ISO9001及ISO14001内审员培训审核流程.ppt

1、1,内审员培训 (ISO9001/14001) 主讲人：郭光明老师,2,目录,审核概述 审核员要求 审核原则 审核过程,3,一、 审核概述,管理体系审核： 客观地获取审核证据并予以评价，以判断组织的管理体系是否符合所规定的管理体系审核准则的一个系统化，并形成文件的验证过程，包括将这一过程的结果呈报管理者。 客观性（证据）、系统性（计划、步骤）、文件化（过程、结果）,4,一、 审核概述,体系审核分类,认 证 机 构,组 织,顾 客,供 应 商,第一方审核,第二方审核,第二方审核,第三方审核,5,一、 审核概述,第一方审核的主要目的 评价组织自身的管理体系。 验证是否持续满足规定的要求 作为一种重

2、要的管理手段和自我改进的机制，及 时发现问题，采取纠正或预防措施，使体系不断 完善，不断改进。 在外部审核前做好准备。,6,一、 审核概述,第二方审核的主要目的 当有建立合同关系的意向时，对供方进行初步评价。 在有合同关系的情况下，验证供方的管理体系是否 持续满足规定的要求并且正在运行。 作为制定和调整合格供方的依据之一。 沟通供需双方对质量、环境要求的共识。,7,一、 审核概述,第三方审核的主要目的 确定管理体系要素是否符合规定要求。 确定现行的管理体系实现规定的目标的有效性。 确定受审方的管理体系是否能被认证/注册。 为受审方改进其管理体系的机会。 减少许多重复的第二方审核。 提高企业声誉

3、，增强竞争能力。,8,一、 审核概述,审核的目的： 验证管理体系是否 （1）符合审核准则 （2）有效的实施与保持,9,一、 审核概述,审核的范围 （1）要素(标准的要素）,（2）现场,部 门,区 域,（3）与管理体系有关的产品范围,10,一、 审核概述,审核准则 （1）ISO14001和ISO9001管理体系标准 （2）适用的法律、法规及其他要求 （3）管理管理体系文件 （4）惯例（包括合同要求）,11,审核的时机和频度,外部审核前个月 体系初步执行后个月 每半年一次 重要客户监察前,一、 审核概述,12,第二方审核的时机和频度,重要供应商半年一次 有大量新产品委托加工时 出现严重质量、环境问

4、题时,一、 审核概述,13,一、 EMS审核概述,特殊情况下进行计划外内审： （1）发生了严重的质量、环境问题或相关方有严 重投诉； （2）组织的组织结构、职责和权限、产品、环境 方针和目标、生产技术及装备以及生产场所 等有较大改变； （3）换证审核。,14,二、审核员要求,审核员应具备素质与能力： 审核员资格 口头与书面表达能力 人际交往能力 保持独立性、客观性的能力 组织、协调能力 正确判断能力 灵活反应能力,15,二、审核员要求,审核组长应具备素质与能力： 我不但是合格审核员，我还能： 审核员！ 应像我这样！,16,二、审核员要求,审核员应具备下列方面的最新知识： 环境因素； 适用的法律

5、、法规及相关文件 的要求； 进行审核所依据的管理体系 及有关标准； 审核的程序、过程与技术。,17,二、审核员要求,审核组长的职责： 确定审核准则与范围； 获取所需的背景资料； 制定审核计划； 领导审核组进行审核准备； 召开首次会议； 解决审核中出现的问题； 召开小组会议； 召开末次会议； 编写审核报告。,18,二、审核员要求,审核员的职责： 编写检查表； 按计划实施审核； 记录审核； 编写不符合报告； 整理审核资料； 对纠正、预防措施进行跟踪、验证。,19,三、审核原则,1、独立性、客观性的原则 独立于所审核的活动。 客观应： 不抱成见、不泄恶气、 不开后门、不兜圈子； 要一视同仁、 要追根

