Excel操作技巧-设计部-黄灿.ppt

1、第四讲：Excel操作技巧,目录,Excel界面介绍 启动Excel后，可以看到如下界面：,一、Excel操作界面介绍,快速存取工具列,功能页次,功能区,工作表页次标签,工作表,显示比例工具,认识功能页次 Excel中所有的功能操作分门别类为8大页次，包括文件、开始、插入、页面布局、公式、数据、审阅和视图。各页次中收录相关的功能群组，方便使用者切换、选用。例如开始页次就是基本的操作功能，像是字型、对齐方式等设定，只要切换到该功能页次即可看到其中包含的内容。 启动Excel后，可以看到如下界面：,一、Excel操作界面介绍,在功能页上按一下，即可切换到该页次,认识功能区 视窗上半部的面板称为功能

2、区，放置了编辑工作表时需要使用的工具按钮。开启Excel时预设会显示“开始”页次下的工具按钮，当按下其他的功能页次，便会改变显示该页次所包含的按钮。,一、Excel操作界面介绍,目前显示“开始”页次的工具按钮,依功能还会再区隔成数个区块，例如此处为字体区,切换到此页,按下此钮插入图片,与图片、图形有关的功能，都可以在“插图”区中找到,一、Excel操作界面介绍,美化及调整图表属性的相关工具，都放在图表工具下,快速键提示信息,一、Excel操作界面介绍,切换到开始页次,按下此钮,开启交谈窗格更细部的设定,一、Excel操作界面介绍,目前“功能区”是完整显示,按下此钮,将“功能区”隐藏起来,再按一

3、下此钮即可显示功能区,将鼠标移到任何一个功能页次上按一下，即会再度出现功能区,取消“功能区最小化”,一、Excel操作界面介绍,可在这里预览打印出来的样子,“文件”页次,一、Excel操作界面介绍,一、Excel操作界面介绍,快速存取工具栏 “快速存取工具栏”顾名思义就是将常用的工具摆放于此，帮助快速完成工作。预设的“快速存取工具栏”只有3个常用的工具，分别是“存储文件按”、“复原”及“取消复原”，如果想将自己常用的工具也加此区，请按下 进行设定。,按下此钮展开“自定义快速访问工具列”清单,例如选择“新建”,这里会列出常用的功能，如果正好是您需要的功能，只要选取功能命令，即可加入快速存储工具列

4、,加入“新建”钮，以后要打开新文件就方便度了,一、Excel操作界面介绍,如果您经常使用的命令不在清单中，您可执行【其他命令】命令， 开启Excel选项交谈窗设定：,选择此命令,在此列表中选择命令（例如选择“插入工作表行”功能）,这里会列出已加入“快速存取工具列”的命令,刚才选取的“插入工作表行”,按下“新增”钮,一、Excel操作界面介绍,调整快速存取工具列的位置：按下 钮还可设定工具列的位置。如果选择【在功能区下方显示】命令，可将“快速存取工具列”移至“功能区”下方。,选择此项,“快速存取工具列”移至功能区下方,一、Excel操作界面介绍,显示比例工具 视窗右下角是“显示比例”区，显示目前

5、工作表的检视比例，按下 可放大工作表的显示比例，每按一次放大10%,例如90%、100%、110%.; 反之按下 钮会缩小显示比例，每按一次则会缩小10%,列入110%、100%、90%.。或者您也可以直接拉曳中间的滑动杆，往 钮方向拉曳可放大显示比例；往 钮方向拉曳可缩小显示比例。,可利用按钮或滑动杆调整显示比例,一、Excel操作界面介绍,放大或缩小文件的显示比例，并不会放大或缩小字型，也不会影响文件打印出来的结果，只是方便我们在荧幕上检视而已。 底下是2种不同的缩放比例的显示结果，提供您在编辑工作表内容时，调整缩放比例的参考：,显示比例为100%时的工作表内容，适合编辑资料,显示比例为1

