办公室接待礼仪与会务PPT幻灯片.ppt

1、,办公室接待礼仪 及会务工作,嘉华融通投资基金管理（北京）有限公司,1,迎来送往、会议、接待是办公室工作的重要工作之一，也是体现办公室工作能力和水平的重要方面。 办会、接待中的礼仪，最能反映办公室工作人员的礼仪素质、办事效率。 在很大程度上也代表嘉华融通的总体形象。,前 言,2,如何保持良好的仪表形象？,一是精神要饱满自然，态度要和蔼端庄。 二是多用礼貌有语。 三是尊重隐私。 四是体现女士第一 五是着装要得体，着装要体现整体性、个性、和谐性。 六是餐饮要规范。,面、手、衣、履要洁净。 说话客气，注意身份。 在公共场所应保持安静，遵守秩序， 不打搅、影响别人。 遵时守约。,如：您好、请、谢谢、对

2、不起，再见。,与人交往时做到五不问， 即不问年龄、不问婚否、不问去向、不问收入、不问住址。,即时时处处做到女士优先、保护女士。 男女同行时，男士应走靠外的一侧， 不能并行时，男士应让女士先行一步。,男士衣着的颜色不能超过3色，否则就会显得杂乱，不够庄重。 袜子一般应穿与裤子、鞋子同类颜色或较深色的颜色。 通常情况下男士均穿便服，便服包括外衣、夹克、衬衣、T恤衫和各式西装。 但出席正式、隆重、严肃的会议或特别意义的典礼，则应穿深色西装或礼服。,要坐得端正，双腿靠拢，两足平放。双手和手肘部要离开桌子，不扒在桌上。 主人示意开始时，客人才能开始。 进餐时要细嚼慢咽，不要发出大的声响。 敬酒时，上身挺

3、直，双腿站稳。劝酒要适可而止，切忌饮酒过量。 用筷子时，一旦夹上食物，不要停留时间过长。 夹菜时，筷子不要在盘子里乱搅，也不要把筷子伸到太远的菜盘里。 （西餐时，左手持叉，右手持刀。上一道菜，使用相对应的餐具。如临时离座，刀叉在盘内摆成“八”字形，表示尚未用完。如用餐完毕，则将刀叉并排横斜放在盘内，柄朝右。） 自助餐时，要按顺序自动取食，不要抢先；所取食物最好吃 完，不要浪费,3,一、迎接客人的礼仪 二、办公室接待访客的礼仪 三、为客人介绍和引见时的礼仪 四、手、问候、交换名片的礼仪 五、陪客人乘车时的礼仪 六、陪客人行路时的礼仪 七、会见会面时的礼仪,目录,办公室接待礼仪,4,一：迎接客人需

4、要注意的礼仪！,5,准确了解客人身份、人数、性别、车次、航班，提前准备好交通工具、预订住宿。 安排与客人身份、职务相当或相应的人员前去迎接。 主人应提前到达车站、机场恭候。 接到客人后，首先问候 。“一路辛苦了”、“欢迎您来到xxx”等等。 作介绍和引见。如果有名片，可送予对方。 帮客人办理好手续并将客人领进房间，同时向客人介绍住处的服务、设施，将活动的计划、日程安排、地图或旅游图、名胜古迹等介绍材料交给客人。 不要立即离去。可视情况稍作停留，热情交谈，可介绍客人参与的活动、当地风土人情、天气等。 不宜久留。考虑到旅途劳累，让客人早些休息。,6,二：办公室接待一般访客要注意的礼仪！,7,以愉快

5、的心情向来访者打招呼。必须站起来向到访者的人表示欢迎！（注意称呼） 问明客人身份，欲访何人，所为何事，是否预约。填写签到表 请客人稍候，为客人联系要找的负责人，征得负责人同意，可引导客人前往。 客人到来时，我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供茶水、杂志，如果可能，应该时常为客人换饮料。 接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势。 客人要找的负责人不在时，要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负责人到对方单位去。,办公室接待一般访客时的礼仪？,8,接待

6、多个访客时的注意事项：,（1）应该依访客的先后顺序进行处理 ： A、请访客按顺序在沙发上候坐； B、如令他们等候，要向访客说声：“对不起，令您久等了。” （2）联络会晤人员： A、联络后，引领访客到会客地点并向访客说：“已联络了 。他现在正在前来接待处，请先坐一下。” B、如需等待或会晤人员没空时，询问访客可否由其他人作代表来与他会晤。,9,三：为客人介绍和引见时需要注意的些礼仪！,10,介绍时，要有礼貌地用手示意，但不要用手指指点点 1） 职位的高低不同： 首先将职位低的人介绍给职位高的人。然后将高职位的人介绍给低职位的人。 应简要说明被介绍人所在单位、职务及姓氏，如“这位就是局刘局长，同志

