时间管理培训课程(ppt 149页).ppt

1、1,时间管理,2,课程要求(Ground Rules)：4C,Confidence（信心） Concentration（专心） Cooperation（合作） Contribution（参与）,4C是评估一个钻石的基础也决定它的价值。 颜色(Color)、净度(Clarity)、 切磨(Cut)、及克拉(Carat),3,课程目标,学员在完成本课程后，能 掌握和运用时间管理的方法， 摆脱过去缺乏效率的坏习惯，从而提高生产效率。,4,课程内容,为何要时间管理 十大时间大盗 善用时间的方法 设定目标/行动计划 辨别事情的轻重缓急 文件管理/电话的使用 参与和主持会议/授权,5,为圆满人生作准备,我

2、们每个人心中都守着一扇自内开启的 改变之门。 除了自己，没有人能为你开门， 只要你愿意敞开心霏， 抛却旧有观念， 把良好准则化为习惯， 成功圆满就在掌握之中。,6,课前预备,派发Action表 在学习过程中，写下把每一个可令自己更有效地管理时间的行动要点,7,时间管理问卷调查,以下十个句子反映出妥善管理时间的一般原则。请按照你的工作惯诚实地回答下列项目，并以下列等级评定伙的答案。,0 永不 1 偶然2 经常3 常常,每天會騰出一段時間思考及策劃我的工作。 我會記下特定目標，並且定下完成的時限。 我將每日要做的事依重要性排列優先次序，盡快完成重要的事項。 我明白80/20原則，並能運用於我的工作

3、上。 我的工作編排較具彈,性，可以容許自己有一些時間處理危機或突發事件。 我盡量把工作授權他人處理。 我對每一件文件只需處理一次。 在進食午餐時我會減少食量，以免在下午打瞌睡。 我會盡量避免不需要的干擾 (如訪客、會議、電話)，以免妨礙每天的工作。 我能拒絕他人的請托，以免無法完成重要的任務。,8,时间管理问卷调查,时间管理调查分析： 0 10分 是时间管理着你,不是你管理时间。请你留意你的时间管理 1115分 具初步时间管理意识,但可能没有贯彻执行。请你留意你的时间管理 1620分 已有时间管理意识,但可能因工具/技巧使用不正确或不熟悉,仍需努力学习和改善。 2125分 很好,你已掌握时间管

4、理,繼相堅持和改善。 2630分 非常好,你正在管理时间,你是一个超人。 但建议你好好反省,这是否是事实。你可能正在欺骗自己,9,个人时间资本分析,例： 一天工作16小时，一个人在其职业生涯(21-60岁)，中拥有的工作时间亦只有 (40年 x 251天 x 16小时) = 160,640 小时。,10,请大家转用另外一只手戴手表，看看你的改变习惯。,11,请闭目一分钟思考以下问题,如是你的余生只剩下三天， 你会做哪三件事情？ 你最后悔的是什么？,12,时间的特性？,供给毫无弹性 无法积聚 无法替代 无法失而复得 不可逆转 可变性(善用则长，荒废则短),13,自然定律(Natural Law)

5、：,自然定律：是个基本原则, 统治人类行为中之原因与结果。 A fundamental principle that governs the causes 养成运动的习惯 4.身心均衡地发展; 培养良好的嗜好,69,怎样填写行动计划表,70,行事历,71,每天工作,每天工作表： 是一种工具用来控制每天之事件，因而达至实时及远期之目标。,72,编排工作次序 (1),预计事件发生结果之次序 原则： 监定事件之价值及其发生结果之次序。,73,编排工作次序(2),80:20 规则 或 ABC分析法 (1848 to 1923)，由意大利经济学家Vifredo Pareto 提出。当时统计研究发现，20

6、%的人口拥有80%国家财富。Pareto 原则,74,80 / 20 法则（柏拉图法则）,花最少的力气，获得最多的效益 你所完成的工作里，80%的成果，来自于20%的时间 也就是说80%的努力是与成果无关的,75,编排工作次序(3),时间,结果,20%,20%,80%,80%,76,80 / 20 原理示意图,琐碎的多数事物,重要的少数事物,事倍功半,事半功倍,80% 成效,20% 成效,80% 时间,20% 时间,77,Pareto分析法,原因数目,累计 百分率,次 数,20%,80%,78,编排工作次序(4),A.高价值 (必须做) B.中等价值 (应该做) C.低等价值 (可以做),重要