6、50%时的工作表内容，适合监视细部资料,一、Excel操作界面介绍,如果您的鼠标附有滚轮，只要按住键盘上的Ctrl键，在滚动滚轮，即可快速放大、缩小工作表的显示比例。 此外，您也可以按下工具列左侧的“缩放比例”钮，由“显示比例”对话框来设定显示比例，或自行输入项要显示的比例。,按下此钮,选择显示比例，或在“自定义”栏中自行输入比例,当输入的值小于100%,表示要缩小显示比例；大于100%，则表示要放大。若按下“恰好容纳选定区域”项目，则Excel会根据您在工作表上选定的范围来计算缩放比例，使这个范围刚好填满整个工作簿视窗。,一、Excel基本操作,2-1 建立新文件及工作簿视窗的操作,2-1-

7、1 建立新工作簿 建立工作簿的动作，通常可借由启动Excel一并完成，因为启动Excel时，就会顺带开启一份空白的工作簿。,启动Excel就会建立的新工作簿,一、Excel基本操作,你也可以按下“文件”标签，切换到“文件”标签后按下“新建”钮来建立新的工作簿。开启的新工作簿，Excel会依次以工作簿1、工作簿2来命名，要重新替工作簿命名，可在存储文件时变更。（后面章节会介绍）,2-1-2 切换工作簿视图 利用刚才所学的方法，再建立一个新工作簿，现在就有2个工作表视窗。 切换至“视图”页次，再按下“窗口”区的“切换窗口”，即可从中选取工作簿。,档名前显示打钩符号，表示是目前所在的工作簿,显示Ex

8、cel中所有已开启的工作簿,按一下即可切换至此工作簿,一、Excel基本操作,2-2 在单元格中输入资料,2-2-1 认识资料的种类 单元格的资料大致可分成两类：一种是可计算的数字资料（包括日期、时间），另一种则是不可计算的文字资料。 可计算的数字资料：由数字0-9及一些符号（如小数点、+、-、$、%.)所组成，例如15.36、-99、$350、75%等都是数字资料。日期与时间也是属于数字资料，只不过会含有少量的文字或符号，例如：2012/06/10、08:30PM、3月14日等。 不可计算的文字资料：包括中文字样、英文字元、文数字的组合（如身份证号码）。不过，数字资料有时亦会被当成文字输入，

9、如：电话号码、邮递区号等。 2-2-1 输入资料的程序 现在我们要练习在单元格输入资料，不管是文字或数字，其输入程序都是一样的，底下我们以文字资料来做示范。 首先是选取要放入资料的单元格，例如在B3单元格按一下:,一、Excel基本操作,输入“货号”2个字，在输入资料时，环境会发生一些变化，请看下图的说明：,在B2单元格 按一下,状态列表显示就绪，表示可以开始输入资料,输入资料时，资料编辑列会出现取消钮或输入钮,输入的资料会同时显示在资料编辑栏以及单元格中,状态由就绪变成输入,一、Excel基本操作,输入完请按下Enter键或是资料编辑列的输入钮确认，Excel便会将资料存入B2单元格并回到就

10、绪模式。,2-2-2 在单元格中输入多行资料 若想在一个单元格内输入多行资料，可在换行时按下Alt+Enter键，将插入点移到下一行，便能在同一单元格中继续输入下一行资料。 在A2单元格中输入“订单”，然后按下Alt+Enter键，将插入点移到下一行。,插入点移到第二行了,其它单元格内容请自行练习输入,继续输入“明细”两个字，然后按下Enter键，A2单元格便会显示成2行文字。,单元格的行高会自动调整,一、Excel基本操作,输入完请按下Enter键或是资料编辑列的输入钮确认，Excel便会将资料存入B2单元格并回到就绪模式。,2-2-2 清除单元格内容 如果要清除单元格的内容，先选取欲清除的

11、单元格，然后按下Delete键或者按下鼠标右键，在弹出的对话框中选择“清除内容”。,2-3 资料的显示方式与调整单元格宽度,Excel会自动判断使用者输入的资料型态，来决定资料的预设显示方式，例如数字资料将会靠右对齐；文字资料则会考左对齐。若输入的资料超过单元格宽度时，Excel将会改变资料的显示方式。 当单元格宽度不足显示内容时，数字资料会显示成“#”,而文字资料则会由右边相邻的储存格决定如何显示。,当右邻单元格有内容时，文字资料会被截断,当右邻单元格是空白时，文字资料会跨越到右边,单元格太窄，数字会显示成#字,一、Excel基本操作,这时候只要调整单元格的宽度或在标题栏的右框线上双击鼠标左

