天津市建设项目档案管理培新课件二.ppt

1、1,项目档案的收集和整理,天津市档案局 企业档案管理处 联系电话:23678923、23678980 电子邮箱：,2,基本概念,建设项目：指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。 单项工程：指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。 单位工程：指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。,3,建设项目,举例： 水上温泉小区是一个建设项目（包含30栋楼） 一栋楼（含多层）为一个单项工程（整个建设项目即有30个

2、单项工程）。 一栋楼一般包括土建工程、电气工程、管道工程等单位工程。,4,水上温泉小区图例,5,基本概念,项目文件：指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。 包括项目前期文件、项目竣工文件、项目竣工验收文件。,6,基本概念,项目前期文件：指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计及工程准备过程中形成的文件。 项目竣工文件：指项目竣工时形成的反映施工(指建筑、安装)过程和建成后项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和项目监理文件组成。,7,基本概念,项目竣工验收文件：指项目竣工后试运行中及项目竣工验收时形成的

3、文件. 项目档案：指经过鉴定、整理并归档的项目文件。,8,项目文件的收集,收集范围建设单位要根据国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T28-2002及行业颁布的有关归档范围，结合本项目的实际情况，制定该项目文件的归档范围,9,项目文件的收集,收集范围 1、可行性研究、任务书 7、工艺设备文件 2、设计基础文件 8、科研项目 3、设计文件 9、涉外文件 4、项目管理文件 10、生产技术准备、试生产文件 5、施工文件 11、财务、器材管理文件 6、监理文件 12、竣工验收文件,10,项目建设过程中应注意收集的文件及容易忽视的问题,11,项目档案管理过程控制,分三个阶段 前期阶段 施工阶

4、段 竣工验收阶段,12,12,项目前期阶段应注意收集的文件,1、立项文件 2、勘察、测绘、设计基础性文件 3、招投标、中标及合同文件 4、项目设计文件 5、开工审批文件 6、财务文件,13,温馨提示,在项目前期准备阶段主要涉及的归档单位有 ： 1、项目建设单位的各个承办部门：项目建设单位的各承办部门的档案人员负责文件的收集整理立卷工作 . 2、项目的勘察、设计单位：项目勘察、设计单位的档案人员负责勘察、设计文件的收集整理立卷工作，并按规定向项目建设单位移交有关文件.,14,项目施工阶段,施工阶段应该注意收集的文件 项目施工文件：项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。 在项目施工阶段

5、主要涉及的归档单位有： （1）项目施工单位 （2）项目监理单位,15,15,项目施工阶段,施工单位 以土建工程为例： （七大类文件）,16,1、施工技术管理文件,图纸会审 设计变更（洽商）记录 施工组织设计、施工方案 开工报告 技术交底 施工日志,16,17,2、材质证明材料,一般规定及要求： 凡工程使用的原材料、半成品、成品均应提供出厂质量证明书、合格证、备案证； 凡工程使用的新材料、新产品、新工艺、新技术，需有鉴定证明书，并应有产品质量标准、使用说明和工艺要求； 所有的建筑材料都应有质量证明书并要有生产厂家质量检验部门的盖章，并且材料质量证明书和试验报告不允许涂改、伪造、随意抽撤或损毁。,

6、17,18,2、材质证明材料,一般规定及要求： 按规定应复试的材料都应符合国家规范、标准的规定形成复试报告 ，复试报告中还要有试验编号、见证取样章和公章,结论明确 要有各种材料的分类汇总表。汇总表中应包括：材料的品种、规格、型号、等级，材料进场的批量、抽验、复验报告的编号等内容,19,特别注意的几种材料的检验报告,钢筋 钢结构 水泥 防水材料,19,20,3、施工试验记录,土壤干密度试验 砂浆抗压强度试验 混凝土试块试验 钢筋焊接试验,20,21,4、施工记录,施工定位测量、放线记录 地基钎探记录 地基处理记录 混凝土工程施工、养护检查记录 混凝土施工测温记录 现场预应力张拉施工记录,21,2

7、2,5、隐蔽工程检查验收材料,桩基工程 基础工程 主体工程,屋面工程 建筑装饰装修工程,22,23,6、工程质量检查验收材料,检验批、分项、分部（子分部）划分按 建筑工程施工质量验收统一标准执 行。 检验批质量验收记录 分项工程质量验收记录 分部（子分部）工程质量验收记录,23,24,7、工程质量事故及事故调查处理资料,凡工程发生重大质量事故，都应统一填 写事故记录， 内容包括：事故时间，事故情况及处理 意见,24,25,项目施工阶段(施工单位),1、施工技术管理类文件 2、材质证明材料 3、施工试验记录 4、施工记录 5、隐蔽工程检查验收材料 6、工程质量检查验收材料 7、工程质量事故及事故

