视野培训：高效会议的组织与实施.ppt

1、高效会议的组织与实施,视野培训高级讲师,祁建华简介 东方视野教育培训公司资深讲师 04年中国优秀培训师10强 清华大学特聘讲师, 美国最大培训公司阿拉莫公司授权讲师 （领导者之剑） 美国科维培训公司授权讲师 (高效人士的七个习惯） 美国领导力研究中心授权讲师 （情景领导） 经历：在国际500强企业从事管理15年（惠普/朗讯科技） 在股份制企业，民企工作经验 从业行业：IT业，通讯业，证券业，机械制造业 职业经验：人力资源，行政管理，生产制造，培训管理 历任：副总裁，人力资源部长，生产总监，培训中心主任 历任社会职务： 中国企业培训与管理协会理事， 北京外企人力资源协会会员， 美国行政管理协会会

2、员， 中国人才研究会金融人才专业委员会会员单位代表,4, 会议中的应对处理 常见的各类会议陷阱 避开会议陷阱技巧 与会者类型分析 如何应对各类人 5，会议的跟踪系统 会议备忘录使用 建立会议追踪体系 追踪体系要点 6，全公司级会议 企业月度员工会 如何组织月度员工会 7，召集小型会议 召集小型会的技巧 开小型会的要点 8, 大型会议管理实务 大型会议的操办 大型会议的管理范围 筹划时的关注要点 实施中的控制与管理 案例演练,高效会议组织与实施大纲,1,会议的类别与角色 正确树立会议目的 正式与非正式会议 会议的类别 会议主持人的角色 会议的陷阱 2,会议策划 建立效率模式 选择出席人 如何策划

3、会议 会议计划表的规范 会议室的安排 会议工具的准备 3,会议沟通技巧 让参会者有准备而来 科学地安排时间 主持会议人的职责 会议中的管理手段 发言与倾听 总结会议的能力,高效会议组织与实施目的,了解如何减少会议次数 学会如何减少会议时间 掌握怎样推动/执行会议决议 确定合适人员参加会议 有效地解决问题 有效的会议追踪 学会安排各种类型会议 防范各种会议中的障碍与疏漏,企业会议的通病,各类会议多，一个接一个 经理人埋头于文山会海里 没有统筹安排各类会议 没有在年初统一规划各类会议 会议成效差 会议通知草率 会议通知只提开会，不告知内容 参会人来不及/无法准备 随意选择与会人 会议不能准时结束

4、会议没有追踪系统,检讨你们企业有哪些通病？,会议的一般类别,正式会议,非正式会议,研讨会,工作会,计划/ 总结会,演讲会,碰头会,电话会,工作餐会,员工会,即兴会,1,会议的类别,生产型企业会议类别,1,会议的类别,研发会,运营会,采购会,供应会,生产会,计划会,质量会,IT 会,财务会,人事会,新产品上市发布会 挑战全国前三强誓师大会 2002年营销战略研讨会 解决近期品质问题小组会议 集团运动会筹备小组会议,会议的类别细分,1,会议的类别,会议的类别细分,股东会,高层决策会,业绩回顾会,年初动员会,董事会,客户调查会,计划工作会,质量工作会,新闻发布会,客户联谊会,员工联欢会,深入基层会,

5、午餐会,专题报告会,进度会,落实任务会,产品发布会,提案会,1,会议的类别,适合的参会人数,1,会议的类别,举办会议的自问,为什么要开会？ 真的有必要开会吗？ 确立会议的目的 会有那些阻力？ - 人员， - 场地， - 资金， - 资料， - 反对派， - 时机， - 设备， - 其他冲突 如何寻求支持？,-会议成功要素,2, 会议的 策划,举办会议的成功要素,会议前的 准备,会议中的 控制,与会人的 培训,会议服务,会议后的 追踪,2, 会议的 策划,举办会议的自问,举办会议,目的,问题,目标,成本,-会议成功要素,2, 会议的 策划,80:20 定律,投入,产生,产出,消耗80%的时间 （

6、占多数次要的 问题）,80%的效果,花费20%的时间 （占少数重要的 问题）,产,生,20%的效果,原则：会议中先解决少数重要的问题，再解决多数 不重要的问题,2, 会议的 策划,80:20原则的应用,报纸,工作任务,工作汇报,会议内容,电话,客户贡献,销售,产品功能,家务活,超市货物,废品,生产成本,2, 会议的 策划,策划企业全年会议,列出全体部门 部门会议类别 生产淡季/旺季 列出跨部门会议 规划草案 与各部门沟通 调整计划 公司会议达成共识 向全体经理公布 按计划执行,2, 会议的 策划,会议准备检查表,2, 会议的 策划,机见表层。3。4,会议领导人的角色,主持人,参与者,听众,指导