12、键就可以调整宽度。,调整高度的方法和调整宽度的方法一样，只要拉曳行下方的框线就可以了。,一、Excel基本操作,2-4 选取单元格的方法,2-4-1 选取多个单元格 在单元格内按一个鼠标左键，可选取该单元格；若要一次选取多个相邻的单元格，将鼠标指在欲选取范围的的第一个单元格，然后按住鼠标左键拉曳到欲选取范围的最后一个单元格，最后再放开左键。 假设我们选取A2到D5这个范围，选取的单元格范围我们会以范围做左上角及右下角的单元格位址来表示，如下图选取的范围即表示A2：D5。若要取消选取范围，只要在工作表内按下任一个单元格即可。,先点选A2单元格,按住鼠标左键不放，拉曳至D5单元格,一、Excel基

13、本操作,2-4-2 选取不连续的多个范围 如果要选取多个不连续的单元格范围，如B2：D2、A3:A5,先选取B2：D2范围，然后按住Ctrl键，再选取第2个范围A3：A5，选好后再放开Ctrl键，就可以同时选取多个单元格范围了。,先选取B2：D2范围,按住Ctrl键后，再接着选取A3：A5,一、Excel基本操作,2-4-3 选取整行或整列 要选取整行或整列，在行编号或列编号上按一下：,在此按一下，选取整个B列,在此按一下，选取整个第4列,一、Excel基本操作,2-4-4 选取整张工作表 若要选取整张工作表，按下左上角的“全选按钮”即可一次选取所有的单元格。,按下“全选按钮”可选取整张工作表

14、,一、Excel基本操作,2-5 快速输入出现过的资料,2-5-1 利用“自动完成”输入相同的资料 在输入同一列的资料时，若内容有重复，就可以透过“自动完成”功能快速输入。例如在工作表3的B2到B4单元格输入内容，然后再B5单元格中输入“成”字，此时“成”之后自动填入与B3单元格相同的文字，并以反白额方式显示。,若自动填入的资料正好是想输入的文字，按下Enter键就可以将资料存入单元格中；若不是想要的内容，可以不予理会，继续完成输入文字的工作， “自动完成”功能，只适用于文字资料。,一、Excel基本操作,此外，当同栏中出现两个以上单元格数据雷同时，Excel在无从判定内容的情况下，将暂时无法

15、使用自动完成功能。当你继续输入至Excel可判断的内容，才会显示自动完成的文字内容：,一直要输入到“风”字，才会发挥“自动完成”的功能,一、Excel基本操作,2-5-1 从下拉式清单挑选输入过的资料 当同一栏单元格的数据太雷同，总是得输入到最后自动完成才能判断出正确的内容，这时你可以改用从下拉式列表挑选功能来输入。 接续上例，我们要继续在C6单元格输入内容。请先如图输入C2:C5的内容，然后在C6储存格按右钮执行从下拉式清单挑选命令： 从下拉式列表挑选功能与自动完成功能一样，都只适用于文字数据。,执行此命令,一、Excel基本操作,C6单元格下方会出现一张列表，记录同一栏（即C栏）中出现过的

16、数据，如：”品项”、”超静音风扇”、”超静音立扇”，只要由清单中选取就可输入数据了：,一、Excel基本操作,哪些资料会列入下拉式清单中 Excel会从选取的单元格往上、往下寻找，只要找到的单元格内有资料，就把它放到清单中，直到遇到空白单元格为止。以下图的例子而言，当选区A6单元格时，清单中会列出“财务部”、“人事部”、“行销部”与“业务部”这4个项目，而不会出现“生产部”、“资讯部”。,空白单元格,空白单元格,不再往上找,不再往下找,选取的单元格,一、Excel基本操作,2-6 快速填满相同的资料,当你要将相同的内容连续填入数个单元格，除了可复制贴上单元格内容外，更有效率的方法是利用自勤填满

