认真盖章，未经特别授权不得印制：(一)与个人法律纠纷有关的文件和资料；(2)与公司工作和业务无关的文件和资料；(3)非公司员工提供的文件和资料；(4)空白纸、空白介绍信、空白信函、空白证书、空白证书或不完整的文件；(五)没有按照职权办理审批手续的文件。4.4.2管理规范所有4.4.2.1的印章必须由申请人在印章证照使用申请单中连同要打印的文件一起填写，并提交给印章管理员进行审查、盖章、登记

10、和存档，以备将来参考。在4.4.2.2的每一个印章都要有印章管理权限表的独立副本，并记录印章的真实情况。所含内容必须与密封文件的内容一致，不得弄虚作假。这份表格每年印一到两份。表格中的页码和注册序列号应事先按顺序列出。每次登记都要按顺序进行，并打印。注册时不允许保留号码或跳过号码。鉴于综合管理的需要，集团公司总裁办公室可以合并使用一份印章证照使用登记表印章。合同文件、工程造价审批表和集团董事长签署的文件，经4.4.2.3根据授权批准完成后，可直接盖章，无需重复上报盖章申请流程。财务/融资合同单据可以根据印章证照使用登记表直接审批后打印；与日常行政事务有关的文件，如货物放行、公务车辆年检/保险等

11、。报集团总裁办公室总经理或各单位行政部管理领导审批后，可直接打印。印章保管员必须至少保存一份加盖公司4.4.2.4公章的文件，并在印章批文的右上角标明印章证照使用申请表的印章序号。对于涉及财务/财务(包括合同)、劳动合同/培训协议/劳动争议的业务文件，印章保管人只能保存审批文件进行打印，不能保存打印文件的原件/复印件，印章使用人应自行保管。在其他特殊情况下不便归档的，必须经印章使用最高批准人特别批准后方可归档。但是，必须在批准流程中注明不归档的原因，以及组织或集团内将加盖印章的文档发送到外部世界的其他归档办公室。当4.4.2.5各单位最高印鉴审批人外出急需盖章时，印鉴管理员可致电最高审批人请示，经批准后先盖章。但是，处理人员必须在两个工作日内及时完成审批流程。4.4.2.6印章一般不允许携带。特殊情况下需要进行的，必须报经专门审批，并由印章保管员或其委托人陪同。借用印鉴许可证必须坚持当天借出当天归还的原则。借款人只能因申请原因使