7、者,观察员,2, 会议的 策划,会议的三项功能,信息收集 书面 简报 数据 图表 流程图 图象,做出结论 分析判断 推理预测 方案评估 供决策/做决策,沟通与分析问题 主导控制 问题的要因 确认要因，幅度大小， 区域所在，趋势 问题的风险,3,会议的 沟通技巧,会议的组织模式,场地佈置,会议规划,会议协调,总体计划,设备佈置,时间管理 规则,书面文件 形式,记录形式,主持人风格,服务人员,3,会议的 沟通技巧,主持工作例会技巧,控制会议 效率,会议结论,提升效能,界定问题重点 处理问题方向 目标标准 下手点 行动原则 可能的效应 完成任务实效,分离主题为子题，先议子题 举例说明式 意见人的参与

8、式 下属参与式 技术简报式 播放VCD/录像式 气氛感染式,3,会议的 沟通技巧,主持会议技巧,纲要准备,文字布达,同向解决,整体，个体 冲突化解决,分段开会法,决策性分工,休息式沟通,移交下属 沟通法,会后企划法,3,会议的 沟通技巧,让参会者有准备,3,会议的 沟通技巧,计划安排 提前预告 时间表 与会人,会议与行医的类比,3,会议的 沟通技巧,会议通知案例,各位经理： 兹定于下星期三（4月26日）召开生产运营会。 时间从下午14点至17点。 请各位经理于下星期一务必告知你部门的会议议题， 发言时间，各类需要在会议上分享的信息，以便能 够帮你提前安排。 请采购部，计划部， 质量部，工程部，

9、仓储部 生产部，设施部各位经理准时参加。 顺致 敬礼！ 祁建华 2002年4月22日,3,会议的 沟通技巧,会议时间安排原则,3,会议的 沟通技巧,职业健康保护 注意力曲线 安排一目了然,注意力效率曲线,5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60,100% 80% 60% 40% 20% 0,会议前要注意安排议程及休息,医学科学家建议：连续工作1小时要休息，时间以10分钟为宜,3,会议的 沟通技巧,02年第4次运营会议,时间 主题 负责人 14:00-14:10 Action Item Review Qi Jianhua 14:10-14:20 Ribbon Fibe

10、r Analysis Zhao Shengbo 14:20-14:25 Operator T Shirt Qi Jianhua Labor protection shoes 14:25-14:40 Engineering Y2K Issue Daniel Rao Ribbon #403 3rd Line update 14:40-14:55 PCD/Warehouse Fiber Rocky Chen Fiber Utilization Fiber Stock 14:55-15:10 Temperature Chamber Chemecal Storage Hao Gang Fork Lift

11、 maintanance 15:10-15:25 Raw material testing Ribbon Cindy line capacity analysis 15:25-15:40 2nd half raw mat.plan Xiao lei 15:40 Round Table All 15:4016:00 Wrap up,3,会议的 沟通技巧,规划一次会议议程,有效控制会议,申明时间表 按时间表进行 发言点名 时间控制 黄牌提示 红牌罚下 圆桌发言,3,会议的 沟通技巧,需要定义团队 需要修订和增加团队功能 团队功能：知识，经验，传统，对事务的判断，对事务的理解 团队内对决策持反对态度

12、者只有10， 90则是事前没有沟通造成 团队内分享知识和经验的能力叫做组织智商,有效控制会议,3,会议的 沟通技巧,重要事宜为先 团结性事宜为先 会有争论的议题严格设定时间 1.5小時以內为宜 可以精简的事宜可在会前10-15分钟内小议 不要念数据，要汇报问题与偏差 不要只谈问题，没有建议方案 不要只提方案，没有执行措施,有效控制会议,3,会议的 沟通技巧,可以终止会议,3,会议的 沟通技巧,需要有更多的事实，数据参考 需要了解那些没有提出过的观点 参会人需要和其他人讨论决定 时间不够 该事宜可由少数人会议决定即可 询问：我们花费这麽多时间争论，价值在哪？,会议中的常见陷阱,开小会,时间失控,

