常用办公软件Word教程.ppt

1、第 四 章 常用办公软件,教学要求,掌握WORD软件的基本文字编辑,排版 掌握WORD图文混排，表格等常用功能； 掌握电子表格的基本编辑操作； 掌握公式和常用函数的使用； 掌握图表创建和相关设置； 掌握数据的分类汇总、筛选、排序及数据透视表的建立；,教学内容,4.1 常用办公软件简介 4.2 字处理软件 4.3 电子表格软件,4.2 字处理软件-WORD,文档的输入和编辑,文档排版,图文混排,外部对象的引入,表格制作,所见即所得 格式编排 图文混排 表格编辑 其它OLE对象的插入,4.2.1 Word的主要特点,应用程序窗口和文档窗口 四个重要的工具栏： “常用”工具栏 “格式”工具栏 “绘图

2、”工具栏 “表格和边框”工具栏,Word的窗口组成,菜单栏,常用工具栏,格式工具栏,垂直标尺,水平标尺,绘图工具栏,文档视图按纽,状态栏,文本区,文档一般操作步骤: 1）新建文档/打开文档 2）输入文字或创建表格 3）内容修饰：字符、段落修饰等； 4）版面整体设置：页面设置、文章排版、 绘制图形、创建艺术字、图文混排及插入外部对象等。 5）打印文档 6）保存文档,文档的保存,保存文件可以有几种选择方式：,退出Word应用程序,关闭文档窗口,只保存文件，不关闭窗口,文件另存为,保存文件三要素:文件位置、文件名称、文件类型,汉字、中英文、标点符号、特殊符号的输入 -键盘，软键盘、“插入” “符号”

3、,插入光标，输入行、段落,插入和改写状态,文字的选取,文字的删除、复制和移动,-鼠标方法|键盘方法 -在选定栏选取,4.2.2 文档的输入与编辑,查找和替换,页面格式设置,设置字符格式,设置段落格式,4.2.4 文档的排版,1、字符格式化,-设置字符格式：,字体、字号、字形、颜色、特殊效果、字符间距,设置方法： “格式” “字体” 格式刷: “格式”工具栏,宋体三号字，楷体四号字，黑体16点字，隶书24点字,字符间距,H2O,字符缩放,上标下标,添加边框和底纹,2、段落格式化,-段落标记,-设置段落格式：对齐方式、文本缩进、行间距、段间距、 边框和底纹等 -设置方法： - “格式” “段落”

4、- “格式”工具栏 - 标尺,标尺,缩排定位（Indent）,高效修饰: 段落样式,分栏排版,设置栏数、栏宽、间距，以及是否在两栏之间加分隔线等 通过“格式” “分栏”设置,3、页面排版,页面格式层次：字符、段落、页、节、全文 分节 节：格式间隔符，可独立设置分栏、页面页脚、页面大小等页面设置 通过“插入” “分隔符”设置 分页 强制插入分页符 “硬分页” 插入页码 通过“插入” “页码”设置 页眉和页脚 脚注和尾注 页面设置,设置页眉与页脚,-通过“视图” “页眉页脚”命令设置,页眉,页脚,页面设置-通过“文件” 页面设置”设置,1、表格的建立 - 利用菜单创建 “表格” “插入” “表格”

5、 - 利用“常用”工具栏上“插入表格”按纽创建 - 利用“表格与边框”工具栏鼠标手工绘制,4.2.5 表格的制作,2、编辑表格内容,1在表格中移动光标 2选中表格 选中全部表格 选择行 选择列 选择单元格 复制、移动和删除 整行、整列选定时包含单元格、文字及格式 表格内部单元格选定时仅文字,修改表格形式,1行列和单元格的编辑 插入与删除行 插入与删除列 插入与删除单元格 调整单元格大小 2合并与拆分 合并与拆分单元格 合并与拆分表格 3表格的自动套用格式,计算机教研室,3、表格的排版,表格的边框与底纹的设置 设置边框的线型、颜色、宽度等 设置填充色 表格的文字对齐方式 水平方向 垂直方向,1、