6、究底、 要铁面无私。,20,四、 审核过程,审核的一般顺序,纠正/预防跟踪,汇总分析,审核报告,审核实施,审核准备,启动审核,21,四、审核过程,1、审核启动 领导重视是关键。 管理者代表亲自主抓。 落实工作职责，固定职能部门来管理。 建立一支合格审核员队伍。 有一套正规的文件化的审核程序。 建立管理体系时应考虑审核工作。,22,四、审核过程,2、审核准备 1 编制内审计划 2 组成审核组 3 收集有关文件 4 编写内审检查表 5 通知受审核部门并约定时间,具体工作,23,审核准备-编制内审计划,审核计划,集中式审核,滚动式审核,24,四、审核过程,2、审核准备组成审核组 由管理者代表指派内审

7、组长和内审组员组成。 审核员应具备： 对公司的熟悉程度 业务范围不能与其审核范围重叠 专业知识 为受审部门所接受,25,四、审核过程,2、审核准备审核计划-见附件 实施计划应包含的内容： 审核目的 审核范围 审核准则 审核起止日期 审核组成员 审核日程安排及分组审核的部门、审核的要素,26,四、 审核过程,部门的规模 工作的复杂程度 职责大小 涉及的条款 重大EA的多少 上次审核的结果 审核员的能力,审核时间分配需考虑：,27,四、 审核过程,2、审核准备 收集有关文件 提前翻阅前面的内审报告，对易出问题点特别注意。 相关部门审核时要注意相关文件与其它部门之接口 是否明确，内容是否协调。 对通

8、用文件要一并考虑。 注意外来文件的检查。 三级文件一般应到现场查询。 事先记录文件审查问题点，编写记录表单。,28,四、审核过程,2、审核准备检查表 检查表的作用 加深审核员对审核准则的掌握 一次编写，就是一次审核练习； 明确与审核目标有关的样本 便于审核员自我控制； 有助于提高效率； 便于作好审核记录；,29,四、审核过程,ISO9001 被查部门对应的QMS要素究竟有哪些？ 这些QMS要素对应的手册如何规定？ 程序文件、指导书有哪些规定？ 这些要素是否按照规定要求进行控制？ 被查部门管理内容及重点管理内容有哪些？ 与管理内容及重点内容对应的法律法规和 其他要求及管理文件有哪些规定？ 这些管

9、理内容是否按照规定要求进行控制？,30,四、审核过程,ISO14001 被查部门对应的EMS要素究竟有哪些？ 这些EMS要素对应的手册如何规定？ 程序文件、指导书有哪些规定？ 这些要素是否按照规定要求进行控制？ 被查部门EA及重大EA有哪些？ 与EA及重大EA对应的法律法规和其他要求 及环境管理文件有哪些规定？ 这些环境因素是否按照规定要求进行控制？,31,四、审核过程,2、审核准备检查表 如何设计检查表： 体现关键问题 体现抽样方法 体现审核的手段 检查表应有可操作性。 按部门审核时，要包括涉及的要素；,32,四、审核过程,检查表（ISO14001例） 被审核部门：污水处理站 审核员：吴先生

10、 要素 序号 审核项目 审核方式 审核结果 4.4.1 1 污水站站长的职责是什么 与站长交谈 4.3.1 2 污水站有哪些EA和重大EA 查EA及重大EA 记录和询问 4.3.1 3 EA和重大EA是如何控制的 询问且阅读文件 4.3.3 4 建立了哪些目标与指标 询问且阅读文件 5 有哪些管理方案 询问且阅读文件 4.5.1 6 目标指标及方案的执行结果 查相关记录 4.5.4 如何 4.5.3 7 未达到要求时的对策是什么 询问且查记录 4.4.2 8 员工是否清楚操作流程和方 法,是否了解相关药品的管理 交谈和询问 要求,出现异常应如何处理 4.4.3 9 污水处理的结果如何上报 询问