13、领导离开,设备坏掉,当事人 未出席,权威不够,信息不全,相互攻击,议题失控,中途溜号,资料不足,4,会议中的 应对处理,不积极 参与,唱反调,如何防范会议陷阱,设备坏掉,领导离开,议题失控,会期测试 后备元件 支援人员,强调准时 告知众盼 告知成本 休会等待,会前沟通 议程表 提醒闹钟 打断终止,4,会议中的 应对处理,如何防范会议陷阱,资料不足,当事人 未出席,中途溜号,资料备份 提前发放 专人检查,会前提醒 代理出席 会后告知 罚款制度,会前协议 会中监督 会后通报 罚款制度,开小会,申明规则 沉默等候 嘘声提示 会后单议,4,会议中的 应对处理,如何防范会议陷阱,时间失控,权威不够,信息

14、不全,相互攻击,闹钟提醒 红黄牌制 肢体语言 强行终止,提议对事 相互赞扬 真诚帮助 分析问题,借助老板 请人主持 申明纪律 吁请帮助,征求信息 会前反馈 专题小组 呼吁提供,4,会议中的 应对处理,与会者类型分析,争 吵 者,盘 问 者,大 人 物,不感 兴趣,拒 绝 者,怯 场 者,发 言 癖,万 事 通,积 极 者,4,会议中的 应对处理,不同类型人的对策,争 吵 者,盘 问 者,大 人 物,不感 兴趣,拒 绝 者,怯 场 者,发 言 癖,万 事 通,积 极 者,保持冷静， 客观，促 使团队否 决他的发言,让他总结 会议成果， 有意识把 他引入讨论,要求团队 对他的发 言表态,有策略地

15、打断其发 言，规定 发言时间,提出容易， 直接的问 题，加强 他的自信心,把他的提 问交给团队,认可他的 知识，能 力和经验,通过“是的， 可是”等回 答的技巧 进行不直接 批评,对他的工 作领域提 问，给出 符合他兴 趣范围的 例子,4,会议中的 应对处理,提高会议成效的要领 1.要严格遵守会议的开始时间。 2.要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。 3.要把会议事项顺序与时间的分配预先告知与会者。 4.在会议进行中要注意如下事项： (1)发言内容是否偏离了议题? (2)发言内容是否出于个人的利害? (3)是否全体人员都专心聆听发言? (4)是否发言者过于集中于某些人? (5)是否有从头到尾

16、都没有发言过的人? (6)是否某个人的发言过于冗长? (7)发言的内容是否朝着结论推进? 5.应当引导在预定时间内做出结论。 6.在必须延长会议时间时，应取得大家的同意， 并决定延长的时间。 7.应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。 8.应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。,会议主持技能,4,主持定期 会议的要点,引导参与技巧,制定规范，率先执行 点人发言技巧，点弱不点强 提案结论技巧 会后单独询问代替表决 重复纲要式 分阶段开会式 主持人暗示方式 文件补充沟通,4,主持定期 会议的要点,1.发言时不可长篇大论，滔滔不绝 (以15分钟为限) 2.不可从头到尾沉默到底。 3.不可取用不

17、正确的资料。 4.不要尽谈些期待性的预测。 5.不可做人身攻击。 6.不应打断他人的发言。 7.不要谈到抽象论或观念论。 8.不可对发言者吹毛求疵。 9.不要中途离席。,会议禁忌,4,主持定期 会议的要点,会议中的沟通技巧,4,主持定期 会议的要点,避免公事公办 私下沟通 出示方案 寻求支持 达成一致 想到不同意见 提出共同方案 提请决策,沟通的策略,沟通前： 想好目的 规划策略 沟通的热身 沟通中： 不要单刀直入 坚持目的 让对方了解， 取得对方理解 了解对方的观点 取得对方支持 沟通后： 感谢对方的时间 与对方保持联系 回报对方,4,主持定期 会议的要点,主持人结论,界定问题重点,处理问题

18、方向,目标标准,着手范围,行动原则,期望的效果,截止期限,5,会议的 跟踪系统,会议后的检查,询问与会者对会议的动机和目的是否明确？ 确保每人是否即使得到议程和资料？ 会议是否准时开始？ 是否遵守议程安排？ 是否达到会议目的？ 任务是否分配妥当？ 任务是否都规定了完成期限？ 会议中有多大比例的时间是缺乏效率的？,5,会议的 跟踪系统,会议落实步骤,目标消化,工作时序,人力调配,督导兼施,人性管理,肯定鼓励,管理稽核,综合技巧,体会，了解工作目标,每一阶段制定工作时间量，确认完成点,评估可动用人力，配合完成工作的时间分点，以期最优化调配,自上而下的压力式监督方式，兼有辅导方式,将执行方案用产品/