17、功能来达成，此功能亦可建立日期、数列等具规则性的内容，这部份我们将在下一节说明。 假设我们想建立以下的数据内容，先来看看哪些可利用自动填满功能来快速输入：,可建立具规律变化的资料，详细请参考下一节,可为连续的储存格填入相同的数据,一、Excel基本操作,请开敔一份新的工作簿，首先练习操作步骤较单纯的填满功能，看看如何在B2：B6范围内填满”业务部”。 先如图输入内容，然后在B2单元格输入”业务部”3个字，并维持单元格的选取状态，然后将指标移至粗框线的右下角，此时指标会呈 + 状：,选取某个单元格或范围时，其周围会被粗框线围住，右下角的小方块稻为填满控点,将指标移到填满控点上，按住左钮不放向下拉

18、至单元格B6，”业务部”2个字就会填满B2：B6范围了：,指标旁出现工具提示，显 示单元格将填入的资料,自动填满选项钮,一、Excel基本操作,在刚才的操作中，数据自动填满B2：B6单元格后，B6单元格旁出现了一个自动填满选项钮，按下此钮可显示下拉选单，让你变更自动填满的方式：,预设的填满方式，即填入单元格的内容与格式（如字型、颜色设定）,若改选此项，只会填入单元格格式,选此项表示只填入单元格内容，但不要填入格式,自动填满选项钮的作用，可让我们选择是否要一并套用单元格的格式设定。不过，我们尚未设定格式，所以不用变更设定，当你选取了其他单元格，并进行编辑动作后，自动填满选项钮就会自动消失。学会单

19、元格的格式设定后，您就会感受到此钮的便利之处了。,一、Excel基本操作,2-7 自动建立等差、日期及等比数列,2-7-1 建立等差数列,首先要说明数列的类型，以便清楚知道哪些数列可由Excel的功能来自动建立。Exccl可建立的数列类型有4种： 等差级数：数列中相邻两数字的差相等，例如：1、3、5、7 等比级数：数列中相邻两数字的比值相等，例如：2、4、8、16 日期：例如：2012/12/5、2012/12/6、2012/12/7 自动填入：自动填入数列是属于不可计算的文字数据，例如：一月、二月、三月，星期一、星期二、星期三等都是。Excel已将这类型文字数据建立成数据库，让我们使用自动填

20、入数列时，就像使用一般数列一样。 以下就分别说明如何建立以上这4种数列。,建立等差数列 请接续上一节的练习，我们要在A2：A6单元格中，建立1、2、3、4、5的等差数列，请如下操作： 在A2、A3单元格分别输入1、2，并选取A2：A3范围做为来源单元格，也就是要有两个初始值（如1、2），这样Excel才能判断等差数列的间距值是多少。,来源储存格,一、Excel基本操作,将指针移到填满控点上，按住鼠标左钮不放，向下拉曳至A6单元格：,指针旁的数字表 示目前到达的储 存格将填入的值,参考指针旁的数字，当建立到你要的数字后请放 开滑鼠，等差数列就建立好了：,建立数列后，自动填满选项钮 又再度出现了，

21、 而且下拉选单中的第1个项目略有不同：,以复制数据的方式来填满。就上例而 言，A2：A6范围会变成1、2、1、2、1,此外，利用填满控点还可以建立“项目1、专案3、专案5、专案7”的文数字组合数 列，只要在来源单元格输入“项目1”、“专案3”，再拉曳填满控点即可完成，你可以自行试试看。,一、Excel基本操作,2-7-2 建立日期数列,再来试试建立日期的功能。请开启一份新工作簿，假设我们要在Al：El建立一个日期数列，就可以在来源Al单元格中输入起始日期，然后拉曳填满控点至El单元格：,1、输入起始日期,2、拉曳填满控点至El儲存格即可建立,由于我们建立的是日期数列，所以当你按下自动填满选项钮