6、插入图片 图片来源： 利用“绘图”工具栏直接在文挡中绘制图形 插入“Microsoft 剪辑库 3.0” 中的剪贴画 “插入” “图片” “剪贴画” 插入其他图片文件 “插入” “图片” “来自文件” 利用剪贴版插入其他文件中的图片对象,4.2.6 图形处理,2、图片的编辑和格式化,通过“图片”工具栏和右键快捷菜单可进行如下设置： 图片的移动、改变大小、复制、旋转等操作 图片的组合、叠放次序、环绕方式的设置 图片的边框、填充、对比度等的设置,文字对象和图片对象的“层次关系”,“文字环绕”效果：四周型、紧密型、穿越型、无环绕、上下型,同层,下方,上方,制作艺术字 -通过“插入” “图片” “艺术

7、字” 或“绘图”工具栏设置,真实与虚拟,人类未来的进化趋向,防治对策,计算机道德论,使用“首字下沉”,-使用“格式” “首字下沉”设置,文本框的使用,使用文本框制作特殊的标题样式：文中标题、栏间标题、边标题、局部竖排文本效果 通过“插入” “文本框” 或 “绘图” 工具栏,应用程序间共享数据，实现在Word文档中使用其他应用软件制作的数据 通过“插入” “对象”设置,插入外部对象,4.3 电子表格软件Excel,4.3.1 电子表格的基本知识 4.3.2 工作表的基本操作 4.3.3 数据的图表化 4.3.4 数据管理,Office家族成员之一 电子报表软件,4.3.1 电子表格的基本知识,E

8、xcel窗口的组成,应用程序窗口 程序标题栏 菜单栏 工具栏 标题栏、编辑栏 工作簿窗口 工作表区 工作表标签 标签滚动按钮 滚动条,活动单元格,工作表,名称栏,工作表标签,编辑栏,行号,列号,工作簿,工作簿与工作表,工作簿（Workbook） Excel的数据文件, .XLS类型; 每一个工作簿可由一个或多个工作表组成，默认是由3个工作表组成的，最多包含255个工作表 工作表（Worksheet） 是工作簿的基本组成部分 二维表格,由单元格组成,最大为65536*256;,1、输入数据 （1）直接输入： 输入数字 数字符号：0 9 + - （ ） ，/ $ % 正、负数字的输入 分数输入 数

9、值数据右对齐 输入日期和时间 “月/日/年”，“月-日- 年”，“时：分：秒” 输入字符 输入普通字符 输入数字字符 在首字符前 + 默认左对齐,4.3.2 工作表的基本操作,以相同值填充 以系列数据填充单元格 等差或等比序列填充 自定义序列填充 公式填充,（2） “自动填充” 输入利用填充柄,3、使用公式与函数,所谓公式，由“=”开始，由操作数和运算符组成。 操作数包括： 数值常量 单元格引用 函数 区域范围引用 运算符种类 算术运算: + - * / % 比较运算符: = = = 字符运算符: &,=（B4+25）/ SUM（D5:F5）,（1）使用公式举例：,（2）单元格的引用,单元格引

10、用 指在公式运算中通过单元格地址引用单元格中的数据 单元格的相对地址和绝对地址 $A$4 A4 一般形式： 工作簿名工作表名！ 例如: book1 Sheet2!A5 绝对引用与相对引用 在利用填充柄自动复制公式时注意区别 如: A4 $A4 A$4 $A$4,函数是Excel自带的一些已经定义好的公式。,（3）使用函数,不同类型的函数要求给定不同类型的参数,函数名（参数1，参数2 ， ）,代表函数功能,=（B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10）/9,= Average（B2:B10）,一般形式:,数学与三角函数（比如，SUM、 SUM IF） 统计函数（比如， AVERAG

