秘书学上篇第二章.ppt

1、秘书学（上篇）,第2章 秘书工作的基本职能,第2章 秘书工作的基本职能,第二章,管理事务,辅助决策,参谋咨询,检查督办,沟通协调,职能根据工作需要赋予某一机构的职责权限。,2-1 辅助决策,2-1-1秘书辅佐决策的职能基础 为决策提供有效的依据政策依据，信息依据，环境变化依据，群体意识依据等。 加速决策实施的进程督办、查办、催办，协调作用，反馈信息，接待来访等。 促进决策的优化收集多种方案，参谋咨询，群众建议，发现疏漏等。,2-1-2秘书辅佐决策的特点,全面系统和随机辅佐相结合。 决策辅佐与实施辅佐相结合。 超脱性辅佐和参与性辅佐相结合。（职务上超脱，实际上参与）,2-1-3秘书辅佐决策的方式

2、,决策前服务式辅佐。（政策法规、信息资料、各方建议） 决策形成中协助式辅佐。（草拟、收集方案，分析、论证提出意见、形成文件） 决策执行中协调式辅佐。（平行、上下、内外协调） 决策效果评估中鉴戒式辅佐。（配合领导完善决策、总结经验教训）,2-2参谋咨询,2-2-1秘书参谋咨询的职能基础 秘书的职业地位与参谋咨询。（熟悉领导、了解下情，交往密切、不受局限，） 领导的信任程度与秘书的参谋咨询。（受领导素质、秘书素质、组织气候影响） 群众的理解、支持与秘书的参谋咨询。（秘书要密切联系基层群众） 信息沟通网络与秘书的参谋咨询。（秘书处于信息沟通网络的中心群众）,2-2-2秘书参谋咨询的特点,随机性、依附

3、性、多样性、权变性。,2-2-3秘书参谋咨询的方式,预测性参谋咨询 跟踪性 进谏性（类比式用他山之石、论辩探讨式、漫谈交流式、比较式、补充完善式） 提供资料性 注意：提醒不过三,秘书参谋咨询案例参考,陆天明著长篇小说省委书记小说第58章概述如下： 晚12点多，贡书记在焦秘书的陪同下从会议室出来。几天来，他一直为中央要调走马扬的事愁眉不展他来到办公室，回头见焦秘书跟了进来。 贡书记：“焦秘书，你咋还不回去?” 焦秘书：“我估摸今晚您有特别重要的事要我办。” 贡书记：“哦?那你说说看，有什么特别重要的事?” 焦秘书：“我试着猜一猜吧。中央要调走马扬，我想您需要起草一份给中央书记处的亲笔信，详述留下

4、马扬的理由。”,贡书记：“好。这信你来起草。今晚就别回家了，天亮前把信写好放在我办公桌上。” 焦秘书：“是。”但仍不离开。 贡书记：“你怎么还不走?” 焦秘书：“我想此事您需要找前任省委书记潘祥民同志出面向中央领导说说。” 贡书记：“唔。你马上给潘书记打个电话，告诉他，一会儿，我上他家去看他。” 焦秘书：“改明天吧。都一点多了，老人家可受不了您这种电闪雷鸣般的冲击” 贡书记：“那就明天吧，上午，改完你写的信稿就去。现在你该回去了吧。”,焦秘书：“不，贡书记，我想您还需要我打电话，告诉您儿媳妇修小眉，让她明天在家等您：” 贡书记：“我找她干吗?” 焦秘书：“她今天打过电话来找您。您忙，我挡了驾。

5、她说可能很快要去一趟香港。” 贡书记一震：“去香港?” 焦秘书：“是的。她说走以前一定要见您。” 贡书记：“你马上打电话告诉她，没有我的同意她哪儿也不能去。顺便告诉家里其他人，明晚我回去开家庭会。” 焦秘书：“建议不要说开家庭会，以免增加他们的心理压力，就说您好久没见他们了，回去跟他们共进晚餐，怎样?” 贡书记：“好，就这样吧。这下你该回去休息了吧!”,焦秘书：“不，贡书记，我想您还有件事需要我去做。” 贡书记：“哦?你说说看。” 焦秘书：“大山子的经济大案眼看就要揭盖了。我想，您需要我通知省纪检委周书记、政法委陈书记、公安厅唐厅长开会研究行动部署。” 贡书记：“好。你马上打电话通知他们，明天

6、下午一点半到这儿来开会。” 焦秘书：“下午吧。下午三点半。午觉以后，您自己也要睡一会儿。” 贡书记：“行，就这样吧。你先去写信。” 焦秘书：“是。”这才离去,分析,第一，作为省委书记秘书的焦来年不是像一般秘书那样被动地听领导安排，一切按领导意见办事，而是想领导所想，急领导所急，主动为领导排忧解难，出谋划策当省委书记深夜为中央要调走马扬的事愁眉不展时他想到的是，应留下来为贡书记起草给中央书记处的信，陈述不要调走马扬的理由；想到还应通过原省委潘书记出面跟中央领导说说；想到应该让贡书记知道他儿媳妇修小眉即将出走香港需要贡书记回家亲自去处理；想到要尽快召开政法委书记和公安厅长会议，部署“打黑行动,第二