22、熙时 ，会看到多出几个与日期有关的选项,若改选此项，建立的日期数列会跳过星期六、日,此为预设选项,选此项，A1：El 会 填入，2012/1/1 、 2012/2/12012/5/1,一、Excel基本操作,2-7-3 建立文字数列,Excel 还内建许多常用的自动填人数列，例如 ”甲、乙、丙、丁”、”一月、二月、三月”等，方便我们使用填满控点快速完成输入。如右图操作，我们来练习在A3：Al0建立”甲、乙辛”：,拉曳至A10,建立不同的自动填入数列，自动填满选项钮下拉选单中的项目也会随数列的特性而有所不同。,在A3输入“甲”,一、Excel基本操作,2-7-3 建立等比数列,不用按计算器，就能

23、 轻松建立等比数列,等比数列无法像等差数列以拉曳填满控点的方式来建立，我们实际来操作看看。例如要在B3：Bl0建立5、25 、1 25 的等比数列。,在B3单元格中输入5，按下圈图键，接着选取B3：Bl0的范围：,切换到开始页次，按下编辑区的填满钮 ，由下拉选单中选择数列命令开启数列交谈窗：,1、选择此项，因为 根据步骤1选 取的范围，数列 会产生在列,2、选择要建立的数列类型,此栏可设定数列最后结束的数字，若未设定将延伸到选取范围为止，此例为Bl0单元格,3、输入等比的数值,按下确定钮，等比数列就建立完成了：,一、Excel基本操作,2-8 工作表的操作,2-8-1 插入与切换工作表,目前使

24、用中的工作表，页次卷标会呈白色，如果想要编辑其他工作表，只要按下该工作表的页次标签，即可将它切换成作用工作表。,一本工作簿预设有3张工作表，若不够用时可以自行插入新的工作表。请开殷一份新工作簿，如下练习插入一张新的工作表：,按下此钮插入工作表,插入的新工作表,学会数据的输入方法后，现在我们再来学学如何在工作簿中新增及切换工作表。当资料量多的时候，善用工作表可以帮助你有效率地完成工作。,一、Excel基本操作,2-8-2 为工作表重新命名 Excel,双按工作表1页次卷标，使其呈选取状态：,Exccl会以工作表1、工作表2、工作表3为工作表命名，但这类名称没有意义，当工作表数量多时，应更改为有意

25、义的名称，以利辨识。假设我们要在工作表1输入各项商品的销售统计数量，所以可以将它重新命名为”销售数量”。,输入”销售数量”再按下 键，工作表就重新命名了。,一、Excel基本操作,2-8-3 设定页次标签颜色,除了可以更改工作表的名称，页次卷标的颜色也可以个别设定，这样看起来就更容易辨识了。例如我们要将”销售数量”这个页次卷标改为红色：,在页次卷标上 按下鼠标右钮,选择此命令,选择页次卷标 的颜色,设定好之后，”销售数量”工作表的页次卷标会显示红色底线，那是因为”销售数量”是目前 的作用工作表，若选取其他的工作表，就会看到”销售数量”工作表的页次卷标正是刚才设定的 红色了：,选择此项，可回复页

26、 次标签的默认色彩,一、Excel基本操作,2-8-4 删除工作表,对于不再需要的工作表，可在工作表的页次卷标上按鼠标右钮执行删除命令将它删除。 若工作表中含有内容，还出现提示交谈窗请你确认是否要删除，避免误删了重要的工作表。,一、Excel基本操作,2-9 保存文件,2-9-1 第一次存档,学习了一连串输入数据、编辑工作表等操作，现在来学习最重要的存盘工作。结束工作前，一定要确实做好存盘的工作，不然辛苦的编辑可就白费了。,要储存文件，请按下快速存取工具栏的保存文件钮 ，如果是第一次存盘，会开启另存新档交谈窗，让你配置文件案储存的相关信息。,切换至保存文件的文件夹,输入文件名,按下保存钮,当你

27、修改了工作簿的内容，而再次按下保存文件钮时，就会将修改后的工作簿直接储存。若想要保留原来的文件，又要储存新的修改内容，请切换至文件页次，按下另存新档钮，以另一个档名来保存。,一、Excel基本操作,这里要特别提醒您，在储存时预设会将存档类型设定为Excel工作簿，扩展名是*.xlsx的格式，不过此格式的文件无法在Exccl 2000/XP/2003等版本开敔，若是需要在这些Exccl版本开殷工作簿，那么建议你将存档类型设定为Excel 97-2003工作簿：,不过，将文件存成Excel 97-2003工作簿的*.xls格式后，若文件中使用了2007/2010的新功能，在储存时会显示如右的交谈窗