7、紧急,79,时间利用的价值分析(ABC分析法),任務,B,重要,授权,65%,20%,15%,(,专心处理,),例行公事,清理,15%,20%,65%,任務,A,任務,C,非常重要,杂务,实际消耗的时间,事情的价值,80,基本原则,重要的事绝不应被不重要的小事所牵绊 我将焦点放在事情的重要性而非紧急性上,时间管理要务 重要：个人觉得有价值及对你的使命、价值观及 达到目标具有贡献的活动。 紧急：你或别人认为需要立刻处理的活动。,81,请排出正确的行事优先顺序,重要的事,不重要的事,？,？,？,？,紧迫的事,不紧迫的事,时限,结果,缓 急 轻 重,82,请排出正确的行事优先顺序,重要的事,不重要的

8、事,急,重,轻,缓,紧迫的事,不紧迫的事,缓 急 轻 重,1,2,3,4,时限,结果,83,重要,不 重要,紧 迫,不紧迫,84,合理的时间配置？,85,偏重 (：紧迫/重要)的结果：,86,偏重(：紧迫/不重要) 的结果,87,偏重第三(紧迫/不重要)、 四(不紧迫/不重要)类事务,结果： 全无责任感 依赖他人或社会机构维生 危机处理 忙于收拾残局,88,明智的时间配置：II(不紧迫/重要),1.重要的事情着重在 Plan Plan 着重在 Do Do 着重在 Check Check 着重在 Action 2.重要的事情要逐渐地交给 信任的部属, 这叫 “灌能”,89,着重()的结果,着重的

9、结果： 有远见，有理想 平衡 纪律 自制 少有危机,练习,91,处理方法？,重要 ,不重要 NI,紧迫U,不紧迫NU,丢入 垃圾箱,I,II,III,IV,立即亲自处理,策略规划/ 安排时间/ 适当授权,减少 或 授权,92,美国艾森豪将军的决策方格,重要性,紧急性,93,看看你的廹切性指数,0 25 : 一切在掌握中 26 35: 渐受迫切性限制 36 45: 已经开始上瘾 = 46: 上瘾,94,时 间 管 理 要 务,焦点放在真正重要的事上，对不重要的事说“不” 参照你的使命宣言、目标规划时间,重要的事绝不应被极不重要的事情所牵绊。 歌德 人在各种领域中努力经营，百分之八十的结果是来 百

10、分之二十的活动。 20/80 法则,95,了解你的能力线,96,7,8,9,10,11,12,13,14,15,16,17,18,19,干扰频率,时间时,次,日干扰图,97,能力/状态线分布,能力/状态,8,10,12,14,16,18,20,22,24,2,4,6,时间,100%,高峰期,工作研究与企业组织协会,能力/状态线分布,能力/狀態,时间,高峰期1,8,10,12,14,16,18,20,22,24,2,4,6,100%,高峰期2,工作研究与 企业组织协会,99,集中力分布,分钟,集中程度(%),100,工作要求与体力水准,注：阴影部分表示在工作与体力水准配合的情况下，生产力会显著提

11、高,工作与体力配合的情况,工作时间,101,1. 工作时段分配法则,102,2. 每周工作性质分配法则,103,重新排列你的行事历：,To Do List （待做表单）,紧急的事情 1 老板今天交待 2 临时状况,Routine Work 1 日常工作 2 定期约会,重要的事情 1 工作计划 2 人生规划 3 家庭、健康、财富,行事历 Schedule List 1 会议 2 行事历 3 纪念日,备 忘 录,104,P,A,D,C,不 好,好,耗用时间,花时间在计划上才是最节省时间的作法,耗用时间,P: Plan D: Do C: Check A: Action,P,D,C,A,P,D,C,A

12、,105,排出执行任务的先后顺序,重要性(结果)数量 价值 A= 非常重要15% 65% 必须完成 B= 重要20% 20% 如果不完成会出问题 C= 不重要65% 15% 如果没完成可能会有影响,106,排出执行任务的先后顺序,紧迫性 1 = 高度紧迫 必须今天就完成 (必须做) 2 = 中度紧迫 必须在限期内完成 (应该做) 3 = 低度紧迫 有空闲时间(适合任何时间)做 (可以做),107,忙要忙得有意义掌握重点的个人管理,勤奋、运气或灵活的手腕 固然重要，却非关键， 唯有掌握重点才是成功的不二法门。 辨别事情的轻重缓急， 急所当急，充分授权， 是个人管理之论。,108,109,文件管理