7、，可贵的是，焦秘书不但敢想，还敢说；不但敢说，还善说。他把握好说话的“火候”和方法：不是当着众多领导的面说而是在贡书记一人独处时说；不是直陈其辞。而是以“估摸”、“猜一猜”的语气向贡书记进言。 第三，当贡书记听取了他的意见并急于要他付诸行动时，焦秘书仍没忘记继续参谋。他既要考虑领导的工作，还要考虑领导的身体当贡书记要他马上给原省委潘书记打电话，深夜去他家里会面时，他提醒贡书记：“改明天吧，都一点多了，老人家受不了您这种电闪雷鸣般的冲击。”当,贡书记提出明天中午1点半开政法书记、公安厅长会议时，他想到的是贡书记要睡午觉，建议会到下午3点开；当贡书记要他马上给他孩子们打电话，通知他们明天晚上开家庭

8、会议时，他建议，不要说开家庭会议而说回去跟他们共进晚餐，以免增加孩子们尤其是已被黑社会利用的儿媳妇修小眉的心理压力,再看小说第73章：,省委书记贡开宸一手培养的接班人省委副书记宋海峰因涉嫌大山子经济大案被中纪委专案组“双规”了。但他被“双规”后拒不交待问题，反而以绝食相对抗。 社会上呢?已有不少不利于贡书记的舆论宋海峰是贡书记一手提拔的。宋海峰出问题，贡开宸能没问题吗?而恰在这个时候，贡书记喊贴身秘书焦来年“备车，去看宋海峰”。 在这种情况下去“看望”宋海峰，合适吗?焦来年决心要劝阻贡书记。,大约等了二十来分钟，贡书记见焦来年还没来复命，便向秘书室走去。焦来年不在秘书室。贡书记又等了一会儿，焦

9、来年还是没出现。 潘祥民的电话打过来了。焦来年：“贡书记，潘书记找您。” 贡开宸进办公室接电话，焦来年故意躲开怕贡书记说他“告状”。贡开宸打完电话出来，果然狠狠瞪了他一眼：“多嘴，谁让你向他报告的，搬出阎王来吓唬小鬼，你馊点子倒不少!”（一谏）,潘书记的话没能阻止贡开宸。临上车，焦来年不甘心地凑近贡书 记，低声劝道：“您这时候去看宋副书记，会引起很多不必要的误会”“你要怕沾包，你就别去!”贡书记居然来这么一句。焦来年自然不再做声，赶紧伺候他上了后排坐下，自己也赶紧坐到副驾驶位置上。（二谏） 一路无话。到了“双规”宋海峰的小楼前，临下车，焦来年回身按住后门的车把，万分恳切地劝道：“贡书记，如果您

10、连小眉(贡书记儿媳妇，也陷入了黑社会的“陷阱”笔者注)的事都不多过问，那么就更不该来过问宋海峰你这时来接触他，了解您的人会说您为了党的事业，千方百,计地挽救一个年轻的高级干部。不了 解你的人会怎么想况且，这里有中纪委的同志坐镇，您不来做工作，也是完全说得过去的”贡开宸用力拨开焦秘书的手，自己打开车门，向车下走去。焦秘书极伤心地愣住了。（三谏） 走到大铁门前，焦来年追上来说：“贡书记你实在要去的话，最好向中纪委领导报告一下。”焦来年的话似乎提醒了贡开宸。他停住脚步，点了点头。 焦来年拿出手机，拔通中纪委电话。“他们同意了”没等焦来年说第二句话，贡开宸 大步走进了大铁门，焦来年跟了进去（四谏）,2

11、-3检查督办,2-3-1秘书检查督办的职能基础 能全面理解决策指令 有熟练高效的信息处理手段 可及时准确地反馈检查督办的情况,2-3-2秘书检查督办的特点,目的的明确性、内容的系统性、态度的谦和性,2-3-3秘书检查督办的要领 切记浮光掠影，不求甚解 切忌孤军深入，脱离群众 切忌先入为主，主观片面,2-4事务管理,这里主要指针对领导的事务管理 2-4-1秘书管理事务的职能基础 有利于全面的事务服务 有利于适应变化 有利于综合协调,2-4-2秘书管理事务的特点,层次性、适变性、机动性（分工是相对的） 2-4-3秘书管理事务的要领 不分亲疏、不图名利、不违原则,2-5沟通协调,2-5-2秘书沟通协调的职能基础 信息枢纽具有沟通协调优势 综合部门具有沟通协调的便利条件 办公部门蕴