28、，告知您将如何储存这些部份：,此交谈窗的内容，会 随您使用的新功能而 显示不同的处理方 式。此例说明了储存 后图形将无法编辑,若按下继续钮储存，日后开敔时可能发生图表无法编辑，或内容不完整的等问题，所以建议您一定要为文件先储存一份Excel工作簿(*.xlsx)格式，再另存一份Excel97-2003工作簿(*.xls)格式。,一、Excel基本操作,2-9-2 开启旧文档,要重新开敔之前储存的文件，请切换至文件页次再按阔殿旧文件钮，就会显示开启旧文件交谈窗让你选择要开殷的文件了。 若要想开启最近编辑过的工作簿文件，则可按下文件页次的最近钮，其中会列出最近编辑过的文件，若有想要开启的文件，按下

29、文件名就会开启了。,下次忘记文件名、储存位置时，可以到这里看看，或许需要的文件就列在其中,三、公式与函数,在单元格建立公式 相对参照位址与绝对参照位址 函数的使用方法 插入函数的综合练习-奖金发放作业 不需要公式也能得知计算结果,一、Excel基本操作,3-3 函数的使用方法,3-3-1 函数的格式,函数是Excel根据各种需要，预先设计好的运算公式，可让你节省自行设计公式的时间，底下我们就来看看如何运用Excel的函数。,每个函数都包含三个部份：函数名称、自变量和小括号。我们以加总函数SUM来说明： SUM即是函数名称，从函数名称可大略得知函数的功能、用途。 小括号用来括住自变量，有些函数虽

30、没有自变量，但小括号还是不可以省略。 引敷是函数计算时所必须使用的数据，例如SUM(1，3，5)即表示要计算1-3-5三个数字的总 和，其中的1.3.5就是自变量。,自变量的数据类型,函数的自变量不仅只有数字类型而已，也可以是文字或以下3项类别： 位址：如SUM (B1，C3)即是要计算B1单元格的值十C3单元格的值。 范围：如SUM (A1：A4)即是要加总Al：A4范围的值。 函数：如SQRT (SUM(B1：B4即是先求出B1：B4的总和后，再开平方根的结果。,一、Excel基本操作,3-3-2 使用函数方块输入函数 函数也是公式的一种，所以输入函数时，也必须以等号“=”起首，假设我们要

31、在B8单元格运用SUM函数来计算班费的总支出。,首先选取存放计算结果的 B8 储存 格，并在数据编辑列中数入等号”=”,接着按下函数方块右侧的下拉钮，在列 示窗中选取SUM，此时会开启函数引 数交谈窗来协助我们输入函数：,选取SUM函数,一、Excel基本操作,若按下此处，可取得函数的进阶说明,TIP：函数方块列示窗只会显示最近用过的10个函数，若在函数方块列示窗中找不到想要的函数，可选取其他函数项目开启插入函数交谈窗来寻找欲使用的函数（稍后说明）。,这里会描述此函数的功能,一、Excel基本操作,再来就是要设定函数的自变量。先按下第一个自变量栏Number 1右侧的折迭钮 ，将函数自变量 交

32、谈窗收起来，再从工作表中选取B4：B6当作自变量：,按下自变量栏右侧的展开钮 ，再度将函数自变量交谈窗展开：,选取B4：B6当作自变量,TIP：除了从工作表中选取单元格来设定自变量，你也可以直接在自变量栏中输入自变量，省下折迭、展开函数引，数交谈窗的痲烦。,选取的范围会 被虚线框围住,函数自变量交谈窗 目前被折迭起来,这里会显示计 算的结果,一、Excel基本操作,按下确定钮，函数的计算结果就会显示在B8单元格内：,刚才输入的 函数及公式,计算结果,一、Excel基本操作,3-3-3 用自动显示的函数列表输入函数 若已经知道要使用哪一个函数，或是函数的名称很长，我们还有更方便的输入方法。请直接

