Office2000应用技巧.ppt

1、Office2000应用技巧,中文Office2000是一套功能强大的程序包，它包括字处理程序Word2000、电子表格程序EXCEL、演示文稿程序Powerpoint、信息管理程序Outlook、数据库管理程序Access等，并提供了在各程序中直接访问网络资源的功能。这些程序可以单独安装使用，也可以相互协调，进行数据交换，共同完成日常工作。是办公自动化管理中不可缺少的有力工具之一。本章主要介绍Word2000和Powerpoint2000的应用技巧。,Word2000应用技巧,中文Word2000是Office2000的重要组成部分之一，适用于制作各种文档，如信函、传真、公文、报纸、书刊和简

2、历等。除了一般性的文字处理之外，它还提供给用户功能强大的版面设计功能，能将文字、图形、表格等内容进行综合加工处理，实现真正的所见即所得的编辑排版效果。 本节的目的是在大家了解Word2000的基础上，通过合理地运用Word2000的各种功能来方便快捷地完成文章、论文、开题报告等的撰写任务。,定制自己风格的工具栏,Word的工具栏包含了一些常用的命令按钮，根据自己的习惯，我们可以增删其中的按钮，根据自己的工作性质与需要定制工具栏，把最常用的命令集中在里面，这样就能更方便地使用，提高工作效率。 对于搞化学的，经常要编写化学分子式和一些计算公式，上、下标和公式编辑器是常用的工具按钮，而对于诸如电子邮

3、件、超级连接等则用的较少。 从菜单栏中选择工具菜单，从其中选择“自定义（C）”，在打开的设置界面中选择“命令”卡片。,定制自己风格的工具栏,从左侧的列表框中选择“格式”，从右边的列表框中滚动鼠标，找到上标和下标按钮，用鼠标将其拖拽到工具栏上的合适位置（图2）。再从左侧的列表框中选择“插入”，从右边的列表框中滚动鼠标，找到公式编辑器按钮，用鼠标将其拖拽到工具栏上的合适位置（图3）。还可以用鼠标选中不常用的按钮，将其拖拽到自定义设置界面中，该按钮即被从工具栏中删除。需要时可用同样的方法恢复。 Office2000在默认安装时并不安装公式编辑器，只有当使用时才安装。因此，要么在安装时选择“自定义安装

4、”，从选项中选择安装公式编辑器到硬盘，要么在安装完后，先运行Word2000，按上面步骤将公式编辑器拖拽出来，此时安装程序会提示你是否安装该组件，按“确定”，公式编辑即被安装，可以正常使用了。,定制样式或模板,一篇文章或论文在Word中包括两个大的方面：内容与形式，内容是作者用来表达自己思想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等，形式则是指文章、论文页面大小、边距、各种字体、字号等。 不同的文章和论文对表现形式有确定的和具体的要求，如果在撰写之前先将之些要求在Word中设置好，那么就会省去了日后文档排版的麻烦。 许多出版社对文章的格式有一定的要求，并提供相应的电子版模板，因此，在撰

5、写文章之前一定要先看看，找一找有没有直接可用的模板可用。例如下面是济南大学学报（自然科学版）对稿件的要求。投稿者只要下载该模板，在模板相应的位置添加相应的内容即可。,定制样式或模板,对于开题报告、毕业论文等，各学校也有自己的要求和模板供撰写者下载使用。如果没有模板而只有要求，那么就需要用户自己根据要求设计模板了。对于毕业论文，其正文一般都是章节结构，如： 为了在完成论文的撰写后，能让Word自动生成目录页，最好对一级（对应章标题）、二级（对应节标题）、三级标题（对应小节标题）采用样式管理模式。 Word的样式管理在格式工具栏的最前端，先选中要定义样式的内容，如：“第一章 化工原理”，从样式管理

6、中选择标题1，则该内容被赋予标题1的属性，其字体、字号大小、是否居中等格式可以更改。同样，将“1.1 单元操作”定义为标题2，并设定好其字体、字号、是否居中等格式，再将“1.1.1 精馏塔操作”定义为标题3，设定其各格式属性。一个基本的样式模板就算建立其来了。,对其它章节、小节的格式定义，可以利用格式刷来完成。如输入了“3.1 换热器操作”，要将其定义为定的标题2属性，只要先将光标放在已设好标题2属性的内容上，单击工具栏上的格式刷按钮，然后用鼠标在“3.1 换热器操作”上刷一下，就变具有标题2属性的内容了。,自动生成目录页,一篇本科生毕业论文现在要求都在50006000字的范围内，一般分为四五

