蔡书清+时间——主管版.ppt

1、时间管理的必要性 时间管理的一些 原则和方法,时 间 管 理,时间管理的必要性,信息多-机会多-要做的事多；信息快-变化快-要处理的危机多；,忙！怎么办？,1、信息时代的冲击,时间管理的必要性,用有限的时间去做有效的事情 我们需要时间管理!,不忙！,办法？,2.时间还会被浪费-时间大盗 （使工作效率下降的原因）,优先顺序不明确 电话打扰 缺乏目标和计划 不速之客 无效授权 桌面杂乱无章 缺乏自律、拖延 不会说“不” 无效会议,时间管理的必要性,2. 存在“时间大盗”，怎么办？,杜绝时间浪费、用专门时间处理专门问题 我们需要时间管理,时间管理的必要性,办法：,3.时间的特点？,时间的供给没有弹性

2、 作任何事都不能缺少时间 时间没有替代品,时间管理的必要性,时间管理的必要性,合理利用有效的时间资源 争取更大的产出,如何有效地管理时间？,记录时间 分析时间 安排时间,时间管理的步骤,如何有效地管理时间？,记录时间：对什么时间做了什么事情一一标注清楚，连续做几天或几周,时间管理的步骤,如何有效地管理时间？,分析时间 找出根本不必做的事项（后果） 找出可以请人办理的事项（授权） 找出效率低的事项,时间管理的步骤,如何有效地管理时间？,安排时间 原则在于：,时间管理的步骤,重将来、不重过去,重例外、不重例行,重开拓性工作而不重眼前困难,帕雷托原则（Pareto） 黄金原则 “4D”原则 目标原则

3、,时间管理的一些原则,理 论 依 据,1.帕雷托原则,由来：,1.帕雷托原则,理 论 依 据,80%最佳效 果的工作,20%较为 次要的工作,80%的时间,20%的时间,来自,花去,2.黄金规则,是否值得做？,从结局出发,理 论 依 据,一件事的几种做法选择？,？,一件事情的四种做法,3.“4 D” 原 则,1 立 即 做,2 稍 后 做,3 授 权,4 不 做,理 论 依 据,重要 与 紧迫,基 本 原 则,紧迫,重 要,思考,做事的四种选择,基 本 做 法,做 重 要 的 事,把授 紧权 迫出 的去 事,做事的四种选择,基 本 做 法,每天用20%的时间 处理重要但不紧迫的事 80%,做事

4、的四种选择,基 本 做 法,决定命运的不是 机 会 而 是 选 择,学会说“不”！,4.目标原则(SMART),具体,衡 量,达 到,控 制,时间,理 论 依 据,“SMART” 目标的关键还在于,理 论 依 据,写下来,耶鲁大学毕业生的调查： 1957年与20年后的对比,基 本 技 巧,1. 区 分 效 率 与 有 效,基 本 技 巧,有 效,效 率,做 正 确 的 事,按 正 确 的 方 式 做 事,2. 采 用 大 脑 图,基 本 技 巧,项 目,1,3,2,4,团队参与,案例分析,投标书,结构设计,询价,建筑设计,资料打印,项目预算,工程图纸,总体协调,运用大脑图进行分析,3. 计 划

5、 （一）,基 本 技 巧,每 日 计 划,做 哪 些 事,轻 重 缓 急,所 需 时 间,预 期 效 果,每 日 离开办公室 10分钟前,先后顺序,3. 计 划 （二）,基 本 技 巧,每 月 计 划,团 队 参 与 项 目 计 划,4. 清 理 桌 面,基 本 技 巧,建 立 文 档,整 理 资 料,处 理 立 即 做 的 事,清 理 桌 面,4D,让别人知道你的部门在干什么： 获得别人理解 争取得到资源的支持 可以直接利用别人的成果,5. 信息要沟通、信息要共享,基 本 技 巧,让部属知道你的决策过程!,6. 会议的组织,基 本 技 巧,目的一定要明确,会前有通知：会议主题、限定时间的议程,最好准备一个方案供大家讨论,参加人员事先作准备,根据议程，控制发言的主题与时间。,将每天要做的事列成清单 确定优先次序，从最重要的开始做 每天坚持这么做,建 议 大 家,一个好习惯的养成 需要 21天 的时间,时 间 管 理 自 我 测 试,抓紧时间 5 分 钟,时 间 管 理 自 我 测 试,