33、在单元格内输入”=”再输入函数的第1个字母，例如”S”，单元格下方就会列出S开头的函数，如果还没出现要用的函数，再继续输入第2个字母，例如”U”，出现要用的函数后，用鼠标双按函数就会自动输入单元格了：,移动箭头键到函数上，会显示函数的说明,双按函数可自动输入单元格,TIP:若一直没有出现函数列表，请切换到文件页次再按下选项钮，然后切换到公式页次，确认已勾选公式自动完成选项。,一、Excel基本操作,3-3-3 利用“自动求和”钮快速输入函数,在开始页次编辑区有一个自动加按钮 ，可让我们快速输入函数。例如当我们选取B8单元格，并按下 钮时，便会自动插入SUM函数，且连自变量都自动帮我们设定好了：

34、,只要按下enter键，就可 以算出班费的总支出了,会自勤选取好函数引 数，你也可以自行重新 选取其他范围,这里会有函数的输入格式提示,除了加总功能之外，还提供数种常用的函数供我们选择使用，只要按下 钮旁边的下拉钮 ，即可选择要进行的计算：,可用来做这些 运算,若选此项，会 开启插入函敷 交谈窗,一、Excel基本操作,3-3-4 开启“插入函数”交谈窗输入需要的函数,插入函数交谈窗是Excel函数的大本营，当你在函数方块列示窗中找不到需要的函数时，就可从这里来输入函数。现在我们要练习透过插入函数交谈窗来输入函数，列出面包店各家门市的营业额排名。,请选取C4单元格，然后按下数据编辑列上的插入函

35、数钮，你会发现数据编辑列自动输入等号”=”，并且开殷插入函数交谈窗：,可从这里选择函数的类别，如财 务、统计、文字、日期及时间等,列出Excel所提供的函数,按下此处可显示目前所选取函数的使用说明,函数的功能叙述,一、Excel基本操作,接着从插入函数交谈窗中选取RANK.EQ函数，进行门市营业额的排名：,1、选择统计类别,若不知道Excel是否提供你所要的函数，也可在此栏 输入中、英文关键词，再按下右侧的开始钮进行搜寻,2、选取此类别下的 RANK.EO函数,3按下确定钮，开启 函数引数交谈窗,开启函数自变量交谈窗后，如下图输入各自变量的内容：,在此输入B4,2输入要进行排名的单元格范围（在

36、此我们要排名的范围 是固定在B4：813之间，所以使用绝对参照地址）,一、Excel基本操作,按下确定钮即可得到计算 结果。,计算出，惠城精城门市的营业额是所有门市的第3名,请选取C4单元格，并拉 曳其填满控点到C13储 存格。,计算出所有门市 的营业额排名,若想变更自变量设定，请选取函数所在的单元格，然后按下插入函数钮 展开函数自变量交谈窗来重新设定,一、Excel基本操作,RANK.EQ与RANK.AVG函数的差异,用来算排名的函数有RANK.EO和RANK.AVG两个，而在Excel 2007（或之前）版本则只有RANK函数。,这3个函数都可用来排序，RANK.AVG和RANK.EQ的差

37、异是在遇到相同数值时的处理方法不同，RANK.AVG会传回等级的平均值，RANKEQ则会传回最高等级；RANK则是Excel2007之前版本的函数，在Excel2010仍可使用，其作用与RANK.EQ相同。,传回3、4的 平均等级3.5,传回最高等级，所以 会有2个3，没有4,结果与RANK. EQ相同,一、Excel基本操作,3-4 函数综合练习-奖金发放作业,学会插入函数之后，我们来做个综合练习，让你对函数有更进一步的了解。假设我们要依年资来计算中秋节发放的奖金，年资未满1年的员工没有奖金，满1年以上未满3年则发放5，000元奖金，满3年以上则发给8，000元奖金。 如下图所示：,一、Ex