11、且查记录 问题如何反馈,33,四、审核过程,检查表（ISO14001例） 被审核部门：污水处理站 审核员：吴先生 要素 序号 审核项目 审核方式 审核结果 4.4.5 10 现场是否有有效的文件 观察 4.4.6 11 员工是否按规定进行操作 观察且提问 12 现场的污泥等废物是否按 观察及查记录 规定地管理 4.4.7 13 是否有控制紧急情况设施 观察.询问且 和程序 阅读文件 4.5.1 14 是否设立了流量计且进行 观察且查记录 流量计量,流量计是否经过 校准 15 还监测哪些项目 询问且查记录 4.5.3 16 未达到要求时的对策是什么 询问且查记录 对策后的效果如何 4.5.4 1

12、7 监测.污泥处理.运行记录是 询问且查记录 否按规定保管.且能查看到,34,四、审核过程,检查表（ISO9001例） 销售部门检查表 （该部门中心职责为合同评审、成品交付和售后服务）,35,四、审核过程,检查表（ISO9001例）,36,四、审核过程,检查表（ISO9001例）,37,四、审核过程,2、审核准备 通知受审核部门并约定审核时间 提前3-5天通知受审部门。 确定陪同人员。 其它事项。,38,四、 审核过程,3、审核实施,首次会议,收集审核证据,审核发现,末次会议,39,四、 审核过程,3、审核实施首次会议 介绍审核组成员。 确认审核范围、目的和进度。 介绍审核采用的方法和程序。

13、确认末次会议的时间和地点。,40,四、 审核过程,3、审核实施需注意的问题： 审核组长应控制审核的全过程。 要相信样本。 选择样本要有代表性，应由审核员随机抽样。 要依靠检查表，若偏离检查表，应小心谨慎。 当发现不合格时，要调查研究到必要的深度。 与被审方负责人共同确认事实。 始终保持客观、公正和有礼貌。,41,四、 审核过程,3、审核实施收集审核证据 常用的方法： 谈一谈 看一看 查一查,42,四、 审核过程,3、审核实施收集审核证据（9001） 以合同及其控制为主线的审核思路,合同评审,生产计划,物料采购,进货检验,物料管理,生产过程记录,成品检验,出货记录,43,四、 审核过程,3、审核

14、实施收集审核证据（14001） 以EA及其控制为主线的审核思路,EA,重大EA,目标/指标,管理方案,运行控制,应急准备/响应,监测/测量,纠正/预防,44,四、 审核过程,3、审核实施收集审核证据 问的类型： 开放式的问 封闭式的问,45,四、 审核过程,3、审核实施收集审核证据 要追根究底、溯本究源； 不要浅偿辄止、沾沾自喜； 要体谅他人，不要抓小辫子； 特别强调的是，对文件有质疑的地方， 务必要验证，不得妄下断语。,46,四、 审核过程,3、审核实施收集审核证据 观察的技巧（9001） 首先要看与质量有关的各种操过程度作是否被识别并规定； 再看设备设施是否按规定设置； 操作人员是否按规定

15、执行； 各种物料设备是否都标识明确； 文件是否为失效文件等。 对观察到的问题作为切入点，,47,四、 审核过程,3、审核实施收集审核证据 观察的技巧（14001） 首先要看环境因素和重要的环境因素是否被漏识别； 废弃物分类、化学品的管理、消防器材的准备与维护、 环保设施的运行等。 对观察到的问题作为切入点，,48,四、 审核过程,3、审核实施收集审核证据 较好的工作习惯是获得成功的保障： 做好准备工作有备而来 守时对方不敢慢待 坚持被问者要自己回答问题 少说话对方才不会跑题 避免误解 问题要清晰 有礼镇定,49,四、 审核过程,3、审核实施收集审核证据 应处理好以下项目： 好争辩的被审核者 胆