8、调查处理资料,26,监理文件,监理规划 监理实施细则 监理总控制计划 监理月报中的有关质量问题 监理会议纪要中的有关质量问题 监理日志,分包、供货、试验等单位资质审核材料 监理通知 工程延期报告及审批 费用索赔报告及审批 合同争议、违约报告及处理意见 合同变更材料 监理工作总结材料,26,27,竣工验收阶段,竣工图 : 建筑工程在施工过程中根据实际情况所绘制的反映工程建成后实际面貌和构造的一种“定型”图样. 竣工验收文件,28,竣工验收阶段（竣工图）,综合竣工图 总平面布置图 竖向布置图 室外给水、排水、热力等管网综合图 电气综合图 设计总说明书,各专业竣工图 建筑竣工图 结构竣工图 装修工程

9、竣工图 电气工程竣工图 给排水工程竣工图 采暖通风工程竣工图 燃气工程竣工图,28,29,竣工验收文件,1、单位工程质量竣工验收记录 2、竣工验收证明书 3、竣工验收报告和会签表 4、竣工验收备案表 5、工程质量保修书、使用说明书 6、工程竣前报验文件 7、决算书、付使用财产总表和财产明细表、审计文件. 8、声像、缩微、电子档案,29,30,不需要进行归档的文件,1、重份文件 2、无查考价值的事务性、临时性的文件 3、未定稿、未签发的无效文件 4、为提供参考从各方面收集的文件 5、参加非主办单位召开的会议，不需要贯彻执行 的无参考价值的文件材料 6、非隶属单位抄送的不需经办的文件材料,31,项

10、目文件的收集,收集措施 1、四列入：将文件材料的形成、收集列入工作计划，列入施工管理和考核范围，列入有关领导和技术人员岗位职责，列入经济责任制. 2、三参加：即档案人员要参加项目建设协调会，参加重要设备的开箱工作，参加项目的竣工验收. 目的是对文件形成进行控制,32,项目文件的整理,1、归档文件整理的质量要求 案卷内在质量要求 案卷外观质量要求,32,33,1、归档文件整理的质量要求 案卷内在质量：项目文件的完整、准确、系统 案卷外观质量： 案卷内书写质量：书写材料耐久，案卷标题拟定准确、规范，目录打印正确、清晰 封面：字迹清晰、美观、规格统一、规范 纸张：纸张质量符合耐久要求，规格统一 折叠

11、：图纸、文字材料折叠整齐、规范 装订：案卷装订整齐、牢固,34,2、归档文件的整理,34,35,归档文件的整理步骤,第一步：划分阶段 按立项、设计、施工、竣工四个阶段归类划分，不同阶段的文件材料不能混淆在一起归档 第二步：鉴定归档文件 保证归档文件的唯一性、确保原件的归档、检查文件的完整性 第三步：划分单位、分部、分项 分清类目：1、同一单项工程的文件先按单位工程划分；2、同一单位工程的文件再划分分部（项）工程3、同一分部（项）工程的文件再按不同专业分别排列,35,36,水上温泉小区图例,37,归档文件的整理步骤,第四步：组卷工作 项目文件的组卷原则：遵循文件材料形成规律和成套性的特点，保持卷

12、内文件的有机联系，便于档案的安全保管和提供利用的原则,37,38,组卷的一般方法,1、管理性文件：按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷； 2、图纸按专业、按单位工程（建筑、结构、水电、暖通、消防、环保）组卷； 3、项目施工文件按单项、单位工程或装置、阶段、结构或专业组卷； 4、原材料试验按单位工程或批次分类组卷,39,组卷的一般方法,5、设计变更文件、工程联系单文件按阶段、专业组卷； 6、设备文件按设备的台（套）组卷； 7、监理文件按阶段、专业组卷； 8、案卷及卷内文件不重份，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。,40,1、综合管理性文件的组卷方法,综合性文件主要是指

13、在项目准备阶段形成的涉及范围广泛的文件 按先问题后时间的顺序进行组卷。 同一问题形成的文件按时间顺序排列 卷内反映同一问题的文件应排列在一起，可按时间顺序或重要程度排列,40,41,2、图纸的组卷方法,图纸是按阶段、专业、结构形成的，图纸形成后有图纸目录控制其排序，在组卷时可按设计图纸目录的顺序进行排列,41,42,3、施工文件的组卷方法,施工文件的组卷要符合各自形成的规律 施工文件的组卷主要按分项工程施工工序排列组卷,42,43,施工文件的组卷方法,（1）整个单位工程和分部工程质量评定表及分项工程统计表集中统一组卷； （2）分项工程质量评定表及分项工程的各种工程质量检验报告单、试验检测报告按