13、/处理来电,110,文件管理,立即处理 转给别人 归档 丢弃 Key：每份文件只处理一次,111,处理来电,良好使用电话习惯 资料有效管理 引导性问题找出来电者所需 分析来电询问个案，拟定标准答案 经常更新资料，以应付询问 尽快转介来电者到适当部门 婉拒非公事及无谓来电,112,计划打出电话,订出打电话目的 适当时间致电 以要点形式列出要谈事项 其他提议以供对方考虑 尽可能取得对方回应 适当总结谈话重点 记下你给对方的任何承诺,113,小组讨论,为何大多的会议都是浪费时间？ 怎样开会才是善用时间？,114,会议管理,115,会议不够效率的原因：,开会时讨论没有焦点 会议资料未事先备妥 开会时没

14、有拟妥会议流程 关键人物没有出席 延迟开始，一路延误,116,正确的开会原因：,沟通 向员工或团队搜集资料 推销概念、产品或一项服务 解决问题 作重要的决策 危机的处理,117,会议前准备工作,制定主题和目标 预早传阅议程草案 定出：- 开会日期和地点 - 开会和结束时间 - 与会人仕 向主要发言者作简短指示 出席会议的代表需具备足够知识和实权,118,进行会议,在指定时间开始会议 重申会议目的 按议程上事项的重要性顺序讨论 为每个事项分配一定的讨论时间 讨论各个事项，并取得一致意见和决定应采取的行动，负责成员 提防其他事项 订出下次会议日期,119,主席任务,控制喋喋不休的成员 引导沉默的成

15、员参与发表意见 掌握时间 聆听各方意见 控制讨论不要偏离主题 讨论和澄清误解，归纳和作出总结 取得一致意见,120,授 权,121,授权的障碍,122,授权的好处,空出更时间，去做比较复杂更重要的工作 试出下属的工作能力 裁培下属，提供机会给下属，以获得对将来有用的经验 表现对下属信任，改善人际关系 让员工参与，改善决策素质 培养接班人 可以引进新概念或工作方法,123,有效授权的程序,计划授权 - 适合工作/任务 - 选择人选 - 订立工作目标,124,有效授权的程序,讨论授权 - 解释工作与预期成果 - 订立工作期限 - 解释权责 - 主管下属达致协议,125,有效授权的程序,提供指导如训

16、练 给予支持(人力、物力、时间、资讯，金钱、给与鼓励.) 授予公众认同的权力 监察进度，订立检讨会议,126,重编你的行事历,128,总 结,129,善用时间之方法 (1),1) 拟定计划 a) 订立工作计划 b) 确定每日工作计划 (The Job Planner) c) 80/20原则 (Prioritize) d) 工作时间纪录表 (Review Time Utilization),130,善用时间之方法 (2),2) 决策处理 (Decision Making) a) 预留时间集中精神处理重要事项 b) 定下工作时限 (Deadline) c) 有决断力，改变拖延或优柔寡断态度,131

17、,善用时间之方法 (3),3) 有效组织工作 a)工作岗位整理 b)与善处理文件 (Filing and Document) c)与同事或助手协调工作 d)按照工作计划表(Job planner)处理工作 e)打发不重要访客 (Learn How To Say NO),132,善用时间之方法 (4),4. 工作量分配 a) 适当授权 b) 简化工作程序 c) 适当时间、人物及工作 (Right Time, Right Person and Right Task),133,善用时间之方法 (5),5) 减少不必要之干扰 a) 会议 b) 电话 c) 访客 d) 婉拒他人请求 e) 避免过多应酬,

18、134,善用时间之方法 (6),6. 善用等时间，(阅读、计划、组织) 7. 足够休息 8. 减少工作压力,135,时间管理之工具,工作计划应用 (Job Planner) 良好组织 (Organization of Work) 有效解决问题技巧 (Problem Solving Skills) 有效沟通方法 (Effective Communication) 处理会议技巧 (Meeting Skills) 项目管理 (Project Management) 建立团队 (Team Building),136,我们的心就像是降落伞, 当它张开最管用。,137,时间管理结语,清明神定,游刃有余,气定神闲,举重若轻,138,多谢 ！,139,录影带播放,140,录像带故事,王延亮和美儿在工作上出现什么问题? 王延亮的同事罗经理怎样提点亮有关有效时间管理?,141,分享,填写这份合约对于你和你的行为产生了什么影响? 有多少人认为自己能够做到自己应该做的事? 有什么阻碍会使你很难,甚至不可能履行你的诺言?,142,活动：哪位明星