7、章，章内又分为若干节和小节，正文一般为2050页。论文完成后编辑目录页十分费事，好不容易编辑完了，指导老师一审查，论文要修改，造成页面变化很大，目录页就需要重新编辑。 但如果你是以Word中的标题样式来定义的章、节和小节，目录页的生成就方便多了。 从菜单栏的插入菜单中选择“索引和目录”，在打开的设置界面中选择“目录”,自动生成目录页,如果不需要更改，直接按“确定”，即可生成包括章、节、小节标题和页码的目录页。当论文内容发生改变，章、节、小节所在的页面与原来相比不相同或对章、节、小节作了添加或删减操作后，只要将光标移到目录页上，单击鼠标右键，在打开的快捷方式中选择“更新域”，在随后出现的选项中选

8、择“只更新页码（论文修改后没有增删节或小节）”或选择“更新整个目录（论文修改后有章节的添加或删减）”即可得到新的目录列表。,利用题注自动生成图表编号,所谓题注就是指Word中任何能够被当类的东西，如图、表等。化学、化工类的论文往往包含有大量的图和表，编辑过程中又常前后移动或增减，若完全采用手工编号工作量也是很大的。 Word中提供的题注功能可以帮助用户解决这一问题，只要在想要编号的地方插入一个 题注，Word即可自动生成相应的编号。 从插入菜单中选择“题注”,利用题注自动生成图表编号,默认的是“图表”编号，可以从新建标签中建立一个“图”的编号标签。确定后，在图的下面出现“图1”，当对第二张图执

9、行插入题注时，插入结果为“图2”。从编号选项中还可以设定是否显示章节编号，如果选择了该项，则题注变为“图1-1”、“图1-2”的形式。 要设定这样的题注，首先要将你的章节样式与项目编号联系在一起。 先输入一个章的题目，从样式管理中将其定义为“标题1”属性，从格式菜单中选择“项目符号和编号”，从多级符号中选择一种格式。,利用题注自动生成图表编号,打开“自定义”选项，从级别选项中选择“1”，起始编号设置为该章的序号，如3，在下方的将级别链接到样式中选择“标题1”，按确定，该章的编号出现在其标题内容前。,此时，可以插入带章编号的题注了。对于表格的编号，设置方法相同。,页眉、页脚的编辑,Word将页面

10、正文以外的顶部称之为页眉区，正文以外的底部叫做页脚区。通常，一篇完整的论文的页眉用来表示文章的章节名、页码等，页脚也常用来存放页码、提示等信息。要在文章中添加页眉及页脚，可从菜单栏的“视图”菜单中选择页眉和页脚命令，该命令打开页眉和页脚工具条及页眉与页脚的编辑区。 在论文撰写时，正文前面有许多文前页，如封面、任务说明书、指导教师评语等，这些页面的页眉和页码一般与正文是不一样的，在撰写时可以分成两个文档来写，分别对页码编号。如果是在一个文档里编写，可以利用分隔符里的“分节符”来设定不同的页眉和页码格式。 将光标定位到文前页的最后一页的末端，从插入菜单中选择插入分隔符。,页眉、页脚的编辑,在分节类

11、型中选择下一页，则在正文与文前页之间添加了一个分节符。 Word中对页面的各种设置分为针对整个文档和针对分节两种。因此，可以利用分节符对文档的不同部分设置不同的格式。,将光标定位在文前页的任意一页上，从视图菜单中选择“页眉页脚”，打开页眉页脚编辑区，在其中设置页眉内容和页码形式，一般为了与正文页码区别，文前页可采用罗马数字编号。,页眉、页脚的编辑,点击带“#”字符号的按钮可插入页码，点击其右边第二个按钮可设置页码格式。,从数字格式中选择合适的格式，页码编排选择续前节（因为是第一节），按确定，页码格式设置完毕。如果要将页码设置为奇偶页不同（一般奇数页页码在页面右侧，偶数页在左侧），可点击插入页码

12、按钮右侧第五个按钮（象一本打开的书），在打开的设置中选择奇偶页不同。然后在该节中的任一奇数和偶数页上编辑页码位置。,对于正文，应该在其分节的第一页设置页码，页码编排选择起始页码。如果已经设置了项目编号与章节标题属性的关联，还可以在页码格式设置中选择包含章节号。,页眉、页脚的编辑,要想在页眉中显示每节的标题文字，可利用插入域的功能来实现。 双击已建立的页眉，打开页眉编辑区，将光标移到想要插入每节标题文字的位置，从插入菜单中选择“域”，从右侧的下拉列表中选择“StyleRef”，然后按“选项”，,页眉、页脚的编辑,从选项设置的样式中选择“标题2”（假定你已经把节定义为标题2属性），按“添加到域”，

13、然后按确定，标题2属性的内容就会显示到页眉中，且会随标题2的增加而改变。,页眉、页脚的编辑,从页眉页脚设置中的插入自动图文集中也可选择相应的页码格式。 如果页眉、页脚中的内容比较多，为了便于排版，可利用表格来对齐页眉中的内容。如要产生下面的页眉效果，可按以下步骤制作。,先在页眉区画一个一行三列的表格，将表格设置为虚框，在第一和第三个表格单元中，用五号宋体字输入相应内容，在第二个单元格中输入相应的文本，将汉字定义为小四号加粗楷体，将英文字符设置为小四号加粗Times New Roman斜体。选中整个表格，从格式菜单中选择边框和底纹，设置下边框为1.5磅实线，底纹为白色30%的背景色。产生一种立体