7、”。 2）不同年龄的人 ：首先介绍年少的人给年长的人，然后才将年长者介绍给年少的人。 3）其中一方是自己公司的人 ：首先将自己公司的人介绍给公司以外的人认识。 4）男性与女性 ：一般来说，先将男性介绍给女性。但如果男性的年龄较长或职位较高时，则刚好相反。 5）地位与年龄相仿的人： 此时将与你较熟的一方介绍给你不太认识的对方。 6）要求介绍的人： 首先介绍那位要求介绍的人。 7）一个人对很多人时 ：首先将那个人介绍给那一班人认识。,为客人介绍和引见时的礼仪？,11,四：握手、问候、交换名片，需要注意的礼仪？,谁先伸手？ 问候什么？,12,握手礼仪,同性之间的握手应当有力，以示热情友好；反之，如果

8、有气无力或轻轻的碰一下，就会使对方产生冷淡、疏远的感觉。 异性间的握手无需用力，只需要轻轻的握一下即可。 原则一：领导同志或身份较高的人先伸手。 原则二：女性先伸手。 原则三：如果客人有意同你握手，就应当主动把手伸过去；如果无意同你握手，则不要勉强。,13,问候礼仪,一般的问候（不大熟悉或初次见面） 可以说“你好”、“一路辛苦了”之类。 特殊性的问候（用于彼此已相识、关系比较密切） 一般询问一下对方的工作、身体情况；如果关系比较密切，也可以询问一下对方的家庭情况。 问候时的称呼： 是领导同志则直接称呼姓加职务。 一般同志就称呼姓或名，较熟悉的同志叫名更亲切。 在外事活动中，对国外女性的称呼分夫

9、人、太太、小姐、女士四种。没搞清对方是否已婚时，称女士或小姐为好。,14,交换名片的礼仪,1、事前的准备： 前往会客室接见客人时，别忘记带干净的新名片； 把名片放在上衣的袋内或裤袋中都不好，应把名片存放在名片夹内。 平时准备多些名片，不要在客人面前出现名片已用光的情况或是掏出很脏的名片。 2、交换名片时的礼仪：用双手拿着名片的两角，名片的正面向上面向对方，并说：“我是XX，请多指教。”一般来说，来访者或地位较低的要先拿出名片。 3、收下对方名片时礼仪：用双手接取对方递交的名片。 接受时点头示意，并拿着名片的空白部分，把名片接过来后，念名片。 在会唔中，如有很多名片同时交换时，可在桌上将客人的名

10、片逐一与他们的座位对应排好，便于认识客人。 4、事后的整理： 事后的整理： 当会客完毕送走客人后，返回自己座位，将刚才的名片拿出来整理后才保存下来。,15,五：陪客人乘车需要注意的礼仪！,上下车次序？ 乘车座次如何安排？,16,乘车时，接待人员要代客开车门，请领导或来宾先上车，而后自己再上车，待领导和来宾坐稳后再关门。 下车时，要主动为领导或来宾打开车门。 乘车座次礼仪,17,18,19,六：陪客人行路需要注意的礼仪！,20,1.走廊上：,接待人员走在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。 当访客走在走廊的正中央时，接待人员要走在走廊上的一旁。偶尔向后望，确认访客跟上。 当转弯拐角时，应走

11、在客人的左前方数步的位置，要用手示意方向，同时礼貌地说：“请往这边走。”,21,2.楼梯上,先告知客人，目的地在X楼。 上楼时，应该让客人走在前面，因为一般以为高的位置代表尊贵。接待人员走在后面。下楼时，接待人员走在前面，客人在后面。 上下楼梯时，接待人员应该注意客人的安全，一般客人走内侧、靠墙的一侧，接待人员走外侧、靠扶手的一侧。（不应并排行走， 而应当右侧上行，左侧下行。）,22,接待人员先进入电梯，按住 开的按钮，等客人进入后关闭电梯门，按动目的楼层按钮，同时告诉访客目的地是在第几层。 如果访客不只一个人，或者有很多公司内部的职员也要进入电梯并站在一角，按着开启的掣，引领访客进入，然后再

12、让公司内部职员进入。即是说访客先进入，以示尊重。 离开电梯，则刚好相反，按着开启的掣，让宾客先出。如果你的领导也在时，让你的领导先出，然后你才步出。,3.电梯内,23,陪客人行路的注意事项：,陪同客人行路，主陪通常应请客人位于自己的右侧，以示尊敬，自己并排走在客人的左侧；随同人员，应走在客人和主陪人员的后面或两侧偏后一点。 如果环境比较复杂，接待人员应该始终在前引路。左右、内外同上。,24,七：办公室布置礼仪,25,办公室环境礼仪,禁止在办公区吸烟、扎堆聊天、大声喧哗；节约水电；禁止在办公家具和公共设施上乱写、乱画、乱贴；保持卫生间清洁。 饮水时，如不是接待来宾，应使用个人的水杯，减少一次性水