14、分项工程组卷，分项工程质量评定表置于相应的分项工程施工记录及质量检验报告之上； （3）原材料试验报告、合格证等按批量形成，能区分工程部位的归入分项工程部位，不能区分时按单位工程统一组卷； （4）围绕具体单位（项）工程的会议纪要、监理文件等可按单位（项）工程组卷；,44,施工文件的组卷方法,（5）施工中遇到非正常情况记录及对工程质量影响分析，比如施工中如发生质量事故，经处理补救后达到设计要求的认可证明材料应注意归档； （6）重大的质量事故处理要单独组卷（包括事故发生的原因、事故处理方案、事故处理的结果） （7）设备部分文件材料单独立卷，已独立成册并编有页码的可保持原状，不需要再编页码； （8）设

15、备安装、调试文件、设备随机文件按台套集中组卷，外文设备文件拟写案卷题名时，应翻译中文题名。,45,4、工程变更文件的组卷方法,(1)不能直接附在被变更的竣工图的次页； (2)应把涉及该一个单项（单位）工程的所有变更通知单集中起来，前面附上该单项（单位）工程的变更通知单目录进行组卷； (3)若一张更改通知单涉及多图多处修改，图纸又不在同一单位工程的，应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明； (4)若一张图纸有多张修改通知单修改的，这些修改通知单应集中顺序排列。,45,46,5、监理文件的组卷方法,项目监理依据性文件 排列方法一般按专业的先后顺序，归档时间在其形成后组卷 项目监理工作性文件 监

16、理过程中产生的文件材料，按专业到时间整理组卷，归档时间在次年第一季度或积累到一定厚度及时组卷,46,47,整理步骤,第五步：卷内文件排列 排列方法： 1、管理性文件按问题、时间或重要程度排列 2、施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列 3、设备文件按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行维修等材料排列 4、竣工图按专业、图号排列 5、一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正文在前，定（草）稿在后,47,48,整理步骤,第六步：编制卷内目录 序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注,48,49,卷 内 目 录,50,整理步骤,第七步：填

17、写案卷封面和脊背、备考表 卷内备考表 说明卷内文件材料的数量、完整、准确的程度 在归档后填写，填写管理中需说明的情况,50,51,卷内备考表,互见号：JZ101（照片）,52,整理步骤,案卷封面 档案号 案卷题名 立卷单位 起止日期 保管期限 密级,52,53,案卷题名,项目名称+单位工程+分部（项）工程名称和文件材料名称等工程具体内容 例： 办公楼 三层 混凝土 楼板浇注 养护检查记录 工程名称 单位工程名称分部工程名称 分项工程名称 文件材料名称,53,54,案卷封面,立卷单位：应填写负责项目文件材料组卷的部门或负责部门 起止日期：填写案卷内文件材料形成的起止日期 保管期限：填写其规划的保

18、管期限，一般分为：永久、长期、短期。 密级：依据保密规定填写，没有密级的不用填写。,55,整理步骤,案卷脊背 保管期限 档号 案卷题名,55,56,整理步骤,第八步：装订案卷 装订与不装订（建议装订） 装订的要求： 1、装订前应去除原用于装订的金属物； 2、检查案卷封面、案卷目录、卷内目录、备考表等是否符科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T 11822-2000规定的标准； 3、每卷厚度，文字材料一般以2-3cm为宜，图表案卷一般不超过5cm 4、每卷内容排列顺序为：案卷封面-卷内目录-文件材料-备考表,56,57,整理步骤,第九步：编制档案索引 编排内容顺序：档案编制说明、档案验收证书、

19、档案移交接受单、案卷目录,57,58,档案的移交,、移交的部门： 列入档案馆接收范围的项目档案，按规定要求整理向档案馆移交； 项目法人单位根据合同、协议和规定，向业主单位、使用单位、项目主管部门及有关单位移交全部或部分项目档案。,58,59,档案的移交,移交的套数 移交档案的套数要根据项目的实际情况制定 至少两套，一套正本、一套副本,59,60,档案的移交,移交的步骤： 项目参建单位向项目法人单位项目管理部门交接； 项目法人单位项目管理部门严格审核后向项目法人单位档案部门归档交接； 项目法人单位档案部门向项目主管部门及档案馆移交。,60,61,竣工图,什么是竣工图？ 建筑工程竣工图是建筑工程在施工过程中根据实际情况所绘制的反映工程建成后实际面貌和构造的一种“定型”图样 竣工图的基本内容 编制竣工图的作用和意义,61,62,竣工图,竣工图的编制单位-施工单位 竣工图的编制范围 各项新建、扩建、改建的项目 原设计图（