电子邮件写作技巧.ppt

1、电子邮件写作技巧,张本声,处理邮件三种方式,一、写邮件 。 二、回复邮件。 三、转发邮件。,电子邮件格式四要点,一、收件人 二、抄送 三、 主题（标题） 四、内容。,邮箱地址（收件人）注意事项,收件人： 1.确认传送讯息的对象，并将人数降至最低。 2.传送电子讯息之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰,电子邮件抄送要领,抄送： 1.在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员。 2.一般情况下不要给普通人员抄送。 3.确认抄送讯息的对象，并将人数降至最低，以免造成不必要的困扰,主题填写要领,主题： 1、电子邮件一定要注明主题，因为有许多网络使用者是以主题来决定是否继续详读信

2、件的内容。 2、主题要明确、精练与内容相关，表达出对方需要了解的信息，而且可以区分对同一事物的不同信息。让人一望即知，以便对方快速了解与记忆,邮件内容写作要领（一）,内容 在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要，并求沟通效益。 一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在在线沟通时都可以省略。但称呼，正文，结束，落款，签名四点要尽量完整。 包含以下：,邮件内容写作要领（二）,1、称呼 1)如果有收件人的姓名的话,可以让对方感觉更加友好。 2)若知道对方的性别可以用：*先生、*小姐、*女士 3)如果知道对方的身份可以用：*总经理、*经理、*董事长、总、董、经理、 工,邮件内容写作要领（三

3、）,2、正文：做到主题明确，语言流畅，内容简洁。在撰写正文时还应注意以下几点，以示礼貌和尊重，以免造成不必要的困扰。 1)在撰写英文信函时,只对一两个词进行大写以示强调,全篇都用大写是不礼貌的。在撰写中文的时候，只对部分以示强调的词采用加粗等方式。 2)不要在信件中发泄不满,应面对面的解决。 3)回复信件时,有必要加上部分的原文,以方便对方了解回信内容。 4)若摘录的原文很长,应先把回复内容放到前面,原文内容在后, 5)在收件人明白其意时,才可使用俚语或缩写。 6)如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途；,邮件内容写作要领（四）,3、结束： 1)如果可提供好的选择,应在结尾处提出。如:请

4、您考虑，有任何需要咨询，请电话或EMAIL联系我. 2)最好的结尾要着眼未来。如：希望我们能够达成合作 3)结尾应显示诚恳。如：感谢您抽空洽谈,4、落款/签名： 目前，有不少同仁时常会因为自己的电子信箱中堆满了无数的无聊的电子邮件，甚至是陌生人的电子邮件而烦心不堪。对其进行处理，不仅会浪费自己的时间和精力，而且还有可能会耽搁自己的正事，鉴于此，在邮件中应该有落款/签名，以示身份和礼貌。,邮件内容写作要领（四）,电子邮件写作应五C原则,Correctness 准确原则 Conciseness 简洁原则 Complete 完整原则 Complete 清楚原则 Complete 礼貌原则,一、准确原

5、则,由于公务电子邮件涉及的是公务活动双方的权利、义务关系，其准确性沟通至关重要。具体而言，不仅电子邮件的语法、标点符号和拼写要做到准确无误，电子邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。,二、简洁原则,简洁原则是公务写作最重要的原则，指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短词语。其词汇特征是用语简洁，语言简明扼要。 一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写作的时间，也会给阅读者带来不必要的麻烦，故公务电子邮件应以简明扼要为第一要务。,三、完整原则,公务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者所需要的信息，尤其像盘、询问事务及具体执行等需要回函的电子邮件，更需要清楚完整，因为只

6、有包含具体信息的邮件，才能达到良好的沟通效果。邮件是否完整，可以用5W1H来检验，即who，when，where，what，why和how。,四、清楚原则,公务电子邮件的写作要做到层次清楚，用词准确,五、礼貌原则,公务电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则。鉴于电子邮件直接影响到与客户合作的成败，客我双方应十分注重措辞方式，要婉转、礼貌，使对方轻易接受。在写作电子邮件时，可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求。,小结,随着公司对外活动的不断扩展，电子邮件的重要性也日益明显。同时，网络普及、沟通便捷，往往会让写作者忽视电子邮件应有的规范和格式，就出现这样或那样的问题。然而准确规范的电子邮件，不仅能反应写信人文