13、杯的浪费。不得擅自带外来人员进入办公区，会谈和接待安排在洽谈区域。最后离开办公区的人员应关电灯、门窗、及室内总闸。 个人办公区要保持办公桌位清洁，非办公用品不外露，桌面码放整齐。当有事离开自己的办公座位时，应将座椅推回办公桌内。 下班离开办公室前，使用人应该关闭所用机器的电源，将台面的物品归位，锁好贵重物品和重要文件。,26,办公室相处礼仪,真诚合作 同事之间属于互帮互助的关系，俗话说一个好汉三个帮，只有真诚合作才能共同进步，达成共赢，公司才有发展。 同甘共苦 同事的困难，通常首先会选择亲朋帮助，但作为同事，应主动问讯。对力所能及的事应尽力帮忙，这样，会增进双方之间的感情，使关系更加融洽。 公

14、平竞争 同事之间竞争是正常的，有助于同事成长，但是切记要公平竞争，不能再背后耍心眼，做损人不利己的事情。 宽以待人 同事之间经常相处，一时的失误在所难免。如果出现失误，应主动向对方道歉，,27,八：,电话礼仪,28,接听电话前：,准备记录工具：如果大家没有准备好记录工具，那么当对方需要留言时，就不得不要求对方稍等一下，让宾客在等待，这是很不礼貌的。所以，在接听电话前，要准备好记录工具，例如笔和纸、手机、电脑等。 停止一切不必要的动作：不要让对方感觉到你在处理一些与电话无关的事情，对方会感到你在分心，这也是不礼貌的表现。 使用正确的姿势：如果你姿势不正确，不小心电话从你手中滑下来，或掉在地上，发

15、出刺耳的声音，也会令对方感到不满意。 带着微笑迅速接起电话：让对方也能在电话中感受到你的热情。,29,接听电话,三声之内接起电话,接听电话还要注意： 注意接听电话的语调，让对方感觉到你是非常乐意帮助他的，在你的声音当中能听出你是在微笑 注意语调的速度； 注意接听电话的措辞，绝对不能用任何不礼貌的语言方式来使对方感到不受欢迎； 注意双方接听电话的环境； 注意当电话线路发生故障时，必须向对方确认原因； 注意打电话双方的态度。,30,当听到对方的谈话很长时，也必须有所反映，如使用“是的、好的”等来表示你在听。 主动问候，报部门介绍自己； 如果想知道对方是谁，不要唐突的问“你是谁”，可以说“请问您哪位

16、”或者可以礼貌的问，“对不起，可以知道应如何称呼您吗？”； 须搁置电话时或让宾客等待时,应给予说明，并致歉。每过20秒留意一下对方，向对方了解是否愿意等下去。 转接电话要迅速：每一位员工都必须学会自行解决电话问题，如果自己解决不了再转接正确的分机上，并要让对方知道电话是转给谁的。 感谢对方来电，并礼貌地结束电话,在电话结束时，应用积极的态度，同时要使用对方的名字来感谢对方。 要经常称呼对方的名字，这样表示对对方尊重。 当手机出现未接电话时要及时回复短信或者电话，询问是否有要事等 若非有要紧事，晚上十点后尽可能不要给任何人打电话，以免打搅别人休息,31,问候礼仪,以问候语加上单位、部门的名称以及

17、个人姓名。它最为正式。 以问候语加上单位、部门的名称，或是问候语加上部门名称。它适用于一般场合。以问候语直接加上本人姓名。它仅适用于普通的人际交往。需要注意的是，不允许接电话时以“喂喂”或“你找谁呀”作为“见面礼”。特别是不允许一张嘴就毫不客气地查一查对方的“户口”，一个劲儿地问人家“你找谁”、“你是谁”，或者“有什么事儿呀”，这样一来，别人在厌恶之余就会难接,32,打电话,打电话时，需注意以下几点： 要选好时间。打电话时，如非重要事情，尽量避开 受话人休息、用餐的时间，而且最好别在节假日打扰 对方。 要掌握通话时间。打电话前，最好先想好要讲的内容，以便节约通话时间，不要现想现说，“煲电话粥”

18、，通常一次通话不应长于3分钟，即所谓的“3分钟原则”。 要态度友好。通话时不要大喊大叫，震耳欲聋。 要用语规范。通话之初，应先做自我介绍，不要让 对方“猜一猜”。请受话人找人或代转时，应说“劳驾”或“麻烦您”，不要认为这是理所应当的。,33,一、会议准备 二、会议前 三、会议中的注意事项 四、会议服务 五、会议后,目录,会务工作,34,会务工作的原则,35,会议礼仪,是召开会议前，会议中，参议后及参会人员应注意的事项，懂得会议的礼仪对执行精神有很大的促进作,36,一、会前准备,确定会议主题与议题（要有确实的依据， 必须要结合本单位的实际，要有明确的目的） 确定会议时间（会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席） 确定会议所需用品和设备（必备用品是指会议需要的用品和设 备，包括文具，桌椅，茶具，扩音设备，照明设备，空调设备 投影和音像设备等） 确定与会人员名单（包括出席会议和列席会议的有关人员， 根据会议的性质，议题，任务来确定与会人员） 确定会议地点（要根据会议的规模，规格和内容等要求来确 定，有时也考虑政治，经济，环境等因素） 拟发会议通知（会