19、服务的行销方式推介给“用户”，使下属接受并努力完成,以各种激励方式使员工建立自信，以积极态度实施,工作进行过程中以各种行政手段强化管理,月，周，日计划法，项目管理法，稽核分析法,5,会议的 跟踪系统,会议的跟踪系统,5,会议的 跟踪系统,跟踪是企业文化的延伸 跟踪是承诺文化 跟踪是执行力的最佳体现 跟踪体现经理人的工作能力 跟踪能考问人们的责任心,会议的跟踪系统,5,会议的 跟踪系统,决策一定要有人承诺行动 要承诺完成的时间 要承诺完成的标准 使用标准表格工具 如有困难当即寻求支援 下次会议一定汇报进程 追踪没有结果时不进行会议,会议措施行动案例,5,会议的 跟踪系统,公司月度员工大会,6,

20、公司月度 员工大会,企业的沟通体系 让员工了解企业的桥梁 企业全员参与 各部门负责人亲临 全面介绍企业各领域活动 对特殊员工的表彰 员工参与企业的管理活动 员工的生日庆贺 回答员工的问题,员工月度交流会,WHEN,10:00- 10:05 10:05- 10:20 10:20- 10:30 10:30- 10:45 10:4511:00 11:0011:10 11:10- 11:25 11:25 11:40 11:4011:45 11:4512:00,WHAT,WHO,会议议程介绍 公司状况通报 销售进度/业绩 财务状况 近期主要公关活动 美国总部新闻 本月特殊员工 好建议活动 员工生日 答疑

21、解惑,Larry Thomas Jenny Davis Bernard Peterson Albert Nancy Jimmy Thomas,6, 公司月度 员工大会,小型派工/碰头会,老板交办任务,会前沟通,找出障碍,消化/目标/计划,研判/聆听/原则,分析/方法/规格,例行会议,方向/职责/顺序,会后建立共识,支援/激励/追踪,7, 小型 派工会,小型派工/碰头会,时间简短-半个小时 主题单一 简洁传达 明确困难 障碍清晰 各方会前沟通 确保采取措施 可以站着开会,7, 小型 派工会,中大型会议管理,会议费用,会议场地,人员范围,会议公告,嘉宾邀请,会议接待,对外协调,专题小组,住宿事宜,

22、餐饮安排,会场控制,价格谈判,- 操办大型会议,文件制作,8, 主持大型 会议要点,中大型会议管理 1,会议费用,人员范围,文件制作,场地费 餐饮费 茶点费*2 住宿费 租车费 司机费 红包 横幅费 临时房 警察费 记者费 礼品费,规划内容 特约写稿 稿件组织 文本审查 文本汇编 文本制作 文本发放 总结制发,市场部 公关部 销售部 行政部 人力部 售后服务 IT人员 秘书处 外包人员,- 操办大型会议,专题小组,参加部门 经验人员 总指挥部 礼仪制定,8, 主持大型 会议要点,中大型会议管理 2,会议场地,会议公告,嘉宾邀请,档次确定 场地选择 价格谈判 停车场地 指示牌位 桌椅摆放 名签准

23、备 横幅制作 音响系统 音响师 电脑系统 屏幕系统,公告起草 部门确认 时间地点 会议要求 与会人员 会议日程 会议事项,嘉宾确认 发邀请人 请柬制作 发言确认 发言稿件 机场接站 住宿安排 餐饮陪同 返程机票 讲课费用 随从人员 礼品颁发,- 操办大型会议,8, 主持大型 会议要点,中大型会议管理 3,餐饮安排,价格谈判,对外协调,通知记者 广告公司 摄影摄像 数字传送 礼品制作 礼品发放 公安部门 相关部门,招待晚宴 桌签制作 桌位安排 陪同人员 酒水标准 饮料标准 司机 招待 媒体招待,场地价格 餐饮价格 茶点价格 住宿价格 服务费用 剪彩价格 娱乐价格 同声传译,- 操办大型会议,8, 主持大型 会议要点,中大型会议管理 4,会场控制,会议接待,住宿事宜,确认航班 接站牌名 司机指定 班车协调 专人接站 入关事宜,预定房间 标准确认 电话开通 酒吧控制 娱乐消费 娱乐票证 会后留住 人走销房,发日程表 定主持人 入场准备 提醒闹钟 场下示意 音响监督 电脑操纵 服务人员 紧急服务 休息时间 平行会场 注册参加 讲台尺寸,- 操办大型会议,8