14、的视觉效果。,表格的制作,对于普通的表格可从表格菜单中选择插入表格，在打开的对话框中定义好表格的列数与行数即可。对于行列数较少的表格也可以点击工具栏上的表格按钮，通过鼠标拖拽定义表格的结构。,表格的制作,对于结构比较复杂的表格（如下表）,表格的制作,可先建立一个规范的表格，再通过点击按钮，利用其中的笔形工具添加行或列，分割单元格。利用其中的橡皮擦工具合并不同的单元格。最终达到所要求的表格形式。 Word还可以对表格中的数据进行简单计算，其使用方法是：将插入点定位在记录结果的单元格中，然后打开“表格”下拉菜单中的“公式”命令，出现对话框后，在等号后面输入运算公式或“粘贴函数”。计算公式可引用单元

15、格，表格中的列可用A、B、C等表示，行数用1、2、3表示，与EXCEL中类似。,表格的制作,下表中第四列的前三个数据是利用公式中的“=Sum(left)”得到的，该列的第四个数据用的是公式中的“=Sum(above)”，第五个数据用的是“=max(d2:d4)”，第二列中的第四个数据用的是公式“=Sum(above)”，第五个数据用的是“=average(b2:b4)”得到的。,在编辑表格比较多的文档时，如果表格内容多于一页，这种情况下为了阅读方便，通常都在每页表格的第一行上设置标题行。在Word中选中已经设置好的第一页表格上的标题行，然后执行“表格标题行重复”命令即可实现其它各页表格的首行都

16、自动设置为标题行。,表格的制作,图片的修饰与导出,许多时候，在Word中插入了一些图片，但某些图片周边留的空白较大，还有些图片只需要其中的一部分。这时可以利用图片工具栏中的裁剪工具对图片进行修饰。例如对下面的数据图片,图片的修饰与导出,希望减小其周边的空白区时，可单击图片，点鼠标右键，从捷菜单中选择“显示图片工具栏”，,单击从左边数第七个裁剪按钮，指向图片的边或角上的控制点（有小黑块的地方），拖动鼠标可对图片进行裁剪。,图片的修饰与导出,常常有人编辑好了Word文档到别的地方打印时，会发现原来有图片的地方被一个大红叉所代替。造成这种结果的原因一般有两个，一是文档感染了宏病毒，二是在新的环境下（

17、一般是打印机驱动程序不同）造成图片跑出了页面范围。 解决的方法一般是在图片上点鼠标右键，从设置对象格式命令中将图片的版式设定为嵌入型，这样就不会出现图片“跑了”的现象。大红叉消失了，图片又回来了。 为了防止出现大红叉图片找不回来的现象，可以在完成文档编辑后，将文档另存为一份WEB格式的文件。单击“文件”“另存为Web页”命令，Word就会自动地把其中内置的图片以“image001.jpg”、“image002.jpg”、“image003.jpg”、“image004.jpg”等文件存放在以另存后的WEB页为文件名加上“.files”的文件夹下（与在IE中保存的网页一样），非常方便。,Word

18、公式编辑器,数学公式或其它的函数表达式是科技文章中经常出现的内容之一。Word2000带有一个功能强大的公式编辑器，在文档编辑中可以随时调用。利用其提供的各种符号工具和模板工具，可以非常方便地输入和编辑各类公式。,1. 公式编辑器的调用及其编辑窗口,在文档编辑过程中需要插入公式时，先将光标置于要插入的位置上，然后从菜单栏的“插入”菜单中选择“对象”命令，打开“对象”对话框，从中选择“Microsoft Equation3.0”， 或者从工具栏中查找并单击公式编辑器按钮（可从菜单栏中的工具菜单中选择自定义命令，打开工具按钮自定义对话框，选择命令标签，从其插入命令项中滚动查找公式编辑器按钮，并将其用鼠标拖动至屏幕上某一工具栏的合适位置上），此时在插入点处产生一个小的公式编辑框 ，光标在其中闪烁，供用户输入相应的公式。同时，菜单栏变为公式编辑器中的菜单：,并显示公式编辑器的工具栏,1. 公式编辑器的调用及其编辑窗口, 公式编辑器的菜单栏 l文件：其内容与功能与Word97中的文件菜单相同，用于文件的建立和保存等。 l编辑：用于对公式或其中的一部分进行剪切、复制、粘贴、清除等操作。 l显示：用于设置显示比例，工具栏的显示与隐藏等。重绘即刷新编辑区，用于清除剪切操作留下的痕迹。 l 格式：选择公式的对齐方式和行距、矩阵格式等。 l样式：选择输入状态（如：数学