11、E、COUNTIF） 逻辑函数（比如， IF） 财务函数（比如， PMT） 日期和时间函数（比如， TODAY） 数据库函数（比如， DCOUNT） 查找与引用函数（比如， VLOOKUP） 文本函数（比如， CONCATENAT） 信息函数（比如， ISBLANK）,函数按功能分为以下几种类型：,EXCEL 函数的使用,1.行或列自动求和 2.函数向导fx,公式的创建步骤：,输入等号 选定要输入公式的单元格 输入公式的具体内容（注意观察编辑栏） 进行确认操作,确认操作,Enter,Tab,取消操作,Esc,4、工作表编辑和格式化,（1）单元格的编辑 - 插入、删除单元格 -复制、移动单元格

12、- 移动和复制单元格数据 - 工作表数据的转置 - 清除单元格（或区域）中的数据 与删除单元格不同，任保留单元格本身，只是清除了其中的内容、格式和附注 - 添加单元格附注 所谓附注，是有关某单元格的注解性文字 - 查找和替换操作,（2） 工作表的编辑利用右键快捷菜单,-工作表的选定 -工作表的插入 -工作表的删除 -工作表的更名 -工作表的移动 -工作表的复制,通过“格式”菜单 “单元格”设置 使用“格式”工具栏 使用条件格式 使用“格式”菜单 “自动套用格式”设置 使用格式刷,（3）工作表的格式化单元格格式化,图表：数值数据的图形化,数据表格,4.3.3 数据的图表化 更直观地显示数据,1、

13、建立图表,使用图表向导创建图表 -工具栏上的“图表向导”按纽 -“插入” “图表” 使用图表工具栏建立图表 按F11快捷键,创 建 方 法,创 建 步 骤,选定图表类型 设置数据源 设置图表选项（选取数据区域，若希望将行首、列头文字标注在图表中必须将它们选在区域中） 设置图表位置（内嵌图表和独立图表）,图表相关名词术语,图例,分类轴 (X),刻度线,数值轴（Y）,.修改图表类型和子类型 .调整修改图表的位置 .修改图表选项 .添加或删除图表的数据系列 .向图表中添加其他文本 利用绘图工具栏上的文本框按纽在图表上插入文本框，并在其中编辑文字。,2、编辑图表,方法：,（1）通过图表菜单，选择相应的

14、子菜单来设置 （2）选定编辑对象后，单击右键，通过快捷菜单来设置 （3）通过图表工具栏来设置,数据清单的基本概念、创建和编辑 数据排序 数据筛选 数据的分类汇总 用数据透视表创建自定义报表,4.3.4 数据管理,1 . 数据清单,数据库： 数据库是专门存放数据信息的文件系统，由文件名、数据结构和数据记录3部分组成。 数据库在Excel中的表示： 数据列表/数据清单 数据列表的特点： 每一行为一组相关数据，相当于一条记录，第一行为字段名，字段名必须为字符串； 每一列的数据为同一类型，每一列为一个字段； 不要出现空行或空列； 数据列表和其他数据之间至少留一个空行 每个列表最好占一个工作表,数据清单

15、,字段,记录,直接在工作表上输入、修 改或删除 通过“数据” “记录单” ， 在打开的“数据清单表”对话框 中编辑,数据列表的编辑,数据管理的三大需求：,排序 筛选 统计： 求和、求平均、求最大值、最小值等等。,（1）简单排序按一列排序 -直接单击工具栏上“升序”按纽和“降序”按纽 （2）复杂排序按多列排序（轻重缓急） 说明：一次排序最多三列，若选择的排序关键字段为4项以上，可通过重复排序来实现。方法是先按照次重要的关键字排序，然后再按照重要的关键字段排序。 -“数据” “排序” 选择排序关键字及排序顺序 （3）自定义排序,注意：排序后，将打乱原有次序，若想回到原有次序，可增加一列数据，其中为顺序的数字序列，对此列数据升序排序，即可按初始顺序显示记录,2 数据排序,3 数据筛选,通过条件的设置，工作表只显示符合筛选条件的记录，而隐藏其它记录。 （1）自动筛选操作：“数据”“筛选” （2）自定义筛选 用户自己设置筛选条件 （3）高级筛选 先建立条件区域,4. 分类汇总,对数据列表进行统计汇总，显示相关信息，利于分析