38、cel基本操作,首先要进行年资的计算，请先选取D2储存格，在此要使用DATEDIF这倜函数来计算两个日期之间的年数、月数或天数，其格式如下： DATEIF(开始日期，结束日期，差距参数单位）,到职日,奖金基数基准日（我们以这个日期为基准，所以使用绝对参照位址）,求算两日期差距的整年数要使用“Y”参数,在D2单元格中输入“=DATEDIF(B2,$C$2,”Y“)”， 然后按Enter,DATEIF的差距单位参数,一、Excel基本操作,计算出”蒋文文”的年资后，请选取D2储存格，然后拉曳填满控黠至Dll储存格，即可算出所有员工的年资。,年资为0表示未满一年,计算出”蒋文文”的年资后，请选取D2

39、储存格，然后拉曳填满控黠至Dll储存格，即可算出所有员工的年资。计算出年资後，就可以依年资来计算奖金，我们要用IF函数来判断应发放的奖金。IF函数可判断条件是否成立，如果所传回的值为TRUE时，就执行条件成立时的作业，反之则执行条件不成立时的作业。,一、Excel基本操作,IF(判读式，条件成立时的作业，条件不成立时的作业）,当年资小于1年的条件成立，没有奖金,当年资小于3年的条件成立，奖金为5000；若条件不成立，就是满3年以上，奖金为8000,在E2单元格中输入” =IF(D21,0,IF(D23,5000,8000)”,一、Excel基本操作,就是好蒋文文的奖金后，请将E2单元格的填满控

40、点拉曳到E11单元格，即可算出所有人的奖金。,一、Excel基本操作,3-5 不需输入公式也能得知计算结果,这一节要介绍一个超实用的自动计算功能，让你不需输入任何公式或函数的情况下，也能快速得到运算结果，其可计算的项目包括求和、平均值、最大值、最小值等常用的类别。,如右图所示，只要选取E2：E11单元格，马上就会在状态栏看到计算结果：,选取E2：E11范围,状态列会自动算出此次奖金发放的总金额、平均值等计算结果,一、Excel基本操作,自动计算功能不仅会计算总和、平均值、项目个敷，还可以计算最大值、最小值、数字计数等。若要燮更目前计算的项目，可如下操作：,在状态栏按右键,选择所要的计算功 能，

41、功能前显示打 勾符虢，表示含列 在状态列，此例请 加选最大值、最小 值2项,可看出此次奖金发放最少是0元，最都是8000元,四、打印工作表,预览打印结果 打印选项设定 工作表的版面设定 单独打印列表物件,一、Excel基本操作,8-1 预览打印结果,在打印作业表或固表之前，最好可以先在荧幕上检查打印的结果，若发现有跨页资料不完整、圆表被截断等不理想的地方，都可以立即修正，以节省纸张及打印时间。 开启“文件-打印”，可以在右边窗口预览打印的结果。,由此设定打印选项,此份工作比会打印的总页数及目前页次,打印预览结果,一、Excel基本操作,8-1-1 切换文件的检视结果 预览时只有两种比例可切换，

42、分别是整页预览与放大预览。 整页预览：一进入文件打印页次就会切换至整页预览模式，将一页的资料完整地呈现在荧幕上。此时资料会被缩小，所以只能看到大略的排列情形。 放大预览：按一下右下角的 钮，可放大资料的检视比例至100%：再按一次按钮，则又回到整页预览比例。,按下此钮可切换两种模式,一、Excel基本操作,碓定要打印的资料正碓无误后，可直接按下打印钮进行打印：若发现要打印的资料超出版面，需要再做修改，请再单击文件页次标签，或切换至其他页次继续编辑。 8-1-2 编辑时由“整页模式”预览打印效果 如果在褊辑工作表时，想预先知道工作表将会如何列印，可按下主视窗右下角的整页模式钮口。在此模式中，工作表会分割成多页文件，方便我们检视哪些内容将会印在同一张纸,按此钮,一、Excel基本操作,8-2 打印选项设定 当打印的内容很罩纯，只要预览结果后按下打印钮，就可以将工作表打印成画面文件了。若是要进一步选取打印范圉、指定打印真数，或是多印畿份的话，则可在文件打印页次中设定后再打印。,8-2-1 选择要使用的打印机 若安装一部以上的打印机，请先检查设定的打印机名称，是否就是你要使用的打印机，或是按下列示窗重新选择。 8-