16、怯的被审核者 被审核者不在 文件不存在 预先准备好样本 被审核方频繁接电话或离开,50,四、 审核过程,3、审核实施收集审核证据 审核员应控制审核过程，避免以下事项： 被转移项目 被引导或误导 陷入困境 被受审核方带领审核的节奏 同时问个以上问题,51,四、 审核过程,3、审核实施收集审核证据 发现问题时须：,勿批评 进一步調查和追踪 记录细节 保持客观 自我判断 有不符合事项须坚持,避免争论 勿烦躁 勿偏袒 有效管理时间 正确态度 勿幸灾乐祸 勿使领班失面子,52,四、 审核过程,审核准则：审核员用来同所收集的关于主题事项的审核证据进行比较的方针、惯例、程序或要求。 审核证据：关于事实的可验

17、证的信息、记录或陈述。 审核发现：将收集的审核证据与审核准则进行比较所得出的评价结果。 审核结论：审核员关于审核主题事项的专业判断或意见，它应基于并仅限于审核员根据审核发现所做的论证。,53,四、 审核过程,3、审核实施审核发现 如何判别客观证据： 存在的客观事实可以成为客观证据，而主观分析、 推断、臆测要发生的事不能成为客观证据。 质量、环境活动的负责人的谈话可以成为客观证据，传闻、其他人的谈话不能成为客观证据；面谈的信息应通过实际观察、测量和记录等其他渠道予以验证。 现行有效的文件规定和记录可成为当前发生的质量、环境活动的的客观证据。,54,四、 审核过程,3、审核实施审核发现 客观事实判

18、别（例）： 某公司的工程师小张接到公司办公室的通知请其到会议室开会。小张在去开会的路上被车撞伤，被送往医院。办公室在接到通知后，询问小张情况，医院的人说小张还没有脱离危险，可能正在进行手术，并请公司尽快去人处理此事。,55,四、 审核过程,3、审核实施审核发现 请说明以下属于客观事实的判断： 1. 工程师张先生接到办公室通知开会。 2. 小张在去公司开会的路上被车撞伤。 3.医院通知公司小张发生意外。 4.小张正在危险期。 5.小张正在做手术。 6. 小张被一辆汽车撞伤。,56,四、 审核过程,3、审核实施审核发现 不合格的定义： 没有满足某个规定的要求。 “规定的要求”来自： 有关的法律、法

19、规、管理标准、管理手册、 合同、程序文件和工作文件等 必须遵循的文件。,57,四、 审核过程,3、审核实施审核发现 不合格项的分类 可根据不合格的严重程度分为严重不合格和轻微不合格 及观察项（证据不足时）。,58,四、 审核过程,第一类不符合事项严重不合格 系统某条文未考虑（漏掉）或完全没有执行 区域性不合格 普遍性轻微不合格 不符合法规或违法 明显的需立即整改的重大EA未识别控制 目标指标未执行（无效不实际）或未达成且未被发觉 发生重大环境事故 受到当地环保部门处罚 第二类不符合事项仍未改善（年审） 无持续改善EMS绩效的证据（年审）,59,四、 审核过程,3、审核实施审核发现 不符合报告编

20、写： 审核准则 客观证据（违反的事实） 不符合准则的条款,60,四、 审核过程,3、审核实施审核发现 不符合项报告（例） 审核员：赵本山审核日期：09年3月23日 审核部门：行政部 不符合项描述: 规定，环境重要岗位人员必须经能力测定；查行政部危险废弃物处理人员工号96018，没有证据证明对其进行能力考核。 违反标准ISO 14001 4.4.2 审核组长：刘德华管理代表：成龙,61,四、 审核过程,3、审核实施审核发现 不合格报告编写须注意： 、报告不要指名道姓； 、语言要言简意赅； 、语言兼顾标准化和口语化； 、要考虑适当的合并同类项； 、字迹要清晰可辨； 、标准条款要恰当。,62,四、 审核过程,3、审核实施末次会议 审核小组组长准备末次会议，内容包